Proefplaatsing: iemand laten kennismaken met een functie

Een proefplaatsing kan helpen wanneer je een kandidaat een echte baan wilt aanbieden, maar nog moet onderzoeken of het werk passend is. De kandidaat werkt dan tijdelijk met behoud van uitkering, zonder loon van jouw bedrijf. Bij de UWV-route is vooraf toestemming nodig. Het doel is een aansluitend dienstverband, niet alleen kennismaken of extra personeel inzetten tijdens drukte.

Een goede proefplaatsing beantwoordt een concrete vraag. Kan iemand bijvoorbeeld de afgesproken taken uitvoeren met een vaste instructie en passende begeleiding? Welke werkindeling is nodig? En kunnen werkgever én kandidaat daarmee duurzaam verder? Spreek vooraf af hoe je dat onderzoekt.

Wanneer past een proefplaatsing?

Begin met de vacature en de twijfel die je wilt wegnemen. ‘We willen iemand eerst gratis proberen’ is geen geschikte onderbouwing. UWV beoordeelt of de proefplaatsing voor deze kandidaat en deze functie nodig is. Als redelijkerwijs kan worden aangenomen dat je iemand ook zonder proefplaatsing kunt aannemen, wordt toestemming geweigerd.

Bespreek ook het belang van de kandidaat. Kan die een reële stap naar betaald werk zetten, zijn de taken passend en zijn de afspraken over uren en kosten uitvoerbaar? Een diagnose of uitkering vertelt je nog niet welke begeleiding op jouw werkplek nodig is.

Loopt de proefplaatsing via UWV of de gemeente?

Bij een UWV-uitkering bespreek je de UWV-route. UWV noemt hiervoor WW, WIA (WGA of IVA), Wajong, WAO, WAZ, Ziektewet en IOW. Het hebben van zo’n uitkering betekent niet dat de proefplaatsing automatisch wordt toegestaan: de individuele situatie en het beoogde werk worden beoordeeld.

Ontvangt de kandidaat bijstand of begeleidt de gemeente hem naar werk, neem dan contact op met de gemeente of haar uitvoeringsorganisatie. Vraag welke plaatsingsmogelijkheid geldt en welke voorwaarden, toestemming en afspraken daarbij horen. Neem de UWV-duur en UWV-formulieren niet automatisch over. Ook een gemeentelijke werkstage of participatieplaats is niet zonder meer hetzelfde instrument.

Leg vóór het maken van werkafspraken vast wie beslist en wie jullie contactpersoon is. De voorwaarden hieronder beschrijven de UWV-proefplaatsing. Bij een gemeentelijk traject volg je de daarvoor geldende regeling en schriftelijke afspraken.

Welke UWV-voorwaarden moet je vooraf controleren?

• Vooraf toestemming. Laat de kandidaat niet alvast onbetaald starten terwijl de aanvraag nog loopt. De kandidaat vraagt toestemming aan; jij levert de werkgeversinformatie en ondertekent mee.
• Passende werkzaamheden. De taken moeten aansluiten bij de mogelijkheden en bekwaamheden van de kandidaat. De plaatsing mag niet ten koste gaan van diens gezondheid.
• Een serieuze baanintentie. Bij goed functioneren wil je aansluitend een contract aanbieden van minimaal zes maanden, met ten minste hetzelfde aantal uren als de proefplaatsing.
• Geen proeftijd of uitzendbeding daarna. In het beoogde vervolgcontract wordt geen proeftijdbeding of uitzendbeding opgenomen. De proefplaatsing is juist de periode om de geschiktheid te beoordelen.
• Verzekering en kosten. Je sluit een aansprakelijkheidsverzekering af voor de kandidaat. Maak daarnaast afspraken over noodzakelijke onkosten, zoals reizen naar het werk.
• Eerder werk en eerdere proefplaatsingen. Meld eerdere werkzaamheden bij jouw bedrijf. Eerder dezelfde functie uitvoeren kan een proefplaatsing overbodig maken. Een eerdere proefplaatsing bij dezelfde werkgever of rechtsvoorganger is in beginsel een belemmering; alleen UWV kan beoordelen of veranderde omstandigheden een herhaling rechtvaardigen.

Bij een kandidaat met een Ziektewet-uitkering kijkt UWV ook naar de resterende uitkeringsduur. Toestemming wordt geweigerd als de proefplaatsing die duur vermoedelijk overschrijdt. Controleer dat vooraf; ga niet alleen af op een algemene verwachting dat de uitkering ‘nog wel even loopt’.

Loopt de plaatsing via een uitzendbureau of detacheerder, dan moet ook aantoonbaar zijn dat de inlener weet dat de kandidaat onbetaald en met behoud van uitkering werkt. Stem de afspraken met alle betrokken partijen af.

Moet iemand eerst drie maanden WW hebben?

Nee. Die oude wachttijd staat nog op sommige websites, maar is met de UWV-beleidsregels vanaf 1 januari 2023 vervallen. Ook in de eerste drie maanden van werkloosheid kan UWV een proefplaatsing toestaan. De noodzakelijkheid wordt nog steeds per persoon beoordeeld; het is geen automatisch recht vanaf de eerste WW-dag.

Voor de formulieren, taakverdeling en controle van de toestemming gebruik je de afzonderlijke gids een proefplaatsing bij UWV aanvragen.

Hoe lang duurt een proefplaatsing?

UWV geeft in beginsel toestemming voor twee maanden. Dat is niet hetzelfde als acht weken. Werk met de start- en einddatum die zijn toegestaan en zet de beslismomenten daarbinnen.

Een langere periode kan alleen als UWV die noodzakelijk vindt voor de re-integratie, bijvoorbeeld vanwege de beperkingen, de afstand tot de arbeidsmarkt of de complexiteit van het werk. Het maximum is zes maanden. Bij WW gaat een langere periode dan twee maanden volgens de toelichting op het beleid om zeer uitzonderlijke situaties. ‘We hebben nog geen tijd gehad om te evalueren’ is geen reden om zelf extra maanden toe te voegen.

Je hoeft de periode ook niet kunstmatig vol te maken als eerder duidelijk is dat je iemand kunt aannemen. Bespreek een eerdere overgang naar betaald werk met de kandidaat en UWV. Zodra iemand een dienstverband aanvaardt, eindigt de toestemming voor de proefplaatsing.

Maak een plan waarmee je echt iets kunt beoordelen

Een proefplaatsing vraagt tijd van je bedrijf. Benoem één begeleider en een vervanger, reserveer tijd voor uitleg en laat de kandidaat weten bij wie vragen terechtkunnen. Zorg dat instructies, toegang tot systemen, materiaal en veilig werken vanaf het begin zijn geregeld.

Gebruik een compact plan met onderstaande onderdelen. Dit is een eigen hulpmiddel, geen verplicht UWV-format.

Kies criteria die bij het werk horen. ‘Past goed in het team’ is te vaag als enige oordeel. Beschrijf bijvoorbeeld of iemand een order volledig kan verwerken, een onduidelijke instructie tijdig bespreekt en weet wanneer controle nodig is. Beoordeel iemand niet op een taak die nog niet is uitgelegd of op materiaal dat niet beschikbaar was.

Bespreek de uitkomst steeds met de kandidaat. Wat vindt die zelf haalbaar, waar loopt het werk vast en welke verandering helpt? Als een vaste instructie of andere taakvolgorde het werk passend maakt, neem die oplossing mee in de beoordeling. Eventuele ondersteuning door een jobcoach moet afzonderlijk worden geregeld; ga niet uit van automatische toekenning bij een proefplaatsing.

Fictief voorbeeld: een ondersteunende orderfunctie

Een klein handelsbedrijf wil Iman aannemen voor een ondersteunende orderfunctie van 24 uur per week. Het bedrijf twijfelt nog of de combinatie van orderinvoer en vragen van collega’s uitvoerbaar is met een vaste werkwijze. In deze verzonnen casus heeft UWV vooraf een proefplaatsing toegestaan van 1 september tot en met 31 oktober 2026. We nemen aan dat aan de uitkeringsvoorwaarden is voldaan.

Iman werkt drie dagen van acht uur. Teamleider Eva begeleidt haar; collega Bas neemt over bij afwezigheid. Het bedrijf reserveert wekelijks drie uur van Eva voor voordoen, gezamenlijke controle en voortgang. Dat is een eigen planningskeuze, geen UWV-norm.

Op 8 september bespreken Eva en Iman de eerste instructies. Op 22 september bekijken ze of de vaste vraagmomenten werken. Op 13 oktober bespreken ze de resterende onzekerheden, zodat die niet pas op de laatste dag op tafel komen. Het eindgesprek staat op 27 oktober.

Het beoogde aanbod is een contract van zes maanden vanaf 1 november 2026, voor minimaal 24 uur per week, zonder proeftijd of uitzendbeding. Of het bedrijf dat daadwerkelijk aanbiedt, volgt uit de beoordeling en gesprekken. De casus voorspelt geen toekenning of succesvolle plaatsing; zij laat zien hoe je de afgesproken periode gebruikt om een besluit voor te bereiden.

Wat doe je bij ziekte, vakantie of andere afwezigheid?

Bij ziekte: spreek vooraf af wie de kandidaat op het werk moet informeren. De kandidaat moet ziekte ook tijdig aan UWV doorgeven volgens de regels voor de eigen uitkering. UWV kan de proefplaatsing verlengen met de ziekteperiode, binnen het maximum van zes maanden. Werkgever en kandidaat kunnen dus niet alleen samen de einddatum verschuiven. Laat UWV beoordelen of verlenging passend is en bevestig welke datum daarna geldt.

Bij vakantie: plan bekende vakanties vooraf en controleer de regels voor de uitkering. Vakantie verlengt de proefplaatsing niet. Schuif de einddatum daarom niet op met het aantal gemiste vakantiedagen.

Bij andere afwezigheid of een gewijzigd rooster: leg vast welke werkzaamheden niet konden worden beoordeeld en overleg met de contactpersoon over het vervolg. Er is geen algemene regel waarmee je elke gemiste werkdag automatisch mag inhalen na de toegestane einddatum. Ook de afwezigheid van jouw begeleider is iets om op te lossen met vervanging en planning.

Kan de kandidaat het werk langere tijd niet uitvoeren, bespreek dan of voortzetting nog zinvol en passend is. Meer tijd is niet altijd de oplossing. Als de proefplaatsing mislukt of niet meer aan de voorwaarden voldoet, trekt UWV de toestemming in.

Geen loon betekent niet dat de plaatsing kosteloos is

Je betaalt tijdens de UWV-proefplaatsing geen loon voor de werkzaamheden. Je investeert wel in begeleiding, de werkplek, materiaal, verzekering en eventuele onkostenvergoeding. Laat de kandidaat niet betalen voor excessieve kosten die aan de proefplaatsing of de latere baan verbonden zijn.

Maak reiskostenafspraken vooraf. De toelichting op het UWV-beleid zegt dat als je eigen werknemers een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer krijgen, dit ook voor de kandidaat op een proefplaatsing hoort te gelden. Een onkostenvergoeding is iets anders dan loon voor het verrichte werk.

Controleer ook of de uitkering de hele periode doorloopt. Volgens UWV kan een uitkering tijdens de proefplaatsing eindigen, bijvoorbeeld door het bereiken van de maximale duur. De kandidaat kan dan wel doorgaan met de proefplaatsing, maar heeft daardoor niet vanzelf een vervangend inkomen. Bespreek een naderende einddatum vóór de start met UWV en de kandidaat. Dit staat los van de strengere voorafgaande beoordeling bij een Ziektewet-uitkering.

Rond af met een duidelijk besluit

Leg bij een positief besluit tijdig het contract, loon, uren, startdatum en blijvende ondersteuning vast. Controleer dat het aanbod aansluit op de toegezegde minimale duur en uren en dat geen nieuwe proeftijd of uitzendbeding is opgenomen. Ga voor structurele ondersteuning na welke afzonderlijke afspraken of aanvragen nodig zijn.

Is het werk niet passend gebleken, bespreek dan concreet wat is onderzocht, welke ondersteuning is geprobeerd en waarom het niet lukt. Informeer UWV of de gemeentelijke contactpersoon volgens de afspraken. Laat de kandidaat niet na de einddatum onbetaald doorwerken terwijl je nog twijfelt over een contract.

Bewaar de toestemming, het werkplan, de relevante afspraken en de uitkomst. Zo kun je uitleggen hoe je van een reële vraag over de functie tot een onderbouwd besluit bent gekomen.

Veelgestelde vragen