Frequent verzuim zorgvuldig aanpakken

Een medewerker meldt zich herhaaldelijk kort ziek. De planning moet telkens worden aangepast en je wilt begrijpen of je als werkgever iets kunt verbeteren. Begin dan niet met een conclusie over motivatie of ‘verzuimgedrag’. Controleer eerst wat je overzicht werkelijk laat zien en welk doel een vervolgafspraak dient.

Frequent verzuim vraagt een andere blik dan één langdurige afwezigheid. Je kijkt naar terugkerende ziekteperioden, de omstandigheden in het werk en eerdere afspraken. Het aantal meldingen geeft aanleiding tot aandacht, maar vertelt niet waardoor iemand ziek is of wat de juiste ondersteuning is. Een zorgvuldig vervolg verbindt controleerbare feiten aan uitvoerbare acties.

Wat bedoel je met frequent verzuim?

Met frequent verzuim wordt herhaald ziekteverzuim bedoeld, vaak in meerdere korte perioden. Dat is iets anders dan de totale verzuimduur. Iemand kan enkele keren kort afwezig zijn en in totaal minder dagen missen dan een collega met één lange ziekteperiode. Gebruik daarom niet alleen een verzuimpercentage als je wilt weten hoe vaak afwezigheid terugkeert.

Sommige organisaties gebruiken bijvoorbeeld drie ziekmeldingen binnen een jaar als moment om een gesprek aan te bieden. Behandel zo’n aantal als een gekozen signaleringsafspraak. Het is geen algemene wettelijke grens waarboven iemand verkeerd handelt, geen medische beoordeling en geen automatische aanleiding voor een sanctie. Controleer welke afspraken in jouw organisatie en eventuele cao gelden.

Beschrijf ook wat ‘een jaar’ betekent. Het lopende kalenderjaar en de laatste twaalf maanden kunnen verschillende uitkomsten geven. Maak die keuze vooraf duidelijk en pas haar consequent toe. Hulp of aandacht hoeft ondertussen niet te wachten totdat een medewerker een bepaald aantal meldingen heeft bereikt.

Controleer meldingen, perioden en werkdagen afzonderlijk

Een export met vier regels bevat niet noodzakelijk vier ziekteperioden. Een vervolgbericht op de tweede ziektedag, een correctie of gedeeltelijke hervatting kan als aparte regel in een systeem staan. Controleer de registratie voordat je een medewerker uitnodigt met een aantal dat misschien niet klopt.

• Afbakening: welke periode bekijk je en gedurende welk deel daarvan was de medewerker in dienst?
• Begin en einde: staan de eerste ziektedag en de hersteldatum goed geregistreerd? Zijn vervolgmeldingen herkenbaar?
• Soort afwezigheid: zijn ziekte, verlof en andere registraties niet onbedoeld samengevoegd?
• Werkrooster: welke werkdagen of uren waren daadwerkelijk ingeroosterd? Kalenderdagen zijn niet automatisch gemiste werkdagen.
• Eerdere afspraken: wat was al afgesproken, is dat uitgevoerd en staat er nog een actie open?

Laat de medewerker feitelijke onjuistheden kunnen aangeven. Als een datum of registratie wordt betwist, zoek dat eerst uit met de bevoegde administratie. Een overzicht is een hulpmiddel, geen bewijs dat je interpretatie ervan juist is.

Wees terughoudend met conclusies over weekdagen. ‘Vaak op maandag’ zegt weinig zonder het werkrooster en de afgebakende periode. Voor iemand die alleen op maandag en dinsdag werkt, betekenen gemiste maandagen iets anders dan voor iemand met vijf werkdagen. Ook een zichtbaar patroon bewijst geen oorzaak, onwil of toekomstige langdurige uitval.

Voorbeeld: vier regels zijn drie ziekteperioden

Alle gegevens in dit voorbeeld zijn fictief. De eigenaar van een dierenwinkel bekijkt voor één medewerker het eerste halfjaar van 2026. De medewerker was die hele periode in dienst en stond op alle hieronder genoemde dagen ingeroosterd. Het systeem toont vier regels.

Het gecontroleerde overzicht bevat drie afzonderlijke ziekteperioden en vijf gemiste ingeroosterde werkdagen: twee in januari, twee in maart en één in juni. De oorspronkelijke vier regels waren niet vier afzonderlijke ziektegevallen. Dit is uitsluitend een telling binnen de gekozen fictieve periode; er is geen ziekteoorzaak of verzuimpercentage uit afgeleid.

De eigenaar nodigt de medewerker uit op basis van de gecorrigeerde gegevens. Die hoeft daarbij geen verklaring voor iedere ziekteperiode te geven. Het doel is te bespreken of er in het werk knelpunten zijn die aandacht vragen en welke ondersteuning of afspraken zinvol zijn.

Houd de wettelijke optelling van ziekteperioden apart

Naast je overzicht van terugkerende afwezigheid bestaat een andere telling voor loondoorbetaling, Ziektewet en re-integratietermijnen. UWV legt uit dat ziekteperioden bij opnieuw ziek worden binnen vier weken worden opgeteld. Bij opnieuw ziek worden vanaf vier weken begint in de beschreven hoofdregel een nieuwe ziekteperiode. Rond zwangerschaps- en bevallingsverlof gelden bijzondere regels.

Een nieuw bericht in het personeelssysteem betekent dus niet automatisch dat alle wettelijke termijnen opnieuw beginnen. Andersom betekent het optellen voor die termijnen niet dat je meerdere afzonderlijke afwezigheden in een managementoverzicht moet laten verdwijnen. Bewaar helder welke telling welk doel heeft en laat de administratie en arbodienst de toepasselijke termijnberekening controleren.

In het fictieve voorbeeld liggen de afzonderlijke perioden ruimschoots meer dan vier weken uit elkaar. Het probleem zit daar in een dubbel getelde vervolgmelding. Bij kort op elkaar volgende ziekteperioden komt naast die registratiecontrole de wettelijke optelling in beeld. Gebruik voor de gewone meldroute en verantwoordelijkheden het verzuimprotocol; een gesprek over frequentie vervangt de lopende verzuimbegeleiding niet.

Maak de aanleiding duidelijk en kies het juiste vervolg

Plan het gesprek op een passend moment en vertel vooraf waarom je het wilt voeren. Benoem de gecontroleerde periode en het doel. Bijvoorbeeld: ‘We zien in het afgelopen halfjaar drie afzonderlijke ziekteperioden. Ik wil met je kijken of er knelpunten in het werk zijn waar we iets aan kunnen doen, en terugkomen op eventuele eerdere afspraken.’ Dit is een uitnodiging tot onderzoek, geen verzoek om alle ziekteoorzaken te verklaren.

Houd de gevolgen voor het werk feitelijk. Een afspraak die moest worden verzet of een rooster dat niet kon worden uitgevoerd is concreter dan ‘je laat het team telkens zitten’. Vervanging en de verdeling van werk zijn ook organisatievragen. De medewerker verantwoordelijk maken voor de frustratie van collega’s helpt niet om vast te stellen wat er verbeterd kan worden.

Ga in het gesprek niet zelf medische beperkingen uitvragen of beoordelen. De algemene privacygrenzen, passende vragen en rol van de bedrijfsarts staan in een verzuimgesprek voeren met respect voor privacy. Ook bij herhaalde meldingen gelden die grenzen; vaker ziek zijn geeft de werkgever geen ruimer recht op gezondheidsinformatie.

Kies op basis van de vraag die naar voren komt een passende route. Het gesprek hoeft niet te eindigen met één verklaring voor alle eerdere afwezigheid.

Een werknemer moet zonder jouw toestemming de bedrijfsarts kunnen bezoeken met vragen over gezondheid in relatie tot werk, ook zonder actuele ziekmelding. Maak die route bekend. Gebruik een verwijzing niet als dreigmiddel of als automatische straf na een bepaald aantal meldingen. Voor jouw eigen vragen over begeleiding kun je eveneens de arbodienst of bedrijfsarts inschakelen.

Maak een werkafspraak die de werkgever kan uitvoeren

In de fictieve dierenwinkel benoemt de medewerker dat leveringen regelmatig tijdens de drukke opening binnenkomen. Die moet dan klanten helpen, goederen aannemen en direct de voorraad controleren. De eigenaar had dit als één gecombineerd takenpakket ingepland. Dat is een onderzoekbaar werkprobleem; er is niet vastgesteld dat het de ziekteperioden verklaart.

De eigenaar controleert de levermomenten en taakverdeling. Voor een proef van drie weken spreekt hij af dat de dienstverantwoordelijke bij binnenkomst van een levering de ontvangst verdeelt. Voorraadcontrole wordt op een ingepland moment gedaan. Als de bezetting daarvoor niet toereikend is, beslist de eigenaar welke werkzaamheden worden uitgesteld. De medewerker hoeft niet zelf alle botsende prioriteiten op te lossen.

De proefduur is gekozen voor dit voorbeeld, geen norm voor frequent verzuim. De afspraak bevat een eigenaar, een uitvoeringsmoment en een evaluatie. Bespreek bij die evaluatie of de taakverdeling werkelijk werd gebruikt, of het geplande controlemoment beschikbaar was en of werkdruk niet bij een collega terechtkwam.

Blijkt sprake van een breder arbeidsrisico, pak dat dan op in de RI&E en het bijbehorende plan van aanpak. Arboportaal beschrijft dat werkdruk moet worden voorkomen of beperkt en dat maatregelen aantoonbaar moeten worden uitgevoerd. Zo’n verantwoordelijkheid bestaat ook als je niet kunt bewijzen dat een specifieke ziekmelding door het werk kwam.

Laat de medewerker niet beloven de komende maanden niet meer ziek te worden. Een werkafspraak kan gaan over het melden van een onuitvoerbare taakverdeling of het gebruiken van een afgesproken contactroute. Zij kan geen gezondheid garanderen. Als individueel aangepast werk nodig is wegens beperkingen, hoort de beoordeling daarvan bij de bedrijfsarts.

Pas de werkwijze consequent toe en beoordeel de opvolging

Gebruik binnen de afgesproken groep dezelfde signaleringsperiode en registratiecontrole. Kies medewerkers niet uit omdat hun afwezigheid je meer irriteert of omdat je een vermoeden hebt over hun privéleven. Consistent handelen betekent wel een herkenbare werkwijze, maar niet dat iedere medewerker dezelfde ondersteuning of maatregel nodig heeft.

Ga je een regeling voor frequent verzuim invoeren of aanpassen, betrek dan de medezeggenschap volgens de toepasselijke regels. De SER benoemt instemmingsrecht van de OR en pvt bij ziekteverzuim- en re-integratiebeleid voor zover er ruimte is voor eigen keuzes. Behandel een nieuwe signalerings- en gespreksregeling daarom niet alleen als een instelling in de HR-software.

Bewaar een korte, afgeschermde notitie met de gecontroleerde gegevens, werkafspraken, verantwoordelijken en vervolgdatum. Leg ook vast welke registratie is gecorrigeerd. Voeg geen medische verklaring of vermoedelijke ziekteoorzaak toe. Deel met de planning alleen wat nodig is om het werk te organiseren; een ranglijst van medewerkers met de meeste meldingen is daarvoor niet nodig.

Beoordeel bij het vervolg eerst of de afspraken zijn uitgevoerd. Een nieuwe ziekmelding bewijst niet dat een medewerker zich niet aan de werkafspraak hield. Een periode zonder nieuwe ziekte bewijst evenmin dat jouw maatregel de oorzaak is. Vraag wat in de uitvoering werkt, wat nog knelt en of andere deskundigheid nodig is.

Blijft de afwezigheid terugkeren, controleer dan opnieuw de feiten en de ondersteuning in plaats van automatisch een zwaardere waarschuwing te geven. Een eventuele juridische beoordeling van verplichtingen of gevolgen vraagt afzonderlijk onderzoek van de concrete situatie. Het doel van deze aanpak blijft dat feiten kloppen, gezondheidsvragen bij de juiste deskundige terechtkomen en verbeteringen in het werk daadwerkelijk worden uitgevoerd.

Veelgestelde vragen