Een inclusieve vacaturetekst schrijven: uitleg en voorbeeld

Een inclusieve vacaturetekst helpt mensen beoordelen of ze het werk kunnen en of de baan bij hun situatie past. Daarvoor hebben ze meer nodig dan de slotzin dat iedereen welkom is. Ze moeten begrijpen wat ze gaan doen, welke kennis echt nodig is, wanneer ze werken, wat je biedt en hoe ze kunnen reageren.

Begin dus bij de inhoud van de functie. Een vriendelijke formulering maakt een onnodige diploma-eis niet minder beperkend. Andersom hoef je een noodzakelijke beroepskwalificatie niet te schrappen om meer kandidaten te trekken. Hieronder vertaal je jouw functie naar een concrete tekst, met voorbeelden en een volledige fictieve vacature. De bredere aanpak van kanalen, toegankelijkheid en selectie staat bij inclusief werven.

Wat maakt een vacaturetekst inclusief?

Een inclusieve vacaturetekst beschrijft relevant werk zonder mensen onnodig buiten te sluiten. Je kiest een herkenbare functienaam, maakt eisen uitlegbaar en spreekt kandidaten rechtstreeks aan met ‘je’. Je veronderstelt niet dat een geschikte collega een bepaalde leeftijd, achtergrond of levensstijl heeft.

Dat heeft ook een juridische kant. Bij werving gelden regels voor gelijke behandeling. Zowel rechtstreeks onderscheid als een ogenschijnlijk neutrale eis die een beschermde groep benadeelt, kan verboden zijn. Er bestaan wettelijke uitzonderingen, maar een voorkeur van de werkgever is niet vanzelf een rechtvaardiging. Laat een twijfelachtige eis toetsen voordat je publiceert.

Inclusief schrijven betekent niet dat iedereen geschikt is voor elke baan. Het betekent dat je de geschiktheid beschrijft aan de hand van het werk. Een kandidaat moet de vacature kunnen lezen zonder eerst te moeten raden of jij met ‘de perfecte match voor ons team’ eigenlijk iemand zoekt die op de huidige medewerkers lijkt.

Begin met het werk, daarna pas met de eisen

Vraag de leidinggevende en iemand die het werk kent om drie tot vijf terugkerende taken te beschrijven. Welke uitkomst moet de nieuwe medewerker leveren? Wat gaat er mis als die taak niet goed wordt uitgevoerd? Gebruik dat om onderscheid te maken tussen wat bij de start nodig is, wat je kunt aanleren en wat slechts een voorkeur is.

Dit is een voorbeeld voor administratief werk, geen algemene norm. In een andere functie kan een specifieke opleiding, registratie of veiligheidskwalificatie juist noodzakelijk zijn. Benoem die dan precies. Vraag niet automatisch een compleet opleidingsniveau als je eigenlijk één vaardigheid nodig hebt.

Beoordeel ook een ervaringsvereiste. Is een bepaald aantal jaren werkelijk nodig, of wil je dat iemand zelfstandig een concrete taak kan uitvoeren? Beschrijf dat laatste waar het een bruikbaar alternatief is. Ervaring uit ander werk, vrijwilligerswerk of een opleiding kan relevant zijn. Beloof alleen dat zulke ervaring meetelt als je haar bij de beoordeling ook daadwerkelijk meeneemt.

Van vage vacaturetaal naar concrete zinnen

Gebruik deze voorbeelden als denkstap. Neem de rechterkolom alleen over als deze bij jouw functie klopt. Je verandert soms niet alleen woorden, maar ook een eis die eerst onvoldoende was doordacht.

Een taaleis hoort bij de werkzaamheden te passen. Voor veel functies is herkomst of accent niet bepalend voor de uitvoering. Voor sommige taken is een hoog taalniveau wel nodig. Leg dan uit bij welke taak dat niveau nodig is, in plaats van een brede eis zonder toelichting te plaatsen.

Wees ook precies met ‘junior’ en ‘senior’. Die woorden kunnen een functieniveau aanduiden. Beschrijf dan de verantwoordelijkheden of begeleiding die daarbij horen. Maak er geen omschrijving van de leeftijd of levensfase van de gewenste kandidaat van.

Maak uren, beloning en werkomstandigheden zichtbaar

‘Flexibele werktijden’ kan betekenen dat de medewerker zelf kiest, maar ook dat jij wisselende inzet verwacht. Schrijf wie waarover beslist. Noem het aantal contracturen, eventuele vaste dagen, avond- of weekenddiensten, de werklocatie en de mogelijkheden voor thuiswerken. Als iets bespreekbaar is, benoem welk onderdeel. Laat kandidaten niet solliciteren op een mogelijkheid die je in de praktijk niet biedt.

Een salarisbandbreedte geeft meer houvast dan een algemeen marktlabel. Vermeld of het bedrag bruto is, op hoeveel uren het is gebaseerd en welke loononderdelen apart komen. Leg uit waarop de inschaling berust. Controleer de werkelijke salarisschaal en een toepasselijke cao voordat je bedragen invult. Een ruime bandbreedte is weinig behulpzaam wanneer vrijwel niemand voor het bovenste deel in aanmerking kan komen.

Dit is praktisch schrijfadvies, geen uitspraak dat iedere werkgever nu een salarisrange in elke vacature moet publiceren. Noem daarnaast de voorwaarden die voor deze baan het verschil maken, zoals roostermogelijkheden, begeleiding of een concrete opleidingsafspraak. Gebruik geen lijst met voordelen die intern nog niet is goedgekeurd.

Beschrijf werkomstandigheden eerlijk. Staat iemand veel, komt er klantcontact bij kijken of wordt er op verschillende locaties gewerkt? Benoem de taken en omstandigheden. Trek daaruit niet zonder meer de conclusie dat alleen iemand zonder beperking het werk kan doen. Een algemene belofte over toegankelijkheid vraagt eveneens om controle: vertel liever wat er concreet mogelijk is.

Volledig voorbeeld: medewerker reserveringen

Fictief voorbeeld. Onderstaande vacature is zelf gemaakt voor een denkbeeldig vergadercentrum. De taken, bedragen en voorwaarden zijn voorbeeldkeuzes, geen marktgegevens of advies over een passende salarisschaal. Vul de velden tussen blokhaken in en pas alle afspraken aan de echte functie, cao en organisatie aan voordat je deze tekst gebruikt.

Medewerker reserveringen | 24–32 uur | Amersfoort

Een klant zoekt een vergaderruimte voor twaalf mensen en wil weten of er ook lunch mogelijk is. Jij bekijkt wat beschikbaar is, vraagt ontbrekende informatie uit en verwerkt de afspraak. Zo weten de klant en onze collega’s wat er is gereserveerd.

Bij [naam vergadercentrum] werk je samen met twee collega’s op de reserveringsafdeling. We zoeken iemand die gegevens zorgvuldig verwerkt en klanten duidelijk verder helpt. De functie staat open voor iedereen die het werk kan uitvoeren, ongeacht onder meer leeftijd, achtergrond of gender.

Dit ga je doen

• Je beantwoordt vragen per telefoon en e-mail over ruimtes, beschikbaarheid en voorzieningen.
• Je controleert per aanvraag de datum, het aantal deelnemers en de gewenste opstelling.
• Je verwerkt reserveringen en wijzigingen in ons systeem en stuurt de klant een bevestiging.
• Je geeft wijzigingen door aan collega’s die de ruimtes voorbereiden. Past een aanvraag niet binnen de gewone afspraken, dan overleg je met de teamleider.

Er kunnen meerdere aanvragen tegelijk binnenkomen. Je bespreekt met je collega wat eerst moet gebeuren. Je hoeft een afwijkende prijs of een ingewikkelde planningsvraag niet zonder overleg op te lossen.

Dit breng je mee

• Je kunt informatie uit een aanvraag vergelijken met een planning en merkt het op als gegevens ontbreken.
• Je kunt in het Nederlands klantvragen bespreken en begrijpelijke bevestigingen schrijven. Dat is de taal waarin wij deze klanten helpen.
• Je kunt gegevens invoeren en terugvinden op een computer en vraagt om uitleg wanneer iets onduidelijk is.

Voor deze functie vragen we geen specifiek diploma of een vast aantal jaren werkervaring. Je mag met voorbeelden uit betaald werk, vrijwilligerswerk of je opleiding laten zien wat je kunt. Ervaring met ons reserveringssysteem is niet nodig. Een collega leert je tijdens werktijd hoe het systeem werkt en welke afspraken voor onze zalen gelden.

Dit bieden we

• Een contract voor een jaar, voor 24 tot 32 uur per week. De startdatum spreken we samen af.
• Een salaris van € 2.850 tot € 3.350 bruto per maand bij 36 uur per week, naar rato van je contracturen. Vakantiegeld komt daar bovenop. Binnen deze voorbeeldbandbreedte hangt de inschaling af van relevante kennis en vaardigheden voor de functie.
• 8% vakantiegeld en 180 vakantie-uren per jaar bij 36 uur per week, naar rato bij minder contracturen.
• Drie of vier werkdagen per week, afhankelijk van je contracturen. Je werkt op locatie, binnen de openingstijden van maandag tot en met vrijdag tussen 08.30 en 17.30 uur. Je vaste werkdagen en begin- en eindtijden spreken we vooraf af. Voor deze functie zijn er geen avond- of weekenddiensten.
• Een vaste collega voor het inwerken en iedere week een moment om vragen en lastige aanvragen te bespreken.

Zo kun je reageren

Stuur uiterlijk [sluitingsdatum] een e-mail naar [e-mailadres] met een cv óf een kort overzicht van relevante werkzaamheden. Beantwoord daarbij twee vragen: wanneer heb je gegevens zorgvuldig moeten controleren, en hoe heb je iemand geholpen met een onduidelijke vraag? Een aparte motivatiebrief, foto of video is niet nodig.

Je ontvangt binnen vijf werkdagen na de sluitingsdatum een reactie. We beoordelen de voorbeelden op de drie punten onder ‘Dit breng je mee’. Geselecteerde kandidaten krijgen een gesprek van ongeveer 45 minuten met een collega en de teamleider. Daarbij hoort een oefening van ongeveer twintig minuten met een verzonnen reserveringsaanvraag. Je krijgt vooraf uitleg over de oefening. Daarna laten we binnen vijf werkdagen weten wat de vervolgstap is.

Heb je een vraag over het werk, of heb je een andere vorm nodig om te reageren of aan het gesprek deel te nemen? Neem contact op met [naam contactpersoon] via [telefoonnummer] of [e-mailadres]. We bespreken wat passend is. Het gesprek kan plaatsvinden in een gelijkvloerse ruimte; een online gesprek is ook bespreekbaar.

Wat moet je aan het voorbeeld aanpassen?

Controleer eerst of de combinatie van taken, uren en begeleiding uitvoerbaar is. In dit voorbeeld mag iemand het reserveringssysteem nog leren, omdat er een vaste begeleider beschikbaar is. Heb je die tijd niet georganiseerd, dan klopt de belofte niet. Los dat op voordat je haar in de vacature zet.

Controleer vervolgens de aansluiting tussen de eisen en de sollicitatieopdracht. Je vraagt hier om nauwkeurigheid, klantcommunicatie en eenvoudige digitale handelingen. Een selectie op een opvallende motivatiebrief of op gezelligheid zou daar niet bij aansluiten. Maak de tekst ook bekend aan iedereen die sollicitaties beoordeelt.

Neem ten slotte de organisatiegebonden informatie op die kandidaten nodig hebben, bijvoorbeeld de toepasselijke cao, pensioenregeling, reiskostenregeling of fysieke bereikbaarheid. Gebruik de echte afspraken. De voorbeeldbedragen vervangen geen controle van je eigen beloningsbeleid.

Laat een buitenstaander de tekst terugvertellen

Geef je concept aan iemand die de functie niet kent. Vraag die persoon om in eigen woorden uit te leggen wat het werk inhoudt, welke eisen noodzakelijk zijn, wanneer er wordt gewerkt en hoe solliciteren gaat. Onzekerheid op die punten is een reden om de tekst te verduidelijken.

• Schrap onverklaarde vaktaal. Een interne systeemnaam of afkorting helpt weinig als je het gebruik toch gaat aanleren.
• Controleer iedere eis. Kun je aanwijzen bij welke taak die nodig is? Zo niet, heroverweeg de eis.
• Vergelijk alle versies. Op je website, vacatureplatform en sociale bericht moeten uren, voorwaarden en sluitingsdatum elkaar niet tegenspreken.
• Test de reactieoptie. Werkt het e-mailadres of formulier, en kan de genoemde contactpersoon vragen beantwoorden?
• Beoordeel de beloftes. Zijn begeleiding, reactietermijnen en bespreekbare aanpassingen daadwerkelijk georganiseerd?

Een taaltool kan onduidelijke woorden signaleren, maar stelt niet vast of een eis noodzakelijk is of een arbeidsvoorwaarde klopt. Een aanduiding als ‘m/v/x’ kan verduidelijken dat de functie voor iedereen openstaat; zij herstelt geen uitsluitende eisen verderop. Loop daarom de inhoud na, niet alleen de woordkeuze.

Veelgestelde vragen