Vacature plaatsen: van publicatie tot de laatste sollicitatie

De vacature staat online, maar de sollicitatieknop verwijst naar een oude pagina. Of de functie is vervuld terwijl een betaalde advertentie blijft lopen. Zulke fouten ontstaan gemakkelijk wanneer je dezelfde baan op meerdere plekken publiceert. Een plaatsing is daarom pas afgerond als je de openbare vacature én de hele sollicitatieroute hebt gecontroleerd.

Deze gids helpt je een goedgekeurde vacature daadwerkelijk te plaatsen, te verspreiden, bij te werken en weer te sluiten. Je krijgt een publicatiecontroleblad en een register voor alle plaatsingen. Zoek je nog uit wie je wilt bereiken, begin dan met je wervingsplan en kanaalkeuze. Moet de tekst nog worden geschreven, gebruik dan eerst de gids vacaturetekst schrijven.

Leg vóór publicatie vast wie de vacature beheert

Wijs één verantwoordelijke aan die de gegevens actueel houdt en reacties opvolgt. Regel een vervanger bij afwezigheid. Het werkt slecht als de marketeer de advertenties ziet, de leidinggevende alleen de cv’s ontvangt en niemand weet wanneer een plaatsing automatisch stopt.

Leg de definitieve functie, uren, locatie, voorwaarden en sollicitatieprocedure vast in één goedgekeurde versie. Noteer daarnaast een intern vacaturenummer, de gewenste publicatiedatum, een eventuele sluitingsdatum en een eerste evaluatiemoment. Een vacaturenummer is vooral praktisch wanneer twee functies dezelfde titel hebben of iemand later opnieuw solliciteert.

• Inhoudelijk akkoord: degene die de medewerker aanneemt bevestigt dat aanbod en eisen kloppen.
• Budgetakkoord: vooraf staat vast wie een betaalde plaatsing mag starten en tot welk totaalbedrag.
• Opvolging: iemand controleert de reacties en weet wanneer gesprekken kunnen plaatsvinden.
• Beheer: iemand kan de bronpagina, advertenties en eventuele koppelingen wijzigen of sluiten.

Gebruik voor publicatie een account waarvan het bedrijf de toegang kan behouden. Geef een bureau of collega passende toegang tot de werkomgeving; stuur geen gedeeld wachtwoord rond. Noteer wie toegang heeft en hoe het beheer wordt overgedragen als de samenwerking eindigt.

Maak één actuele vacaturepagina als uitgangspunt

Gebruik bij voorkeur een afzonderlijke pagina op je website of in je sollicitatiesysteem. Deze pagina wordt de plek waar je de inhoud beheert. De pagina mag technisch door een leverancier worden gehost, zolang duidelijk is wie de werkgever is, de gegevens correct zijn en jij wijzigingen kunt laten uitvoeren.

Zet niet alleen een afbeelding of pdf online. Plaats de informatie ook als leesbare tekst en geef de functie een eigen deelbare link. Een kandidaat die een advertentie opent, moet direct bij de bedoelde baan uitkomen. Een algemene werken-bij-pagina met tientallen vacatures vraagt een extra zoekstap.

Een eigen pagina betekent niet dat alle sollicitaties verplicht via je website moeten lopen. Een platformformulier kan ook een geschikte route zijn. Bepaal wel vooraf wie die reacties ontvangt en hoe ze in dezelfde procedure terechtkomen. Laat een kandidaat die via een platform heeft gereageerd niet zonder noodzaak precies hetzelfde formulier op jouw site invullen.

Waar kun je gratis of betaald een vacature plaatsen?

Maak onderscheid tussen een kosteloze plaatsing, een betaalde promotie en het werk dat jij zelf moet doen. Een pagina op een bestaande website heeft mogelijk geen extra advertentietarief, maar schrijven, techniek en beheer kosten tijd. Bij een platform betekent “gratis” bovendien niet automatisch onbeperkte duur of onbeperkt toegang tot alle functies.

Onderstaande mogelijkheden zijn gecontroleerd op 8 oktober 2026. Controleer vóór bevestiging ook de voorwaarden die jouw account en concrete vacature tonen. Platformlimieten, functies en betaalmodellen kunnen veranderen.

Een betaald aanbod kun je pas vergelijken als duidelijk is wat je koopt. Bij een vaste plaatsingsprijs betaal je voor de afgesproken publicatie. Bij een klikmodel betaal je voor klikken volgens de voorwaarden. Een “gestarte sollicitatie” is weer iets anders dan een ontvangen, complete en passende sollicitatie. Vraag de aanbieder daarom om de precieze definitie van het betaalmoment.

Leg naast de prijs ook looptijd, btw, verlenging, budgetlimiet, wijzigingsmogelijkheden en eventuele doorplaatsingen vast. Vraag of een dagbudget een harde daggrens of een gemiddelde is, en of er een totaalplafond beschikbaar is. Gebruik een aanbeveling van een platform niet automatisch als jouw goedgekeurde budget.

Je hoeft geen universele “beste vacaturesite” te kiezen om te beginnen. Gebruik de kanalen uit je wervingsplan en zorg dat iedere gekozen plaatsing goed wordt beheerd. Voeg pas extra verspreiding toe wanneer je kunt beoordelen waar de huidige route tekortschiet.

Plaats de vacature en controleer de openbare versie

Houd de goedgekeurde vacaturepagina naast het plaatsingsformulier. Controleer vooral velden die een platform los uitvraagt. Een salaris dat je als maandbedrag bedoelt, kan verkeerd worden weergegeven als het formulier op jaarbasis staat. Ook de keuze tussen op locatie, hybride en volledig op afstand verdient een afzonderlijke controle.

1. Open de plaatsingsroute. Gebruik het werkgeversaccount van de juiste organisatie.
2. Vul de functievelden in. Neem titel, locatie, uren, contractvorm, beloning en contactgegevens zorgvuldig over.
3. Voeg de tekst toe. Controleer na plakken de alinea’s, opsommingen, speciale tekens en links.
4. Stel de reactieprocedure in. Kies de juiste bestemming, meldingen en eventueel noodzakelijke selectievragen.
5. Controleer het aanbod. Kijk of je kosteloos plaatst, een proefaanbod accepteert of een betaalde promotie start.
6. Bekijk het voorbeeld en bevestig. Bewaar de gekozen voorwaarden en het vacature-ID.
7. Controleer de openbare vacature. Open de link buiten het beheerdersscherm en vergelijk de inhoud met je bronversie.

Praktisch bij Indeed, LinkedIn en werk.nl

Voor rechtstreeks plaatsen op Indeed log je in op het werkgeversaccount en open je in het dashboard Vacatures en vervolgens Vacature plaatsen. Een inzending kan eerst worden beoordeeld. De status “in behandeling” is dus nog geen bewijs dat kandidaten de vacature kunnen vinden. Controleer de bevestiging en openbare link.

Op LinkedIn begint de route bij Vacatures en het plaatsen van een vacature. Kies na de functiegegevens en instellingen bewust voor gratis of gepromoot, voor zover die opties in jouw account beschikbaar zijn. Bij werk.nl is eerst het bedrijfsprofiel op Mijn werk.nl nodig. Knoppen en schermen kunnen veranderen; volg de huidige werkgeversomgeving en noteer het resultaat in je plaatsingsregister.

Komt de vacature automatisch uit een sollicitatiesysteem, dan is die koppeling onderdeel van de publicatie. Vraag de beheerder welk systeem de inhoud en status bepaalt. Handmatig dezelfde functie nogmaals aanmaken kan dubbele plaatsingen en gescheiden reacties opleveren. Controleer daarom eerst of de gekoppelde vacature al bestaat.

Test de sollicitatieroute van begin tot eind

Een werkende knop bewijst alleen dat de volgende stap opent. Doe met een collega een duidelijk gemarkeerde proefsollicitatie via de eigen route. Gebruik fictieve testgegevens en een testbestand zonder persoonsgegevens. Stem dit af met degene die de inbox beheert, zodat de test niet als echte kandidaat wordt behandeld.

1. Open de openbare vacature op een telefoon en lees de voorwaarden zonder in te loggen als beheerder.
2. Klik op de sollicitatieknop en controleer dat de juiste functie is geselecteerd.
3. Vul het formulier in en test een ontbrekend verplicht veld. Is duidelijk wat moet worden hersteld?
4. Controleer of een gevraagd bestand kan worden toegevoegd en of toegestane formaten en bestandsgrootte worden uitgelegd.
5. Verzend de test. Controleer de bevestiging op het scherm en een eventueel toegezegde e-mail.
6. Laat de verantwoordelijke bevestigen dat de inzending met bijlage leesbaar is binnengekomen.
7. Test of antwoorden aan de kandidaat bij het bedoelde contactadres aankomen en verwijder de test daarna uit de werkvoorraad.

Herhaal de belangrijke stappen op een computer. Kijk ook of knoppen met het toetsenbord bereikbaar zijn, velden duidelijke labels hebben en foutmeldingen leesbaar blijven. Dit zijn praktische gebruikscontroles, geen volledige toegankelijkheidsaudit.

Voor een platformformulier volg je de toegestane test- of voorbeeldmogelijkheden van de aanbieder. Maak niet zomaar een nepaccount aan en vervuil een platform niet met proefkandidaten. Je kunt in ieder geval de openbare vacature, bestemming en meldingsinstellingen nalopen en bij de eerste echte reactie direct de ontvangst controleren.

Vraag alleen gegevens die je voor deze stap gebruikt

Voor persoonsgegevens moet je een passende grondslag hebben, de verwerking uitleggen en de toegang beperken. Verzamel niet meer dan noodzakelijk en leg een passende bewaartermijn vast. Zet de relevante privacyinformatie bij de sollicitatieroute. Een algemene toestemming voor alle denkbare toepassingen is geen vervanging voor een zorgvuldig ingericht proces.

Beoordeel ieder verplicht veld op nut voor de eerste selectie. Begin waar passend met contactgegevens en enkele functiegerichte vragen. Een cv of portfolio kan nodig zijn; maak een lange motivatiebrief of extra bijlage niet verplicht uit gewoonte. Houd kandidaatdossiers buiten het overzicht waarmee je advertentieresultaten bespreekt.

Publicatiecontroleblad: wat moet aantoonbaar werken?

Kopieer dit blad naar je eigen werkdocument. Zet bij een controle niet alleen een vinkje, maar ook de datum en het bewijs, bijvoorbeeld een openbare URL, testbevestiging of opgeslagen budgetinstelling. Niet getest is iets anders dan goedgekeurd.

Stop de publicatie of betaalde verspreiding als de reactieprocedure niet werkt. Los de fout op en test opnieuw voordat je verdergaat. Bij een platform dat de vacature nog beoordeelt, houd je de status op “ingediend”. Je kunt pas “live gecontroleerd” invullen nadat de openbare pagina bereikbaar is.

Verspreid de vacature met een plaatsingsregister

Houd van iedere plaatsing bij waar zij staat en wie haar kan wijzigen. Noteer ook advertenties die alleen naar de vacature verwijzen. Juist zo’n los bericht kan na invulling nog bezoekers naar een gesloten functie sturen.

Gebruik een kort deelbericht met de functietitel, locatie, uren, één concrete reden om te reageren en de link. Geef collega’s die vrijwillig willen delen dezelfde actuele tekst. Vermijd aparte cv-verzamelingen via privéberichten: verwijs geïnteresseerden naar de afgesproken route.

Laat bij wijzigingen eerst de bronversie aanpassen en werk vervolgens het register af. Controleer automatische doorplaatsingen ook na de afgesproken verwerkingstijd. “Het staat in de koppeling” bewijst nog niet dat de nieuwe uren of voorwaarden op de bestemmingssite zichtbaar zijn.

Hoe kan je vacature in Google zichtbaar worden?

Met JobPosting kun je vacaturegegevens technisch aan Google aanbieden. Dit geeft geen garantie op vertoning. Laat je webbouwer de actuele Google-documentatie toepassen op de afzonderlijke vacaturepagina, niet op een overzicht met meerdere banen.

• De vacature moet toegankelijk zijn en een werkende sollicitatiemogelijkheid bieden.
• De gestructureerde gegevens moeten overeenkomen met de zichtbare vacature.
• Gebruik de oorspronkelijke publicatiedatum en, bij een bekende einddatum, validThrough.
• Controleer de pagina met de Rich Results Test en URL-inspectie in Search Console. Controleer ook blokkades zoals noindex.

Maak bij de oplevering afspraken over wijzigingen en sluiting. Goede opmaak bij de start is onvoldoende wanneer een vervulde baan daarna als openstaand blijft worden aangeboden. Dit onderdeel betreft een echte openbare vacature; een redactioneel voorbeeldartikel is zelf geen vacature.

Meet of de plaatsing werkt, zonder klikken als sollicitaties te tellen

Controleer tijdens de looptijd eerst de praktische werking: staat de vacature nog live, loopt het budget volgens afspraak en zijn alle reacties opgepakt? Bepaal daarna waar in de route mensen afhaken.

Een fictief voorbeeld: je eigen vacaturepagina krijgt 120 gemeten bezoeken. Acht bezoekers klikken op reageren en je ontvangt vijf complete sollicitaties. Dat is ongeveer 6,7% klikken per bezoek en 4,2% complete sollicitaties per bezoek. Het is niet correct om acht sollicitaties te rapporteren. Ook is hiermee niet bewezen dat precies drie personen in het formulier uitvielen: herhaalbezoeken, meetverschillen en reacties via een andere route kunnen meespelen.

Houd reacties via een platformformulier apart van websiteconversies. Vergelijk dezelfde periode en noteer wat elk systeem werkelijk meet. Gebruik desgewenst campagnelinks per kanaal, met alleen campagnekenmerken en geen namen of e-mailadressen in de URL. Vraag desnoods bij het eerste gesprek hoe iemand de vacature vond; ook dat antwoord blijft een aanwijzing en geen perfecte toewijzing.

Laat de meetinrichting op privacy beoordelen. Voor trackingcookies is vooraf toestemming nodig; voor cookies met geen of geringe privacygevolgen kan een uitzondering gelden. De naam “analytics” maakt een meting niet automatisch vrijgesteld. Zorg dat solliciteren ook uitvoerbaar blijft als een kandidaat optionele tracking weigert.

Bij een kleine vacaturecampagne bewijzen enkele klikken of sollicitaties nog niet welk kanaal structureel beter is. Gebruik de cijfers om een concrete fout of belemmering te vinden. De bredere afweging tussen kanaalkosten en passende kandidaten hoort bij je wervingsplan.

Sluit een ingevulde of vervallen vacature op alle plekken

Sluiten hoort bij dezelfde opdracht als plaatsen. Spreek vooraf af wie beslist dat de werving stopt, ook als de functie vervalt of intern wordt ingevuld. Wacht niet tot het betaalde pakket vanzelf afloopt.

1. Werk de bronstatus bij. Sluit de functie in het systeem dat de inhoud beheert.
2. Stop advertenties en externe plaatsingen. Loop alle regels uit het register na en controleer de bevestigde status.
3. Controleer de openbare route. Laat geen actieve sollicitatieknop voor de vervulde functie staan.
4. Informeer lopende kandidaten. Het verdwijnen van een advertentie vervangt geen bericht over hun procedure.
5. Rond gegevensbeheer af. Verwerk dossiers volgens de vastgelegde bewaartermijn en beperkingen voor verder gebruik.
6. Bewaar je campagne-evaluatie. Noteer kosten, uitkomsten en verbeteringen zonder onnodige kandidaatdetails.

Bij Indeed kun je de status in het dashboard op gepauzeerd of gesloten zetten. Voor een vacature uit je eigen site of sollicitatiesysteem moet je ook de bron sluiten. Alleen sponsoring terugzetten naar gratis is geen sluiting. Controleer daarnaast de eindafrekening: een factuur na sluiting kan betrekking hebben op eerder gemaakte kosten.

Voor Google noemt de documentatie drie manieren om een beëindigde vacature af te handelen: validThrough in het verleden zetten, JobPosting verwijderen of de pagina verwijderen met HTTP-status 404/410. Laat de gekozen route technisch controleren.

Je kunt voor bezoekers een duidelijke gesloten melding bewaren, bijvoorbeeld: “Deze vacature is ingevuld. Je kunt niet meer op deze functie reageren.” Verwijs eventueel naar echte openstaande vacatures. Blijf niet ongemerkt cv’s voor dezelfde baan verzamelen terwijl die niet meer bestaat.

Zoek na de verwerkingsperiode van je koppelingen nog eens op de exacte titel en bedrijfsnaam. Vind je een oude kopie, noteer waar die vandaan komt en vraag de betreffende beheerder haar te sluiten. Een zoekresultaat kan achterlopen; controleer daarom ook de bestemmingspagina zelf. Zet in het register pas “afgerond” wanneer de eigen routes en beheerde plaatsingen daadwerkelijk zijn gesloten.

Veelgestelde vragen