Wat kost een werknemer? Van brutoloon naar een compleet jaarbudget

Een salarisvoorstel van € 3.000 bruto zegt nog niet of je een medewerker kunt betalen. In het fictieve voorbeeld in deze gids komt de terugkerende personeelsbegroting uit op € 4.540 per maand. Het eerste jaar vraagt € 57.480 aan budget, inclusief € 3.000 startkosten. Daar staat ook nog tijd van jouzelf tegenover.

Die uitkomst is geen gemiddeld Nederlands kostenniveau. Het voorbeeld laat zien hoe je jouw begroting opbouwt, welke bedragen je moet opvragen en hoe je de kosten vergelijkt met de capaciteit en opbrengst die je verwacht. De gids gaat over rechtstreeks personeel in loondienst in Nederland, met een vast aantal uren en een maandsalaris.

Welke kosten komen bovenop het brutoloon?

Begin met de arbeidsvoorwaarden die echt voor jouw onderneming en functie gelden. Een toepasselijke cao kan bijvoorbeeld loonschalen, toeslagen en een eindejaarsuitkering voorschrijven. Onderzoek daarnaast of je onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds valt. Pensioen op nul zetten omdat je het nog niet hebt uitgezocht, maakt de begroting onbruikbaar.

Neem een post eenmaal op. Een arbopakket kan bijvoorbeeld al in een verzuimverzekering zitten; apparatuur kan al onderdeel zijn van je werkplekcontract. Vraag leveranciers daarom om een uitsplitsing voordat je hun bedragen optelt.

Vakantiegeld is iets anders dan doorbetaalde vakantie

De hoofdregel voor vakantiebijslag is minimaal 8% van het daarvoor geldende brutojaarloon. Er zijn wettelijke afwijkingsmogelijkheden, bijvoorbeeld onder voorwaarden in een cao of bij een loon boven drie keer het minimumloon. Controleer dus welke afspraak van toepassing is. De bijslag wordt minstens eenmaal per jaar uitbetaald; reserveer de opgebouwde kosten in je begroting gedurende het jaar.

Vakantie-uren zijn iets anders. Bij een vast maandsalaris loopt de salarisbetaling tijdens vakantie door. Dat loon zit al in de twaalf maanden salaris. De vakantie verlaagt vooral het aantal uren waarin de werknemer werk kan verrichten. Tel daarom niet automatisch nog eens het vakantieloon bovenop het volledige jaarsalaris. Wel kan vervanging extra geld kosten.

Het nettoloon is geen goede basis voor deze berekening

Loonbelasting en premie volksverzekeringen worden op het loon van de werknemer ingehouden en door jou afgedragen. Ze zitten daarmee al in het brutoloon. Hetzelfde aandachtspunt geldt voor een werknemersbijdrage aan pensioen. Tel deze inhoudingen niet opnieuw als extra werkgeverskosten op.

Werkgeverspremies en de gebruikelijke werkgeversheffing Zvw komen wel voor jouw rekening bovenop het loon. Voor de technische berekening per premie, grondslag en maximum gebruik je werkgeverslasten berekenen. Vraag hier om de jaaruitkomst van die berekening, zodat ook de lasten over vakantiegeld en eventuele extra loonbetalingen zijn meegenomen.

Rekenvoorbeeld: een werknemer met € 3.000 bruto per maand

We begroten één medewerker die twaalf volle maanden 40 uur per week werkt, met € 3.000 bruto maandsalaris en 8% vakantiebijslag. Er zijn in dit voorbeeld geen bonus, auto, overwerktoeslagen of dertiende maand. De cao en pensioenregeling zijn voor een echte aanstelling eerst afzonderlijk te controleren.

In dit voorbeeld ligt de terugkerende begroting 51,3% boven het kale brutoloon: (€ 4.540 − € 3.000) ÷ € 3.000 × 100%. Dat is de uitkomst van deze gekozen posten, geen opslagpercentage dat je op iedere medewerker kunt toepassen.

Tel het startbudget erbij op

Voor werving kiezen we € 1.000, voor een eerste externe training € 500 en voor apparatuur € 1.500. Samen is dat € 3.000. Het budget voor de eerste twaalf maanden wordt daardoor € 54.480 + € 3.000 = € 57.480. De eenmalige training is een factuur; de tijd die medewerker en begeleider aan inwerken besteden behandelen we apart.

Dit is een planningsbudget waarin de aanschaf van apparatuur volledig in het eerste jaar staat. Het is geen fiscale winstberekening: de boekhoudkundige verwerking van een investering kan over meerdere jaren lopen. Neem dezelfde aanschaf hier niet óók als maandelijkse afschrijving op. De bedragen zijn na eventuele btw-teruggaaf gedacht. In je betaalplanning verwerk je de werkelijke factuurbedragen en het moment waarop btw terugkomt; niet-aftrekbare btw hoort bij je kosten.

Laat je begroting bovendien niet eindigen op 31 december als iemand in oktober begint. Maak een overzicht voor de eerste twaalf maanden vanaf indiensttreding en daarnaast een uitsplitsing voor je boekjaar. Anders verdwijnen een deel van de jaarlijkse kosten en de opstartperiode uit beeld.

Wat kost de werknemer per productief uur?

Met 40 uur per week koop je geen 40 uur uitvoerbaar klantwerk. Vakantie, overleg, opleiding en inwerken vragen ook tijd. Voor de begroting kun je eerst met 52 weken rekenen; voor een echt rooster werk je met de kalender, werkdagen en afspraken in de gekozen periode.

In deze berekening betekent productief uur een uur dat beschikbaar is voor de kerntaken waarop je de aanstelling beoordeelt. Dat kan klantwerk zijn, maar ook bestellingen verwerken of de administratie verzorgen. Overleg en scholing zijn nuttig; we zetten ze apart om dezelfde tijd niet als uitvoerbare kerntaak te begroten.

De 25 vakantiedagen zijn een voorbeeldafspraak. Het wettelijke minimum bij een heel jaar werken is vier keer de wekelijkse arbeidsduur, dus 160 uur bij 40 uur per week. Cao of contract kan meer geven. Ook zes vrije feestdagen is geen landelijke norm: of iemand vrij is, volgt uit de cao of arbeidsovereenkomst en het eigen werkrooster.

De aftrekposten in de tabel overlappen niet. Een training tijdens een inwerkdag tel je eenmaal. Onbetaalde pauzes die buiten de gebruikte contracturen vallen trek je niet opnieuw af; betaalde pauzes binnen die uren moet je wel verwerken als ze nog niet in de ondersteunende tijd zitten.

• Per contractuur: € 57.480 ÷ 2.080 = € 27,63.
• Per uur beschikbaar voor kerntaken: € 57.480 ÷ 1.512 = € 38,02.
• Bij 1.200 werkelijk factureerbare uren: € 57.480 ÷ 1.200 = € 47,90 per factureerbaar uur.

Het verschil is groot genoeg om een aanbod aan een klant verkeerd te prijzen. Die € 47,90 dekt bovendien alleen het gekozen personeelsbudget. Algemene bedrijfskosten, jouw eigen beloning en gewenste winst komen er nog bij. Gebruik het dus niet automatisch als verkooptarief.

Controleer ook of de 1.512 uren passen op de momenten waarop je iemand nodig hebt. Een beschikbare dinsdagmiddag lost geen tekort op zaterdagochtend op. In een personeelsplanning vertaal je jaarcapaciteit naar werkbare bezetting.

Je eigen inwerktijd heeft ook een prijs

De 80 inwerkuren van de medewerker zijn al betaald via het jaarsalaris en verminderen de beschikbare taakuren. Voeg daarvoor niet nog eens 80 uur salaris aan de kostentabel toe. De tijd van de begeleider is een afzonderlijke afweging.

Stel dat jij 40 uur aan uitleg en begeleiding besteedt. Waardeer je die tijd voor jouw eigen afweging op € 60 per uur, dan vertegenwoordigt dat € 2.400. Dit is een fictieve interne waardering, geen extra loonbetaling of bewezen omzetverlies. Je eerstejaarsbudget blijft € 57.480, maar inclusief deze tijdswaardering beoordeel je een inzet van € 59.880.

Maak de aanname concreet: welke opdrachten stel je uit en wie vangt die op? Als een collega begeleidt, is diens loon mogelijk al in het bedrijfsbudget opgenomen. Reken dan met verloren capaciteit of benodigde vervanging, zonder hetzelfde loon nogmaals als nieuwe uitgave op te voeren. Plan extra begeleiding waar de functie die vraagt; een te optimistische inwerkperiode maakt de berekende uurkosten mooier dan de praktijk.

Wat gebeurt er met je budget bij ziekte?

Bij ziekte loopt de loonverplichting in beginsel maximaal twee jaar door. De hoofdregel is minimaal 70% van het loon, in het eerste ziektejaar met ten minste het minimumloon. Cao of contract kan een hogere betaling voorschrijven. Loopt een tijdelijk contract tijdens ziekte af, dan eindigt de loondoorbetaling in beginsel bij het contracteinde en volgt de ziek-uit-dienstroute. Bij bijzondere situaties kunnen andere regels gelden.

Voor je begroting zijn vooral drie vragen van belang: welk loon en welke lasten blijven verschuldigd, welk werk moet iemand anders uitvoeren en welke begeleiding komt erbij? Een basiscontract met arbodienst of bedrijfsarts is verplicht. Een verzuimverzekering is een keuze; controleer welke kosten de polis vergoedt, vanaf wanneer en met welke uitsluitingen.

Voorbeeld: vier weken uitval met volledige vervanging

We nemen voor dit aparte scenario aan dat je volgens de gemaakte afspraak 100% loon doorbetaalt. De normale salariskosten staan al in het jaarbudget. Je huurt voor vier weken een geschikte vervanger in: 160 uur tegen een fictief tarief van € 50 per uur, gerekend na eventuele btw-teruggaaf. Daarnaast kies je € 600 aan extra begeleiding die buiten het bestaande arbopakket valt.

Zonder vergoeding wordt het eerstejaarsbudget in dit scenario € 57.480 + € 8.600 = € 66.080. We tellen het doorbetaalde salaris niet opnieuw op. De verzekering kan een deel van de loonlasten vergoeden, maar ga niet uit van dekking van de vervangingsfactuur zonder dat in de polis te controleren. Het basisschema bevat wel verzekeringspremie, maar geen veronderstelde uitkering.

Vervanging kan ook maar deels beschikbaar zijn. Begroot dan de werkelijke inhuur én het effect van werk dat wegvalt. Trek bij misgelopen verkoop niet zomaar alle omzet als extra kosten af: bepaal welke bijdrage na directe kosten je mist. Kosten van volledige vervanging en volledig verloren productie tegelijk opnemen past alleen als die twee daadwerkelijk naast elkaar optreden.

De eerdere 40 uur verwachte ziekte is een planningsaanname, geen geldpot en geen maximum. Bij één medewerker kan één ziektegeval veel zwaarder wegen dan een jaargemiddelde. Test naast dit korte voorbeeld ook een langere periode met jouw afspraken, polis en mogelijkheden voor vervanging.

Maak naast je jaarbudget een betaalplanning

Een gemiddelde maandlast van € 4.540 betekent niet dat je iedere maand precies dat bedrag betaalt. Vakantiebijslag kan in één maand worden uitgekeerd, een verzekeraar kan jaarlijks factureren en apparatuur betaal je vaak vóór de medewerker omzet oplevert. Een klant betaalt bovendien mogelijk pas weken nadat het werk klaar is.

Zet voor iedere maand van de eerste twaalf maanden vier regels onder elkaar: verwachte ontvangsten, bestaande bedrijfsbetalingen, personeelsbetalingen en het resterende banksaldo. Gebruik bij de personeelsbetalingen de werkelijke nettolonen, afdrachten en facturen. Tel daar niet óók het brutoloon bij op: dan dubbel je de loonbetaling.

1. Plan startuitgaven op hun betaalmoment. Verdeel een factuur van € 1.500 niet over twaalf maanden als je hem vooraf moet voldoen.
2. Verwerk vakantiebijslag en andere pieken. Laat de loonadministrateur de bijbehorende afdrachten meenemen.
3. Verschuif ontvangsten naar een realistische betaaldatum. Een getekende order is nog geen banksaldo.
4. Test een tegenvallende maand en het ziektescenario. Verwerk verzekeringsgeld pas op het verwachte uitbetalingsmoment.
5. Bepaal je benodigde reserve uit het laagste saldo. Houd rekening met verplichtingen buiten personeel en met een extra marge voor onzekerheid.

Een reserve is geld dat beschikbaar blijft. Het is niet automatisch een extra kostenpost bovenop alle risico’s die je al hebt doorgerekend. Noteer daarom afzonderlijk wat je verwacht uit te geven en hoeveel geld je achter de hand wilt houden. Een standaardadvies van een bepaald aantal maandsalarissen vervangt deze betaalplanning niet.

Wanneer verdient de werknemer de kosten terug?

Vergelijk de personeelskosten met de extra bijdrage die de medewerker mogelijk maakt. Voor een dienstverlener kan dat factureerbaar werk zijn; voor een winkel kan extra bezetting meer verkopen mogelijk maken. Een administratief medewerker kan jou tijd teruggeven. Benoem dan welk werk jij met die tijd gaat doen en of daar voldoende vraag naar is.

Algemene bedrijfskosten die door de uitbreiding stijgen en jouw gewenste winst zijn in deze drempel nog niet meegenomen. Andersom kun je een echte besparing, bijvoorbeeld minder externe inhuur, meetellen als die dankzij de aanstelling verdwijnt. Neem niet tegelijk de volledige extra productie én alle vrijgespeelde eigenaarstijd als opbrengst wanneer het feitelijk om hetzelfde werk gaat.

Werk vervolgens drie verwachtingen uit: een normale start, een tragere inwerkperiode en minder vraag. Vraag per verwachting of er genoeg nuttige taken, opbrengst en geld op de rekening zijn. Als de aanstelling alleen past wanneer iedere beschikbare werkdag meteen volledig rendeert, is er weinig ruimte voor een gebruikelijke aanloop.

Zo maak je de begroting voor jouw werknemer definitief

Je hoeft niet ieder premiepercentage zelf te kennen om een goede ondernemersbeslissing te nemen. Je hebt wel controleerbare invoer nodig. Stuur je salarisadministrateur daarom geen los nettowensbedrag, maar het volledige voorstel.

• Arbeidsafspraken: startdatum, uren, contractvorm, brutosalaris, toepasselijke cao, toeslagen, verlof en extra loonbetalingen.
• Werkgeversberekening: pro-forma voor de eerste twaalf maanden, met werkgeverspremies, Zvw en werkgeverspensioen afzonderlijk vermeld.
• Overige kosten: offertes voor administratie, arbo, verzekering, werkplek en noodzakelijke voorzieningen, met controle op overlap.
• Start en inzet: eenmalige uitgaven, inwerkuren van medewerker en begeleider en haalbare uren voor de kerntaken.
• Tegenvallers: uitval, vervanging, tragere opbrengst en het geld dat beschikbaar moet blijven.

Vraag expliciet welke posten nog ontbreken. Zet onbekende bedragen zichtbaar op “nog opvragen” in plaats van op nul. Leg bij de uitkomst de datum en gebruikte afspraken vast en herbereken zodra het aanbod, de startdatum of de voorwaarden veranderen. Voor de overige voorbereiding bij een eerste aanstelling helpt de checklist voor je eerste werknemer.

Veelgestelde vragen