Een UWV-proefplaatsing aanvragen

Heb je een concrete functie voor iemand met een UWV-uitkering, maar is nog onzeker of die persoon het werk aankan? Dan kan een proefplaatsing passend zijn. De kandidaat vraagt toestemming aan bij UWV. Als werkgever lever je de afspraken over het werk aan en onderteken je de aanvraag en intentieverklaring. Begin pas wanneer UWV toestemming heeft gegeven, voor de periode en het werk waarvoor die toestemming geldt.

Dit artikel helpt je de aanvraag samen te organiseren. Voor de afweging of dit instrument bij de situatie past, lees je de uitleg over een proefplaatsing. Een aanvraag is geen manier om iedere nieuwe medewerker eerst zonder loon te laten werken.

Controleer eerst of jullie een uitvoerbaar voorstel hebben

De aanvraag moet gaan over een echte mogelijkheid om aansluitend in dienst te komen. Bij goed functioneren heb je de serieuze intentie een arbeidsovereenkomst aan te bieden van minimaal zes maanden, voor minstens evenveel uren als tijdens de proefplaatsing. Daarin komt geen proeftijd of uitzendbeding. Als je slechts tijdelijk extra handen nodig hebt en geen vervolgcontract kunt bieden, past deze route niet.

Bespreek vóór het invullen ook deze punten:

• De uitkering en de noodzaak. Controleer met de kandidaat of de UWV-route van toepassing is. UWV beoordeelt of een proefplaatsing nodig is; overeenstemming tussen jullie is niet voldoende. Een gemeentelijke uitkering heeft een andere route.
• Het eerdere werk bij jouw bedrijf. Meld of de kandidaat hier eerder dezelfde functie of een proefplaatsing heeft gehad, ook bij een rechtsvoorganger. Bij een eerdere proefplaatsing kan alleen UWV beoordelen of veranderde omstandigheden een nieuwe rechtvaardigen.
• De duur. Uitgangspunt is twee maanden. Denk je dat meer tijd nodig is, onderbouw dit dan in de aanvraag. UWV beslist over een langere duur, tot maximaal zes maanden.
• De verzekering. Zorg voor een aansprakelijkheidsverzekering voor de kandidaat tijdens de proefplaatsing. Laat de verzekeraar bevestigen dat de beoogde situatie onder de dekking valt; alleen aannemen dat de bestaande polis voldoende is, lost dit niet op.
• De praktische kosten. Spreek bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding af. Een vergoeding van gemaakte onkosten is iets anders dan loon voor het werk.

Hanteer geen oude regel dat iemand eerst drie maanden WW moet ontvangen: sinds de beleidsregels van 2023 is proefplaatsing ook binnen die eerste maanden mogelijk. Dat maakt toestemming nog niet vanzelfsprekend. Bij een Ziektewet-uitkering weegt UWV onder meer mee of de voorgenomen proefplaatsing de verwachte resterende duur van die uitkering overschrijdt.

Maak samen één aanvraagblad klaar

Onderstaand blad is een hulpmiddel voor jullie voorbereiding, geen vervanging van het officiële formulier en geen verplichte bijlagenlijst. Gebruik het om tegenstrijdige afspraken te vinden voordat de kandidaat indient. Neem in het formulier alleen de gevraagde gegevens op en volg eventuele aanvullende instructies van UWV.

Schrijf de reden in termen van het werk. Bijvoorbeeld: ‘We willen beoordelen of de afgesproken combinatie van orderinvoer en telefonisch klantcontact uitvoerbaar is met de voorgestelde taakverdeling en begeleiding.’ Dat is concreter dan ‘we willen eerst zien of het klikt’. Het is een voorbeeld van formuleren, geen reden waarmee UWV automatisch instemt.

Een medische brief hoort niet standaard bij dit gezamenlijke werkblad. Heeft UWV medische informatie nodig, laat de kandidaat die via de daarvoor aangewezen route aanleveren. Beperk wat je onderling deelt tot wat nodig is voor de aanvraag en de werkafspraken.

Zo verdelen jullie het invullen, ondertekenen en indienen

1. De kandidaat opent de actuele aanvraag. Gebruik de link ‘Aanvraag proefplaatsing’ op de UWV-pagina over proefplaatsing. Deze leidt naar Mijn UWV. De kandidaat gebruikt de eigen toegang; de werkgever hoeft geen persoonlijke inloggegevens over te nemen.
2. De kandidaat vult het formulier in en stuurt het naar de werkgever. Controleer samen of functie, uren, periode en vervolgcontract overeenkomen met jullie afspraken. De werkgever vult de eigen benodigde informatie aan en ondertekent de aanvraag en intentieverklaring.
3. De werkgever geeft het ondertekende formulier terug. Spreek hiervoor een concrete datum af. Een handtekening bij de werkgever betekent nog niet dat UWV de aanvraag heeft.
4. De kandidaat dient de complete, ondertekende aanvraag bij UWV in. Volg de verzendinstructie die bij de eigen aanvraag hoort. Bewaar de beschikbare verzend- of ontvangstbevestiging en een kopie van wat is ingediend.
5. Jullie zetten de aanvraag op ‘in behandeling’. Leg datum en referentie vast en spreek af hoe de kandidaat een vraag of beslissing van UWV snel met de werkgeverscontactpersoon bespreekt.

De openbare UWV-instructie noemt voor de gewone route het uploaden van het getekende formulier bij een bericht in de Werkmap. Voor iemand met een Ziektewet-uitkering noemt UWV het toevoegen aan het online formulier. Er is ook een postroute. Gebruik de actuele instructie bij de aanvraag voor de juiste bestemming. Lukt online invullen niet, neem dan contact op met UWV; stuur de aanvraag niet op goed geluk naar een algemeen e-mailadres.

Let op bij WW na werk bij overheid of onderwijs. Daarvoor heeft UWV een afzonderlijk formulier: ‘Aanvragen toestemming proefplaatsing tijdens WW als u werkte bij de overheid of in het onderwijs’. De kandidaat laat ook hier het werkgeversdeel invullen en ondertekenen en uploadt de ondertekende pdf via die aanvraagroute. Gebruik dus niet automatisch de gewone Werkmap-route.

Bij een uitzendbureau of detacheerder moet ook duidelijk zijn dat de inlener weet dat de kandidaat zonder loon en met behoud van uitkering werkt. Neem dit mee bij het organiseren van de aanvraag; laat de betrokken partijen hun afspraken niet alleen onderling in een los bericht bewaren.

Wacht op toestemming en controleer wat UWV heeft beslist

UWV laat meestal binnen twee weken weten of de proefplaatsing mag. Soms duurt het langer, bijvoorbeeld omdat nader onderzoek nodig is. Zie die twee weken als een gebruikelijke reactietijd, niet als een gegarandeerde starttermijn. Een ontvangstbevestiging, een positieve indruk na een gesprek of het uitblijven van bericht is geen toestemming.

Blijft een beslissing uit, laat de kandidaat nagaan of de aanvraag is ontvangen en compleet is. Neem vervolgens met de aanvraagdatum en eventuele referentie contact op met UWV. Vraag of aanvullende informatie ontbreekt en hoe het vervolg eruitziet. Schuift de gewenste start hierdoor op, stem dan af wat dat betekent voor de aanvraag. Ga niet alvast onbetaald aan het werk onder de naam proefplaatsing.

Controleer bij toestemming samen de toegestane periode en voorwaarden. Vergelijk die met het rooster, de verzekering en beschikbare begeleiding. Wijkt het besluit af van het voorstel, bespreek dat vóór de start met UWV. Bij afwijzing staat de reden in de brief aan kandidaat en werkgever. Laat de kandidaat de vervolgmogelijkheden in die beslissing bekijken; pas niet alleen de naam van het traject aan om toch zonder toestemming te beginnen.

Fictieve tijdlijn: een geplande start blijft voorlopig

Een administratiekantoor en een kandidaat met een UWV-uitkering willen een proefplaatsing van 24 uur per week voorbereiden. De werkgever heeft bij goed functioneren een contract van acht maanden voor 24 uur op het oog. De gewenste start is maandag 2 november 2026. Dit is een planningsvoorbeeld, geen toezegging dat UWV de proefplaatsing toestaat.

• 9 oktober: ze beschrijven de taken, de open werkvraag en de begeleiding. De werkgever controleert de aansprakelijkheidsdekking en legt de beoogde contracturen vast.
• 12 oktober: de kandidaat vult de actuele aanvraag in. De werkgeverscontactpersoon controleert en ondertekent het eigen deel en de intentieverklaring.
• 13 oktober: de kandidaat dient de complete aanvraag in en bewaart de bevestiging. Beide partijen noteren wie eventuele vragen opvolgt.
• 27 oktober: als er nog geen beslissing is, vraagt de kandidaat naar de stand van de aanvraag en eventuele ontbrekende informatie. De start op 2 november blijft voorlopig.
• Vóór de eerste werkdag: alleen met ontvangen toestemming en passende afspraken wordt de start bevestigd. Ontbreekt toestemming op 2 november, dan begint de kandidaat die dag niet aan de proefplaatsing. Een verschoven start wordt met UWV afgestemd.

De termijn van twee weken is hier een moment om navraag te doen. De werkgever heeft de kandidaat daardoor niet afhankelijk gemaakt van een rooster waarin al zeker op diens inzet wordt gerekend.

Meld wijzigingen en rond de proefplaatsing bewust af

Spreek bij de start af dat de kandidaat ziekte direct aan jou doorgeeft en tijdig bij UWV meldt volgens de regels van de eigen uitkering. Verleng de periode niet zelfstandig. UWV kan bij ziekte verlengen met de duur van de ziekteperiode, binnen het maximum van zes maanden. Vakantie geeft geen recht op zo’n verlenging.

Bespreek ook een andere functie, gewijzigde uren, een verschoven start of voortijdig stoppen met UWV. Ga er niet van uit dat toestemming voor het oorspronkelijke voorstel automatisch voor de gewijzigde situatie geldt. Houd de kandidaat bij die afstemming betrokken en noteer welke bevestiging jullie ontvangen.

Beslis vóór het einde van de toegestane periode over het vervolg. Bij goed functioneren werk je de afgesproken arbeidsovereenkomst uit, met minimaal zes maanden en minstens de proefplaatsingsuren, zonder proeftijd of uitzendbeding. De kandidaat geeft de start van betaald werk door aan UWV volgens de regels van de uitkering. Bij eerder beginnen aan een dienstverband houdt de proefplaatsing op. Komt er geen contract, bespreek de concrete reden met de kandidaat en stem de afronding met UWV af; laat de onbetaalde periode niet vanzelf doorlopen.

Veelgestelde vragen