Je hebt de juiste kandidaat gevonden, het contract is getekend en de startdatum staat. Dan komt de vraag die veel kleine werkgevers pas laat stellen. Waar gaat deze persoon eigenlijk zitten? Het eigen kantoor is vol, of er is nog helemaal geen kantoor. Thuiswerken lijkt dan de makkelijkste oplossing. Alleen is het minder vrijblijvend dan veel werkgevers denken.
De werkplek blijft jouw verantwoordelijkheid
Volgens MKB Servicedesk maakt de Arbowet duidelijk dat de werkgever verantwoordelijk is voor de werkplek van werknemers, waar die werkplek ook is. Dat heet de zorgplicht. Werkt je nieuwe medewerker structureel thuis, dan hoort daar een ergonomisch ingerichte werkplek bij, met voldoende verlichting en passende werkmiddelen. Een laptop op de bank of aan de keukentafel voldoet daar meestal niet aan.
Voor een kleine werkgever is dat een praktische puzzel. Je wilt geen bureau, stoel en scherm laten bezorgen bij iemand van wie je nog niet weet hoe vaak die thuis gaat werken. Tegelijk wil je ook niet dat een nieuwe collega de eerste maanden alleen aan de keukentafel zit, zonder iemand om even iets aan te vragen.
Inwerken gaat niet via een scherm
Wie ooit iemand volledig op afstand heeft ingewerkt, weet hoe lastig dat is. De korte vragen die je normaal over je bureau heen stelt, worden nu een berichtje of een videocall. Een nieuwe medewerker durft dat niet altijd, en blijft dan te lang hangen bij iets wat in vijf minuten uitgelegd was. Dat kost tijd en het kost betrokkenheid.
Een goede start is daarom vaak een gedeelde werkplek. Het hoeft geen eigen kantoor te zijn, als je maar een paar dagen per week op dezelfde plek zit. Dan zie je hoe het gaat, kun je bijsturen en voelt de nieuwe collega zich vanaf dag één onderdeel van het team.
Flexibel beginnen, later opschalen
Voor mkb-werkgevers in de regio Den Bosch is flexwerken een tussenstap die veel oplost. Met flexibele werkplekken bij MyOffice in Den Bosch aan de Bruistensingel heb je een plek waar je op werkdagen zonder reservering binnenloopt. Bureaus en snelle wifi zijn er al, de koffie staat klaar. Je spreekt bijvoorbeeld twee vaste dagen per week af waarop het team daar samenkomt, en de rest van de week werkt iedereen waar het uitkomt.
Het pand ligt op de grens van het centrum en Rosmalen, vlak bij de A2 en de A59. Dat is handig in een regio waar medewerkers net zo goed uit Rosmalen als uit Oss, Tilburg of Eindhoven komen. Je parkeert direct voor de deur, wat in de praktijk scheelt in de discussie over wie er wanneer naar kantoor komt.
Groeit je team, dan hoef je niet meteen te verhuizen. Het gebouw telt zo’n 6.000 vierkante meter, en je kunt er doorschuiven naar een eigen ingericht kantoor met een deur die op slot kan. Zo blijft de plek waar je nieuwe medewerker is begonnen ook de plek waar het team verder groeit.
Van één pand in Zwolle naar twaalf vestigingen
Dat MyOffice in Den Bosch zit, is eigenlijk een Zwols verhaal. In februari 2017 opende de eerste vestiging in Zwolle, met een idee dat je terugziet in elk pand. Werken moet niet voelen als een grijze kantoortuin op een afgelegen bedrijventerrein, maar als een plek waar je graag naartoe gaat en andere ondernemers tegenkomt. Na Zwolle volgden Groningen, Utrecht en Enschede, en in 2020 kwam Den Bosch erbij.
Inmiddels heeft MyOffice twaalf vestigingen in Nederland, met de ambitie dat je nergens in het land meer dan een halfuur van een van die werkplekken af zit. Voor een werkgever met medewerkers buiten de regio is dat handiger dan het klinkt. Wie in Utrecht of Eindhoven woont, werkt op de dagen dat de reis naar Den Bosch niet uitkomt bij een vestiging dichter bij huis, en zit dan toch aan een goed ingericht bureau in plaats van aan de keukentafel.
Vergaderen zonder eigen vergaderzaal
Een ander knelpunt voor kleine werkgevers is overleg. Een functioneringsgesprek of een teamdag wil je niet in een druk café houden. Ook daarvoor is een gedeeld kantoorpand handig. Aan de Bruistensingel boek je een vergaderruimte voor kleine en grotere groepen, met een scherm of beamer en koffie erbij. Voor een vertrouwelijk gesprek is dat een stuk professioneler dan de hoek van een lunchroom, en na afloop schuif je gewoon aan in de brasserie in hetzelfde pand.
Maak er een afspraak van, geen gewoonte
Wat je ook kiest, leg het vast. Spreek met je medewerker af waar en wanneer er gewerkt wordt, wie de thuiswerkplek inricht en wat er op kantoordagen gebeurt. Een werkplek die nergens is vastgelegd, wordt al snel een werkplek die niemand regelt. En dat valt in de praktijk altijd terug op de werkgever.
Voor kleine werkgevers die snel willen schakelen, is een flexibele werkplek vaak de verstandigste eerste stap. Je nieuwe collega heeft een goed ingerichte plek tussen mensen, en jij houdt de ruimte om later pas te beslissen hoe groot je kantoor eigenlijk moet worden.