Een arbeidsovereenkomst opstellen: invulblad en controle vóór ondertekening

Een oud contract kopiëren en alleen naam en salaris aanpassen lijkt snel. Maar daarmee neem je ook de oude cao-verwijzing, een verkeerde proeftijd of een onduidelijke afspraak over extra uren mee. Een bruikbaar arbeidscontract begint daarom bij de afspraken en regels voor deze medewerker. Pas daarna kies je een model.

Hieronder staat een werkwijze voor een werkgever die een nieuwe medewerker rechtstreeks in dienst neemt. Je krijgt een invulblad, controles voor bijzondere bedingen en een fictief voorbeeld van fouten die bij het overnemen van een contract ontstaan. Een oproepkracht, uitzendkracht of medewerker die in meerdere landen werkt vraagt aanvullende uitwerking.

Begin met de gegevens achter het contract

Verzamel de laatste versie van het aanbod, de gemaakte afspraken en de toepasselijke regelingen. Is iets nog niet besloten, markeer het dan als open punt met een verantwoordelijke. Vul geen standaardbedrag in omdat het document anders niet af lijkt. Een tekst kan er volledig uitzien terwijl de belangrijkste keuze nog ontbreekt.

Controleer wie de werkgever is. Een handelsnaam op de gevel is niet altijd de rechtspersoon die de medewerker in dienst neemt. Gebruik de juiste juridische partij en laat iemand tekenen die daartoe bevoegd is. Controleer daarnaast de juiste werknemer- en adresgegevens, de functie, arbeidsomvang, werkplek en beoogde startdatum.

Onderzoek de cao voordat je loon, werktijden en verlof invult. Een cao kan bijvoorbeeld gelden door lidmaatschap, algemeenverbindendverklaring of een afspraak om haar te volgen. Kijk naar de werkingssfeer; alleen de naam van je branche is onvoldoende. Leg vast welke versie en bepalingen je gebruikt. Controleer bij afwijkingen of de cao daarvoor ruimte biedt: een minimumregeling en een standaardregeling werken verschillend.

Ga ook na of de medewerker al eerder bij jou of via een andere werkgever hetzelfde werk heeft gedaan. Dat kan relevant zijn voor opvolgend werkgeverschap, een nieuwe proeftijd en de duur van tijdelijke contracten. “Nieuw in ons salarissysteem” betekent niet automatisch dat juridisch alles opnieuw begint. Leg eerdere perioden en taken vast en laat twijfel oplossen voordat je een nieuw tijdelijk contract aanbiedt.

Onderscheid het contract, de informatieplicht en bijzondere afspraken

Een arbeidsovereenkomst kan ook mondeling tot stand komen. Een ontbrekende handtekening betekent dus niet vanzelf dat er geen dienstverband of bindende afspraak is. Schriftelijk vastleggen maakt duidelijker wat partijen zijn overeengekomen. Daarnaast heeft de werkgever een wettelijke plicht om informatie over het dienstverband te verstrekken.

Voor een belangrijke groep gegevens geldt een termijn van één week na de start, waaronder partijen, werkplek, functie, startdatum, tijdelijke duur, loon, arbeidstijd en een eventuele proeftijd. Voor andere informatie geldt doorgaans één maand, of eerder als de overeenkomst voordien eindigt. Denk aan verlof, beëindigingsprocedures, cao en pensioen. Bij bijzondere situaties kan meer informatie nodig zijn. Deze termijnen zijn geen reden om belangrijke afspraken pas na de eerste werkdag te bespreken.

Werk praktisch naar één compleet pakket vóór de start: het contract, duidelijk benoemde bijlagen en de relevante informatie over regelingen. Sommige bedingen hebben eigen eisen voor schriftelijke overeenstemming. Je kunt een ontbrekend geldig proeftijdbeding bijvoorbeeld niet oplossen door alleen naar de algemene informatietermijn te verwijzen.

Niet iedere regeling hoeft integraal in de contracttekst te worden overgeschreven. Verwijzen kan voor daarvoor toegestane onderwerpen, maar maak duidelijk waarnaar je verwijst en zorg dat de medewerker de stukken ontvangt of kan bewaren. Een algemene zin als “alle bedrijfsregels zijn van toepassing” vertelt niet welke versie is bedoeld en herstelt geen inhoudelijke tegenstrijdigheden.

Gebruik dit invulblad vóór je de tekst maakt

Het onderstaande blad is een praktisch voorbereidingsdocument, geen volledige modelovereenkomst. Vul per rij de concrete afspraak en de gecontroleerde basis in. Zet bij een niet-toepasselijk onderdeel waarom dat zo is. Zo ziet de controleur het verschil tussen een bewuste keuze en een vergeten veld.

Bij een grotendeels onvoorspelbaar werkpatroon is een algemene roosterzin onvoldoende. Daar horen onder meer informatie over gewaarborgde uren, beloning boven die uren, referentiedagen en -uren en de oproeptermijn bij. Ook voor uitzenden en werken in het buitenland bestaan aanvullende informatieonderdelen. Gebruik bij zulke situaties een passend model en toets de volledige informatieplicht.

Laat de salarisadministratie de beloningsinvoer controleren op de toepasselijke cao en wettelijke ondergrenzen. Een afgesproken maandbedrag is op zichzelf geen bewijs dat voor alle gewerkte uren voldoende wordt betaald. Voor het gesprek over een passend bedrag kun je het artikel over een salarisvoorstel en tegenvoorstel gebruiken.

Controleer deze bedingen afzonderlijk

Proeftijd: de duur van het contract is doorslaggevend

Bij een contract van zes maanden of korter mag geen proeftijd worden afgesproken. Bij een tijdelijk contract van meer dan zes maanden maar minder dan twee jaar is de hoofdregel maximaal één maand. Bij onbepaalde tijd of twee jaar of langer is dat maximaal twee maanden. Er bestaan specifieke regels voor tijdelijke contracten zonder kalender-einddatum en toegestane cao-afwijkingen. Controleer die voordat je afwijkt van de hoofdregel.

Leg een toegestane proeftijd schriftelijk vast en pas haar voor beide partijen gelijk toe. Bij een vervolgcontract is een nieuwe proeftijd in beginsel niet toegestaan, behoudens de daarvoor geldende uitzondering bij duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden. Ook eerder werken via een uitzendbureau kan relevant zijn. Een te lange proefperiode wordt niet vanzelf een kortere geldige periode doordat jij die zo bedoelde.

Tussentijds opzeggen is iets anders dan het contract laten aflopen

Een tijdelijk contract kan in beginsel niet gewoon vóór het afgesproken einde worden opgezegd. Wil je tussentijdse opzegging mogelijk maken, dan moet dat recht schriftelijk voor beide partijen zijn overeengekomen. Ook dan moet de werkgever de geldende ontslagregels volgen. Een opzegbeding maakt het contract dus niet vrijblijvend.

Houd drie zaken uit elkaar: het afgesproken einde, een eventuele tussentijdse opzegmogelijkheid en de informatie over voortzetting bij het naderen van de einddatum. Noteer relevante acties in de agenda. Een aanzegging is geen vervanging voor een ontslagprocedure en een opzegtermijn is niet hetzelfde als een aanzegtermijn.

Concurrentie en relaties: geen standaardvulling

Vraag eerst welk concreet belang bescherming nodig heeft. Een concurrentie- of relatiebeding vraagt onder meer schriftelijke overeenstemming en een meerderjarige werknemer. Bij een tijdelijk contract geldt bovendien de uitzondering voor zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen, met een toereikende schriftelijke motivering. Een algemene zin die bij elke medewerker staat, onderbouwt niet vanzelf de noodzaak voor deze functie.

Laat de inhoud en reikwijdte beoordelen voordat je het beding gebruikt. Ook een relatiebeding is niet automatisch een eenvoudige uitweg rond de regels voor concurrentiebedingen. Op de controledatum, 9 oktober 2026, beschrijft de Rijksoverheid verdere aanscherping nog als wetsvoorstel. Een aangekondigde toekomstige maximumduur of vergoeding is daarom hier niet als al geldende regel opgenomen.

Nevenwerk en studiekosten: bepaal eerst wat je mag afspreken

Een verbod op werkzaamheden buiten de afgesproken arbeidstijd vraagt een objectieve rechtvaardiging. Denk aan een werkelijk veiligheidsrisico of belangenconflict. Neem geen onbeperkt verbod over uitsluitend omdat het in een oud model staat. Beoordeel de reden en de concrete toepassing.

Maak bij een opleiding onderscheid tussen scholing die je verplicht kosteloos moet aanbieden en scholing waarvoor andere afspraken mogelijk zijn. Voor de verplichte kosteloze scholing kun je niet alsnog via een terugbetalingsbeding de rekening bij vertrek neerleggen. De kwalificatie van een opleiding kan afhangen van functie, wet en cao. Laat dat uitzoeken voordat je een studiekostenregeling aanbiedt.

Fictief voorbeeld: vier fouten in een overgenomen contract

Deze casus is verzonnen en de bedragen zijn geen salarisadvies. Een bedrijf wil een medewerker voor zes maanden aannemen, voor 32 uur per week verdeeld over vier werkdagen van acht betaalde uren. In het aanbod staat € 2.800 bruto per maand voor die 32 uur. Het bedrijf gebruikt een oud contract van een voltijdmedewerker. De toepasselijke cao- en pensioenvoorwaarden moeten vóór het definitieve aanbod afzonderlijk worden vastgesteld.

Het verlofvoorbeeld gaat uit van een regeling van 25 dagen van acht uur bij een 40-urige week. De berekening is 200 × 32/40 = 160 uur. Daarvan is bij een volledig jaar en gelijkblijvende 32-urige werkweek 4 × 32 = 128 uur het wettelijke minimum; 32 uur is in dit voorbeeld extra. Een contract van zes maanden geeft daarmee niet automatisch het volledige jaarrecht. De daadwerkelijke opbouw volgt de toepasselijke regeling en periode.

Het controleblad laat nog geen compleet contract zien. Zo ontbreken de concrete cao, pensioenregeling, betaaldatum, verlofinformatie en eventuele bijlagen. Het doel is zichtbaar maken waarom alleen vier velden veranderen onvoldoende kan zijn. Werk alle open punten af voordat je het document als definitief presenteert.

Controleer de laatste versie vóór ondertekening

Lees het contract eerst naast het aanbod en daarna zonder het aanbod. In de eerste ronde zoek je verschillen; in de tweede kijk je of de medewerker de afspraken uit de stukken zelf kan begrijpen. Laat iemand anders vooral namen, bedragen, data, verwijzingen en bijlagen nalopen. Dat is een andere controle dan alleen spelling.

• Zijn alle toezeggingen terug te vinden en eventuele verschillen besproken?
• Zijn open punten opgelost en ongebruikte keuze-opties verwijderd?
• Klopt de juridische werkgever en mag de ondertekenaar namens die partij handelen?
• Zijn uren, salaris en verlof op dezelfde basis uitgewerkt?
• Zijn bijzondere bedingen voor deze situatie getoetst?
• Zijn alle genoemde bijlagen aanwezig, herkenbaar en onderling consistent?
• Ontvangt iedere partij de complete definitieve versie?

Geef de medewerker ruimte om vragen te stellen. Een handtekening onder onduidelijke stukken maakt de bedoeling niet duidelijker. Verandert er tijdens de bespreking iets, verwerk dat in één nieuwe versie en verwijder verwarring over welke tekst moet worden ondertekend. Laat geen leeg bedrag of latere keuze staan in een al getekend document.

Voor de elektronische opgave waarmee je aan de wettelijke informatieplicht voldoet, gelden specifieke eisen. De werknemer moet uitdrukkelijk instemmen met elektronische verstrekking en de informatie kunnen opslaan, afdrukken en later raadplegen. Bewaar bewijs van overdracht of ontvangst. Voor die elektronische opgave schrijft de wet een gekwalificeerde elektronische handtekening voor. Laat controleren hoe jouw systeem daaraan voldoet. Dit is niet hetzelfde als de stelling dat ieder digitaal arbeidscontract zonder zo’n handtekening ongeldig is; de informatieplicht en het sluiten van de overeenkomst zijn verschillende vragen.

Na akkoord: vertaal het contract naar de uitvoering

Bewaar de definitieve overeenkomst met de bijbehorende versies van bijlagen op de daarvoor bedoelde plek. Geef de salarisadministratie de vastgestelde invoer, de planning de uren en beschikbaarheid en de leidinggevende de relevante werkafspraken. Niet iedereen heeft voor zijn taak een kopie van het volledige contract nodig.

Controleer bij de eerste loonverwerking of het bedrag, de arbeidsomvang en de ingangsdatum overeenkomen. Zet ook acties rond een tijdelijke einddatum, een geplande evaluatie en eventueel aflopende regelingen klaar. Een evaluatiemoment is geen proeftijd en geen automatisch einde van het contract.

Wil je later iets wijzigen, kijk dan eerst welke afspraak al geldt en welke wijzigingsroute daarvoor mogelijk is. Alleen een nieuwe pdf opslaan of een regel in het personeelshandboek veranderen bewijst niet dat de arbeidsvoorwaarde rechtsgeldig is gewijzigd. Leg een overeengekomen wijziging en de ingangsdatum herkenbaar vast en geef beide partijen de nieuwe stukken.

Gaat het om je eerste medewerker, dan loopt naast deze contractstap ook de aanmelding en inrichting van het werkgeverschap. De checklist voor de eerste werknemer helpt om die praktische stappen in de juiste volgorde af te werken.

Veelgestelde vragen