Een verkeerde schaal, een dubbele toeslag of een uitdienstdatum die niet is doorgekomen, en je merkt maanden later dat iemand te veel loon kreeg. Hoe lang kun je dat nog terugvragen? De Belgische site Clint.be stelde die vraag op 31 oktober, maar het Belgische antwoord kun je hier niet gebruiken. Een Belgisch vakartikel uit 2018 noemt daar tien jaar. In Nederland ligt dat anders, en de termijn is ook niet het enige wat telt.

In Nederland geldt in beginsel vijf jaar

Te veel betaald loon is een onverschuldigde betaling, dus een betaling zonder rechtsgrond. Zo’n vordering verjaart op grond van artikel 3:309 van het Burgerlijk Wetboek. De arbeidsrechtadviseurs van het Rijk gaan daarbij uit van vijf jaar. De termijn gaat lopen zodra je weet dat je te veel hebt betaald en aan wie, met een uiterste grens van twintig jaar. De Sociale Verzekeringsbank past die combinatie ook toe bij het terugvorderen van te veel betaalde bedragen.

Reken daar niet op als ruimte om te wachten. Een lange aarzeling kan zich tegen je keren, omdat te lang wachten meeweegt in de vraag of terugvorderen nog past bij goed werkgeverschap. Een medewerker zal bovendien aanvoeren dat hij het geld al heeft uitgegeven. Vijf jaar is dus de wettelijke buitengrens, niet de praktische.

Wanneer terugvorderen wel en niet lukt

Werkgeversorganisatie AWVN is helder over de hoofdregel. Je mag te veel betaald loon in beginsel terugvorderen of verrekenen, ook als de fout bij jou lag en ook als de medewerker het niet goed in de gaten had. Toch zijn er grenzen. Terugvorderen kan in strijd zijn met goed werkgeverschap, bijvoorbeeld als de medewerker te goeder trouw dacht er recht op te hebben, het over een lange periode gaat en het totaalbedrag hoog is.

De vraag die het vaakst beslist is of de medewerker wist of redelijkerwijs kon weten dat het te veel was. WVO Advocaten beschrijft een zaak van de kantonrechter Maastricht uit 2022 (ECLI:NL:RBLIM:2022:1888). Een medewerker kreeg in een maand ruim 1.000 euro bruto meer, bijna 40 procent, en was anders ingeschaald dan besproken. Dat had hem moeten opvallen, dus de terugvordering hield stand. Een klein maandelijks verschil dat niemand opmerkt, ligt anders.

Een aparte valkuil is het verworven recht. Is iemand jarenlang te veel betaald en is dat in de praktijk zijn arbeidsvoorwaarde geworden, dan kun je het salaris niet zomaar terugzetten. Dat wordt volgens de adviseurs van het Rijk niet snel aangenomen, maar het is wel een reden om een fout niet te laten liggen.

Hoe je het regelt met je medewerker

Meld het zo snel mogelijk, schriftelijk en met uitleg, ook als je het exacte bedrag nog moet uitzoeken. Spreek daarna door wat er misging, om welk bedrag het gaat en hoe het terugkomt. Instemming is formeel niet nodig om terug te vorderen, maar een gesprek voorkomt dat het een conflict wordt. Leg de afspraken vast, met het bedrag, de termijn en wat er gebeurt als iemand uit dienst gaat.

Verrekenen met het loon van de volgende maand mag, maar niet onbeperkt. AWVN wijst erop dat de medewerker na verrekening minimaal de beslagvrije voet moet overhouden. Spreid het dus als het om meer gaat dan een klein bedrag. Als referentie, geen wettelijke norm, kun je kijken naar het Rijk: daar houdt P-Direkt in de standaardregeling maandelijks 7,5 procent van het brutosalaris in. Wat na het einde van het dienstverband overblijft, kan in de eindafrekening.

Wat dit fiscaal betekent

Dat de terugbetaling ook via de belasting loopt, wordt vaak vergeten. Verreken je het met het salaris, dan komt het op de jaaropgaaf en hoeft de medewerker niets te doen. Betaalt hij in een later jaar zelf terug, dan is er sprake van negatief loon. Dat geeft hij dan zelf op in zijn aangifte, met een minteken bij inkomsten uit loondienst. De ingehouden belasting krijgt hij zo terug. Opgeven hoeft volgens de Belastingdienst alleen niet als het geld te goeder trouw is ontvangen, alles aantoonbaar is terugbetaald en het niet van het loon is afgetrokken.

Laat je salarisadministrateur daarom vooraf bepalen of je bruto of netto terugvordert en of de aangifte loonheffingen gecorrigeerd moet worden. Geef de medewerker een overzicht mee, zodat hij weet wat hij zelf moet doen. Gaat het om een structurele fout, dan is dat ook het moment om je controle te bekijken, zeker als je de salarisadministratie hebt uitbesteed. Spreek af wie welke wijziging controleert, en leg de bron van het juiste bedrag vast.

Dit is algemene uitleg. Bij hoge bedragen of een lange periode is het de moeite waard om vooraf juridisch advies te vragen, want dan speelt de redelijkheid meteen een grote rol.