Inclusief werven: drempels in je sollicitatieproces wegnemen

Een geschikte kandidaat kan verdwijnen voordat je diens vaardigheden hebt gezien. Bijvoorbeeld doordat je standaard een diploma vraagt dat voor het werk niet nodig is, een sollicitatieformulier alleen met een muis te bedienen is of een gesprek vooral draait om een persoonlijke klik. Inclusief werven begint met onderzoeken waar je procedure mensen onnodig tegenhoudt.

Je hoeft daarvoor niet alle functie-eisen los te laten. Je moet kunnen uitleggen waarom een eis nodig is, hoe een kandidaat geschiktheid kan laten zien en hoe je dat bij iedereen beoordeelt. Deze aanpak helpt je dat proces in te richten, van de eerste functieafspraak tot de terugkoppeling na de selectie.

Bepaal vooraf wat iemand werkelijk moet kunnen

Begin met het werk dat moet gebeuren. Laat de leidinggevende en iemand die het werk kent drie tot vijf belangrijke taken beschrijven. Vertaal die naar waarneembaar gedrag. “Past bij ons jonge team” zegt niets over vakbekwaamheid; “controleert een bestelling en vraagt ontbrekende informatie na” geeft een bruikbaar aanknopingspunt.

Beantwoord bij ieder criterium drie vragen:

• Is dit nodig bij de start? Maak onderscheid tussen noodzakelijke kennis of bevoegdheden en iets wat iemand tijdens het inwerken kan leren.
• Kan iemand het op een andere manier aantonen? Een relevant voorbeeld uit opleiding, vrijwilligerswerk of een andere sector kan ook bruikbaar bewijs zijn. Behoud een diploma-eis als die wettelijk of inhoudelijk noodzakelijk is.
• Vraag ik meer dan het werk vereist? Denk aan een foutloos Nederlands taalniveau voor werk waarvoor begrijpelijke communicatie volstaat, of een rijbewijs terwijl reizen op een andere manier mogelijk is.

Leg ook vast welke eisen het zwaarst wegen. Doe dat voordat je kandidaten ziet. Als je later een nieuw criterium ontdekt, beoordeel dan of het werkelijk nodig is en hoe alle betrokken kandidaten daarop een vergelijkbare kans krijgen. Voeg het niet alleen toe bij de kandidaat over wie je twijfelt. De uitwerking per functie staat in objectieve selectiecriteria bepalen.

De regels voor gelijke behandeling gelden al tijdens werving en selectie. Ook een ogenschijnlijk neutrale eis kan bepaalde groepen benadelen. Bij mogelijk indirect onderscheid moet een objectieve rechtvaardiging aanwezig zijn; een voorkeur van de leidinggevende is daarvoor niet genoeg.

Maak de vacature buiten je vertrouwde netwerk vindbaar

Bekijk waar je de vorige vacature verspreidde. Alleen medewerkers om bekenden vragen of steeds in dezelfde beroepsgroep zoeken, beperkt wie de baan kan tegenkomen. Kies naast je gebruikelijke kanaal een route die geschikt is voor het werk en die je nog weinig benut: een regionale opleider, een netwerk voor zijinstromers, een lokaal werkcentrum of een bredere vacaturesite.

Geef iedere partij dezelfde actuele functie-informatie, arbeidsvoorwaarden en selectiestappen. Vertel welke ervaring overdraagbaar is en welke scholing je werkelijk kunt aanbieden. Een nieuw kanaal helpt weinig wanneer de tussenpersoon alsnog kandidaten afwijst op de oude, onnodige diploma-eis.

Bij betaalde verspreiding controleer je ook de doelgroepinstellingen en eventuele automatische filters. Laat een vacature niet uitsluitend aan een bepaalde leeftijd of een bepaald geslacht tonen omdat je denkt dat die groep beter past. Plaats de vacature ook op een vrij bereikbare eigen pagina. Die extra route ontslaat je niet van de verantwoordelijkheid voor de advertentie-instellingen.

Gebruik in de vacature duidelijke taal over taken, uren, locatie, beloning en selectie. Noem een contactpersoon die inhoudelijke vragen kan beantwoorden. De volledige tekstaanpak vind je bij een inclusieve vacaturetekst schrijven; hier gaat het om de procedure die achter die uitnodiging moet kloppen.

Laat iemand solliciteren zonder onnodige hindernissen

Doorloop je eigen sollicitatieroute voordat je publiceert. Begin bij de vacaturepagina en eindig bij de ontvangstbevestiging. Controleer ook wat er gebeurt als een kandidaat iets verkeerd invult of onderweg moet stoppen.

• Formulier: zijn velden duidelijk gelabeld, foutmeldingen begrijpelijk en knoppen met het toetsenbord bereikbaar? Laat de route ook met ondersteunende technologie testen.
• Informatie: staat de vacature als leesbare webtekst beschikbaar? Gebruik geen afbeelding of slecht leesbaar document als enige informatiedrager.
• Benodigde gegevens: vraag alleen wat je in deze fase nodig hebt. Een foto, geboortedatum of uitgebreide privégeschiedenis is geen standaard bewijs van geschiktheid.
• Alternatief: vermeld hoe iemand kan reageren als het formulier niet bruikbaar is. Laat bijvoorbeeld dezelfde inhoudelijke vragen via een afgesproken andere route beantwoorden.
• Ontvangst: bevestig dat de reactie is aangekomen en vertel wanneer de kandidaat meer hoort.

Een alternatieve route moet dezelfde kans op beoordeling geven. Spreek intern af wie deze reacties toevoegt aan de selectie, zodat een e-mail niet buiten de kandidatenlijst valt. Vraag mensen niet alsnog het ontoegankelijke formulier in te vullen om administratief “compleet” te zijn.

Maak een sollicitatievideo niet verplicht. De Autoriteit Persoonsgegevens stelt voorwaarden aan het verwerken van de bijzondere persoonsgegevens die daarin zichtbaar kunnen zijn; kandidaten moeten ook anders kunnen solliciteren zonder nadeel. Vraag tijdens de gewone sollicitatiefase evenmin standaard een BSN of identiteitskopie. Voor specifieke wettelijke uitzonderingen is een afzonderlijke beoordeling nodig.

Bespreek wat nodig is om goed mee te doen

Vertel in de uitnodiging hoeveel gesprekken er zijn, wie erbij zitten, hoe lang het duurt en of er een opdracht wordt gebruikt. Vermeld ook waar iemand terechtkan voor een aanpassing. Zo hoeft een kandidaat niet te raden wat mogelijk is.

Voorbeeldtekst: “Het gesprek duurt ongeveer 45 minuten. Je spreekt met de leidinggevende en een toekomstige collega. We bespreken drie werksituaties en doen een korte oefening met fictieve gegevens. Heb je een aanpassing nodig om aan het gesprek of de oefening mee te doen? Neem contact op met [naam en contactmogelijkheid], dan bespreken we wat helpt.”

Bespreek de belemmering en de passende oplossing. Denk aan een toegankelijke ruimte, een rustiger gespreksplek, ondertiteling of een bruikbare vorm van de opdracht. Bij een handicap of chronische ziekte onderzoek je welke doeltreffende aanpassing nodig is. Je moet zo’n aanpassing treffen, tenzij deze een onevenredige belasting vormt. Wijs een verzoek dus niet af met alleen “iedereen krijgt hetzelfde”. Beoordeel wat mogelijk is en leg de keuze uit.

Houd de functiecriteria gelijk en kijk welke uitvoering daarvoor geschikt is. Wanneer nauwkeurigheid wordt beoordeeld, hoeft snelheid niet automatisch mee te tellen. Is reageren binnen een bepaalde tijd juist een wezenlijk onderdeel van het werk, beoordeel dan zorgvuldig welke aanpassing passend is zonder dat je iets anders gaat meten.

Vraag niet standaard naar een diagnose of eerder ziekteverzuim. Gezondheid mag tijdens een sollicitatie vrijwel nooit onderwerp van onderzoek door de werkgever zijn. Deel een gemaakte praktische afspraak alleen met degenen die deze moeten uitvoeren en zet medische toelichtingen niet in het scoreformulier.

Beoordeel hetzelfde werk, met ruimte voor relevante verduidelijking

Gebruik in de eerste selectie dezelfde criteria en schrijf per criterium het aangetroffen bewijs op. Een ontbrekend detail is niet automatisch bewijs dat iemand iets niet kan. Spreek vooraf af wanneer je aanvullende informatie opvraagt en pas die werkwijze consequent toe.

Werk in gesprekken met dezelfde kernvragen. Relevante vervolgvragen mogen verschillen als je daarmee een antwoord verduidelijkt of een voorbeeld begrijpt. Beoordeel de inhoud aan dezelfde maatstaf. Een kandidaat die een korte denkpauze neemt of weinig oogcontact maakt, scoort daardoor niet vanzelf lager op samenwerken of klantcontact.

Laat beoordelaars eerst zelfstandig noteren wat zij hebben gezien en welke beoordeling daarbij hoort. Bespreek daarna de verschillen. Vraag bij “sterke indruk” of “geen klik” welk concreet, functiegerelateerd gedrag daarmee wordt bedoeld. De gesprekagenda en rolverdeling kun je verder uitwerken met de handleiding voor een gestructureerd sollicitatiegesprek.

Een fictief scoreformulier voor een orderassistent

Een klein handelsbedrijf zoekt een orderassistent. De medewerker moet bestellingen controleren, ontbrekende informatie navragen en vervolgacties overdragen. Het eigen ordersysteem wordt tijdens het inwerken uitgelegd; eerdere ervaring met precies dat pakket is geen selectie-eis.

Iedere kandidaat krijgt een toegankelijke oefening met dezelfde fictieve bestelling en een korte vervolgvraag. De werkgever maakt vooraf duidelijk hoeveel voorbereidingstijd er is en welke hulpmiddelen gebruikt mogen worden. Het gaat om een beperkte selectieopdracht, niet om onbetaald klantwerk.

Onderstaande schaal is een eigen praktisch voorbeeld, geen wetenschappelijk gevalideerd instrument. Per criterium betekent 1 dat het vereiste gedrag onvoldoende is aangetoond ondanks voldoende gelegenheid, 2 dat aan de afgesproken basis wordt voldaan en 3 dat het beschreven extra gedrag is aangetoond. Gebruik NB: niet beoordeelbaar wanneer de informatie of gelegenheid ontbreekt.

Op het formulier staan verder: kandidaatnummer, criterium, feitelijke observatie, score, beoordelaar en open vraag. Het bedrijf heeft vóór de gesprekken afgesproken dat op alle drie de criteria minimaal 2 nodig is. Als meerdere kandidaten daaraan voldoen, weegt nauwkeurige ordercontrole het zwaarst vanwege de fouten die in deze functie moeten worden voorkomen. Die afweging hoort bij dit fictieve werk; neem haar niet blind over voor een andere vacature.

Zo ziet de beoordeling eruit: kandidaat A krijgt 3, 2 en 2. Bij het eerste criterium staat: “Vindt het verschil tussen bestelling en bevestiging, beschrijft het leveringsrisico en stelt controle van beide documenten voor.” Kandidaat B krijgt voorlopig 2, NB en 3: in diens oefening ontbrak door een fout van de werkgever de vervolgvraag over ontbrekende informatie.

De beoordelaars vullen NB niet in met een 1. B krijgt alsnog de ontbrekende vraag onder vergelijkbare omstandigheden en scoort daarop 2. Beide kandidaten voldoen nu aan de ondergrens. De werkgever kiest A op het vooraf vastgelegde belangrijkste criterium. Een opgeteld cijfer zou hier voor beiden 7 opleveren en het relevante verschil verbergen.

Verschillen twee beoordelaars van mening, ga dan terug naar de observaties en de scoreomschrijving. Staat het gedrag niet in de aantekeningen, verzin het niet achteraf. Verzamel zo nodig aanvullend bewijs volgens dezelfde afgesproken route. Leg uit waarom de uiteindelijke beoordeling is aangepast.

Onderbouw het besluit en controleer ook gebruikte software

Formuleer de selectiereden in termen van de functie. Bijvoorbeeld: “Je voldeed aan de drie basiscriteria. De gekozen kandidaat liet op ordercontrole ook zien hoe dezelfde fout voortaan voorkomen kan worden; dat was ons vooraf bepaalde doorslaggevende criterium.” Deel daarbij geen persoonlijke gegevens van andere kandidaten.

Gebruik je een bureau of selectieprogramma, vraag dan welke criteria, filters en afwijsregels worden toegepast. Controleer of die overeenkomen met jouw keuzes en of er een route is voor ontbrekende of verkeerd verwerkte informatie. Je blijft als werkgever verantwoordelijk voor discriminerende selectie door de middelen die je inzet. Een leveranciersclaim over objectiviteit vervangt die controle niet.

Wijs één persoon aan voor vragen of klachten over de procedure. Laat een melding over een onbruikbare test of niet uitgevoerde aanpassing onderzoeken voordat je alleen de bestaande score verdedigt. Noteer wat er is nagegaan en of een nieuwe beoordeling nodig is.

Verbeter na iedere vacature één aantoonbaar knelpunt

Plan na afronding een kort overleg met de betrokken beoordelaars. Kijk waar reacties vandaan kwamen, in welke stap kandidaten afhaakten, welke vragen zij stelden en welke aanpassingen wel of niet goed zijn uitgevoerd. Vraag kandidaten desgewenst hoe zij de procedure konden doorlopen; maak deelname aan die terugkoppeling vrijwillig.

Gebruik de uitkomst om iets concreets te veranderen: een onnodig verplicht veld verwijderen, een afwijsfilter herstellen of meer tijd reserveren voor terugkoppeling. Het aantal sollicitaties alleen vertelt niet of de beoordeling eerlijk verliep. Leid afkomst, gezondheid of andere gevoelige kenmerken niet af uit namen, foto’s of indrukken om zelf een diversiteitslijst bij te houden.

Bewaar alleen noodzakelijke selectiegegevens, met beperkte toegang en een afgesproken verwijdermoment. Vertel kandidaten wat je met hun gegevens doet. Geef bij een aanname de gemaakte werkafspraken door aan de juiste begeleider, zodat een toegezegde aanpassing ook bij de start beschikbaar is.

Veelgestelde vragen