Wervingskosten berekenen: wat kost een nieuwe medewerker vinden?

Een vacatureadvertentie kost geld, maar een vacature vullen kost meer dan de advertentie. Je bespreekt het profiel, beantwoordt vragen, voert gesprekken en onderhandelt over het aanbod. Soms eindigt al dat werk zonder nieuwe collega. Wie alleen de facturen van succesvolle plaatsingen optelt, onderschat wat werving vraagt.

Met een berekening per aangenomen medewerker maak je die inzet zichtbaar. Hieronder bouw je een kostenoverzicht op, kies je een vaste meetmethode en werk je een voorbeeld uit. De bedragen in het voorbeeld zijn fictieve rekeninvoer, geen marktprijzen of adviesbudgetten.

Wat zijn wervingskosten en wat is cost per hire?

Wervingskosten zijn de kosten van het vinden, beoordelen en aannemen van medewerkers. Cost per hire is het gemiddelde daarvan per aanname: interne wervingskosten plus externe wervingskosten, gedeeld door het aantal aannames. Die formule is eenvoudig. De uitkomst wordt pas bruikbaar als je vastlegt welke kosten, welke vacatures en welke aannames meetellen.

Een bedrag per aanname zegt iets anders dan een bedrag per sollicitatie. Vijftig reacties kunnen veel beoordelingstijd kosten zonder een plaatsing op te leveren. Andersom kan een dure zoekopdracht één passende medewerker opleveren. Gebruik de kosten daarom naast de voortgang en uitkomst van je selectieprocedure.

Noem een berekening met alleen advertentiegeld dus geen volledige cost per hire. En zet er altijd het aantal aannames bij. Een gemiddelde op basis van één aanname kan correct zijn, maar geeft weinig houvast voor de volgende tien vacatures.

Leg eerst vast wat je telt

Maak vóór het verzamelen van bedragen een korte rekenafspraak. Laat degene die de administratie doet en degene die werft dezelfde afspraken gebruiken. Zo voorkom je dat de een met betaalde facturen rekent en de ander met alle aangegane verplichtingen.

• Doelgroep: bijvoorbeeld nieuwe medewerkers die rechtstreeks bij je in loondienst komen. Houd interne overplaatsingen en ingehuurde krachten apart als je hun andere kostenstructuur wilt vergelijken.
• Telmoment: kies ondertekende contracten of daadwerkelijk begonnen dienstverbanden. In het voorbeeld hieronder telt een daadwerkelijke start.
• Kostengrens: noteer welke werkzaamheden onder werving vallen en waar het inwerken begint.
• Meetperiode of dossiergroep: kies één methode en zet die boven het rapport.
• Peildatum: vermeld tot wanneer kosten en resultaten zijn verwerkt en welke posten nog voorlopig zijn.

Een medewerker die na de start snel vertrekt, blijft in deze telling een aanname. Registreer het vroege vertrek daarnaast als afzonderlijke uitkomst. Achteraf alleen de blijvers meetellen verandert de vraag: je meet dan kosten per behouden medewerker. Dat kan nuttig zijn, maar geef het een andere naam en een vaste meettermijn.

Per periode of per groep vacatures?

Een perioderapport telt de wervingskosten die je aan bijvoorbeeld een kalenderjaar toerekent en deelt die door de starts in dat jaar. Dat geeft een overzicht van de wervingsfunctie. Kosten kunnen daarbij horen bij iemand die pas volgend jaar begint, terwijl een start in januari voortkomt uit werk van vorig jaar. Vooral bij weinig aannames maakt die grens veel verschil.

Een dossierberekening volgt vooraf gekozen vacatures vanaf de start van de werving tot afronding. Je verzamelt alle bijbehorende kosten, ook als ze in verschillende maanden vallen. Dit is handig om een concrete wervingsaanpak te evalueren. Leg de groep vooraf vast, zodat je later niet alleen de succesvolle of goedkope dossiers selecteert.

Je kunt beide rapporten bijhouden, zolang je ze niet door elkaar haalt. Een uitgave van december hoort in een perioderapport volgens de afgesproken periodetoerekening. In de dossierberekening blijft dezelfde uitgave bij de bijbehorende vacature, ook als de medewerker in februari begint. Dat is tweemaal rapporteren vanuit een ander perspectief, niet tweemaal kosten optellen in één totaal.

Welke kosten neem je op?

Gebruik een kostenregister met per regel het bedrag, de activiteit, het vacaturekenmerk en de onderbouwing. Maak zichtbaar welke bedragen uit een factuur komen en welke uit een berekening. Onderstaande indeling is een praktische werkwijze voor je eigen managementoverzicht, geen voorgeschreven boekhoudkundige standaard.

Een bureau kan kosten rekenen voordat iemand begint. Controleer daarom het contract en de opdrachtbevestiging. Een verwachte terugbetaling is nog geen ontvangen credit. Zet onzekere bedragen apart en verwerk correcties met datum en toelichting. Bij een werving-en-selectiebureau kiezen vind je welke afspraken je vooraf wilt vergelijken.

Wat houd je apart?

In deze werkwijze blijven het salaris van de nieuwe medewerker, diens werkplek en de begeleiding tijdens het inwerken buiten de wervingskosten. Die bedragen horen wel in je totale personeelsbegroting. Het artikel over personeelskosten behandelt dat bredere budget. Een laptop is bijvoorbeeld niet ineens een wervingsuitgave doordat je hem vlak voor de eerste werkdag bestelt.

Ook omzet die je mogelijk mist door een openstaande vacature houd je apart. Zo’n schatting kan belangrijk zijn voor de beslissing om extra te investeren, maar is geen betaalde wervingsfactuur. Bovendien is gemiste omzet niet hetzelfde als gemiste winst of bijdrage. Tijdelijke vervanging, overwerk en mogelijk uitgesteld werk zet je in een afzonderlijk scenario met eigen aannames.

Hoe waardeer je interne tijd zonder haar dubbel te tellen?

Houd per activiteit bij hoeveel tijd iemand aan de werving besteedt. Twee collega’s die samen een uur interviewen leveren twee arbeidsuren op. Tel voorbereiding en verslaglegging mee wanneer die daadwerkelijk plaatsvinden. Gebruik bij ontbrekende registratie een herkenbare schatting en vervang die waar mogelijk door bijgehouden uren bij volgende vacatures.

Vermenigvuldig de uren met een afgesproken interne uurkost. Gebruik daarvoor een onderbouwde werkgeverskost en een consequent gekozen urenbasis. Een bruto uurloon laat werkgeverslasten buiten beeld; een commercieel verkooptarief bevat doorgaans andere bestanddelen. Laat je administratie de interne kostprijs leveren en noteer wat erin zit.

Bij een eigenaar zonder vergelijkbare loonkosten kun je de tijd met een expliciete rekenwaarde opnemen. Presenteer die als gewaardeerde eigen tijd. Doe niet alsof het een extra factuur is. Voor de vraag of je voldoende geld beschikbaar hebt, blijft een apart betaaloverzicht nodig.

Gaat een recruiter volledig op in het werven voor de onderzochte groep, dan kun je diens relevante loonkosten toerekenen. Voeg daarnaast niet opnieuw alle geregistreerde uren tegen een volledig loonkostentarief toe. De uren helpen dan om het bedrag over dossiers te verdelen. Bevat de uurkost al software of algemene overhead, voeg die bestanddelen evenmin opnieuw toe.

Verdeel gedeelde kosten met een vaste afspraak

Een recruitmentsysteem of een fotoserie ondersteunt vaak meer dan één vacature. Kies een verdeelsleutel die je kunt uitleggen. Voor software kan dat het aantal gebruiksmaanden zijn, gevolgd door een verdeling over de onderzochte dossiers. Voor een campagne voor twee functies kan de werkelijke besteding per functie beschikbaar zijn. Gebruik die liever dan een willekeurige verdeling.

Een simpel voorbeeld: een abonnement kost in de onderzochte drie maanden €300 en ondersteunt uitsluitend drie geselecteerde vacatures. Je spreekt vooraf een gelijke verdeling af: €100 per vacature. Het totaal blijft €300. Gebruiken andere afdelingen hetzelfde abonnement, bepaal dan eerst welk deel aan deze werving toekomt.

Verdeel een algemene werken-bij-website niet zonder uitleg volledig over de eerste aanname. Houd grote eenmalige investeringen desgewenst als aparte regel zichtbaar naast terugkerende wervingskosten. Bespreek de boekhoudkundige verwerking met je administrateur; je managementverdeling moet niet ongemerkt een fiscale afschrijvingsregel worden.

Reken je inclusief of exclusief btw?

Gebruik in het kostenoverzicht bedragen exclusief de btw die je daadwerkelijk kunt aftrekken. Neem niet-aftrekbare btw wel mee. Aftrek is aan voorwaarden gebonden en hangt onder meer samen met het gebruik voor belaste activiteiten; ga dus niet automatisch uit van volledige aftrek. Laat bij twijfel je administratie de juiste basis bepalen. In je betaalplanning kan het factuurbedrag inclusief btw ondertussen wel relevant zijn.

Rekenvoorbeeld: drie vacatures, twee starters

Een fictief bedrijf volgt drie vooraf gekozen vacatures A, B en C. Op de afsluitdatum zijn alle procedures afgerond. A en B hebben ieder één starter opgeleverd; voor C is niemand aangenomen en de zoektocht is beëindigd. Alle bedragen hieronder zijn definitief verwerkt. De interne tarieven zijn fictieve werkgeverskosten per uur, zonder de apart getelde software. Voor externe uitgaven is eventuele aftrekbare btw buiten de kosten gehouden.

De externe kosten zijn €2.200. De toegerekende interne tijd kost €2.680. Samen is dat €4.880, gedeeld door twee starters: €2.440 wervingskosten per aanname. De externe kosten per starter bedragen afzonderlijk €1.100. Dat tweede bedrag laat de interne inzet buiten beschouwing en krijgt daarom een eigen label.

Tel je alleen A en B mee, dan kom je uit op €2.880 ÷ 2 = €1.440. Daarmee verdwijnen de €2.000 van de mislukte zoektocht uit beeld. Voor een evaluatie van de hele vooraf gekozen groep is dat onvolledig. Voor een afzonderlijke evaluatie van A mag je uiteraard €1.640 tonen, zolang je duidelijk maakt dat het één dossier betreft.

Voor C kun je geen kosten per aanname berekenen: delen door nul is niet mogelijk. Noteer “geen aanname”, €2.000 besteed en de reden waarom de procedure is gesloten. Vul geen €0 in bij cost per hire. Nul zou suggereren dat er kosteloos iemand is aangenomen.

Wat doe je met open vacatures en late facturen?

Is C nog open in plaats van afgesloten, dan is €2.440 slechts een tussenstand van de groep. Later kunnen zowel kosten als het aantal starters veranderen. Schrijf bijvoorbeeld: “stand 30 september, twee starters, één vacature open, €4.880 kosten verwerkt; einduitkomst nog onbekend”. Vergelijk zo’n tussenstand niet rechtstreeks met een volledig afgeronde groep.

Een factuur die later binnenkomt, een toegezegde bonus en een bureaucredit vragen om een vaste correctiewerkwijze. Leg vast welke verplichtingen je al hebt opgenomen, welke bedragen nog geschat zijn en wanneer je het dossier opnieuw sluit. Bewaar de vorige rapportversie, zodat iemand kan zien waarom het bedrag per aanname is veranderd.

Een vervangingszoektocht na vroeg vertrek krijgt een herkenbaar nieuw dossier of subdossier. Ook als het bureau daarvoor geen nieuwe fee rekent, kunnen interne uren en andere uitgaven doorlopen. Een “gratis vervanging” is daardoor niet automatisch kosteloos voor het bedrijf.

Wanneer is werven te duur?

Er is geen bedrag dat zonder verdere informatie voor jouw vacature te hoog of te laag is. Vergelijk eerst je eigen soortgelijke dossiers: functie, regio, aantal plaatsen, aanpak en kostendefinitie. Een gemiddelde van een buitenlandse enquête of een bureautabel is geen passende norm als onbekend is of interne tijd, mislukte zoektochten en onboarding zijn meegenomen.

Bekijk vervolgens wat de uitgaven verklaren. Veel uren kunnen wijzen op herhaalde gesprekken zonder duidelijk besluit, maar ook op een zorgvuldig beoordeelde specialistische functie. Een hoge bureaufee kan een aanleiding zijn om de opdracht te heronderhandelen. Zij bewijst op zichzelf niet dat intern zoeken goedkoper uitpakt.

Gebruik daarvoor ook de stappen waarin kandidaten doorgaan of afhaken. De kosten vertellen hoeveel middelen je inzet; het verloop van de procedure helpt bepalen waar een verandering zinvol kan zijn.

Maak van de uitkomst een besluit voor de volgende vacature

Begin een nieuw budget met de kostenposten van een vergelijkbaar dossier. Pas het aantal uren, de aanpak en bekende offertes aan. Zet zekere uitgaven, schattingen en een eventuele reserve apart. De reserve is een budgetgrens, geen gemaakte kostenpost.

Vergelijk intern zoeken en een bureau op dezelfde afbakening. Bij intern zoeken tel je tijd en hulpmiddelen mee; bij een bureau ook de tijd die je zelf aan briefing, gesprekken en het aanbod besteedt. Noteer daarnaast wat nog onbekend is, zoals de beschikbaarheid van kandidaten of een voorwaardelijke restitutie. Een berekening kan die onzekerheid zichtbaar maken, maar geen plaatsing garanderen.

Maak ten slotte het besluit concreet: welk bedrag mag iemand nu uitgeven, wie volgt reacties op en bij welk moment beoordeel je de voortgang? Ga bij tegenvallende resultaten terug naar de oorzaak. Dezelfde advertentie langer laten lopen is geen vanzelfsprekend antwoord op een onduidelijk aanbod of trage opvolging.

Werkblad voor je eigen kostenoverzicht

Zet deze velden in je spreadsheet. Gebruik voor de kostenregels vacaturekenmerken in plaats van onnodige kandidaatdetails. Het doel is financiële verantwoording, niet nog een kopie van het sollicitatiedossier.

1. Bovenaan: doel, meetmethode, onderzochte vacatures, telmoment en peildatum.
2. Per kostenregel: vacaturekenmerk, omschrijving, bron of factuurreferentie, kostendatum en toerekenperiode, uren, tarief, bedrag, btw-basis, verdeelsleutel en voorlopig/definitief.
3. Per vacature: open, contract getekend maar start volgt, gestart of gesloten zonder aanname; aantal daadwerkelijke starters; kosten tot nu toe; verwachte verplichtingen.
4. Onder het totaal: interne en externe kosten apart, som, aantal aannames en berekening per aanname.
5. Naast de uitkomst: open dossiers, uitsluitingen, correcties en andere verschillen die een vergelijking beïnvloeden.
6. Besluit: welke stap verandert, wie doet dat en wanneer beoordeel je het resultaat?

Controleer vóór je het rapport deelt of iedere factuur maar één keer meetelt, de som van de verdeelde kosten klopt en alle gekozen vacatures erin staan. Vraag vervolgens of de uitkomst de oorspronkelijke vraag beantwoordt. Een betaalplanning, een gemiddelde wervingskost en een begroting voor de totale nieuwe arbeidsplaats zijn drie verschillende overzichten.

Veelgestelde vragen