Een nieuwe medewerker heeft op de eerste werkdag vooral iemand nodig die de weg wijst, werkende middelen en duidelijkheid over het werk. Een onboardingchecklist helpt om te controleren of dat geregeld is. Maak daarbij onderscheid tussen iets aanvragen, iets ontvangen en iets daadwerkelijk kunnen gebruiken.

Deze checklist is bedoeld voor een kleine Nederlandse werkgever die iemand rechtstreeks in dienst neemt. Je kunt de tabellen overnemen in een eigen document. Ze bevatten controles op de voorbereiding, acties voor de eerste dag en een overdracht van open punten. De opbouw van een langer onboardingprogramma en het uitwerken van een inwerkplan vallen buiten deze dagchecklist.

Zo neem je de onboardingchecklist in gebruik

Maak één exemplaar per medewerker. Vervang de rollen in de tabellen door namen: ‘leidinggevende’ is pas een eigenaar als duidelijk is wie dat vandaag doet. In een klein bedrijf kun je meerdere rollen zelf vervullen. Spreek voor je afwezigheid een vervanger af.

Medewerker en functie: …
Startdatum, werktijd en locatie: …
Dagverantwoordelijke: …
Vervanger en contactroute: …
Begeleider bij de eerste taak: …
Afsluitgesprek gepland op: …

Voeg in je kopie bij iedere regel een status en controledatum toe. Gebruik bijvoorbeeld open, bezig, gereed of niet van toepassing, omdat …. Noteer bij open punten altijd de volgende actie, eigenaar en deadline. ‘IT gevraagd’ is dus nog geen afgeronde toegang.

De genoemde momenten zijn praktische planningskeuzes, behalve bij de expliciet beschreven wettelijke verplichtingen. Er is geen vaste onboardingduur die voor iedere functie geschikt is. Stem de dag af op de afgesproken werkuren, het soort werk en wat de medewerker al weet.

1. Controleer vóór de start wat al geregeld moet zijn

Gebruik dit als overdracht van de voorbereiding. Verzamel documenten die al correct zijn aangeleverd niet opnieuw. Vraag degene die de voorbereiding deed om te bevestigen wat klaar is en waar het verantwoord wordt bewaard.

Taak en moment Eigenaar Gereed wanneer Als iets ontbreekt
Identiteitscontrole bevestigd. Vóór indiensttreding. Werkgever of aangewezen administrateur: … Het originele geldige identiteitsdocument is gecontroleerd; de vereiste leesbare kopie staat in de afgeschermde administratie. Op de checklist staan alleen controleur en datum. Laat de verantwoordelijke de controle afhandelen. Een ontvangen scan alleen is geen controle van het originele document; een rijbewijs volstaat hiervoor niet.
Gegevens voor loonheffingen ontvangen. Vóór de eerste werkdag; bij aannemen op dezelfde dag vóór het werk begint. Salarisadministratie: … De ingevulde, ondertekende opgaaf is ontvangen en de salarisadministrateur heeft de invoer voor de nieuwe werknemer opgepakt. Laat de salarisadministrateur de ontbrekende gegevens en gevolgen beoordelen. Verzin geen gegevens om de regel af te vinken.
Startafspraken en ontvangst afgestemd. Vóór de geplande aankomst. Dagverantwoordelijke: … Medewerker en ontvanger kennen starttijd, locatie, contactnummer en eerste dagindeling. De ontvanger is beschikbaar, ook als de eigenaar in overleg zit. Wijs een vervanger aan en geef de gewijzigde ontvangstafspraak door. Bij een gewijzigde startdatum worden ook administratie en planning bijgewerkt.
Middelen en begeleiding beschikbaar. Vóór de eerste taak. Werkplekbeheerder en leidinggevende; eindverantwoordelijke: … Benodigde apparatuur, werkplek en eventuele beschermingsmiddelen zijn aanwezig. De begeleider heeft tijd gereserveerd voor uitleg en oefenen. Kies werk dat met de aanwezige middelen veilig kan worden gedaan. Plan geen onbegeleid werk waarvoor middelen of instructie ontbreken.

Bij de identiteitscontrole gaat het om bijvoorbeeld een geldig paspoort, identiteitskaart of toegestaan vreemdelingendocument. Bewaar de kopie niet als bijlage bij een breed gedeelde dagplanning. Voor buitenlandse werknemers kan daarnaast een controle op het recht om hier te werken nodig zijn; laat die afzonderlijk uitvoeren.

Is dit je eerste werknemer, dan moet ook de basis van je werkgeverschap zijn ingericht. De checklist voor je eerste werknemer aannemen behandelt onder meer loonadministratie, pensioen, arbodienstverlening en werkgeversaanmelding. De eerste werkdag afvinken vervangt die voorbereiding niet.

2. Doorloop de eerste uren samen

Begin met wat de medewerker nodig heeft om zich te kunnen bewegen, hulp te vragen en veilig te starten. Bewaar een uitgebreide presentatie over alle afdelingen voor een moment waarop die informatie bruikbaar is.

Taak en moment Eigenaar Gereed wanneer Als iets ontbreekt
Ontvangst en aanspreekpunten. Bij aankomst. Ontvanger: … De medewerker weet wie vandaag begeleidt, waar de werkplek en voorzieningen zijn en bij wie een vraag terechtkan als de begeleider weg is. Neem de ontvangst over of wijs direct een beschikbare collega aan. Laat iemand niet zelf uitzoeken welke afspraken vandaag gelden.
Veiligheidsinstructie voor de werkzaamheden. Vóór het betreffende werk. Bevoegde of deskundige instructeur: … De relevante risico’s en maatregelen zijn uitgelegd en voorgedaan. De medewerker laat de benodigde handeling zien of legt die terug uit. Instructeur, datum en onderwerp zijn geregistreerd. Pas uitleg, taal of oefening aan. Laat de medewerker het betreffende werk niet zelfstandig uitvoeren zolang veilige uitvoering onvoldoende vaststaat.
Handelen bij nood en onveilige situaties. Tijdens de eerste rondleiding, vóór inzet. Leidinggevende of bhv-contact: … De medewerker kan de afgesproken vluchtroute en verzamelplaats vinden en weet wie bereikbaar is bij een ongeval, alarm of onveilige situatie. Verifieer de afspraken voor deze locatie. Een contactpersoon die vandaag niet aanwezig of bereikbaar is, is geen bruikbare enige hulpbron.
Eigen account en benodigde toegang getest. Vóór digitaal werk. IT-beheerder: … De medewerker logt met het eigen account in, gebruikt de ingestelde extra beveiliging en kan de benodigde bestanden of applicatie openen. Toegang past bij de taken. Laat rechten herstellen via de beheerder. Leen geen account van een collega en geef niet alle rechten om snel verder te kunnen.
Werkplek passend ingesteld. Vóór en tijdens het eerste gebruik. Begeleider of werkplekverantwoordelijke: … Werkplek, hulpmiddelen en werkwijze zijn doorgenomen. De medewerker weet waar een praktisch knelpunt gemeld wordt; een noodzakelijke aanpassing heeft een eigenaar. Regel een passende tijdelijke werkplek of andere taak. Laat een ontbrekende voorziening niet onopgemerkt tot de weekevaluatie liggen.

Stem veiligheidsinstructies af op de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E), de functie en de werkplek. Een magazijnmedewerker heeft andere uitleg nodig dan iemand achter een beeldscherm. Ook risico’s in de directe omgeving tellen mee. ‘Veiligheidshandboek verstuurd’ is daarom geen toereikende omschrijving van een uitgevoerde instructie.

Registreer wat daadwerkelijk is uitgelegd en geoefend. Bijvoorbeeld: ‘Looproutes en laadzone besproken; medewerker heeft veilige route aangewezen; instructie door [naam] op [datum].’ Zo kun je later gericht herhalen. Een vinkje of handtekening betekent niet dat alle toekomstige taken zonder verdere begeleiding kunnen worden uitgevoerd.

3. Maak het werk en de dagelijkse afspraken concreet

Taak en moment Eigenaar Gereed wanneer Als iets ontbreekt
Werktijden, pauzes en meldroutes doornemen. Vóór de eerste zelfstandige werkperiode. Leidinggevende: … De medewerker weet welke afspraken gelden, hoe uren of aanwezigheid worden geregistreerd en bij wie vertraging, ziekte of verlof wordt gemeld. Controleer onduidelijke afspraken aan contract en toepasselijke regels. Laat de medewerker geen werkwijze raden op basis van wat collega’s toevallig doen.
Omgaan met gegevens en incidenten. Vóór toegang tot klant- of personeelsgegevens. Verantwoordelijke voor gegevens en systemen: … De medewerker weet waar documenten thuishoren, hoe apparatuur wordt vergrendeld en waar een verkeerd verzonden bestand of verdachte melding direct wordt gemeld. Beperk de taak tot gegevens waarvoor toegang en instructie geregeld zijn. Spreek bij afwezigheid van de vaste contactpersoon een vervangende meldroute af.
Eerste opdracht met duidelijke grenzen. Tijdens de eerste werkperiode. Vakinhoudelijke begeleider: … Een concrete taak is voorgedaan. De medewerker weet wat het gewenste resultaat is, welke beslissingen zelf mogen en wanneer controle of hulp nodig is. Maak de taak kleiner of doe die samen. Noteer het leerpunt voor de volgende keer, zonder één oefening meteen tot oordeel over functioneren te maken.
Gerichte kennismaking en pauze. Op een passend moment op de eerste dag. Begeleider: … De medewerker kent de collega’s die voor de eerste werkzaamheden nodig zijn en weet met wie overleg of een gezamenlijke pauze mogelijk is. Plan een later kennismakingsmoment voor afwezige collega’s. Hun afwezigheid hoeft de eerste dag niet te blokkeren als de contactroute geregeld is.
Eindgesprek en vervolgafspraken. Binnen de werktijd, vóór vertrek. Dagverantwoordelijke: … De medewerker heeft vragen kunnen stellen. Open punten hebben een naam en datum, en de medewerker weet waar, wanneer en met wie de volgende werkperiode begint. Draag open punten actief over. Markeer de dag niet als volledig afgehandeld omdat de agenda is afgelopen.

Bespreek aan het einde niet alleen of het ‘leuk’ was. Vraag bijvoorbeeld: ‘Welke handeling kun je nu uitvoeren? Waar moest je wachten omdat iets ontbrak? Bij welke taak wil je nog iemand naast je?’ Controleer ook of je eigen uitleg en planning werkbaar waren.

Een geschikte eerste opdracht is klein genoeg om samen te bespreken. Bij administratief werk kan dat een concept in een oefenomgeving zijn dat de begeleider controleert voordat er iets naar een klant gaat. Bij praktisch werk kan het een afgebakende handeling onder begeleiding zijn. De inhoudelijke leeropbouw hoort vervolgens in het inwerkplan.

Wat doe je met een niet-afgevinkte taak?

Niet ieder open punt heeft dezelfde gevolgen. Een geplande kennismaking kan later; ontbrekende instructie voor risicovol werk vraagt direct een andere inzet. Laat de dagverantwoordelijke besluiten wat wel kan en wie het ontbrekende onderdeel oplost.

Gebruik voor ieder open punt deze korte overdracht:

  • Ontbreekt: …
  • Gevolg voor het werk van vandaag: …
  • Veilige en uitvoerbare tijdelijke afspraak: …
  • Actiehouder en deadline: …
  • Wie controleert de oplossing: …
  • Medewerker geïnformeerd op: …

Fictief voorbeeld: account bestaat, toegang ontbreekt

Een nieuwe verkoopmedewerker kan inloggen, maar geen klantdossier openen. De administratie had ‘account aangemaakt’ afgevinkt. De leidinggevende zet de status terug naar open. De medewerker oefent die ochtend met voorbeeldgegevens; het klantaccount van een collega wordt niet gedeeld.

De IT-beheerder krijgt als actie om de afgesproken rechten toe te kennen. Na de wijziging controleren medewerker en begeleider of de benodigde taak werkt en of er geen toegang is tot gegevens buiten de functie. Pas daarna wordt de toegangsregel als gereed genoteerd. Het leerpunt voor de volgende start: vooraf testen met de bedoelde rechten, niet alleen controleren of een account bestaat.

Pas de checklist aan aan de werksituatie

  • Geen aparte HR- of IT-afdeling. De eigenaar mag meerdere praktische taken uitvoeren, maar leg vast wat de salarisdienst of externe beheerder doet. ‘Uitbesteed’ is geen bewijs dat de taak is afgerond.
  • Een korte dienst of parttime start. Verdeel kennismakingen over meerdere werkdagen. Identiteitscontrole, noodzakelijke instructie en andere voorwaarden verschuiven niet automatisch mee met je introductieagenda.
  • Een start op afstand. Test ontvangst van apparatuur, verbinding, eigen account en bereikbaarheid. Bespreek de feitelijke werkplek. Een digitale start verandert de vereiste identiteitscontrole niet in alleen het ontvangen van een scan.
  • Werk op een andere locatie of bij een klant. Controleer welke instructies en noodafspraken daar gelden. Spreek af wie vóór vertrek bevestigt dat ontvangst en begeleiding beschikbaar zijn.
  • Een jonge of onervaren medewerker. Pas uitleg en begeleiding aan. Voor werknemers onder 18 jaar vraagt veiligheidsvoorlichting extra aandacht; controleer daarnaast welke werkzaamheden en inzet voor die leeftijd zijn toegestaan.
  • Een uitzendkracht of stagiair. Kopieer de administratieve regels voor een eigen werknemer niet zonder beoordeling. De taakverdeling en grondslag kunnen verschillen. Gebruik daarnaast de afweging voor een uitzendkracht of de voorbereiding voor een stagiair aannemen.

Ook bij iemand die je al kent, controleer je wat door de nieuwe rol verandert: werkzaamheden, werkplek, risico’s, toegangsrechten en aanspreekpunten. Eerdere ervaring maakt een toelichting korter waar dat verantwoord is, maar bewijst niet dat iemand jouw systemen en afspraken kent.

Houd bewijs van afronding klein en bruikbaar

Bewaar in de gedeelde checklist alleen wat nodig is voor de uitvoering: status, datum, verantwoordelijke en een korte feitelijke notitie. Identiteitskopieën, BSN en loonformulieren horen in de daarvoor bestemde afgeschermde administratie. Een begeleider hoeft die stukken niet te ontvangen om te weten dat de controle is gedaan.

Leg uit welke personeelsgegevens je vastlegt, voor welk doel en wie toegang heeft. Verzamel geen diagnoses of medische voorgeschiedenis als standaard onderdeel van de onboarding. Bespreek praktische voorzieningen die iemand nodig heeft en gebruik waar nodig de passende route via de bedrijfsarts. Bewaar niet automatisch alles even lang: de noodzaak en eventuele wettelijke bewaarplicht verschillen per documentsoort.

Rond de checklist af zodra de toepasselijke dagtaken zijn gecontroleerd en resterende acties aantoonbaar zijn overgedragen. Dat betekent dat de eerste werkdag is afgehandeld, niet dat de medewerker volledig is ingewerkt. Plan het volgende contactmoment en zorg dat de afgesproken begeleiding daadwerkelijk beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Moet de hele onboarding op de eerste werkdag klaar zijn?

Nee. Deze checklist rondt de eerste werkdag af. Kennismaking, leren en begeleiding gaan daarna verder. Wat iemand vóór een taak nodig heeft, zoals passende instructie en veilige middelen, kun je niet uitstellen omdat het introductieprogramma nog loopt.

Wie is verantwoordelijk als we geen HR-medewerker hebben?

Wijs één dagverantwoordelijke aan, bijvoorbeeld de eigenaar of leidinggevende. Verdeel uitvoerende taken onder concrete personen en externe dienstverleners. Laat de dagverantwoordelijke controleren of de taken zijn afgerond en open punten worden opgevolgd.

Moet de nieuwe medewerker ieder onderdeel ondertekenen?

Een handtekening op ieder vakje is geen algemene eis voor een onboardingchecklist en bewijst geen begrip. Registreer wel welke veiligheidsinstructie door wie is gegeven en ontvangen. Voor afzonderlijke documenten, zoals de opgaaf voor loonheffingen, gelden eigen vereisten.

Wat doe je als de laptop of toegang nog niet werkt?

Geef het open punt een eigenaar en herstelafspraak. Kies intussen een taak die veilig en zonder ongeoorloofde toegang uitvoerbaar is, bijvoorbeeld begeleid oefenen met voorbeeldgegevens. Gebruik geen gedeeld collega-account als noodoplossing.

Mag de checklist in een gedeelde teammap staan?

Alleen als de inhoud en toegang passend zijn. Beperk die versie tot noodzakelijke voortgangsinformatie voor de betrokken begeleiders. Sla identiteitskopieën, BSN, loonformulieren en andere vertrouwelijke personeelsstukken op in de afgeschermde administratie.

Bronnen en controle

Inhoud gecontroleerd op 9 oktober 2026 aan de hand van onderstaande bronnen. Regels en informatie kunnen veranderen.

Bekijk de bronnen (8)