Vragen waarmee je een sollicitant beter leert kennen

‘Ben je een teamspeler?’ levert meestal een kort ja op. Je weet daarna nog niet hoe iemand werk overdraagt, omgaat met een misverstand of hulp vraagt als een deadline dreigt te worden gemist. Een bruikbare sollicitatievraag maakt zo’n situatie concreet.

Hieronder vind je vragen voor een werkgever die wil begrijpen hoe een kandidaat het werk aanpakt. Bij iedere hoofdvraag staan doorvragen en aandachtspunten voor het antwoord. Kies wat bij jouw vacature hoort. De vragenbank is geen persoonlijkheidstest en geeft geen garantie dat iemand later goed zal functioneren.

Kies vragen over de werkzaamheden die echt belangrijk zijn

Schrijf eerst op wat de nieuwe medewerker moet doen. ‘Klantgericht’ wordt bijvoorbeeld: een onduidelijke klacht verhelderen, een haalbare afspraak maken en terugkoppelen. ‘Nauwkeurig’ kan betekenen: een invoer controleren voordat een bestelling wordt verstuurd. Zo weet je welke informatie je met een vraag zoekt.

Gebruik voor kandidaten op dezelfde vacature dezelfde relevante hoofdvragen. Doorvragen mogen verschillen om ontbrekende informatie te verduidelijken. Spreek vooraf af welke aandachtspunten bij de functie passen; maak het ideale antwoord niet achteraf gelijk aan dat van je favoriete kandidaat. De verdere uitwerking hoort bij selectiecriteria voor personeel.

Voor een serviceplanner kun je bijvoorbeeld kiezen voor prioriteiten stellen, samenwerken, nauwkeurigheid en communiceren bij vertraging. Voor een starter in een uitvoerende functie kunnen leren, instructies volgen en op tijd hulp vragen belangrijker zijn. Een leidinggevende vraagt daarnaast om concrete vragen over aansturing. Je hoeft niet de hele vragenbank in één gesprek af te werken.

Vraag naar een gebeurtenis en blijf bij wat iemand zelf deed

Een ervaringsvraag gaat over iets wat werkelijk heeft plaatsgevonden. Vraag daarna naar de situatie, de taak, de eigen actie, het resultaat en wat iemand ervan leerde. Deze volgorde wordt vaak STARR genoemd. Gebruik haar als geheugensteun voor je vragen, niet als eis dat iedere kandidaat een ingestudeerd verhaal volgens die letters vertelt.

Laat de kandidaat even nadenken en stel één doorvraag tegelijk. ‘Wij hebben het opgelost’ kan een prima begin zijn, maar je mist de eigen bijdrage. Vraag dan: ‘Wat heb jij daarin zelf gedaan?’ Een tegenvallend resultaat hoeft niet automatisch een slecht antwoord te zijn; kijk ook naar de beschikbare informatie, bevoegdheden en gevolgde werkwijze.

De aandachtspunten hieronder helpen je luisteren. Het zijn geen universele goede antwoorden. Pas ze vooraf aan de functie aan en noteer ook wat nog onbekend blijft.

1. Prioriteiten stellen als niet alles tegelijk kan

Hoofdvraag: ‘Beschrijf een moment waarop twee belangrijke werkzaamheden tegelijk af moesten zijn en je ze niet allebei direct kon uitvoeren. Hoe heb je bepaald wat je eerst deed?’

Doorvragen: ‘Welke deadlines en gevolgen waren er? Welke informatie had je nodig? Met wie heb je overlegd? Wat heb je gemeld aan degene die moest wachten?’

Let op: een uitlegbare afweging op basis van urgentie en gevolgen, het tijdig bespreken van onhaalbare afspraken en het volgen van de gekozen oplossing. Altijd overwerken is geen bewijs dat iemand goed prioriteiten stelt. Controleer welke ruimte de kandidaat had om zelf te beslissen.

2. Een fout ontdekken en herstellen

Hoofdvraag: ‘Vertel over een fout in je eigen werk die je ontdekte voordat of nadat iemand anders er last van kreeg. Wat deed je vervolgens?’

Doorvragen: ‘Hoe kwam je erachter? Wat heb je eerst gecontroleerd? Wie moest dit weten? Wat veranderde je daarna in je werkwijze?’

Let op: de kandidaat beschrijft zijn eigen aandeel, beperkt de gevolgen en controleert het herstel. Vraag naar een concrete aanpassing als iemand zegt dat het nooit meer is gebeurd. Eis geen dramatische fout en behandel een eerlijk voorbeeld niet automatisch als reden voor afwijzing.

3. Nauwkeurig werken bij herhaalde taken

Hoofdvraag: ‘Neem een terugkerende taak waarbij een kleine vergissing gevolgen kon hebben. Hoe controleerde je dat het werk klopte?’

Doorvragen: ‘Wat controleerde je precies? Op welk moment? Wat deed je bij een afwijking? Kun je één keer beschrijven waarop die controle iets opleverde?’

Let op: een controle die bij het risico past, bijvoorbeeld brongegevens vergelijken, een tweede controle laten uitvoeren of afwijkingen apart afhandelen. ‘Ik werk altijd heel secuur’ bevat nog geen werkwijze. Vraag naar het handelen, zonder meteen jouw eigen checklist voor te zeggen.

4. Een onduidelijke klantvraag verhelderen

Hoofdvraag: ‘Beschrijf een contact waarbij een klant iets vroeg, maar voor jou nog niet duidelijk was wat diegene nodig had. Hoe heb je dat uitgezocht?’

Doorvragen: ‘Wat vroeg je als eerste? Hoe controleerde je of je de vraag goed begreep? Welke afspraak maakte je? Hoe wist je of de klant verder kon?’

Let op: luisteren, gerichte verduidelijking, een begrijpelijke samenvatting en een haalbare vervolgstap. Een snel antwoord is niet altijd beter dan eerst iets uitzoeken. Laat namen en herkenbare klantgegevens weg; het gaat om de aanpak.

5. Samenwerken bij een lastige overdracht

Hoofdvraag: ‘Vertel over een taak die je aan een collega moest overdragen terwijl er nog iets openstond. Hoe heb je die overdracht geregeld?’

Doorvragen: ‘Welke informatie had de ander nodig? Hoe maakte je duidelijk wie wat zou doen? Hoe controleerde je of de afspraak begrepen was? Wat gebeurde er daarna?’

Let op: duidelijkheid over voortgang, risico’s, verantwoordelijkheid en vervolg. De vraag gaat over samenwerking in het werk, niet over hoe gezellig iemand is. Bij een mislukte overdracht vraag je ook wat de kandidaat later heeft aangepast.

6. Omgaan met een inhoudelijk meningsverschil

Hoofdvraag: ‘Beschrijf een moment waarop jij en een collega anders dachten over de uitvoering van een taak. Hoe heb je dat besproken?’

Doorvragen: ‘Waarover verschilden jullie precies? Hoe heb je de afweging van de ander onderzocht? Welke afspraak kwam eruit? Wat deed je als het verschil bleef bestaan?’

Let op: de kandidaat onderscheidt de inhoud van een oordeel over de persoon en kan de andere afweging uitleggen. Toegeven is niet altijd de beste oplossing; vasthouden ook niet. Onderzoek hoe een werkbaar besluit tot stand kwam en wie daarover mocht beslissen.

7. Een nieuwe taak leren

Hoofdvraag: ‘Vertel over een taak of systeem dat je nog niet kende en moest leren gebruiken. Hoe heb je dat aangepakt?’

Doorvragen: ‘Waar begon je? Welke uitleg of oefening hielp? Wanneer vroeg je hulp? Hoe controleerde je of je het daarna zelfstandig kon?’

Let op: een herkenbare leerroute, gerichte vragen en controle van het resultaat. Hulp vragen hoeft geen gebrek aan zelfstandigheid te zijn. Bespreek ook welke begeleiding de kandidaat kreeg; vergelijk iemand met een uitgebreid inwerktraject niet zonder context met iemand die alles moest uitzoeken.

8. Feedback omzetten in ander gedrag

Hoofdvraag: ‘Kun je een moment noemen waarop iemand feedback gaf op jouw werk en je daarna iets anders bent gaan doen?’

Doorvragen: ‘Wat was de concrete feedback? Hoe heb je verduidelijkt wat werd bedoeld? Wat veranderde je? Heb je later gecontroleerd of die verandering hielp?’

Let op: een beschrijfbare verandering, niet alleen de uitspraak dat feedback altijd welkom is. Een kandidaat mag het ook deels oneens zijn geweest. Vraag dan hoe dat is besproken en welke onderbouwde keuze volgde.

9. Op tijd een grens aangeven of hulp inschakelen

Hoofdvraag: ‘Beschrijf een opdracht waarbij je merkte dat je niet genoeg informatie, kennis of bevoegdheid had om verantwoord verder te gaan. Wat deed je?’

Doorvragen: ‘Waaraan merkte je dat? Wat kon je zelf nog controleren? Wie heb je benaderd? Wat deed je ondertussen met het werk dat wel door kon?’

Let op: herkenning van grenzen, gericht hulp zoeken en een uitlegbare omgang met risico’s. Bij veiligheidskritisch werk kan stoppen en overleggen juist nodig zijn. Deze vraag is geen uitnodiging om protocollen te negeren voor een snelle oplossing.

10. Aansturen, alleen als dat bij de functie hoort

Hoofdvraag: ‘Vertel over een taak die je aan iemand anders gaf en waarbij het resultaat aanvankelijk niet voldeed aan de afspraak. Hoe heb je daarop gereageerd?’

Doorvragen: ‘Hoe had je de verwachting vooraf uitgelegd? Wat heb je onderzocht voordat je bijstuurde? Welke ondersteuning of vervolgafspraak bood je? Hoe ging het daarna?’

Let op: duidelijkheid over verwachtingen, onderzoek naar oorzaken en concreet bijsturen. Vraag ook naar de eigen rol in de instructie. Een verhaal waarin uitsluitend de ander tekortschiet, vraagt verduidelijking voordat je een oordeel vormt.

Geef starters en zij-instromers een bruikbare ingang

Niet iedereen heeft een voorbeeld uit een eerdere betaalde baan. Vertel vooraf dat een stage, opleiding, vrijwilligersrol of ander relevant project ook mag. Beoordeel de handelingen die bij het werk aansluiten. Een grote opdrachtgever maakt een voorbeeld niet vanzelf beter dan een klein project.

Je kunt dezelfde onderwerpen zo toegankelijk maken:

• Prioriteiten: ‘Vertel over een periode waarin je voor een opleiding of project meerdere afspraken tegelijk moest nakomen. Hoe plande je dat?’
• Samenwerken: ‘Beschrijf een gezamenlijke opdracht waarin jullie taken moesten verdelen. Welke afspraak heb jij gemaakt en hoe werkte die?’
• Leren: ‘Kies iets wat je onlangs leerde. Hoe oefende je en hoe merkte je wat nog niet goed ging?’
• Nauwkeurigheid: ‘Bij welke opdracht moest je controleren of gegevens, materiaal of een uitwerking klopten? Hoe deed je dat?’

Gebruik vervolgens de relevante doorvragen uit de vragenbank. Laat de kandidaat zelf een voorbeeld kiezen; je hoeft daarvoor geen privéleven uit te vragen. Blijft een passend voorbeeld uit, bied dan een vooraf voorbereide werksituatie aan. Noteer dat je een voorgenomen aanpak bespreekt, geen bewezen uitvoering.

Drie situatievragen over het werk dat voorligt

Een situatievraag legt een fictief probleem voor. Ze is bruikbaar om afwegingen te bespreken als iemand jouw werkomgeving nog niet kent. Geef alle kandidaten dezelfde noodzakelijke informatie en vertel welke interne regels zij nog niet hoeven te kennen. Laat verduidelijkende vragen toe. Hoe iemand zegt te zullen handelen, blijft iets anders dan laten zien dat hij het kan.

De volgende werksituaties zijn fictieve voorbeelden. Pas ze vóór de gesprekken aan je eigen werkzaamheden aan. Voeg geen verborgen feiten toe om een kandidaat achteraf op een fout te betrappen.

11. De planning loopt vast

Hoofdvraag: ‘Je plant vandaag twee monteurs. Een spoedmelding komt binnen, terwijl beide monteurs al afspraken hebben. Je weet nog niet hoe dringend de melding is. Hoe pak je dit aan?’

Doorvragen: ‘Welke informatie vraag je eerst op? Wanneer betrek je een collega of leidinggevende? Wat communiceer je naar klanten zodra je weet dat een afspraak verschuift?’

Let op: informatie verzamelen vóór het omgooien van de planning, aandacht voor urgentie en bevoegdheden, en duidelijke terugkoppeling. Eén monteur onmiddellijk verplaatsen is zonder verdere informatie niet vanzelf het juiste antwoord. Bij technische of veiligheidsvragen hoort overleg met iemand die die beoordeling mag maken.

12. Een klant vraagt een uitzondering

Hoofdvraag: ‘Een klant vraagt om een terugbetaling die jij volgens de werkinstructie niet zelf mag goedkeuren. De klant zegt dat een collega dit eerder wel deed. Wat doe je?’

Doorvragen: ‘Wat wil je eerst controleren? Hoe leg je jouw bevoegdheid uit? Wat bied je als vervolgstap aan? Wat leg je vast voor de collega die het overneemt?’

Let op: de vraag serieus nemen, feiten controleren en geen onbevoegde toezegging doen. Beoordeel ook of de kandidaat een concreet vervolg biedt. Alleen zeggen dat iets niet mag is nog geen volledige afhandeling; elke uitzondering goedkeuren evenmin.

13. Er ontbreekt informatie bij een order

Hoofdvraag: ‘Je moet een bestelling vrijgeven, maar het afleveradres verschilt tussen het orderformulier en de bevestiging. De vervoerder vertrekt binnenkort. Wat doe je?’

Doorvragen: ‘Welke bron of contactpersoon raadpleeg je? Wat doe je zolang het adres onduidelijk is? Hoe meld je een mogelijke vertraging?’

Let op: de tegenstrijdigheid herkennen, gericht verifiëren en een onzekere keuze niet als gecontroleerd registreren. Snelheid alleen is niet het doel. Bespreek welke werkinstructie of bevoegdheid de kandidaat nodig heeft en geef die informatie tijdens het gesprek als ze onderdeel is van de casus.

Vraag naar belangstelling en verwachtingen zonder een verkooppraatje uit te lokken

Motivatievragen zijn nuttig als ze over het echte werk gaan. Je hoeft niet te horen dat jouw bedrijf altijd al iemands droom was. Maak eerst duidelijk welke taken en omstandigheden bij de functie horen.

Bespreek praktische voorwaarden rechtstreeks: ‘Het rooster bevat twee avonddiensten per week, tot 22.00 uur. Is deze inzet voor jou mogelijk?’ Vraag ook naar gewenste uren en een mogelijke startdatum. Laat de kandidaat de eigen beschikbaarheid benoemen zonder de privésituatie erachter te moeten uitleggen. Bepaal zelf vooraf of het genoemde rooster echt noodzakelijk is en welke ruimte er bestaat.

Vervang sturende en vage vragen door een concrete vraag

Een vraag kan het gewenste antwoord al bevatten. Dan weet je vooral dat de kandidaat de aanwijzing begrijpt. Andere vragen gaan zo breed over iemands persoonlijkheid dat niet duidelijk is wat het antwoord voor de functie betekent.

Een korte kennismaking hoeft geen beoordeling te zijn. Dat iemand hetzelfde gerecht, dezelfde sport of dezelfde muziek leuk vindt, is geen onderbouwing voor geschiktheid. Maak van een prettige persoonlijke klik daarom geen vervanging voor antwoorden over het werk.

Welke vragen stel je niet?

Volgens de Rijksoverheid mag een werkgever tijdens een sollicitatie alleen functiegerichte vragen stellen. Vraag niet naar gezondheid of eerder ziekteverzuim, en in de regel niet naar privézaken. Een kandidaat hoeft vragen over bijvoorbeeld een kinderwens niet te beantwoorden. Zwangerschap hoeft tijdens een sollicitatie niet te worden gemeld.

Bespreek de feitelijke taak of beschikbaarheid, zonder via een omweg een medische of persoonlijke verklaring te vragen. Bijvoorbeeld:

• Niet: ‘Wie zorgt voor je kinderen als wij je ’s avonds nodig hebben?’ Wel: leg het werkelijke rooster uit en vraag of de betreffende inzet mogelijk is.
• Niet: ‘Hoe vaak was je vorig jaar ziek?’ Wel: beschrijf relevante werkzaamheden en vraag of de kandidaat die kan uitvoeren.
• Niet: ‘Ben je van plan zwanger te worden?’ Wel: bespreek, zoals bij andere kandidaten, de benodigde uren en een mogelijke startdatum zonder een kinderwens uit te vragen.

Gebruik leeftijd, afkomst, geloof, seksuele gerichtheid of burgerlijke staat niet als vervanging voor een functiecriterium. De gelijkebehandelingswetten beschermen sollicitanten tegen discriminatie op deze en andere gronden. Voor bepaalde functies bestaan nauw begrensde uitzonderingen; laat een bijzondere eis vooraf toetsen in plaats van zelf een uitzondering te veronderstellen. Vraag bijvoorbeeld naar de taalvaardigheid die het werk vereist, niet naar iemands afkomst.

Bij een beperking of chronische ziekte kan een doeltreffende aanpassing nodig zijn om het gesprek of werk mogelijk te maken. Bespreek een kenbaar gemaakt verzoek en onderzoek wat passend en haalbaar is. De verplichting kent een grens als de aanpassing onevenredig belastend is; dat vraagt beoordeling, geen automatische afwijzing. Vraag wat iemand praktisch nodig heeft en ga niet zelf diagnoses onderzoeken.

Een aanstellingskeuring is een afzonderlijke procedure, alleen toegestaan bij functies waarvoor bijzondere medische eisen noodzakelijk zijn. Die keuring moet in de vacature zijn aangekondigd, vindt pas plaats nadat de overige selectie is doorlopen en je de kandidaat wilt aannemen, en wordt uitgevoerd door een geregistreerde bedrijfsarts of arts. Dit is geen reden om als interviewer alsnog medische vragen te stellen.

Vertelt iemand uit zichzelf iets persoonlijks, bedank dan voor de toelichting en breng het gesprek terug naar de relevante werkzaamheden of een benodigde aanpassing. Een medische diagnose hoort niet in je gewone gespreksnotities. Leg alleen noodzakelijke, relevante informatie vast en beperk wie de notities kan lezen.

Maak zichtbaar wat je weet en wat nog ontbreekt

Noteer bij een antwoord de concrete handeling en het criterium waarop die betrekking heeft. ‘Kandidaat belde de klant vóór de afgesproken deadline en stelde een nieuwe leverdatum voor’ is bruikbaarder dan ‘komt goed over’. Schrijf ook op of iets een eigen ervaring, een voorgenomen aanpak of nog een onbeantwoorde vraag was.

Fictief voorbeeld: een kandidaat zegt bij de planningsvraag: ‘Ik hield iedereen op de hoogte.’ Na doorvragen blijkt dat er pas een bericht uitging toen de deadline al voorbij was. Je weet nu iets over dat contactmoment. Je weet nog niet of de kandidaat de vertraging eerder kon voorzien. Vraag daarnaar voordat je concludeert dat iemand slecht communiceert.

Een vlot verhaal is geen bewijs van uitvoering. Een aarzelend antwoord bewijst evenmin dat een vaardigheid ontbreekt. Geef ruimte voor verduidelijking en maak bij onvoldoende informatie geen stellige conclusie. Soms is een aanvullende, passende werkproef nodig om een vakvaardigheid te beoordelen.

Sluit af met ruimte voor vragen van de kandidaat en geef zelf eerlijke informatie over het werk. Voor de volledige gespreksvolgorde, taakverdeling tussen interviewers en gezamenlijke beoordeling kun je verder met een gestructureerd sollicitatiegesprek opzetten.

Veelgestelde vragen