Referenties opvragen: vragen, toestemming en beoordeling

Een referent zegt dat een kandidaat veel begeleiding nodig had. Je kandidaat vertelde juist dat die zelfstandig projecten uitvoerde. Wie heeft gelijk? Misschien hebben ze het over verschillende jaren, andere taken of een andere betekenis van zelfstandig. Een telefoontje levert pas bruikbare informatie op als je dat verschil uitzoekt.

Referenties opvragen is een aanvulling op je eigen selectie. Hieronder vind je een aanpak voor een Nederlandse werkgever, met een toestemmingsverzoek, een belscript en een voorbeeld van een tegenstrijdige uitkomst. De voorbeeldteksten zijn aanpasbare redactionele hulpmiddelen. Ze zijn geen complete privacyverklaring of vervanging van bijzondere screeningsregels in jouw sector.

Bepaal eerst wat je met de referentie wilt onderzoeken

Een referentie is informatie van iemand die de kandidaat in een relevante werksituatie heeft meegemaakt. Dat kan een oud-leidinggevende zijn, maar ook een projectverantwoordelijke of stagebegeleider. De waarde hangt af van wat die persoon zelf heeft waargenomen. Een directeur die iemand nauwelijks kende, kan minder vertellen over de dagelijkse uitvoering dan een directe begeleider.

Begin met de vraag die na je gesprekken nog openstaat. Bijvoorbeeld: heeft iemand zelf de planning van een project beheerd, of vooral gegevens aangeleverd aan de planner? Schrijf op waarom dat verschil voor jouw vacature van belang is. Heb je geen concrete onderzoeksvraag, dan dreigt het gesprek een verzameling indrukken te worden.

Koppel de check aan je vooraf bepaalde selectiecriteria. Gebruik een referentie niet om halverwege een nieuwe persoonlijkheidseis toe te voegen. Als je voor het werk zorgvuldig overdragen hebt vastgesteld, vraag je naar overdrachten. Of iemand gezellig meeging naar vrijdagmiddagborrels zegt daar weinig over.

Plan de check doorgaans wanneer je serieus verder wilt met een kandidaat en de uitkomst nog kunt meenemen in je besluit. Dat is een praktische keuze, geen algemene wettelijke vaste fase. Vertel tijdig dat de check onderdeel kan zijn van de procedure. Een onverwachte extra ronde vlak voor de afgesproken beslissing is moeilijker uit te leggen dan een vooraf aangekondigde stap.

Regel zowel de afstemming als de privacyonderbouwing

De NVP Sollicitatiecode schrijft voorafgaande toestemming voor het opvragen van referenties voor, met een uitzondering wanneer wet- of regelgeving die toestemming niet vereist. Het gaat om een gedragscode; presenteer die niet als de volledige wet. Leg in je gewone procedure concreet vast wie je mag benaderen, over welke onderwerpen en op welk moment.

Toestemming om te bellen is niet automatisch een geldige AVG-grondslag voor screening. De Autoriteit Persoonsgegevens wijst erop dat sollicitanten door hun afhankelijke positie geen vrije toestemming voor screening kunnen geven. Je moet de verwerking dus afzonderlijk rechtmatig onderbouwen. Een vinkje maakt een onnodig of te breed onderzoek niet toegestaan.

Laat vooraf bepalen welke grondslag en reikwijdte bij de functie passen. Wanneer je je op gerechtvaardigd belang beroept, moet je het belang, de noodzakelijkheid en de afweging tegenover de rechten van de kandidaat kunnen onderbouwen. Dat is geen standaardetiket dat je op iedere vacature kunt plakken. Een wettelijke verplichting kan een andere grondslag geven, maar dan moet die verplichting werkelijk op jouw situatie van toepassing zijn.

Informeer de kandidaat vooraf over doel, onderzochte gegevens en relevantie voor de functie, en achteraf over de uitkomst. Stem dit af op de privacyinformatie van je organisatie. Houd het onderscheid zichtbaar: de kandidaat weet en accepteert welke referent je benadert, terwijl jouw organisatie verantwoordelijk blijft voor een rechtmatige verwerking.

Voorbeeldbericht aan de kandidaat

Beste [naam],

Voor de volgende stap in de procedure voor [functie] willen we nog verduidelijken welke verantwoordelijkheid je had bij [concreet werkonderdeel]. We zouden hierover graag spreken met [naam en rol van de voorgestelde referent]. We beperken het gesprek tot [onderwerpen].

Mag ik deze persoon daarvoor benaderen vanaf [moment]? Laat ook weten of de contactgegevens kloppen en of de referent bereid is mee te werken. Als dit niet passend is, bespreken we welke andere mogelijkheid er is om de open vraag te beantwoorden. We nemen geen contact op met je huidige werkgever zonder daarover apart een afspraak met je te maken.

Je vindt onze informatie over het gebruik, de toegang en het bewaren van sollicitatiegegevens in [privacyinformatie]. Na het gesprek bespreken we de relevante uitkomsten met je voordat we een besluit nemen.

Met vriendelijke groet,
[naam en functie]

Vul alle onderdelen in en laat de formulering aansluiten op wat je werkelijk gaat doen. Dit bericht regelt geen volledige screening op zichzelf. Stuur het pas wanneer het doel, de juridische onderbouwing en de verdere informatievoorziening zijn geregeld.

Kies iemand die het relevante werk daadwerkelijk kent

Vraag hoe kandidaat en referent hebben samengewerkt, in welke periode en aan welke taken. Zo voorkom je dat je een oud oordeel over beginnerswerk gebruikt voor een functie waarvoor iemand inmiddels jaren ervaring heeft. Een recentere referentie is ook niet automatisch beter als de persoon alleen zijdelings betrokken was.

Maak van twee referenten geen universele regel. Bepaal welke informatie nodig is en of één passende bron daar iets zinnigs over kan zeggen. Een extra gesprek moet iets toevoegen. Drie mensen uit hetzelfde kleine project leveren bovendien niet vanzelf drie onafhankelijke perspectieven op.

Voor een starter kan een stagebegeleider of begeleider van een relevant opleidingsproject geschikter zijn dan een werkgever van een bijbaan met totaal andere werkzaamheden. Benoem de beperkingen: een schoolproject is geen identieke werkomgeving. Onderzoek dezelfde relevante handelingen, zonder van een starter een loopbaan te verlangen die die nog niet kan hebben.

Controleer bij het contact wie je spreekt en in welke rol. Als je twijfelt over contactgegevens, bespreek dat met de kandidaat en verifieer via een passende zakelijke route. Breid de check daarbij niet stilzwijgend uit naar allerlei andere collega’s. Een naam op een cv is geen uitnodiging om het hele netwerk af te bellen.

De huidige werkgever verdient bijzondere aandacht: die weet misschien niet dat iemand solliciteert. Respecteer een afspraak om daar geen contact mee op te nemen. Bespreek bijvoorbeeld een eerdere leidinggevende of een andere relevante bron. Terughoudendheid op dit punt is op zichzelf geen aanwijzing dat iemand iets verbergt.

Een belscript met gerichte vragen en bruikbare doorvragen

Stuur desgewenst vooraf het doel en een korte beschrijving van het werk. Je hoeft daarvoor niet standaard het volledige cv te verspreiden. Open het gesprek met jouw naam, organisatie, de afgesproken kandidaat en het doel. Controleer of de referent tijd heeft en uit eigen waarneming over het onderwerp kan spreken.

Dank dat u wilt meewerken. We spreken met [kandidaat] over [functie]. Met de kandidaat hebben we afgesproken dat we u benaderen over [werkonderwerp en periode]. Ik maak een korte zakelijke notitie en bespreek de relevante uitkomst met de kandidaat. Kunt u vanuit uw eigen samenwerking iets over dit onderwerp vertellen?

Beloof geen absolute geheimhouding tegenover de kandidaat. Je moet zorgvuldig met beide betrokkenen omgaan en rekening houden met privacyrechten. Een referent die alleen iets wil zeggen wanneer het nooit besproken mag worden, geeft je geen bruikbare basis voor een oncontroleerbare afwijzing.

Selecteer alleen de vragen die je onderzoeksdoel dienen. Luister bij een stellig antwoord door: “altijd”, “nooit” en “iedereen vond” zijn geen concrete gebeurtenissen. Vraag welk voorbeeld de referent zelf heeft meegemaakt. Als die alleen iets van anderen heeft gehoord, noteer dan niet dat de gebeurtenis daarmee is vastgesteld.

Een vraag als “Zou u deze persoon opnieuw aannemen?” kan hooguit een aanleiding tot verduidelijking zijn. Een nee kan samenhangen met beschikbaar werk, veranderd beleid of een andere functie. Een ja kan beleefdheid zijn. Vraag liever welke beschreven werkzaamheden de referent de kandidaat zou toevertrouwen en waarop dat oordeel rust.

Houd privégegevens en irrelevante onderwerpen buiten de check

Vraag in deze gewone referentiecheck niet naar diagnoses, ziekteverzuim, zwangerschap, kinderwens, geloof of andere privékenmerken. Een oud-leidinggevende mag niet worden gebruikt als omweg om informatie te verkrijgen die niet in jouw selectie thuishoort. Bijzondere en strafrechtelijke gegevens hebben bovendien extra wettelijke bescherming; een algemene referentieafspraak zet die niet opzij.

Begint de referent uit zichzelf over gezondheid of privéomstandigheden, onderbreek dan vriendelijk: “Die informatie hebben we voor deze vraag niet nodig. Kunt u zich beperken tot de afgesproken werkzaamheden?” Neem zulke opmerkingen niet over in je gewone verslag of beoordeling. Is gevoelige informatie toch ontvangen of opgeslagen, laat dan beoordelen hoe je die zorgvuldig verwijdert of afhandelt.

Een referentie vervangt ook geen sectorspecifieke controle. Voor het aannemen van beroepsmatige zorgverleners geldt bijvoorbeeld de vergewisplicht; een zorgaanbieder moet de geschiktheid onderzoeken en dat kunnen aantonen. Alleen een VOG is daarvoor niet voldoende. Welke combinatie van controles nodig is, moet je voor die situatie vaststellen. Dit artikel beschrijft geen volledige zorgscreening.

Fictieve casus: kandidaat en referent lijken elkaar tegen te spreken

Onderstaande situatie is verzonnen. Een installatiebedrijf zoekt een planner. In het gesprek vertelde kandidaat Noor dat zij zelfstandig monteurs inplande. De referent zegt: “Ze had veel begeleiding nodig.” Een directe conclusie dat Noor haar ervaring overdreef, is te vroeg.

1. Maak de uitspraak precies. De referent blijkt haar eerste drie maanden te bedoelen, toen zij een nieuw systeem leerde.
2. Controleer het tijdvak. Noor beschreef in het gesprek het daaropvolgende jaar, waarin zij de dagplanning beheerde.
3. Vraag naar de bevoegdheden. Zij mocht afspraken verplaatsen, maar overwerk moest de teamleider goedkeuren.
4. Leg het verschil aan Noor voor. Vraag of deze omschrijving klopt en welk onderdeel zij met “zelfstandig” bedoelde.
5. Koppel het aan de vacature. Heeft jouw planner vergelijkbare beslisruimte, of verwacht je vanaf de eerste dag meer? Dat is de relevante vervolgvraag.

De notitie kan vervolgens luiden: “Referent beschrijft begeleiding tijdens de eerste drie maanden. Daarna beheerde kandidaat de dagplanning; overwerk bleef onder goedkeuring van de teamleider. Kandidaat bevestigt deze afbakening. Nog te onderzoeken: omgaan met conflicterende planningsverzoeken.” Dat is bruikbaarder dan “twijfel over zelfstandigheid”.

Blijft een belangrijk feit onopgehelderd, schrijf dan op wat onzeker is. Laat geen stellige beschuldiging ontstaan uit twee verschillende herinneringen. Je kunt gerichte verduidelijking of een passende werkcasus inzetten wanneer die de vraag werkelijk helpt beantwoorden. De vragenbank voor sollicitatiegesprekken helpt om op concrete handelingen door te vragen.

Wat doe je bij weigering, een beperkte of een negatieve referentie?

Er bestaat geen algemene wettelijke plicht om een referentie te geven. Sommige organisaties bevestigen alleen functie en dienstperiode. Dat zegt op zichzelf niets negatiefs over de kandidaat. Een getuigschrift is iets anders: een werkgever moet dat bij het einde van het dienstverband op verzoek van de werknemer afgeven.

Een referentie hoeft niet uitsluitend positief te zijn. Kritische informatie moet wel zorgvuldig, juist en relevant worden behandeld. Een oud conflict kan de toon beïnvloeden, terwijl een vriendelijk antwoord juist weinig concrete informatie bevat. Beoordeel daarom de onderbouwing, niet alleen het enthousiasme van de referent.

Er kan uiteindelijk onvoldoende informatie zijn om een noodzakelijke eis vast te stellen. Motiveer een besluit dan vanuit die eis en de beschikbare informatie, zonder iemand als onbetrouwbaar neer te zetten omdat een referent ontbreekt. Bij bijzondere wettelijke controles moet je afzonderlijk beoordelen welke mogelijkheden en verplichtingen gelden.

Maak een kort verslag dat je kunt uitleggen

Gebruik één vaste plek voor het verslag, toegankelijk voor de betrokken beoordelaars. Noteer het volgende:

• De concrete onderzoeksvraag en het relevante functiecriterium.
• De afspraken met de kandidaat over referent, onderwerpen en moment.
• Naam en rol van de referent, samenwerkingsperiode en datum van contact.
• De relevante antwoorden, met onderscheid tussen waarneming, oordeel en ontbrekende informatie.
• De reactie van de kandidaat op belangrijke verschillen.
• De conclusie, beperking en eventuele vervolgstap.
• De verantwoordelijke voor toegang, bewaartermijn en verwijdering.

Neem gesprekken niet standaard op en verzamel geen volledige personeelsdossiers van vorige werkgevers. Een beknopte notitie kan voor de afgesproken vraag voldoende zijn. Deel de uitkomst niet met collega’s die niets met het besluit te maken hebben.

Stel een passende bewaartermijn vast en ruim de gegevens daarna daadwerkelijk op. Voor niet-aangenomen kandidaten noemt de Autoriteit Persoonsgegevens verwijderen uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure als gebruikelijk. Dat is geen universele bewaartermijn voor ieder document in iedere situatie. Langer bewaren vraagt een onderbouwing; gegevens voor een toekomstige vacature bewaren is een afzonderlijk doel. Bij indiensttreding verhuist evenmin automatisch het hele referentieverslag naar het personeelsdossier.

Sluit af met een besluit dat ook zonder losse persoonslabels begrijpelijk blijft. Wat heeft de check bevestigd, wat bleef onbekend en wat betekent dat voor het werk? Daarmee geef je een referentie de plaats die zij verdient: aanvullende informatie binnen een zorgvuldige selectie.

Veelgestelde vragen