Preboarding: wat regel je tussen contractakkoord en de eerste werkdag?

Het contract is akkoord, maar de nieuwe collega begint pas over enkele weken. Dat is het moment om de start voor te bereiden: afspraken bevestigen, noodzakelijke gegevens verzamelen en zorgen dat iemand straks wordt verwacht. Een bericht met alleen “tot maandag” laat vaak nog veel praktische vragen open.

Preboarding is de periode tussen het accepteren van de arbeidsafspraken en de eerste werkdag. Je organiseert hier wat vóór de start nodig is. Het leren van de functie, verplichte instructies en begeleiding tijdens de eerste weken horen in het betaalde inwerkprogramma. Hieronder staat een draaiboek voor een kleine werkgever, met een welkomstmail die je kunt aanpassen.

Wat moet vóór de eerste werkdag duidelijk zijn?

De nieuwe medewerker moet weten waar en wanneer die wordt verwacht, wie aanspreekpunt is en welke administratieve actie nog nodig is. Aan jouw kant moeten ontvangst, werkmiddelen en begeleiding daadwerkelijk geregeld zijn. Een mooie welkomstbox kan leuk zijn, maar lost een ontbrekende begeleider of een onbruikbare laptop niet op.

Wijs één persoon aan die het overzicht bewaakt. Bij een klein bedrijf kun je dat zelf zijn. Schrijf vervolgens per taak op wie hem uitvoert en wanneer je controleert of het klaar is. “IT regelt het” is minder bruikbaar dan “Sam test donderdag de laptop en meldt of de accounts werken”.

Houd twee lijsten apart: jouw interne voorbereiding en de acties voor de medewerker. Op de tweede lijst staan alleen zaken die die persoon vóór de start moet regelen, zoals benodigde loongegevens aanleveren. Interne bestellingen, autorisaties en het plannen van collega’s zijn jouw verantwoordelijkheid.

Een draaiboek vanaf akkoord tot ontvangst

Onderstaande planning is een werkbaar voorbeeld bij ongeveer vier weken tussen akkoord en start. De momenten zijn praktische keuzes, behalve waar hieronder een wettelijke termijn is toegelicht. Is de tussenperiode korter, combineer dan de contactmomenten. Stuur niet alsnog een volledige reeks automatische mails in twee dagen.

Gebruik bij een open taak drie korte velden: wat ontbreekt, wie handelt het af, wanneer volgt bericht. Voeg geen kopieën van personeelsdocumenten toe aan dit gedeelde planningsoverzicht. Een status als “loonadministratie gecontroleerd” is voor de leidinggevende meestal genoeg.

Vraag gegevens één keer en via een veilige route

Laat de salarisadministrateur bepalen welke gegevens voor de loonverwerking nodig zijn. Geef de nieuwe medewerker één overzicht met het doel van de aanvraag en de manier van aanleveren. Zo voorkom je dat HR, de leidinggevende en de boekhouder afzonderlijk om dezelfde informatie vragen.

De ingevulde en ondertekende opgaaf voor de loonheffingen moet vóór de eerste werkdag binnen zijn. Wordt iemand aangenomen op de dag waarop het werk begint, dan moet de opgaaf vóór de werkzaamheden zijn ingeleverd. Gebruik je geen eigen passende regeling, dan kun je het model van de Belastingdienst gebruiken. Spreek een eerdere interne deadline af zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.

Plan ook de controle van het originele geldige identiteitsbewijs vóór indiensttreding. Voor iemand die rechtstreeks bij jou in dienst komt, bewaar je de vereiste kopie. Een rijbewijs is voor deze identiteitscontrole niet voldoende. Een vooraf verstuurde scan vervangt het tonen en controleren van het origineel niet. Bij een buitenlandse werknemer moet daarnaast het recht om het afgesproken werk te doen in orde zijn; zie de route voor een werknemer uit het buitenland aannemen.

Kies voor het aanleveren van documenten bijvoorbeeld de beveiligde omgeving van je salarisdienstverlener. Leg uit hoe de uitnodiging eruitziet en wie bereikbaar is als deze niet werkt. Vraag niet om BSN, identiteitskopieën en bankgegevens terug te sturen in een groepsmail of teamchat. Bied een veilige alternatieve aanleverwijze als iemand het portaal niet kan gebruiken.

Verzamel alleen wat nodig is, leg uit waarvoor je het gebruikt en beperk de toegang. Vraag in een algemeen welkomformulier geen medische geschiedenis of andere onnodige privégegevens. Voor praktische aanpassingen aan de start kun je afzonderlijk bespreken wat iemand nodig heeft, zonder diagnoses rond te sturen. De verdere indeling en toegang regel je in het personeelsdossier.

Houd contact zonder een informatiestroom te starten

Een bevestiging na het akkoord en een praktische mail voor de eerste dag zijn vaak een goed vertrekpunt. Bij een lange wachttijd kun je tussendoor een kort contactmoment afspreken. Vraag welk kanaal prettig is en houd rekening met werk bij een huidige werkgever, vakantie of een verhuizing. Dagelijks reageren op jouw berichten is geen vanzelfsprekend onderdeel van preboarding.

Maak in ieder bericht zichtbaar wat je verwacht. “Graag vóór [datum] de loongegevens aanleveren” is een actie. “Als je wilt, kun je alvast deze korte introductie bekijken” is vrijblijvend. Vermijd berichten waarin zes bijlagen worden meegestuurd en de medewerker zelf moet raden wat voor de start gelezen moet zijn.

Een optionele koffie of lunch kan helpen om namen bij gezichten te krijgen. Zet erbij dat afzeggen geen probleem is en organiseer de noodzakelijke kennismaking alsnog tijdens het werk. Gebruik aanwezigheid niet als test van enthousiasme. Stem ook af wanneer je het team informeert en welke introductie je deelt. Plaats niet automatisch een foto, privéverhaal of openbaar welkomstbericht terwijl de medewerker de overstap misschien nog niet breed heeft bekendgemaakt.

Laat preboarding geen onbetaalde werkweek worden

Het is prima om praktische informatie te delen. Dat is iets anders dan alvast klanten laten bellen, een project laten voorbereiden of verplichte leermodules laten afronden. Plan het leren van jullie werkprocessen en systemen vanaf de start in. Een vinkje “vrijwillig” maakt een module niet vrijblijvend als je de eerste werkdag wel op de inhoud toetst.

Voor scholing die je op grond van toepasselijke wetgeving, een cao of een bevoegde regeling verplicht moet aanbieden om het aangenomen werk te kunnen doen, bepaalt artikel 7:611a BW dat deze kosteloos is en als arbeidstijd geldt. Waar mogelijk vindt die scholing tijdens de gebruikelijke werktijden plaats. Niet iedere vooraf vereiste beroepsopleiding valt automatisch onder deze regel; de wettelijke grond en situatie doen ertoe.

Wil je iemand toch vóór de afgesproken ingangsdatum laten werken of deelnemen aan verplichte training, regel dan eerst een passende afspraak over start, uren, betaling en de overige arbeidsvoorwaarden. Laat bij twijfel beoordelen wat dit voor de arbeidsovereenkomst betekent. Noem het geen “kennismaken” om de werkzaamheden buiten de afspraken te houden.

Maak de werkplek gereed zonder alles al open te zetten

Bepaal vanuit de functie welke middelen iemand nodig heeft. Voor een monteur kunnen kledingmaten, gereedschap en passende beschermingsmiddelen belangrijk zijn; voor een planner vooral een werkplek, telefoon en toegang tot planningssoftware. Vraag daarom naar wat je werkelijk moet bestellen en regel de instructie voor het gebruik tijdens het werk.

Laat IT accounts en apparatuur voorbereiden en de benodigde rechten controleren. Een account kan klaarstaan zonder dat de nieuwe medewerker weken vooraf al alle klantgegevens of interne gesprekken kan bekijken. Spreek af wanneer toegang wordt geactiveerd en wie op de eerste dag helpt met het eigen wachtwoord en eventuele meervoudige verificatie. Stuur geen gedeeld wachtwoord rond als tijdelijke oplossing.

Begint iemand thuis, bevestig dan afleveradres en bezorgmoment voor apparatuur en wijs een contactpersoon aan bij leverproblemen. Plan het installeren, aanmelden en uitleggen binnen de eerste werkdag. Verwacht niet stilzwijgend dat iemand zondagavond eigen apparatuur instelt om maandag direct productief te zijn.

Voorbeeld van een praktische welkomstmail

Vervang de velden hieronder en controleer de gegevens met degene die de ontvangst verzorgt. Dit is een voorbeeldtekst voor de laatste week vóór de start, geen automatisch te versturen bericht.

Houd eventuele identiteitscontrole en andere noodzakelijke afspraken in een apart, gericht bericht als die vóór indiensttreding nog moeten plaatsvinden. Zo suggereert de welkomstmail niet dat ontbrekende controles tot ergens op de eerste werkdag kunnen wachten.

Los ontbrekende zaken zelf op vóór de start

Loop enkele werkdagen vóór de start het draaiboek na met de uitvoerders. Vraag naar de uitkomst: is de laptop getest, is de ontvanger aanwezig en zijn de noodzakelijke gegevens gecontroleerd? Een bestelling of doorgestuurd verzoek is nog geen afgeronde taak.

• De begeleider is afwezig: wijs een vervanger aan en geef de wijziging met naam en contactgegevens door. Laat de medewerker niet zelf een beschikbare collega zoeken.
• Apparatuur komt te laat: regel een veilig werkbaar alternatief en pas het programma aan. Gebruik geen persoonlijke accounts van collega’s en verwacht niet vanzelf een eigen laptop.
• Er ontbreekt een document: laat de verantwoordelijke bepalen wat nodig is en of starten mogelijk is. Een ontbrekende loonadministratieve invoer vraagt een andere oplossing dan ontbrekende toestemming om te werken.
• De medewerker reageert niet: controleer of het bericht aankwam en probeer het afgesproken alternatieve contactkanaal. Trek niet uit één gemiste mail de conclusie dat iemand afziet van de baan.
• De startdatum moet veranderen: bespreek dat tijdig en laat de gevolgen voor de bestaande afspraken beoordelen. Pas niet alleen de agenda-uitnodiging aan alsof daarmee het arbeidscontract is gewijzigd.

Draag bij de ontvangst alleen de nog relevante open punten over aan de begeleider. De medewerker hoeft niet opnieuw uit te leggen wat eerder al is afgesproken. Vanaf dat moment begint het daadwerkelijke inwerken. Is dit je eerste werknemer, controleer dan ook de afzonderlijke werkgeversaanmelding, loonadministratie en arbovoorbereiding.

Veelgestelde vragen