Proeftijd afspreken en beoordelen: regels en een praktische planning

De laatste week van de proeftijd breekt aan. Je collega die de nieuwe medewerker begeleidt is vrij, er staat nog geen evaluatie gepland en je weet niet precies wanneer de proeftijd afloopt. Dat is een lastig moment om een besluit te nemen. Bovendien helpt een zorgvuldige beoordeling je niet als het proeftijdbeding zelf ongeldig is.

Regel daarom twee dingen vóór de start: controleer of jullie een geldige proeftijd kunnen afspreken en plan hoe je binnen die periode het werk gaat beoordelen. Deze aanpak is bedoeld voor een kleine werkgever die iemand rechtstreeks in dienst neemt. Voor het volledige contract gebruik je de stappen voor een arbeidsovereenkomst opstellen.

Hoe lang mag de proeftijd duren?

Een proeftijd geldt niet automatisch. Je moet haar overeenkomen, en de toegestane duur hangt af van het arbeidscontract. Dit zijn de wettelijke uitgangspunten:

Lees de toepasselijke cao voordat je een termijn invult. De cao kan zelf een regeling bevatten of grenzen aan jullie afspraak stellen. Het verbod bij een contract van maximaal zes maanden verdwijnt niet door een cao. Een individuele afspraak dat jullie allebei twee maanden handig vinden, maakt een te lange proeftijd evenmin geldig.

Een ongeldig beding wordt niet vanzelf teruggebracht tot de toegestane duur. Staat er zonder geldige afwijkingsmogelijkheid twee maanden proeftijd in een jaarcontract, dan kun je dus niet aannemen dat je in ieder geval de eerste maand vrij kunt opzeggen. De arbeidsovereenkomst kan ondertussen gewoon bestaan.

Controleer de afspraak vóór de eerste werkzaamheden

Leg de proeftijd schriftelijk vast en zorg dat duidelijk is dat de werknemer ermee heeft ingestemd. De duur moet voor werkgever en werknemer gelijk zijn. Werk praktisch naar een door beide partijen ondertekende overeenkomst vóór de start. Een mondelinge afspraak alleen is onvoldoende. Staat het beding in een cao of ander document, controleer dan of die regeling daadwerkelijk geldt en rechtsgeldig onderdeel van de afspraken is.

Gebruik deze controlelijst bij het definitieve aanbod:

• Contractduur: kloppen de omschrijving, ingangsdatum en einddatum met elkaar? Een contract dat je als “zes maanden” aanbiedt, krijgt niet veilig een proeftijd door ongemerkt enkele dagen aan de einddatum toe te voegen.
• Regeling: welke cao en welk artikel zijn van toepassing? Leg vast waarom een eventuele afwijking is toegestaan.
• Afspraak: waar staat de proeftijd, hoe lang duurt zij en waaruit blijkt de instemming?
• Eerder werk: heeft de medewerker deze of vergelijkbare werkzaamheden al voor jou verricht, rechtstreeks of via een andere werkgever?
• Kalender: welke datum geldt als begin, wat is de laatste dag en wie controleert die berekening?
• Verantwoordelijke: wie mag beslissen, wie begeleidt en wie neemt het over bij afwezigheid?

Laat iemand niet alvast werken terwijl het proeftijdbeding nog geregeld moet worden. Als de medewerker feitelijk eerder begint met werkzaamheden die bij de functie horen, kan de proeftijd ook eerder gaan lopen. Inwerken, een werkoverdracht of een inhoudelijke training kan daarbij meetellen. De naam “kennismakingsdag” beslist dat niet. Een korte algemene kennismaking is ook niet zonder meer hetzelfde als werken; de feitelijke activiteiten en afspraken zijn bepalend.

Is iemand al begonnen zonder duidelijke schriftelijke afspraak, los dat dan niet op door een eerdere ondertekeningsdatum in te vullen. Laat beoordelen wat daadwerkelijk is overeengekomen voordat je je op een proeftijd beroept.

Een nieuw contract geeft niet altijd een nieuwe proeftijd

Bij een opvolgend contract met dezelfde werkgever is een nieuwe proeftijd in beginsel verboden. De uitzondering betreft een functie die duidelijk andere vaardigheden of verantwoordelijkheden vereist. Een hogere functienaam, andere werkplek of salarisverhoging bewijst dat niet. Beschrijf de werkelijke verandering en laat bij twijfel toetsen of die uitzondering past.

Ook bij opvolgend werkgeverschap kan een proeftijd uitgesloten zijn. Denk aan iemand die eerst via een uitzendbureau hetzelfde werk bij je deed en daarna rechtstreeks in dienst komt. Alleen een andere naam boven het contract maakt de medewerker niet opnieuw onbeoordeeld. Laat bij eerdere uitzendperioden, een werkgeverswisseling binnen een groep of andere voortzetting van hetzelfde werk de voorgeschiedenis controleren.

Een praktische vraag aan de medewerker is: “Voor welke werkgevers heb je dit werk hier eerder gedaan, in welke perioden en met welke taken?” Gebruik het antwoord om de afspraak te controleren. Maak er geen verzoek om een volledig privé- of medisch verleden van.

Leg de laatste dag vast en plan je besluit eerder

Reken in de overeengekomen kalenderperiode, niet in gewerkte dagen. Een maand is niet hetzelfde als vier weken. Een parttimer krijgt door minder werkdagen geen langere proeftijd. Ziekte verlengt de proeftijd evenmin. Ook een vakantie van de begeleider geeft je geen extra beoordelingstijd.

Fictief datumvoorbeeld: een medewerker begint op 1 november 2026 met een geldige proeftijd van één maand en heeft niet eerder werkzaamheden verricht. Die proeftijd loopt tot en met 30 november 2026. Zet niet alleen 30 november in je agenda, maar bijvoorbeeld ook 23 november als beslisdatum. Zo blijft tijd over voor een gesprek, controle van een twijfelgeval en een aantoonbaar tijdige mededeling.

Controleer een afwijkende startdatum of onduidelijke formulering afzonderlijk. Ga er niet vanuit dat een einddatum die onhandig valt, verschuift naar de volgende werkdag. Plan het besluit zo dat je niet afhankelijk wordt van iemand die op de laatste avond zijn e-mail nog moet ontvangen.

Beoordeel enkele kerntaken die echt te zien zijn

Een proeftijd is te kort om alles over iemands toekomstige functioneren te weten. Kies daarom vóór de start een paar belangrijke werkzaamheden die de medewerker in deze periode redelijkerwijs kan uitvoeren. Spreek af welke uitleg, hulpmiddelen en begeleiding nodig zijn. Verwacht niet dat een starter meteen even snel werkt als een ervaren collega.

Onderstaand voorbeeld gaat over een fictieve medewerker binnendienst met een jaarcontract en een geldige proeftijd van één maand. De werkgever wil zien of de medewerker standaardaanvragen zorgvuldig kan verwerken, grenzen herkent en werk overdraagt. De invulling is een praktisch voorbeeld, geen gevalideerde beoordelingstest.

Maak vervolgens een kleine planning die past bij de daadwerkelijke werkdagen:

1. Eerste werkdag: bespreek de kerntaken, bereikbaarheid van de begeleider en evaluatiemomenten. Vraag ook wat de medewerker nodig heeft om te kunnen beginnen.
2. Eind van de eerste werkweek: bekijk enkele uitgevoerde aanvragen. Controleer eerst of de instructies en toegangen op orde waren. Geef één of twee concrete verbeterpunten.
3. Halverwege: laat vergelijkbaar werk opnieuw uitvoeren. Bespreek de ontwikkeling en noteer wat nog niet is gezien. Plan ontbrekende, relevante observaties direct in.
4. Ruim vóór de laatste dag: bespreek de bevindingen met de medewerker en neem het besluit. Laat een juridisch twijfelgeval niet wachten op dit gesprek als het probleem al eerder bekend is.

Bij een proeftijd van twee maanden kun je extra observatiemomenten plannen. Schuif de eerste terugkoppeling niet door naar week zeven. Deze planning gaat over de beoordeling tijdens de proeftijd; het bredere inwerken en leren gaat ook daarna door.

Schrijf op wat je zag, welke hulp er was en wat veranderde

“Past niet in het team” zegt weinig. Een bruikbare aantekening beschrijft de taak, de datum, de gegeven instructie, het waargenomen gedrag en de reactie van de medewerker. Bespreek een probleem wanneer het optreedt, zodat je een misverstand of ontbrekende uitleg nog kunt herstellen.

Fictieve notitie: “Bij twee aanvragen ontbrak de afleverdatum. Op 6 november hebben we de controlelijst samen doorgenomen. Bij de drie op 10 november gecontroleerde aanvragen was de datum ingevuld. Eén afwijkende levervraag is vóór een toezegging aan de begeleider voorgelegd.” Dat laat zowel het aandachtspunt als de ontwikkeling zien. “Slordig persoon, waarschijnlijk niet geschikt” doet dat niet.

Hanteer voor jezelf drie beschrijvingen: voldoende gezien, nog onvoldoende gezien en niet kunnen beoordelen. Voeg bij elke beschrijving de concrete reden toe. Wanneer de medewerker een taak nooit kreeg of de software niet werkte, ontbreekt informatie. Dat is iets anders dan aantoonbaar onvoldoende werk leveren. Kijk of je de ontbrekende observatie nog binnen de resterende tijd kunt organiseren.

Vraag de medewerker om een reactie en voeg relevante aanvullingen toe. Bewaar alleen noodzakelijke werkgerelateerde notities, beperk de toegang en leg geen eigen medische verklaringen vast. De inrichting daarvan hoort bij je personeelsdossier. Een dik dossier of totaalcijfer is geen voorwaarde voor een proeftijdontslag en maakt een verboden reden niet toegestaan.

Ziekte en zwangerschap vragen een zorgvuldige afweging

Een geldige proeftijd kan ook tijdens ziekte worden beëindigd. De proeftijd wordt door ziekte niet opgeschort of verlengd. Maar die mogelijkheid geeft geen vrijbrief voor discriminatie. Zwangerschap, zwangerschapsgerelateerde klachten of verlof mogen geen reden voor het ontslag zijn. Ook het verbod op onderscheid wegens handicap of chronische ziekte blijft relevant.

Het is daarom onjuist om alle ziektegevallen op één hoop te gooien. “Ziek, dus ontslaan mag nooit” en “proeftijd, dus iedere reden mag” zijn allebei te eenvoudig. Laat een voorgenomen besluit toetsen wanneer ziekte, een beperking, zwangerschap of een gevraagde aanpassing ermee samenhangt. Kijk daarbij ook naar eventuele verplichtingen om doeltreffende aanpassingen te onderzoeken. Verzin achteraf geen functioneringsreden om een ander motief te verbergen.

Bij afwezigheid kun je minder werk hebben gezien. Noteer die beperking eerlijk. Je kunt de wettelijke grenzen niet omzeilen door samen een extra proefmaand af te spreken. Beslis binnen de geldige periode op basis van wat je verantwoord kunt vaststellen, of laat het dienstverband doorlopen onder de bestaande afspraken.

Bij beëindiging moet de mededeling op tijd aankomen

Tijdens een geldige proeftijd kunnen beide partijen met onmiddellijke ingang opzeggen. Er is geen opzegtermijn en geen voorafgaande toestemming van UWV of de kantonrechter nodig. De gebruikelijke eis van een redelijke ontslaggrond en de herplaatsingstoets gelden hier niet. Een intern besluit om te stoppen beëindigt de overeenkomst echter nog niet.

De opzegging moet de werknemer binnen de proeftijd bereiken. Alleen kunnen aantonen dat je een brief of e-mail hebt verstuurd is niet altijd voldoende. Een mondelinge opzegging kan geldig zijn, maar levert gemakkelijk discussie op over wat wanneer is gezegd. Voer het gesprek tijdig, deel het besluit ondubbelzinnig mee en bevestig het direct schriftelijk. Bewaar bewijs van de mededeling en ontvangst. Een handtekening voor akkoord van de werknemer is geen voorwaarde voor een eenzijdige opzegging.

Controleer bij de afronding:

• Geldigheid en tijd: bestaat er werkelijk een geldige proeftijd en is die nog niet voorbij?
• Besluit en reden: waarom beëindig je het dienstverband en speelt er geen verboden onderscheid of ander mogelijk misbruik?
• Mededeling: wie zegt op, wanneer eindigt de overeenkomst en hoe leg je vast dat het bericht tijdig is aangekomen?
• Schriftelijke motivering: vraagt de werknemer om de reden, geef die dan schriftelijk. Gebruik de werkelijke reden; verander het verhaal niet omdat er vragen komen.
• Afwikkeling: laat loon, vakantiegeld, resterende vakantieaanspraken en een eventuele transitievergoeding controleren. Regel bedrijfsmiddelen, toegangen en noodzakelijke overdracht.

Ook een kort dienstverband kan bij beëindiging door de werkgever recht op een transitievergoeding geven. Veronderstel dus niet dat ontslag in de proeftijd kosteloos is. Is de werknemer ziek bij uitdiensttreding, stem dan met de salaris- of verzuimverantwoordelijke af welke ziek-uit-dienstmelding en verdere acties nodig zijn.

Is de proeftijd verstreken, ongeldig of betwist, handel dan niet alsof zij nog geldt. Laat eerst de juiste beëindigingsroute beoordelen. Achteraf dateren of een verstreken proeftijd opnieuw laten beginnen herstelt dat probleem niet.

Bij doorgaan blijft de arbeidsovereenkomst bestaan

Je hoeft de medewerker na een geslaagde proeftijd niet opnieuw aan te nemen. De arbeidsovereenkomst bestaat al, inclusief loon en overige arbeidsvoorwaarden. Zonder beëindiging loopt die door volgens de gemaakte afspraken. Een tijdelijk contract wordt door het verstrijken van de proeftijd niet automatisch een vast contract.

Sluit de evaluatie af met een korte bevestiging dat jullie doorgaan, wat goed gaat en welke begeleiding nog nodig is. Zet een volgend werkgesprek in de agenda. Als er twijfel over een leerbaar onderdeel overblijft, maak dan een gewone ontwikkelafspraak. Noem die geen verlengde proeftijd en suggereer niet dat de bijzondere opzeggingsmogelijkheid daarmee blijft bestaan.

Veelgestelde vragen