Scholingskosten aftrekken van de transitievergoeding: wat mag?

Scholingskosten kunnen invloed hebben op de transitievergoeding, maar een betaalde cursusfactuur is geen automatische aftrekpost. Je moet kunnen uitleggen welk doel de scholing had, welke kosten jij werkelijk draagt en waarom die volgens de wettelijke voorwaarden in mindering mogen komen. Ook de afspraken die je vóór het maken van de kosten hebt vastgelegd, tellen mee.

Deze gids helpt werkgevers een voorgenomen aftrek te beoordelen. Het uitgangspunt is een werknemer met een arbeidsovereenkomst naar Nederlands recht en een verschuldigde wettelijke transitievergoeding. Laat eerst het recht op die vergoeding en het bedrag vóór aftrek vaststellen. Bij een vaststellingsovereenkomst beoordeel je daarnaast de afzonderlijke afspraken over de beëindigingsvergoeding.

Begin bij het doel van de scholing

Artikel 7:673 lid 6 BW onderscheidt transitiekosten en inzetbaarheidskosten. Het Besluit voorwaarden in mindering brengen kosten op transitievergoeding werkt uit wanneer aftrek mogelijk is. De naam op een factuur, zoals ‘loopbaantraject’ of ‘ontwikkelbudget’, bepaalt niet in welke categorie een uitgave valt.

Een andere functie bij dezelfde werkgever kan wél bij bredere inzetbaarheid passen. Sinds 1 juli 2020 is aftrek niet meer beperkt tot scholing voor werk buiten de eigen organisatie. Maar een opleiding voor een andere functie in het kader van herplaatsing blijft uitgesloten. ‘Andere functie’ is dus een begin van de beoordeling, geen eindconclusie.

Kijk bovendien terug naar de functie die de werknemer bij de start van de opleiding had. Zijn de nieuwe kennis en vaardigheden in overwegende mate gebruikt voor die oorspronkelijke functie? Dan staat dat aftrek als inzetbaarheidskosten in de weg. Een algemeen certificaat of een nieuwe functietitel bewijst niet dat het leerdoel buiten die functie lag.

Toets eerst of de scholing kosteloos moet blijven

De werkgever moet de werknemer in staat stellen noodzakelijke scholing voor zijn functie te volgen. Artikel 7:611a BW regelt daarnaast de verplichting om bepaalde scholing kosteloos aan te bieden. Een afspraak die zulke kosten toch op de werknemer verhaalt of met inkomsten uit de dienstbetrekking verrekent, is nietig. Een handtekening maakt die afspraak niet geldig.

Beperk deze controle niet tot cursussen die met naam in een wet of cao staan. De Hoge Raad verduidelijkte op 26 september 2025 dat scholing die de werkgever op grond van artikel 7:611a lid 1 BW moet aanbieden, onder de verplichting tot kosteloos aanbieden van lid 2 valt. De zaak ging over de Beroepsopleiding Advocatuur. Ook het etiket ‘beroepsopleiding’ is dus geen algemene uitzondering op kosteloosheid.

Leg voor de beoordeling vast welke werkzaamheden de werknemer verricht, welke kwalificaties daarvoor nodig zijn en waarom de opleiding wordt gevolgd. Bij een diploma dat iemand al vóór indiensttreding hoort te hebben, een leer-arbeidsovereenkomst of scholing voor een toekomstige rol kan een aparte juridische beoordeling nodig zijn. Beoordeel de feitelijke functie en de afspraken; neem niet aan dat iedere opleiding tijdens een dienstverband dezelfde uitkomst heeft.

Deze gids gaat over reguliere werkgevers. Voor bijzondere arbeidsrelaties, zoals huishoudelijk werk bij een particulier, bevat de wet eigen bepalingen. Laat die afzonderlijk toetsen. De basiscontrole van scholingsafspraken hoort al bij het opstellen van de arbeidsovereenkomst, niet pas bij de eindafrekening.

Doorloop de kostentoets vóór je een bedrag aftrekt

Gebruik de volgende toets per opleiding of maatregel. De gewone voorwaarden gelden samen; een passende opleiding met een onjuiste afspraak kan alsnog afvallen. Verderop staan de bijzondere regels voor collectieve afspraken en bepaalde opleidingscontracten.

1. Is het doel toegestaan? Noteer waarom de uitgave een transitiekost of inzetbaarheidskost is. Sluit verplichte kosteloze scholing, verbetering van de oorspronkelijke functie en kosten rond re-integratie of herplaatsing uit waar die uitsluitingen gelden. Bewaar de functieomschrijving en het opleidingsvoorstel.
2. Waren de kosten vooraf gespecificeerd en schriftelijk meegedeeld? Vermeld welke opleiding of dienst, welke onderdelen en welke bedragen het betreft. De werknemer moet deze informatie hebben gekregen voordat je de kosten maakte. Een factuuroverzicht bij vertrek is daarvoor te laat.
3. Heeft de werknemer vóór het maken van de kosten schriftelijk ingestemd met juist deze aftrek? Toestemming om een cursus te volgen is niet hetzelfde als toestemming om de kosten van een latere transitievergoeding af te trekken. Een algemene regel ‘alle opleidingskosten worden verrekend’ vervangt de vereiste afspraak over gespecificeerde kosten niet.
4. Zijn het jouw kosten voor deze werknemer? De werkgever die de transitievergoeding verschuldigd is, moet de kosten voor deze werknemer hebben gemaakt. Verdeel groepsfacturen aantoonbaar. Neem geen kosten over van een vorige werkgever alleen omdat eerdere diensttijd meetelt.
5. Zijn de bedragen redelijk en is het loon eruit gehaald? Een buitensporig duur traject is niet zonder meer volledig aftrekbaar. Doorbetaald loon tijdens lesuren hoort niet bij de gewone aftrekposten. Een afzonderlijke uitzondering voor een verlengde opzegtermijn staat hieronder.
6. Passen de kosten in de relevante periode? Kosten moeten zijn of worden gemaakt tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend. Voor inzetbaarheidskosten geldt daarnaast in beginsel een terugkijktermijn van vijf jaar vóór de dag waarop de vergoeding verschuldigd is. Een schriftelijk overeengekomen andere termijn kan korter of langer zijn.
7. Kun je de kosten bij een derde declareren? Bij de gewone route mag het deel dat bijvoorbeeld een opleidingsfonds kan vergoeden niet in mindering komen. Het gaat niet alleen om geld dat al is ontvangen: ook de mogelijkheid om de kosten elders te verhalen telt. Geen aanvraag indienen maakt zo’n vergoeding niet alsnog tot een aftrekpost.
8. Kun je dezelfde kosten op de werknemer verhalen? Als de werknemer die kosten op grond van een geldig en toepasselijk studiekostenbeding moet terugbetalen, voldoen ze niet aan de gewone aftrekvoorwaarde. Maak onderscheid tussen het bestaan van een beding en de vraag of het bij dit vertrek daadwerkelijk geldt.

Bij inzetbaarheidskosten is er geen algemene wettelijke regel dat ieder jaar automatisch een vijfde van het aftrekbare bedrag verdwijnt. Partijen kunnen wel een afbouw afspreken. Controleer dus zowel de termijn als het afgesproken bedrag of percentage; vijf jaar is niet vanzelf een aflossingsschema.

Een fondsbijdrage of subsidie controleer je apart van de aftrek. De gids scholingssubsidies voor werkgevers helpt de financieringsroute te bepalen. Een opleiding die voor subsidie in aanmerking komt, is daarmee nog geen toegestane aftrekpost op de transitievergoeding.

Deze situaties vragen een aparte beoordeling

Collectieve afspraken: niet altijd individuele instemming nodig

Moet de werkgever kosten maken op grond van afspraken met werknemers of hun vertegenwoordigers, dan kan de uitzondering van artikel 2 lid 2 van het Besluit gelden. Denk aan een bindend sociaal plan of afspraken in een cao. Dan is de afzonderlijke voorafgaande schriftelijke instemming van de individuele werknemer met de aftrek niet vereist.

Daarmee vervallen niet alle andere voorwaarden. De kosten moeten bij deze werknemer horen en de voorafgaande schriftelijke specificatie blijft bij deze uitzondering nodig. Ook kan een toepasselijke cao de aftrek juist beperken. Controleer daarom de concrete afspraak, op wie zij van toepassing is en wat zij over de vergoeding bepaalt. Een eenzijdig personeelshandboek is niet vanzelf zo’n collectieve afspraak. Een collectieve afspraak neemt de wettelijke verplichting tot kosteloos aanbieden van noodzakelijke scholing evenmin weg.

Een arbeidsovereenkomst die is aangegaan voor een opleiding

Artikel 4 van het Besluit kent een bijzondere route voor mbo-bbl, duale opleidingen in het hoger onderwijs en andere opleidingen die alleen met een arbeidsovereenkomst kunnen worden gevolgd. De arbeidsovereenkomst moet zijn aangegaan om de werknemer die opleiding te laten volgen. Alleen ‘bbl’ op het opleidingsdocument is onvoldoende.

De route geldt alleen als de arbeidsovereenkomst na afronding of tussentijdse beëindiging van de opleiding niet wordt voortgezet, of pas na een onderbreking van meer dan zes maanden. Aftrek is beperkt tot het deel van de transitievergoeding dat tijdens de opleiding is opgebouwd. Bij voortzetting binnen zes maanden kan een eerdere aftrek dus alsnog moeten worden hersteld.

Voor deze specifieke route vervallen de voorwaarden van voorafgaande schriftelijke specificatie en instemming, de gewone uitsluiting van op derden verhaalbare kosten en de aanvullende voorwaarden van artikel 3, waaronder de vijfjaarstermijn. Andere voorwaarden blijven gelden, zoals de uitsluiting van het loon van de werknemer.

Pas deze uitzondering niet toe voordat de scholingsplicht is beoordeeld. Artikel 4 is geen algemene toestemming om verplicht kosteloze scholing alsnog bij de werknemer neer te leggen. Laat bij een leer-arbeidsovereenkomst de verhouding tussen het opleidingsdoel, artikel 7:611a BW en deze bijzondere aftrekroute beoordelen. Gebruik een uitleg uit 2015 niet zonder de latere wetgeving en rechtspraak mee te nemen.

Langer in dienst, vrijgesteld van werk

Artikel 5 kent een uitzondering op de uitsluiting van loon voor transitiekosten die verbonden zijn aan een langere dan de wettelijke of eerder afgesproken opzegtermijn. Daarvoor moet de werknemer gedurende die termijn zijn vrijgesteld van alle arbeid. Dit maakt gewone lesuren of een vrijstelling tijdens de normale opzegtermijn niet aftrekbaar. Laat de extra periode, kosten en overige voorwaarden afzonderlijk controleren.

Fictief rekenvoorbeeld: welke bedragen blijven over?

Stel dat vóór aftrek een wettelijke transitievergoeding van € 8.000 bruto is vastgesteld. De werkgever heeft de onderstaande uitgaven voor één werknemer. Alle bedragen en omstandigheden zijn fictief. We nemen aan dat de mogelijke aftrekposten redelijk zijn, in de juiste periode vallen, vooraf zijn gespecificeerd en schriftelijk akkoord zijn bevonden, en niet via een studiekostenbeding verhaalbaar zijn. Er geldt geen afwijkende collectieve regeling of opleidingscontractuitzondering.

De resterende transitievergoeding is in dit voorbeeld € 8.000 − € 3.500 = € 4.500 bruto. Laat de salarisadministratie de fiscale verwerking en netto-uitbetaling bepalen. Het totaal van de facturen en loonkosten, € 7.200, mag dus niet zonder beoordeling van de vergoeding worden afgetrokken.

Verander nu één gegeven: voor de loopbaanopleiding ontbreekt voorafgaande schriftelijke instemming en geen uitzondering geldt. Dan valt ook de aftrek van € 2.000 weg en resteert € 6.500 bruto. Werd dezelfde opleiding in werkelijkheid vooral gebruikt voor de oorspronkelijke functie, dan kan de inzetbaarheidstoets eveneens anders uitvallen. De rekensom volgt de juridische beoordeling, niet andersom.

Zijn de toegestane kosten hoger dan de vergoeding waarop ze in mindering mogen komen, dan ontstaat door deze aftrek geen negatieve transitievergoeding die de werknemer moet terugbetalen. Een eventuele afzonderlijke betalingsvordering vraagt een eigen rechtsgrond en beoordeling.

Aftrek is iets anders dan een studiekostenbeding

Bij aftrek vermindert een toegestane kostenpost de transitievergoeding die jij moet betalen. Een studiekostenbeding gaat over een mogelijke terugbetalingsverplichting van de werknemer. Denk aan afspraken voor het geval iemand zelf vertrekt na een opleiding. Zo’n beding heeft eigen geldigheidsvoorwaarden; bij verplicht kosteloze scholing kan het geen terugbetalingsplicht creëren.

Een studiekostenbeding is daarom geen vervanging voor voorafgaande instemming met aftrek van gespecificeerde kosten. Omgekeerd betekent een ongeldige of niet-toepasselijke terugbetalingsafspraak niet dat je het bedrag alsnog zonder meer op de transitievergoeding mag inhouden. Doorloop daarvoor de afzonderlijke kostentoets.

Beoordeel bij vertrek welke situatie zich voordoet. Bij zelf ontslag nemen bestaat meestal geen recht op de wettelijke transitievergoeding, behoudens bijzondere omstandigheden zoals ernstig verwijtbaar handelen van de werkgever. Dan is er doorgaans ook geen transitievergoeding om kosten van af te trekken. Of een terugbetalingsbeding wel geldt, is een andere vraag.

Houd ook afspraken in een vaststellingsovereenkomst apart

Bij beëindiging met wederzijds goedvinden maken partijen afspraken over onder meer een eventuele beëindigingsvergoeding en scholingsbudget. Dat is een andere beoordeling dan een eenzijdige vermindering van een wettelijk verschuldigde transitievergoeding. Vermeld duidelijk welk bedrag de berekening vóór kosten oplevert, welke vergoeding wordt afgesproken en wat er met een opleidingsbudget gebeurt.

Noem een onderhandelde lagere vergoeding niet automatisch ‘wettelijk toegestane aftrek’. Laat de afspraken en de gevolgen voor de werknemer vooraf beoordelen. Een achteraf getekende eindafrekening herstelt niet vanzelf een ontbrekende voorafgaande instemming onder de gewone aftrekregels.

Leg de uitkomst vast vóór de eindafrekening

Maak één overzicht per werknemer met het bedrag van de transitievergoeding vóór aftrek, iedere voorgestelde kostenpost en de onderbouwing. Laat voor elke post zien:

• welke activiteit is gevolgd en welk doel die had;
• waarom de scholing niet verplicht kosteloos moet blijven, of waarom een andere aftrekgrond wordt gebruikt;
• welke functie de werknemer bij de start had en waarvoor het geleerde is gebruikt;
• wanneer de kosten zijn gespecificeerd, meegedeeld, akkoord bevonden en gemaakt;
• welke facturen en betalingen bij de werknemer horen;
• welke vergoeding van een fonds of andere derde mogelijk is;
• wat cao, sociaal plan, studiekostenbeding en eventuele afbouwafspraak bepalen;
• welk bedrag na de toets overblijft en wie de beoordeling heeft uitgevoerd.

Ontbreekt bewijs of is de opleiding deels functiegericht, laat die post beoordelen voordat je de eindafrekening verwerkt. Geef de werknemer een gespecificeerde berekening. Zo is duidelijk welk bedrag wordt ingehouden, op welke grond en met welke stukken dat wordt onderbouwd.

Veelgestelde vragen