Evaluatie van de proeftijd: vragen, voorbereiding en gesprekformulier

Een medewerker stelt veel vragen, een collega vindt hem nog wat terughoudend en jij ziet dat de eerste opdrachten op tijd af zijn. Wat bespreek je dan tijdens de evaluatie van de proeftijd? Begin bij de verwachtingen en het werk dat je daadwerkelijk hebt gezien. Het gesprek moet duidelijk maken hoe beide kanten de start ervaren, waar het beeld nog onvolledig is en wat het vervolg wordt.

Deze gids is bedoeld voor een kleine werkgever die een gesprek wil voorbereiden en voeren. Gebruik het formulier hieronder voor de inhoud en afspraken. Controleer de geldigheid en laatste dag afzonderlijk met de uitleg over de regels voor een proeftijd. Een zorgvuldig gesprek herstelt geen ongeldig proeftijdbeding.

Plan het gesprek vóór het laatste beslismoment

Zet bij de start een tussentijds gesprek en een afrondend moment in de agenda. Kies data waarop er nog tijd is om onduidelijkheden op te lossen, relevante werkzaamheden te bekijken en zo nodig advies in te winnen. Wacht met dagelijkse feedback niet op de formele evaluatie.

Controleer vooraf of er een geldige schriftelijke proeftijd bestaat en wanneer die precies eindigt. De datum van het gesprek, een vrije dag of ziekte verschuift die einddatum niet. Je kunt de proeftijd ook niet verlengen omdat je nog te weinig hebt gezien. Een nieuwe begeleidingsafspraak kan wel doorlopen, maar houdt de bijzondere mogelijkheid tot opzegging in de proeftijd niet in stand.

Spreek intern af wie beslist en wie waarneemt bij afwezigheid. Plan een gesprek niet op de laatste middag als de beslisser de volgende dag pas kan reageren. Bij twijfel over het beding of de datum hoort de juridische controle vóór het gesprek plaats te vinden, niet nadat je al een mededeling over ontslag hebt gedaan.

Bereid je voor met werkvoorbeelden en gemaakte afspraken

Pak de functieafspraken en het inwerkplan erbij. Welke resultaten mochten jullie in deze korte periode verwachten? Wat is uitgelegd, welke middelen waren beschikbaar en welke taken heeft de medewerker echt kunnen uitvoeren? Vergelijk een nieuwe collega niet ongemerkt met iemand die het werk al jaren doet.

Maak per belangrijk onderwerp een korte voorbereiding met vier onderdelen:

• Afspraak: wat was vooraf duidelijk over de taak of samenwerking?
• Waarneming: wat gebeurde op welk moment, en wat was het gevolg voor het werk?
• Omstandigheden: welke uitleg en hulp waren beschikbaar en wat ontbrak?
• Vraag: wat wil je van de medewerker begrijpen voordat je een conclusie trekt?

Vraag betrokken collega’s om specifieke voorbeelden, niet om een algemeen rapportcijfer. ‘Bij de overdracht kon ik de volgende actie niet vinden’ helpt meer dan ‘Hij communiceert niet goed’. Vermeld in je eigen voorbereiding wie iets heeft waargenomen. Een rechtstreeks geobserveerd voorval en een indruk die via anderen binnenkomt, zijn niet hetzelfde.

Verzamel ook wat goed gaat en wat na feedback verbeterde. Een eerste fout die daarna niet meer terugkomt, vraagt een ander gesprek dan een probleem dat ondanks passende uitleg blijft bestaan. Schrijf eerlijk op welke werkzaamheden nog niet aan bod kwamen. Niet gezien is geen bewijs van onvoldoende functioneren.

Geef de medewerker ruimte om zich voor te bereiden

Vertel vooraf wat je gaat bespreken en of het gesprek bedoeld is voor tussentijdse bijsturing of voor de afronding van de proeftijd. Deel de hoofdonderwerpen en vraag de medewerker eigen voorbeelden mee te nemen. Kies een plek waar jullie ongestoord kunnen praten en reserveer tijd voor vragen.

Voorbeeld van een uitnodiging voor een tussentijds gesprek: ‘Op [datum] bespreken we hoe je eerste periode verloopt. We kijken naar [taken], de begeleiding en wat jij nodig hebt om verder te kunnen. Neem een voorbeeld mee van werk dat goed ging en van iets dat nog onduidelijk is. Ik neem ook concrete voorbeelden mee. We leggen de vervolgafspraken vast en bespreken wanneer het afrondende gesprek plaatsvindt.’

Gebruik zo’n uitnodiging alleen als die de werkelijke bedoeling weergeeft. Is een beëindigingsbesluit al genomen, kondig dan geen open ontwikkelgesprek aan alsof alles nog ter bespreking staat. Andersom hoeft een medewerker niet uit een neutrale evaluatie-uitnodiging af te leiden dat hij wordt ontslagen.

Voer het gesprek langs concrete situaties

Begin met de bedoeling van het gesprek en laat de medewerker zijn eigen beeld geven. Bespreek daarna de werkvoorbeelden, inclusief eventuele verschillen in verwachting. Een vaste vragenlijst kan helpen, maar stel vooral vervolgvragen bij wat je hoort.

Leg je eigen waarneming naast het antwoord. Bijvoorbeeld: ‘In deze overdracht stond geen volgende actie. We hadden afgesproken die bij open werk te vermelden. Hoe kwam deze notitie tot stand?’ Dat geeft ruimte om een fout, een onduidelijke instructie of een verschillende uitleg van de afspraak te ontdekken.

Maak een meningsverschil niet kunstmatig kleiner. Je kunt vastleggen dat jij een overdracht onvoldoende vindt en de medewerker vindt dat de verwachtingen niet duidelijk waren. Onderzoek welk onderdeel controleerbaar is en welke afspraak nodig is. Een verslag hoeft niet te doen alsof jullie het overal over eens zijn.

Vermijd een oordeel over iemands persoonlijkheid als dat geen concrete werkvraag beantwoordt. ‘Te stil’ zegt bijvoorbeeld weinig over de kwaliteit van overdrachten. Beoordeel wat voor de functie relevant is. Discriminatie blijft verboden tijdens de proeftijd; zwangerschap mag bijvoorbeeld ook niet mede de reden zijn om iemand te laten gaan. Een nette formulering of hoge totaalscore maakt een verboden reden niet toegestaan.

Fictief voorbeeld: een projectassistent met een onvolledig beeld

Alle personen, waarnemingen en data in dit voorbeeld zijn fictief. Tessa begint op 1 oktober 2026 als projectassistent bij een klein adviesbureau. Zij heeft een jaarcontract met een vooraf gecontroleerde, geldige proeftijd van één maand. Er zijn geen eerdere werkzaamheden. De proeftijd loopt in dit voorbeeld tot en met 31 oktober 2026. Ondernemer Pieter plant een tussentijds gesprek op 15 oktober en een afrondend gesprek op 22 oktober.

Ze hebben afgesproken dat Tessa projectacties bijhoudt, afspraken uit overleggen vastlegt en ontbrekende informatie bij de projectleider navraagt. Pieter bereidt voor het gesprek van 15 oktober dit overzicht voor:

Tessa vertelt dat zij dacht dat het vragen om prioriteit juist de afspraak was. Pieter herkent dat dit tijdens het inwerken zo is gezegd. Hij laat het oordeel ‘nog weinig zelfstandig’ daarom niet zonder toelichting staan. Ze spreken af welke routinevragen zij zelf afhandelt en wanneer een projectleider de volgorde bepaalt.

Bij de ontbrekende actiehouders ziet Tessa het verbeterpunt. Ze spreekt af voortaan tijdens het overleg te vragen wie de actie oppakt, in plaats van achteraf een naam te raden. Pieter zorgt dat de projectleiders op die vraag reageren. Het is daarmee een afspraak voor beide kanten.

Voor het afrondende gesprek op 22 oktober verzamelt Pieter nieuwe observaties over deze afspraken. Het nog niet uitgevoerde afsluiten van een project blijft als beperking in het beeld staan. Een uitleg aan de hand van een oud project is nuttig om te leren, maar bewijst niet dat Tessa al een volledig project zelfstandig heeft afgesloten.

In deze fictieve casus besluiten ze door te gaan met het bestaande contract. Tessa krijgt begeleiding bij haar eerste projectafsluiting en ze plannen een werkgesprek op 5 november. Die afspraak na 31 oktober is een gewone vervolgafspraak, geen extra proeftijd. Dit voorbeeld is een manier om het gesprek te voeren, geen norm voor hoeveel observaties voldoende zijn of wanneer je iemand moet behouden.

Gesprekformulier voor de evaluatie van de proeftijd

Kopieer de volgende onderdelen naar je eigen document. Het formulier helpt het gesprek en de afspraken vast te leggen; het is geen ontslagbrief, juridische beslisboom of gevalideerde beoordelingstest.

Een korte notitie bij het voorbeeld kan zijn: ‘15 oktober: besproken dat in het verslag van 8 oktober twee actiehouders ontbraken. Na uitleg waren die op 12 oktober opgenomen. Tessa vraagt voortaan tijdens het overleg om een eigenaar als die ontbreekt. Pieter stemt dit af met de projectleiders. Op 22 oktober bekijken we nieuwe verslagen. Projectafsluiting nog niet in de praktijk kunnen beoordelen.’

Deel de samenvatting en geef gelegenheid om feitelijke fouten te corrigeren of een eigen reactie toe te voegen. Bewaar oorspronkelijke observatie, reactie en conclusie herkenbaar. Een handtekening voor ontvangst is iets anders dan instemming met iedere beoordeling; maak dat onderscheid duidelijk als je om ondertekening vraagt.

Beperk de notities tot relevante werkafspraken en waarnemingen en geef alleen betrokken personen toegang. De inrichting en bewaring daarvan horen bij je personeelsdossier. Het formulier is bedoeld om helder te blijven over wat jullie bespraken, niet om zoveel mogelijk persoonlijke informatie te verzamelen.

Sluit af met een duidelijk vervolg

Bij doorgaan: bevestig dat het dienstverband volgens de bestaande afspraken wordt voortgezet en leg de begeleiding vast. Het contract bestaat al; het aflopen van de proeftijd maakt een tijdelijk contract niet automatisch vast. Vermijd teksten als ‘nog een maand op proef’ wanneer je eigenlijk extra begeleiding bedoelt.

Bij ontbrekende informatie: bepaal onmiddellijk welke informatie nog relevant en beschikbaar is en wie die vóór het beslismoment verzamelt. Als de tijd daarvoor ontbreekt, ontstaat geen extra proeftijd. Ga ook niet achteraf doen alsof een niet waargenomen taak is beoordeeld.

Bij een voorgenomen beëindiging: behandel de juridische toets en de opzegging als afzonderlijke handelingen. Alleen evalueren, twijfels uitspreken of intern besluiten te stoppen is geen opzegging. Tijdens een gesprek kan wél een opzegging worden gedaan, als het beëindigingsbesluit duidelijk wordt meegedeeld. De mededeling moet de medewerker binnen de geldige proeftijd bereiken; alleen verzending is niet steeds voldoende. Leg daarom vast wat wanneer is meegedeeld en bevestig dit zorgvuldig schriftelijk.

Vraagt de werknemer om de reden van een opzegging in de proeftijd, dan moet je die schriftelijk geven. Laat bij twijfel over geldigheid, ontvangst of een mogelijk verboden reden eerst de concrete situatie beoordelen. Een ingevuld gespreksformulier geeft geen automatische rechtszekerheid. Voor de verdere beëindigingsregels en afwikkeling gebruik je de aparte uitleg over de proeftijd.

Veelgestelde vragen