Een stagiair aannemen: leerplaats, afspraken en een praktisch stageplan

Een stagiair aannemen begint met de vraag wat iemand bij jouw bedrijf kan leren. Pas daarna bepaal je de werkzaamheden, de periode en de beschikbare plek. Als je vooral iemand nodig hebt die zelfstandig een rooster vult of een achterstand wegwerkt, moet je eerst onderzoeken of je een werknemer zoekt.

Een goede stage kan nieuwe kennis en een toekomstige collega opleveren. Daar staat begeleiding tegenover: uitleg geven, werk controleren, feedback bespreken en contact houden met de opleiding. Deze gids helpt je een stageplaats voor een mbo-, hbo- of wo-student in Nederland in te richten. Je krijgt een voorbereidingslijst en een fictief stageplan dat je samen met de opleiding kunt aanpassen.

1. Bepaal of je een leerplaats kunt aanbieden

Bij een stage moet leren centraal staan. De stagiair mag geen gewone werknemer vervangen. Dat betekent niet dat elk nuttig resultaat verboden is: leren kan juist plaatsvinden tijdens echt werk. Het verschil zit in het doel en de inrichting. Heeft de student ruimte om te oefenen, krijgt die begeleiding en passen de taken bij afgesproken leerdoelen?

Vergelijk twee situaties. Een student leert klantvragen analyseren, maakt conceptantwoorden en bespreekt die met een begeleider voordat ze worden verstuurd. Dat is anders dan een student alleen achter de klantenservice zetten omdat een medewerker is vertrokken. Een stagecontract verandert die tweede situatie niet vanzelf in een leerplaats. Als feitelijk sprake is van gewoon werk, kunnen een arbeidsovereenkomst en recht op het minimumloon aan de orde zijn.

Beantwoord vóór de werving deze vragen:

• Wat kan de student hier leren? Noem concrete taken en vaardigheden die aansluiten op de opleiding.
• Wie geeft begeleiding? Wijs een deskundige begeleider en een vervanger aan. Reserveer ook echt tijd in hun planning.
• Wat gebeurt er bij fouten? Bepaal welke controle nodig is voordat werk naar een klant gaat of gevolgen heeft voor anderen.
• Blijft het werk uitvoerbaar zonder de student? Maak je normale bezetting niet afhankelijk van een stagiair die nog moet leren.
• Is de plek financieel en praktisch geregeld? Denk aan vergoeding, onkosten, materialen, begeleiding, administratie en verzekeringsdekking.

Ook een eenmanszaak kan een stageplaats bieden, mits de begeleiding en leeromgeving voldoen. Bespreek met de opleiding of jouw werksituatie geschikt is. Ben je vaak buiten de deur en blijft de student zonder hulp achter, dan moet je eerst de begeleiding oplossen.

2. Maak onderscheid tussen BOL, BBL, hbo en wo

Vraag naar de opleiding, het leerjaar, de onderwijsroute en de stageopdracht. Alleen ‘mbo-student’ of ‘afstudeerder’ is te weinig informatie. De route bepaalt welke overeenkomst en begeleiding je moet voorbereiden.

Behandel een BBL-leerbaan dus niet als een BOL-stage met alleen een kleine stagevergoeding. Bij een arbeidsovereenkomst hoort loon. Controleer de toepasselijke cao en de actuele minimumloonregels voor BBL; afhankelijk van de leeftijd kunnen andere bedragen gelden. De praktijkovereenkomst regelt het opleidingsdeel en vervangt het arbeidscontract niet. Voor dat laatste kun je de controlelijst voor een arbeidsovereenkomst opstellen gebruiken.

Bij een afstudeeropdracht moet je vooraf weten of je de benodigde informatie kunt delen. Een student die alleen geanonimiseerde cijfers mag zien, kan niet altijd dezelfde onderzoeksvraag beantwoorden als iemand met toegang tot de volledige administratie. Spreek af welke gegevens de opleiding voor de beoordeling ontvangt en welke vertrouwelijk blijven.

Voor mbo: controleer de erkenning bij SBB

Mbo-studenten volgen hun beroepspraktijkvorming bij een erkend leerbedrijf. Controleer niet alleen óf je erkend bent, maar ook voor welke opleiding of kwalificatie. Een erkenning voor een andere opleiding is niet automatisch voldoende voor de nieuwe plaatsing.

Je moet onder meer passende leertaken, een fysiek en sociaal veilige leerplaats en voldoende deskundige begeleiding bieden. De praktijkopleider moet aantoonbaar beschikken over passende deskundigheid of een vakinhoudelijk niveau dat minimaal gelijkwaardig is aan de opleiding van de student. Verder werk je samen met school en SBB en gelden afspraken over vermelding in het openbare register. Voor bepaalde kwalificaties zijn aanvullende eisen van toepassing.

Gebruik de aanvraagroute van SBB om erkenning aan te vragen of uit te breiden. Bespreek met de adviseur de werkzaamheden die werkelijk op jouw locatie plaatsvinden. Plan de start pas wanneer erkenning en schoolafspraken in orde zijn; alleen een ingediende aanvraag is nog geen erkenning.

3. Zoek een student bij de leeropdracht

Stuur de stagecoördinator van een passende opleiding een korte beschrijving van je bedrijf, de beschikbare werkzaamheden, periode, begeleider en vergoeding. Vraag of de plaats bij het niveau en programma aansluit. Mbo-plekken kun je ook via Stagemarkt aanbieden; voor BBL-leerbanen is er Leerbanenmarkt. Hbo- en wo-opleidingen hebben vaak een eigen stagebureau of platform.

Schrijf de vacature vanuit wat iemand gaat leren. Vermeld welke kennis bij de start nodig is en wat je tijdens de stage uitlegt. ‘Volledig zelfstandig verantwoordelijk voor onze marketing’ past slecht bij een student die het vak nog moet leren. Benoem daarnaast werkdagen, locatie, begeleiding, stagevergoeding en onkostenafspraken, zodat kandidaten vooraf kunnen beoordelen of de plek haalbaar is.

Bespreek in het kennismakingsgesprek de leerdoelen en laat de student een eerdere schoolopdracht toelichten. Vraag wat goed ging, welke feedback de student kreeg en wat die daarna veranderde. Vergelijk kandidaten op relevante criteria en bied dezelfde uitleg over de stage. Stagediscriminatie is verboden; een persoonlijke ‘klik’ is onvoldoende onderbouwing voor een keuze.

Sommige mbo-opleidingen koppelen studenten rechtstreeks aan een leerbedrijf. Stem daarom eerst met school af hoe de plaatsing verloopt, voordat je een eigen sollicitatieprocedure oplegt.

4. Werk de leerdoelen uit in een uitvoerbaar stageplan

Neem de leerdoelen en beoordelingscriteria van de opleiding als vertrekpunt. Vertaal elk doel naar een oefentaak, beschikbare hulp en een manier om voortgang zichtbaar te maken. ‘Communicatie verbeteren’ is nog niet toetsbaar. ‘Een klantvraag samenvatten en een passend conceptantwoord schrijven’ geeft de student en begeleider meer houvast.

Onderstaand plan is volledig fictief. Een 19-jarige mbo-BOL-student loopt twaalf weken stage op een kantoor, drie dagen per week. De opleiding heeft in dit voorbeeld ingestemd met deze opzet en het bedrijf is voor de opleiding erkend. Duur, uren en feedbackritme zijn voorbeeldkeuzes, geen wettelijke normen.

In dit voorbeeld begint iedere stagedag met een korte taakafstemming en staat wekelijks een halfuur voor feedback gepland. Dat halfuur is niet de totale begeleidingstijd: uitleg, controle en hulp tijdens het werk komen erbij. De vervanger neemt over als de vaste begeleider afwezig is. Als niemand deskundige begeleiding kan bieden, krijgt de student geen nieuwe risicovolle of onbekende taak.

Voor mbo zijn in het Stagepact afspraken gemaakt over minimaal drie contactmomenten tussen student, school en leerbedrijf tijdens de stage, waarvan ten minste één op de locatie. Plan die samen met school. Deze momenten vervangen de dagelijkse begeleiding niet en zijn geen algemene wettelijke driegesprekkenregel voor iedere hbo- of wo-stage.

Gebruik bij feedback steeds een concreet voorbeeld: wat deed de student, wat was het gevolg, wat kan de volgende keer anders en wanneer kijken jullie opnieuw? Laat de student ook teruggeven welke uitleg of oefenkans ontbreekt. Als het plan niet uitvoerbaar blijkt, pas je de taken en begeleiding samen met school aan.

5. Leg afspraken vast vóór de eerste stagedag

Bij mbo regelt de school de praktijkovereenkomst, ook POK of BPVO genoemd. De school, student en het leerbedrijf leggen daarin de afspraken over de beroepspraktijkvorming vast. Zorg dat de juiste partijen ondertekenen en bespreek bij een minderjarige met school welke toestemming of aanvullende ondertekening nodig is.

Werk ook bij hbo en wo met een schriftelijke stageovereenkomst die aansluit op de eisen van de opleiding. Gebruik het model van school als vertrekpunt en controleer je eigen aanvullende voorwaarden op tegenstrijdigheden. Een algemeen arbeidscontract omdopen tot stagecontract is geen zorgvuldige oplossing.

• Partijen en periode: gegevens van bedrijf, student en opleiding, begin- en einddatum, werkplek en afgesproken uren.
• Leren en begeleiding: doelen, leertaken, begeleider, vervanger, contactpersoon op school en beoordelingsmomenten.
• Geld: stagevergoeding of bij de leerbaan salaris, betaalmoment, onkosten en de afspraken bij afwezigheid.
• Praktische afspraken: schooldagen, verlof, ziekmelding, vertrouwelijke informatie en gebruik van apparatuur.
• Veiligheid en problemen: instructie, aanspreekpunt voor ongewenst gedrag, schade, verzekeringen en de route als de stage niet goed verloopt.
• Einde of wijziging: voorwaarden voor tussentijds stoppen, overleg met school en overdracht van werk en schoolopdrachten.

Bij onderzoek of creatieve opdrachten horen ook afspraken over rapporten, intellectueel eigendom en publicatie. Laat geheimhouding de noodzakelijke beoordeling door de opleiding niet onmogelijk maken. Regel welke begeleiders en beoordelaars welke informatie mogen zien.

Spreek af wat er gebeurt bij ziekte of verlof en of de stagevergoeding dan doorloopt. Neem niet automatisch alle werknemersregels over voor een zuivere stage. Bij een BBL-arbeidscontract gelden wél de bijbehorende arbeidsrechtelijke en cao-regels.

6. Regel vergoeding, onkosten en loonadministratie

Stand op 9 oktober 2026: er geldt nog geen algemene wettelijke plicht om bij een echte stage een stagevergoeding te betalen. Een toepasselijke cao of de gemaakte stageafspraken kan die plicht wel geven. Het kabinet heeft op 3 juli 2026 aangekondigd een vergoeding wettelijk te willen verplichten, zonder direct een algemeen minimumbedrag vast te leggen. Internetconsultatie werd toen voor begin 2027 verwacht. Dat voornemen is geen al geldende regeling.

Controleer daarom de cao en de eisen van school voordat je een bedrag toezegt. Leg de vergoeding helder vast, met de bijbehorende uren en betaalperiode. Benoem bruto en netto niet door elkaar en vermijd een algemeen internetgemiddelde als norm voor jouw bedrijf. Een passende afspraak vraagt ook dat je onderzoekt welke kosten de student moet maken om de stage te kunnen volgen.

Houd drie bedragen apart:

• Stagevergoeding: de afgesproken vergoeding bij de stage.
• Onkosten: bijvoorbeeld noodzakelijke reiskosten, een vereiste VOG en bedrijfskleding. In het Stagepact mbo is afgesproken dat de student geen kosten hoeft te maken voor de stage; werk uit wat het bedrijf betaalt en voorkom dat dezelfde kosten dubbel worden vergoed.
• Salaris: loon bij een arbeidsovereenkomst, zoals bij een BBL-leerbaan. Daarvoor gelden de toepasselijke loonregels.

Neem in je begroting ook begeleidingsuren, apparatuur, beschermingsmiddelen en administratie op. Een subsidie is geen vast onderdeel van iedere stageplaats. Onderzoek eerst of jouw concrete leertraject aan de voorwaarden van een regeling voldoet en welke administratie daarvoor nodig is.

Een stagevergoeding kan loonheffingen meebrengen

Geen gewone arbeidsovereenkomst betekent niet automatisch dat je buiten de loonadministratie blijft. Volgens het Handboek Loonheffingen 2026 is er bij een stagiair zonder echte dienstbetrekking die wel een beloning krijgt een fictieve dienstbetrekking. Dan moet je loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en werkgeversheffing Zvw betalen. Voor deze stagiair bereken je geen premies werknemersverzekeringen; de stagiair is wel verzekerd voor de Ziektewet.

Bij een echte dienstbetrekking gelden de gewone loonheffingsregels. Laat de salarisadministrateur vóór de eerste betaling bepalen welke situatie geldt en hoe vergoedingen worden verwerkt. Een zuivere vergoeding van aantoonbare kosten vraagt een eigen fiscale beoordeling. Noem een vaste beloning niet alleen ‘onkosten’ om de loonverwerking over te slaan.

Regel zo nodig tijdig de werkgeversaanmelding en benodigde gegevens voor de loonadministratie. De gids over je eerste werknemer aannemen helpt bij die administratieve route. Een fictieve dienstbetrekking is een fiscaal begrip; het betekent niet op zichzelf dat alle rechten uit een gewone arbeidsovereenkomst gelden.

7. Controleer veiligheid en verzekeringsdekking

Voor de Arbowet telt een stagiair als werknemer. Je bent verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek, ook als iemand geen stagevergoeding krijgt. Neem de werkzaamheden en onervarenheid van de student mee in je risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Regel passende instructies, toezicht en gratis noodzakelijke beschermingsmiddelen voordat de student begint.

Voor jongeren onder de 18 gelden extra beperkingen aan werkzaamheden en werktijden. Voor wie jonger is dan 16 zijn er aanvullende regels. Controleer de leeftijd en de concrete taak: toestemming van school of ouders maakt verboden werk niet toegestaan. Laat een stagiair geen machine, voertuig of risicovolle handeling gebruiken alleen omdat dat bij een ervaren collega goed gaat.

Sociale veiligheid hoort hier ook bij. Bespreek waar de student terechtkan bij pesten, discriminatie of ongewenst gedrag, óók wanneer het probleem de eigen begeleider betreft. Zorg voor een bereikbare tweede contactpersoon en geef de meldroute van de opleiding mee.

Laat je verzekeraar schriftelijk bevestigen of de student en de afgesproken werkzaamheden onder jouw dekking vallen. Vraag naar schade die de student veroorzaakt én letsel of andere schade die de student zelf kan oplopen. Controleer bijzonderheden zoals klantlocaties, machines, voertuigen en thuiswerken. Een aansprakelijkheidsverzekering en een ongevallenverzekering dekken verschillende situaties; de verzekering van school neemt jouw verantwoordelijkheid niet automatisch over.

Komt een student uit het buitenland, controleer dan vóór de start ook verblijf en het recht om hier stage te lopen. Voor studenten van buiten de EU/EER of Zwitserland kan een vergunning nodig zijn. Er bestaan uitzonderingen, bijvoorbeeld voor bepaalde verplichte stages binnen een Nederlandse opleiding. Laat school en de bevoegde instantie de juiste route bevestigen; een studentenkaart alleen is daarvoor onvoldoende.

8. Controleer de start en bewaak het leerdoel

Loop enkele dagen voor de start met de begeleider na of alles klaarstaat: goedgekeurde stageopdracht, erkenning waar nodig, ondertekende afspraken, vergoeding en verwerking, werkplek, toegangen en veiligheidsinstructie. Vraag de student of de schooldocumenten compleet zijn. Spreek een ontvangsttijd af waarop de begeleider daadwerkelijk aanwezig is.

Beperk de eerste dag niet tot een rondleiding en een inlogcode. Bespreek het stageplan, laat zien hoe iemand hulp vraagt en oefen de eerste taak samen. Controleer daarna regelmatig of de dagelijkse opdrachten nog bij de leerdoelen passen. Wanneer de student wekenlang vooral losse klusjes uitvoert, moet het plan worden bijgesteld.

Bij problemen wacht je niet tot het eindcijfer. Beschrijf concreet wat er gebeurt, bespreek de benodigde ondersteuning en betrek school tijdig. Neem afspraken en een nieuw beoordelingsmoment op in het plan. Als beëindiging nodig lijkt, volg je de overeenkomst en de route met school; stuur de student niet zonder overdracht weg.

Rond af met de afgesproken beoordeling, feedback aan de student en terugkoppeling over jouw begeleiding. Lever documenten op tijd aan school, sluit toegangen af en handel vergoedingen en bedrijfsmiddelen af. Wil je de student daarna aannemen, bespreek dan een afzonderlijk arbeidsaanbod. Een geslaagde stage is waardevolle informatie, maar vervangt geen duidelijke afspraken over een nieuwe baan.

Veelgestelde vragen