Time to hire berekenen en de doorlooptijd verkorten

Je hebt een geschikte kandidaat gesproken, maar daarna ligt de procedure stil. Of je neemt mensen vlot aan, terwijl vacatures toch maanden openstaan. Met alleen het aantal dagen tot een aanname kun je die twee problemen niet uit elkaar houden. Daarvoor heb je een vast beginpunt, een controleerbaar eindpunt en de datums van de tussenstappen nodig.

Time to hire helpt je de doorlooptijd van een aangenomen kandidaat te meten. Begin met één vergelijkbare functiegroep en een eenvoudig register. Hieronder zie je welke datums je vastlegt, hoe je gemiddelde en mediaan berekent en hoe je van een traag dossier naar een concrete procesverbetering gaat.

Wat is time to hire?

Time to hire is de tijd tussen de instroom van de uiteindelijke aanname in de kandidaatprocedure en de acceptatie van het aanbod. Bij een gewone sollicitatie is de instroomdatum doorgaans de datum waarop je de sollicitatie ontvangt. De definitie sluit aan bij de HR-begrippenlijst van SHRM. Leg bij andere routes, zoals actief benaderde kandidaten, apart vast welke gebeurtenis als instroom telt.

Je meet daarmee verstreken tijd, geen gewerkte recruitmenturen. Twintig dagen time to hire betekent niet dat een recruiter twintig dagen aan de kandidaat heeft gewerkt. Gesprekken, beoordeling, agenda-afstemming en wachten op een antwoord zitten allemaal binnen dezelfde periode.

De naam alleen is onvoldoende. Een recruitmentsysteem kan bijvoorbeeld rekenen tot de datum waarop iemand naar de status ‘aangenomen’ is verplaatst. Als je die status pas een week na acceptatie bijwerkt, meet het rapport ook administratieve achterstand. Controleer dus de gebruikte velden voordat je het cijfer overneemt.

Time to fill, time to hire en tijd tot de start

Voor personeelsplanning wil je weten wanneer de vacature is ingevuld én wanneer iemand daadwerkelijk beschikbaar is. Gebruik daarvoor afzonderlijke metingen. In dit artikel hanteren we onderstaande afspraken; andere organisaties of systemen kunnen andere grenzen kiezen.

Sommige organisaties laten time to fill beginnen bij publicatie. Dat is een bruikbare andere keuze, maar de voorbereiding tussen goedkeuring en publicatie verdwijnt dan uit dat cijfer. Noem het startpunt altijd. Ook ‘time to start’ wordt niet overal op dezelfde manier gebruikt. Schrijf daarom liever ‘dagen van acceptatie tot eerste werkdag’ of ‘dagen van vacaturegoedkeuring tot eerste werkdag’.

Fictief voorbeeld: een arbeidsplaats wordt op 20 juli 2026 goedgekeurd. De later aangenomen kandidaat solliciteert op 1 augustus, accepteert op 25 september en begint daadwerkelijk op 5 oktober. De time to fill is 67 kalenderdagen, de time to hire 55 kalenderdagen en de tijd van acceptatie tot start 10 kalenderdagen. Van goedkeuring tot de eerste werkdag zijn 77 kalenderdagen verstreken.

De opzegtermijn bij een vorige werkgever kan invloed hebben op de startdatum. Die tijd hoort niet bij time to hire als je teller bij acceptatie stopt. Bewaar een geplande startdatum wel, maar rapporteer die als planning totdat iemand werkelijk is begonnen.

Leg de meetafspraken vast voordat je gaat rekenen

Zet de definities boven het overzicht, zodat een collega dezelfde uitkomst kan berekenen. Spreek minimaal het volgende af:

1. De teleenheid: één kandidaatprocedure voor één concrete vacature. Twee ontvangen berichten over dezelfde sollicitatie zijn geen twee procedures.
2. Het instroommoment: bijvoorbeeld ontvangst van de sollicitatie. Voor actief benaderde kandidaten kies je een aantoonbaar moment, zoals het eerste gerichte contact voor deze vacature. Houd die route herkenbaar; een profiel dat jaren in een database staat is niet automatisch al jaren in deze procedure.
3. Het eindmoment: aantoonbare acceptatie van het aanbod. Noteer welke bevestiging daarvoor telt en registreer eventuele voorwaarden apart. Een intern besluit om iemand een aanbod te doen is nog geen acceptatie.
4. De rekeneenheid: in deze uitleg kalenderdagen, berekend als einddatum min begindatum. Van 1 tot 2 september is één verstreken dag; begin en einde op dezelfde dag geven nul dagen. Weekenden en feestdagen tellen mee.
5. De rapportagegroep: bijvoorbeeld alle geaccepteerde aanbiedingen binnen een functiegroep in september. Vermeld daarnaast het aantal open procedures op een vaste peildatum.

Werk je met werkdagen, leg dan ook vast welke weekdagen en feestdagen je uitsluit. Vergelijk dat cijfer niet rechtstreeks met kalenderdagen. Een interne belofte om binnen twee werkdagen te reageren kan prima naast een totale time to hire in kalenderdagen bestaan, zolang beide duidelijk zijn gelabeld.

Bij een vacature met meerdere arbeidsplaatsen registreer je de afzonderlijke posities en hun goedkeurings- en acceptatiedatums. Een doorlopende advertentie die het hele jaar online staat, is geen bruikbaar startpunt voor iedere nieuwe personeelsbehoefte. Noteer dus wanneer de specifieke plaats vrijkwam of werd goedgekeurd.

Laat de totale kalenderduur in je hoofdrapport doorlopen bij een pauze. Noteer de pauze, aanleiding en hervatting afzonderlijk. Een aanvullende berekening zonder pauzedagen mag, maar geef die een eigen naam en toon ook de totale duur. Een administratieve pauzeknop maakt het wachten niet ongedaan.

Voor verplaatsingen naar een andere vacature en hervatte procedures spreek je een vaste regel af. Bewaar het oorspronkelijke dossier en de overdrachtsdatum. Begin bij een nieuwe vacature een herkenbare nieuwe procedure; reset de klok niet telkens als dezelfde kandidaat naar een volgende gespreksronde gaat. Controleer bij imports of je systeem de echte instroomdatum heeft bewaard en niet de importdatum gebruikt.

Welke gegevens moet je bijhouden?

Voor een klein aantal vacatures is een beveiligd register voldoende. Bewaar een procedure- en vacaturenummer, functiegroep, instroomroute, instroomdatum, acceptatiedatum en status. Voeg de daadwerkelijke eerste werkdag toe wanneer die bekend is. Voor time to fill heb je daarnaast de goedkeuringsdatum van de concrete arbeidsplaats nodig.

Om vertraging te vinden registreer je ook de gebeurtenissen die in jouw procedure voorkomen: eerste inhoudelijke reactie, eerste gesprek, ontvangen beoordelingsfeedback, eventueel tweede gesprek en verzonden aanbod. Noteer wie de volgende actie uitvoert en wanneer de kandidaat een bericht is beloofd. Een automatische ontvangstbevestiging is geen inhoudelijke beoordeling.

Houd ontbrekende datums leeg en markeer ze voor herstel. Vul geen nul in en kies geen waarschijnlijke datum. Controleer een onmogelijke volgorde, zoals acceptatie vóór de sollicitatie, aan de hand van de oorspronkelijke berichten. Is de datum niet meer vast te stellen, vermeld dan hoeveel dossiers daardoor buiten de berekening vallen.

Gebruik in een gedeeld meetoverzicht bij voorkeur procedurenummers en samengevoegde cijfers. Een herleidbaar nummer blijft een persoonsgegeven. Bepaal een passende AVG-grondslag, leg het doel uit, beperk toegang en bewaar gegevens niet langer dan nodig. Voor deze analyse zijn cv-teksten, medische informatie of uitvoerige privéredenen voor uitstel niet nodig.

Rekenvoorbeeld: gemiddelde, mediaan en open procedures

Alle onderstaande dossiers en datums zijn fictief. Een werkgever bekijkt de aanbiedingen die in september 2026 zijn geaccepteerd voor dezelfde functiegroep. Het zijn vijf afzonderlijke kandidaatprocedures. Instroom is hier steeds de ontvangst van een sollicitatie; er zijn voor deze vijf geen ontbrekende datums.

Het gemiddelde is de som van de doorlooptijden gedeeld door het aantal gemeten acceptaties: (12 + 16 + 20 + 22 + 55) ÷ 5 = 25 kalenderdagen. Deel dus niet door het aantal ontvangen sollicitaties, alle aanbiedingen of de vacatures die nog openstaan.

Voor de mediaan zet je de doorlooptijden op volgorde en neem je de middelste waarde. Hier is dat 20 kalenderdagen. Bij een even aantal neem je het gemiddelde van de twee middelste waarden. De kortste procedure duurde 12 dagen en de langste 55 dagen. Met vijf acceptaties kun je die vijf afzonderlijke waarden gewoon laten zien.

Procedure E trekt het gemiddelde omhoog. Dat maakt het dossier juist interessant om te onderzoeken. Zonder E zou het gemiddelde 17,5 dagen zijn, maar die kortere uitkomst is geen reden om E te verwijderen. Alleen een aantoonbare registratiefout corrigeer je; een werkelijk lange procedure hoort bij je resultaat.

Er lopen op de peildatum 9 oktober 2026 bovendien twee andere procedures voor dezelfde functiegroep. Die staan in een apart overzicht:

Voor F en G bestaat nog geen definitieve time to hire. Hun huidige looptijden zijn geen nul en horen niet tussen de vijf afgeronde waarden. Je rapport luidt: ‘Vijf acceptaties in september, gemiddeld 25 dagen, mediaan 20 dagen, spreiding 12 tot 55 dagen; daarnaast twee lopende procedures op 9 oktober, met een ouderdom van 55 en 10 dagen.’ Zo blijft het werk dat nog vastzit zichtbaar.

Ook een afwijzing of terugtrekking levert geen time to hire op. Registreer de tijd tot afsluiting apart en bekijk de uitkomst in je recruitmentfunnel. Anders kan een proces waarin veel mensen afhaken er snel uitzien, doordat je alleen de overgebleven aannames meet.

Let op de gekozen periode: D en E tellen mee bij de acceptaties van september, ook al solliciteerden ze in augustus. Wil je juist alle sollicitaties uit september volgen, dan maak je een andere groep. Daarin horen D en E niet thuis en moet je blijven tonen welke septemberprocedures nog lopen. Wissel deze twee rapportages niet ongemerkt om.

Zo ontdek je waar de dagen blijven

Bekijk het lange dossier E uit het voorbeeld. De kandidaat solliciteerde op 1 augustus en accepteerde op 25 september. De geregistreerde tussenstappen leveren onderstaande verdeling op. Elke periode begint waar de vorige eindigt; daardoor tel je dagen niet dubbel.

De langste tussenperiode is die van 28 dagen vóór het tweede gesprek. Dat is een aanwijzing, nog geen verklaring. Bekijk de uitnodiging, beschikbare gesprekstijden en terugkoppeling. In dit fictieve dossier staat dat de beslissende gesprekspartner afwezig was en dat niemand een vervanger of nieuwe afspraak regelde. Dat geeft een concreet intern probleem om op te lossen.

De zeven dagen na het aanbod zijn daarmee niet automatisch verspilling. Misschien bespreekt de kandidaat de voorwaarden, vraagt die verduidelijking of heeft die een afgesproken bedenktijd. Vraag naar de feitelijke gang van zaken. Een fase bevat zowel inhoudelijke activiteiten als wachten; het datumverschil alleen laat niet zien hoeveel dagen vermijdbaar waren.

Gebruik voor een faserapport ook dossiers die nog in die fase staan. Alleen de doorlooptijd van afgeronde gesprekken bekijken kan juist de kandidaten verbergen die al weken op een afspraak wachten. Toon daarom naast de afgeronde duur de ouderdom van de open stappen en de eerstvolgende beloofde actie.

Verkort de doorlooptijd met een gericht verbeterplan

Kies de maatregel die bij de vastgestelde vertraging past. Extra kandidaten inkopen helpt niet wanneer geschikte sollicitanten op interne besluitvorming blijven wachten. Omgekeerd lost sneller interviewen een onduidelijk of onaantrekkelijk aanbod niet op.

Voor dossier E zou de eerste maatregel zijn: organiseer voor de volgende vacature een vervangende beoordelaar en reserveer de tweede gespreksronde vooraf. De vacaturehouder is verantwoordelijk. Controleer tijdens de procedure tweemaal per week of er kandidaten zonder volgende afspraak staan. Deze frequentie is een praktische voorbeeldkeuze, geen norm.

Doe dit vervolgens voor één vergelijkbare vacaturegroep. Noteer wanneer de wijziging inging, welke andere zaken veranderden en wat je verwacht te verbeteren. Kijk na de eerste procedures of de afspraak wordt uitgevoerd. Vergelijk het uiteindelijke resultaat pas zodra er voldoende afgeronde gevallen zijn, met de resterende open gevallen zichtbaar. Bij een handvol aannames zijn de afzonderlijke dossiers vaak informatiever dan een dalingspercentage.

Maak kandidaten duidelijk welke stappen volgen en wanneer ze bericht krijgen. De NVP Sollicitatiecode geeft hiervoor gedragsregels over transparantie, terugkoppeling en het melden van wijzigingen. Behandel de code als gedragscode; een zelfgekozen snellere antwoordbelofte is je eigen werkafspraak. Geef een kandidaat voldoende gelegenheid om vragen te stellen en het aanbod te beoordelen.

Behoud de noodzakelijke selectie-inhoud. Spreek vooraf af welke informatie je nodig hebt en gebruik een gestructureerd sollicitatiegesprek om die doelgericht te verzamelen. Een lagere doorlooptijd doordat je een relevante beoordeling overslaat, bewijst geen beter proces.

Wat is een goede time to hire?

Een bruikbaar doel komt uit je eigen vergelijkbare procedures en het werk dat daarin nodig is. Bepaal eerst waar aantoonbaar onnodige stilstand zit. Spreek daarna een doel af voor die stap, bijvoorbeeld dat de beoordelingsfeedback uiterlijk op de afgesproken werkdag compleet is. Daarmee kun je rechtstreeks sturen op iets wat je team kan beïnvloeden.

Wil je toch een externe benchmark gebruiken, controleer dan de begin- en einddefinitie, kalender- of werkdagen, meetperiode, land, functiegroep en steekproef. Let ook op pauzes, interne kandidaten en de keuze voor gemiddelde of mediaan. Een cijfer zonder deze context kan geen betrouwbare prestatienorm voor jouw vacature zijn.

Beoordeel snelheid samen met andere uitkomsten: hoeveel aanbiedingen worden geaccepteerd, hoeveel kandidaten trekken zich terug en met welke gemelde reden, beginnen aangenomen mensen daadwerkelijk en zijn de afgesproken functiecriteria zorgvuldig beoordeeld? Kijk later ook of de verwachtingen over het werk kloppen. Veranderingen daarin hebben meerdere mogelijke oorzaken; schrijf ze niet automatisch toe aan een snellere procedure.

Bespreek in je vaste vacatureoverleg eerst de mensen die nu wachten. Gebruik daarna gemiddelde, mediaan en fasegegevens om één verbetering te kiezen, met een eigenaar en een controledatum. Zo gebruik je de meting om onnodige wachttijd gericht aan te pakken en kandidaten duidelijkheid te geven.

Veelgestelde vragen