Je eerste werknemer aannemen: checklist, aanmelding en kosten

Je eerste werknemer aannemen betekent dat je werkgever wordt, met verplichtingen die al vóór de eerste werkdag beginnen. Je regelt onder meer de werkgeversaanmelding, arbeidsvoorwaarden, loonadministratie en arbodienstverlening. Begin bij de kosten en de toepasselijke cao: die bepalen mede welk aanbod je verantwoord kunt doen.

Deze gids gaat over een in Nederland gevestigde onderneming die voor het eerst rechtstreeks iemand in loondienst neemt. Voor buitenlandse werkgevers, grensoverschrijdend werk, een dga of bijzondere arbeidsrelaties kunnen aanvullende regels gelden.

Checklist voor je eerste werknemer

Gebruik de lijst als werkvolgorde. De momenten zijn praktische planningsadviezen, behalve waar een wettelijke termijn uitdrukkelijk is genoemd. Een vinkje betekent dat je de actie zelf hebt afgehandeld; het is geen automatische controle van je documenten.

Eerste werknemer aanmelden: wat doe je bij welke instantie?

Bij je eerste medewerker lopen verschillende registraties naast elkaar. Jij meldt je onderneming aan als werkgever. De gegevens van de werknemer verwerk je vervolgens in de loonadministratie en loonaangifte. Een wijziging bij KVK vervangt de werkgeversaanmelding niet.

De tabel helpt je de werkzaamheden te verdelen. Zet bij elke regel een naam: jijzelf, de salarisadministrateur of een andere adviseur. Vraag degene die iets regelt om de bevestiging in het gezamenlijke werkgeversdossier te bewaren. Zo blijft zichtbaar wat is aangevraagd en wat daadwerkelijk is verwerkt.

Zo meld je je aan als werkgever bij de Belastingdienst

Meld je aan zodra je weet wanneer de eerste medewerker begint, uiterlijk op de dag van indiensttreding. Gebruik voor een binnenlandse onderneming het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever. De officiële formulierpagina biedt zowel online indienen als een pdf voor verzending per post. Online log je in met DigiD of eHerkenning, afhankelijk van je situatie.

1. Leg de bedrijfsgegevens en startdatum klaar. Zorg dat je de juiste onderneming gebruikt, vooral als je meerdere bedrijven hebt.
2. Open het formulier via de Belastingdienst. Kies de passende route en doorloop de vragen. Bij een overname of wijziging van rechtsvorm kan aanvullende informatie nodig zijn.
3. Bewaar je ingediende melding. Noteer de verzenddatum en zet een controlemoment in je agenda.
4. Verwerk de reactie in je loonadministratie. Laat de salarisadministrateur weten welke brieven nog ontbreken.

Volgens de Belastingdienst ontvang je het loonheffingennummer en de aangiftebrief meestal binnen een week nadat de eerste werknemer is begonnen. Aanvullende vragen kunnen vertraging geven. Andere brieven, zoals over sectorindeling en de Werkhervattingskas, kunnen later volgen. Wacht dus niet met aanmelden totdat je de eerste loonstrook nodig hebt.

Bepaal eerst welke cao en pensioenregeling gelden

Een contract maken en pas daarna de cao bekijken kan betekenen dat je het hele aanbod moet aanpassen. Een toepasselijke cao kan bijvoorbeeld bepalen welk loon, welke toeslagen en hoeveel verlof bij de functie horen. Vraag je brancheorganisatie of een arbeidsrechtadviseur welke cao op jouw activiteiten van toepassing is en controleer de werkingssfeer. De bedrijfsnaam of functietitel alleen is daarvoor onvoldoende.

Onderzoek daarnaast afzonderlijk of aansluiting bij een bedrijfstakpensioenfonds verplicht is. Niet iedere werkgever moet dezelfde pensioenregeling aanbieden, maar als een verplichte regeling op jouw bedrijf van toepassing is, kun je die niet overslaan omdat je pas één medewerker hebt.

Vraag bij twijfel om een schriftelijke beoordeling van de werkingssfeer. Beschrijf daarin de feitelijke werkzaamheden van je onderneming, niet alleen de beoogde functie. Bewaar het antwoord bij je werkgeversstukken. Een pensioenpremie die niet in je begroting staat, kan het kostenplaatje aanzienlijk veranderen.

Wat kost je eerste werknemer? Een uitgewerkt begrotingsvoorbeeld

Brutoloon is slechts één kostenpost. Je hebt daarnaast onder meer vakantiebijslag, werkgeverspremies, eventuele pensioenlasten en kosten voor administratie en de werkplek. Maak onderscheid tussen inhoudingen op het brutoloon van de werknemer en bedragen die je als werkgever daarbovenop betaalt. Anders tel je loonbelasting of het werknemersdeel van een premie mogelijk dubbel.

Onderstaand voorbeeld laat de opbouw zien voor een medewerker met € 3.000 bruto per maand. De overige bedragen zijn fictieve begrotingsinvoer, geen marktprijzen of berekende wettelijke premies. Laat die vervangen door een pro-formaloonberekening en offertes. De vakantiebijslag staat hier op 8%; afwijkende afspraken of wettelijke uitzonderingen zijn niet doorgerekend.

Tel eenmalige werving, inrichting en opleiding apart op. Met bijvoorbeeld € 1.500 aan extra startkosten wordt deze fictieve eerstejaarsbegroting € 55.980. Bij een start halverwege het jaar moet je rekenen met de werkelijk betaalde periode en de toepasselijke afspraken. Inwerken kost bovendien jouw tijd; dat zit niet automatisch in de bovenstaande bedragen.

Wanneer verdient de medewerker de kosten terug?

Gebruik bij die afweging de bijdrage na directe omzetkosten, niet de volledige omzet. Als elke extra verkochte eenheid € 45 bijdraagt vóór personeelskosten, vraagt een maandbegroting van € 4.540 ongeveer 101 extra eenheden om die begroting te dekken. Dit is uitsluitend een rekenvoorbeeld. Er is dan nog geen extra winst of buffer voor tegenvallers meegenomen. Bespaart de medewerker vooral jouw tijd, schrijf dan concreet op hoe die vrijgekomen uren waarde opleveren.

Leg de arbeidsvoorwaarden vast en controleer de proeftijd

Een arbeidsovereenkomst kan mondeling ontstaan, maar leg de afspraken schriftelijk vast vóór de start. Daarmee kun je het aanbod, de salarisinrichting en de verwachtingen op elkaar controleren. De wettelijke informatieplicht kent termijnen van één week voor bepaalde kerngegevens en één maand voor aanvullende gegevens. Die termijnen zijn geen reden om alles tot na de start uit te stellen.

Controleer in ieder geval: juiste werkgever en werknemer, functie, werkplek, startdatum, duur, uren, loon en betaalmoment, verlof, vakantiebijslag, toepasselijke cao, pensioen en afspraken over beëindiging. Neem niet blind een concurrentiebeding of andere standaardclausule over; laat zulke bepalingen op noodzaak en geldigheid beoordelen.

Dit overzicht is geen volledige toets van een proeftijdbeding. Laat onder meer de schriftelijke vastlegging en eventuele eerdere werkzaamheden beoordelen. Een contract van zes maanden met “standaard één maand proeftijd” is in ieder geval geen geldige combinatie.

Controleer het salaris tegen de cao én het minimumuurloon. Voor werknemers vanaf 21 jaar bedraagt dat vanaf 1 juli 2026 € 14,99 bruto per uur; controleer bij een latere startdatum het dan geldende bedrag. Er bestaat geen uniform wettelijk minimummaandloon, omdat de relevante uren verschillen.

Welke gegevens en documenten heb je vóór de start nodig?

Maak één veilige aanleverroute. Vraag een nieuwe werknemer niet om BSN, identiteitskopie en bankgegevens verspreid over verschillende berichten te sturen. Geef aan wie toegang krijgt en gebruik waar mogelijk de beveiligde omgeving van je salarisadministratie.

1. Een origineel geldig identiteitsbewijs

Controleer het originele document vóór indiensttreding, bijvoorbeeld een geldig paspoort, identiteitskaart of toegestaan vreemdelingendocument. Vergelijk het document met de persoon en bewaar een duidelijke kopie. Een rijbewijs is hiervoor niet voldoende, omdat daarop geen nationaliteit staat. Een rijbewijs kan wel bruikbaar zijn voor bepaalde identificatiecontroles tijdens het werk; dat is een andere situatie. Bewaar de kopie tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar van uitdiensttreding.

2. Gegevens voor de loonheffingen

Laat de medewerker de benodigde persoonsgegevens en keuze voor loonheffingskorting schriftelijk, gedateerd en ondertekend aanleveren. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld het officiële model voor de loonheffingen. De werknemer levert de opgaaf vóór de eerste werkdag in; bij aannemen op de dag zelf moet dat vóór het werk begint. Loonheffingskorting mag bij gelijktijdige inkomsten maar bij één werkgever of uitkeringsinstantie worden toegepast.

3. Gegevens voor betaling en uitvoering van de afspraken

Denk aan het bankrekeningnummer, contactgegevens en de ondertekende arbeidsafspraken. Verzamel aanvullende documenten alleen als die voor de functie of een concrete verplichting nodig zijn. Bij een buitenlandse werknemer onderzoek je ook of werken in Nederland is toegestaan en welke vergunningen eventueel nodig zijn. Een BSN alleen is daarvoor geen bewijs.

Laat ontbrekende gegevens direct beoordelen door je salarisadministrateur. Verzin geen tijdelijk BSN en vul geen willekeurige korting in om de eerste loonrun toch af te krijgen.

Zo richt je de eerste loonadministratie in

Je kunt salarisadministratie zelf uitvoeren of uitbesteden. Kies vooral een werkwijze waarin invoer, controle en betaling op elkaar aansluiten. Vraag bij uitbesteden expliciet of de dienst ook de loonaangifte, pensioenaanlevering, jaaropgave en correcties omvat. “Wij doen de lonen” is te vaag als later onduidelijk blijkt wie daadwerkelijk de aangifte indient.

1. Voorbereiden: leg een mutatiedatum vast voor uren, vergoedingen, verlof en wijzigingen.
2. Berekenen: laat het salaris op basis van de vastgelegde afspraken verwerken.
3. Controleren: vergelijk de eerste loonstrook met contract, startdatum, uren, pensioen en loonheffingskorting.
4. Betalen en indienen: betaal het nettoloon op het afgesproken moment en verzorg aangifte en afdracht binnen de officiële termijnen.
5. Bewaren: sla loonstrook, loonberekening, aangiftebevestiging en betaalbewijs op met beperkte toegang.

Loonaangifte doe je per maand of per vier weken, afhankelijk van het aangiftetijdvak. De Belastingdienst biedt voor maximaal tien werknemers ook aangiftesoftware via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat is een aangifteroute; bepaal daarnaast hoe je de loonberekening en overige administratie verzorgt.

Een loonstrook is verplicht bij de eerste loonbetaling en opnieuw wanneer loon of inhoudingen wijzigen. In de praktijk kun je afspreken dat de medewerker bij iedere loonperiode een specificatie ontvangt.

Wat moet je met één werknemer voor arbo regelen?

Ook een klein kantoor heeft arbeidsrisico’s. Denk aan de inrichting van de beeldschermwerkplek, werkdruk of een medewerker die alleen werkt. Bepaal welke risico’s daadwerkelijk voorkomen en welke maatregelen daarbij passen.

• RI&E met plan van aanpak: beschrijf risico’s en leg per maatregel vast wie die uitvoert en wanneer.
• Basiscontract: regel ondersteuning door een arbodienst of bedrijfsarts, inclusief de wettelijk vereiste onderdelen.
• Preventietaken: wijs aan wie hierbij de praktische rol vervult. Bij maximaal 25 werknemers mag je als werkgever zelf preventiemedewerker zijn.
• Bedrijfshulpverlening: organiseer passende hulp bij ongevallen, brand en ontruiming. Denk ook aan afwezigheid.
• Preventief onderzoek: bied de werknemer periodiek een arbeidsgezondheidskundig onderzoek aan, gericht op de risico’s van het werk. Bespreek dit met de bedrijfsarts.
• Instructie: leg uit hoe het werk veilig wordt uitgevoerd en waar de medewerker risico’s meldt.

Iedere werkgever moet een basiscontract hebben. Vraag bij een offerte wat is inbegrepen en welke verrichtingen extra worden berekend. Een verzuimverzekering en een basiscontract zijn verschillende zaken, ook wanneer een aanbieder ze combineert.

Voor de toetsing van de RI&E bestaan uitzonderingen. Bedrijven met maximaal 25 medewerkers die een erkend branche-instrument gebruiken, hoeven hun bedrijfsspecifieke RI&E onder de betreffende voorwaarden niet apart te laten toetsen. Dat betekent niet dat je geen RI&E hoeft te maken. Controleer de toepasselijkheid en actuele erkenning.

Stem bedrijfshulpverlening af op de risico’s, met voldoende opleiding en middelen. Vraag bij een gedeeld gebouw welke afspraken de verhuurder organiseert en wat jij zelf moet regelen; neem niet aan dat een receptie automatisch alles afdekt.

Wat als je eerste medewerker ziek wordt?

Bij ziekte geldt in beginsel maximaal twee jaar loondoorbetaling. De wettelijke hoofdregel is minimaal 70% van het loon, met in het eerste ziektejaar ten minste het minimumloon. Een cao of arbeidsovereenkomst kan een hogere betaling voorschrijven. Bij het aflopen van een tijdelijk contract verandert de situatie; ga dus niet voor iedere werknemer automatisch van twee volledige jaren werkgeversbetaling uit.

Daarnaast moet je de begeleiding en eventuele re-integratie organiseren. Bespreek vóór de start hoe een ziekmelding wordt doorgegeven en hoe de arbodienst wordt ingeschakeld. Bewaar geen zelf verzamelde diagnose in het personeelsdossier; laat medische beoordeling aan de bedrijfsarts.

Een verzuimverzekering is niet wettelijk verplicht. Het is een financiële keuze: welk deel van het risico kun je zelf dragen en welk deel wil je verzekeren? Vergelijk wachtdagen, dekking, uitsluitingen, begeleiding en de gevolgen van een lopend ziektegeval. Laat de verzekeraar ook beoordelen of bestaande aansprakelijkheidsdekking bij personeel en de feitelijke werkzaamheden past.

Plan de eerste werkdag en de eerste maand

Maak de eerste medewerker niet meteen verantwoordelijk voor alles wat jij nog niet hebt beschreven. Kies drie terugkerende taken die je duidelijk kunt uitleggen en waarvoor de benodigde toegang beschikbaar is. Spreek af welke beslissingen zelfstandig mogen en wanneer overleg nodig is.

Is er een geldige proeftijd afgesproken, plan de beoordeling ruim vóór het einde daarvan. Een datum in je agenda verandert de juridische voorwaarden niet, maar voorkomt dat een belangrijk gesprek onbedoeld pas daarna plaatsvindt.

Zes fouten die je vooraf kunt voorkomen

1. Alleen het brutoloon begroten. Gebruik een pro-formaberekening plus administratie, werkplek en eigen inwerktijd.
2. Denken dat de KVK-wijziging de Belastingdienstmelding vervangt. Houd beide acties apart.
3. Een rijbewijs kopiëren voor de verificatie bij indiensttreding. Controleer het juiste originele identiteitsdocument.
4. Een standaardproeftijd in elk tijdelijk contract zetten. De duur en situatie bepalen wat mag.
5. Arbo uitstellen tot iemand ziek wordt. Regel de basis en werkplekrisico’s al bij de start.
6. Uitbesteden zonder taakverdeling. Leg vast wie mutaties, controles, aangifte en betaling verzorgt.

Maak tenslotte een werkgeversmap met vier onderdelen: bedrijfsaanmeldingen, arbeidsafspraken, loonadministratie en arbo. Bewaar daar geen onbeperkte verzameling privégegevens in. Beperk de toegang en stem bewaartermijnen per documentsoort af; er is niet één uniforme termijn voor het hele personeelsdossier.

Veelgestelde vragen over je eerste werknemer