ESF-subsidie voor werk en leren: waar begin je?

Een ESF-subsidie voor werk en ontwikkeling loopt voor een gewone werkgever meestal via een sector- of regioproject. Je sluit dan aan bij een project waarvoor bijvoorbeeld een O&O-fonds, een samenwerkingsverband of een centrumgemeente subsidie heeft aangevraagd. Begin daarom met de projecthouder: passen jouw medewerkers en activiteiten binnen het project, kunnen zij nog instromen en welke kosten komen voor jouw rekening?

Deze gids gaat over de Nederlandse routes binnen ESF+ 2021–2027, met de nadruk op ESF+ Sectoren. De Europese Commissie financiert deze projecten via het nationale programma; een werkgever stuurt zijn cursusfactuur niet rechtstreeks naar Brussel. Inhoud gecontroleerd op 14 oktober 2026.

Is ESF-subsidie nu open?

Voor de twee routes hieronder is het laatste aanvraagtijdvak gesloten. Dat zegt iets over het indienen van nieuwe projectaanvragen. Of een werkgever of medewerker nog aan een toegekend project kan deelnemen, hangt af van de projectperiode, het beschikbare budget en de instroomafspraken van dat project.

Op de geraadpleegde overzichtspagina van UVB stond bij Sectoren nog de aanduiding “Open voor aanvragen”, naast de verstreken einddatum. Voor bovenstaande status is de geldende subsidieregeling gebruikt. Controleer bij een nieuwe projectaanvraag altijd het concrete hoofdstuk en tijdvak in de Subsidieregeling ESF+ 2021–2027. De programmanaam met “2027” betekent niet dat ieder loket tot eind 2027 openstaat.

Kies de route die bij jouw rol past

ESF+ ondersteunt onder meer toegang tot werk, scholing en sociale inclusie. De Nederlandse uitvoering bestaat uit verschillende onderdelen, met eigen aanvragers en voorwaarden. Een algemene omschrijving als “subsidie voor opleiding en duurzame inzetbaarheid” is onvoldoende om te bepalen of jouw plan past.

Bij Sectoren kunnen een O&O-fonds, de hoofdaanvrager van een toegestaan samenwerkingsverband en een centrumgemeente namens een arbeidsmarktregio aanvragen. In een samenwerkingsverband moeten zowel de werkgevers- als de werknemerszijde zijn vertegenwoordigd. Er gelden daarnaast voorwaarden aan de partijen, de hoofdaanvrager, de overeenkomst en de machtiging. Een losse werkgever die scholing voor zijn eigen personeel koopt, is daarmee nog geen zelfstandige aanvrager.

Bij de route Arbeidsmarktregio’s vraagt de centrumgemeente aan. Andere ESF+-onderdelen hebben weer een eigen doel en toegang. Trek de voorwaarden van Sectoren daarom niet door naar ieder ESF-project. Zoek je vooral uit bij welk fonds jouw onderneming hoort, gebruik dan eerst de uitleg over O&O-fondsen en aansluiting bij je sector.

Welke medewerkers passen bij ESF+ Sectoren?

Een deelnemer moet bij de start van het traject tot ten minste één doelgroep uit de regeling behoren. Dat kunnen ook mensen zijn die al bij je werken. De regeling noemt bijvoorbeeld personen met een opleidingsniveau dat niet hoger is dan mbo-4 of een diploma in het voortgezet onderwijs, personen met een bepaald laag inkomen en mensen die in het doelgroepregister staan. Daarnaast zijn er categorieën voor onder meer werkzoekenden, mensen met een uitkeringsverleden en bepaalde rechtmatig in Nederland verblijvende vreemdelingen.

“Kwetsbare arbeidsmarktpositie” is hier dus een afgebakende subsidiedoelgroep. Het is geen beoordeling die je alleen op gevoel maakt. Een medewerker wiens hoogste opleiding mbo-3 is, kan op grond van het opleidingsniveau tot de doelgroep behoren, ook als diegene een vast contract heeft. Daaruit volgt nog niet dat elke opleiding of alle kosten voor die medewerker subsidiabel zijn.

Laat de projecthouder vóór de start vaststellen welke doelgroepgrond wordt gebruikt en welk bewijs daarvoor nodig is. Voor het maximale opleidingsniveau bevat de UVB-handleiding verklaringen. Verzamel niet alvast allerlei uitkerings-, gezondheids- of verblijfsgegevens omdat die misschien van pas komen. Spreek af welke noodzakelijke gegevens langs welke beveiligde route worden aangeleverd en hoe de medewerker hierover wordt geïnformeerd.

Welke activiteiten kunnen in het project?

Bij Sectoren gaat het om gerichte ondersteuning van de deelnemer. Onderstaande activiteiten zijn mogelijk, mits zij binnen het goedgekeurde project vallen en aan de voorwaarden voldoen.

Voor scholing is OCW-erkenning niet de enige mogelijkheid. De regeling noemt ook een in het NLQF-register opgenomen kwalificatie, een opleider met het NRTO-keurmerk of een overheids-, branche- of sectorerkend certificaat. Laat de projecthouder de concrete opleiding toetsen en het bewijs bewaren. Een bekend opleidingsinstituut of een certificaat met alleen het eigen bedrijfslogo is geen vervanging voor die controle.

Verplichte activiteiten vanuit de wet zijn bij Sectoren uitgesloten. De UVB-handleiding noemt bovendien bedrijfsspecifieke trainingen, EHBO- en BHV-cursussen als voorbeelden die niet onder de subsidiabele scholing vallen. Ook technische innovatiekosten horen niet in deze route. Een nieuwe machine kopen en medewerkers daarvoor verplicht instrueren is dus geen vanzelfsprekend ESF-scholingsproject.

Voor loonverlet wordt gerekend met een voorgeschreven bedrag, niet automatisch met het volledige werkelijke salaris. Voorbereiding, reizen en zelfstudie vallen niet onder deze lesuren. Sectoren kent daarnaast een afzonderlijke mogelijkheid voor loonkosten bij bepaalde nieuwe werknemers die direct vanuit een genoemde uitkering instromen en een opleiding krijgen aangeboden. Daarvoor gelden extra eisen, waaronder een arbeidsovereenkomst van minstens twaalf maanden. Laat die specifieke route afzonderlijk toetsen; dit is geen algemene vergoeding voor iedere nieuwe medewerker.

Wat betekent maximaal 40% voor jouw bedrijf?

De ESF+-subsidie bedraagt maximaal 40% van de subsidiabele projectkosten. Bij meer dan 60% andere financiering wordt het percentage naar beneden aangepast. Dat maximum is geen toezegging dat jouw bedrijf 40% van iedere factuur terugkrijgt. Niet alle kosten zijn subsidiabel en jouw financiële positie hangt af van de afspraken binnen het project.

Een project kan bijvoorbeeld begeleiding inkopen waarvan jouw medewerkers gebruikmaken. In een andere opzet betaalt jouw bedrijf opleidingskosten die de hoofdaanvrager namens jouw bedrijf in de projectdeclaratie opneemt. De UVB-handleiding bepaalt dat bij subsidie voor of namens andere begunstigden de subsidie moet worden doorbetaald aan de begunstigden namens wie de kosten zijn gedeclareerd. Die doorbetaling moet aantoonbaar zijn.

Laat daarom vastleggen welke rol jouw bedrijf heeft, welke kosten namens jou worden opgevoerd, welke bijdrage je ontvangt en wanneer betaling volgt. Een sectorregeling kan ook eigen voorwaarden, een eigen vergoeding of dienstverlening hebben. Controleer hoe die samenhangt met ESF. Bij OOC wordt werkgevers bijvoorbeeld gevraagd opleidingsinformatie aan te leveren voor een ESF-project. Zo’n verzoek op zichzelf is nog geen individuele toekenning of betaalafspraak.

• Btw: in rekening gebrachte btw is binnen deze ESF-regeling niet subsidiabel. Begroot het effect voor jouw bedrijf afzonderlijk.
• Andere subsidie: meld wat al is aangevraagd of toegekend. Sectoren sluit activiteiten uit waarvoor al andere subsidie is aangevraagd of verleend, met een uitzondering voor gemeentelijke of provinciale subsidie binnen de financieringsgrens. Behandel een tweede subsidieaanvraag dus niet als vanzelfsprekend.
• Eigen bijdrage en betaling: leg vast wie voorschiet, wie het niet-gesubsidieerde deel financiert en wat gebeurt bij een lagere vaststelling. Het percentage voor het project bepaalt niet vanzelf jouw eigen bijdrage.
• Leveranciers en tarieven: laat vóór inkoop controleren welke tarieven, onderbouwing van marktconformiteit en regels voor verbonden partijen gelden. Een factuur van een gelieerde opleider kan niet zonder meer als externe kosten worden opgevoerd.

Stel deze vragen vóór je deelname vastlegt

Gebruik deze vragen bij je sectorfonds of regionale projectcontact. Vraag om schriftelijke antwoorden die je kunt gebruiken voor je planning en begroting.

1. Welk project is dit? Vraag naar de projecthouder, het ESF+-onderdeel, de toekenningsstatus en de contactpersoon. Is alleen een aanvraag ingediend, dan is financiering nog onzeker.
2. Kunnen wij nog instromen? Laat bevestigen dat jouw bedrijf en medewerkers passen en dat er budget en ruimte voor de activiteit zijn.
3. Welke periode geldt? Vraag naar de goedgekeurde projectperiode, de uiterste instroomdatum en de data waarbinnen jouw activiteit moet plaatsvinden. Een afgesloten aanvraagtijdvak is iets anders dan een afgesloten project.
4. Wat is goedgekeurd? Leg de deelnemers, doelgroepgrond, opleiding of begeleiding, aanbieder en subsidiabele kosten vast. Laat wijzigingen vooraf opnieuw beoordelen.
5. Hoe loopt het geld? Wie bestelt, ontvangt de factuur en betaalt? Wie ontvangt subsidie, welk deel wordt doorbetaald en welke voorwaarden gelden voor die betaling?
6. Wat moeten wij aanleveren? Vraag om de exacte formats, het beveiligde aanleverkanaal, verantwoordelijken en termijnen voor doelgroepbewijs, aanwezigheid, facturen en resultaten.
7. Wie draagt het risico? Spreek af wat gebeurt bij uitval, ontbrekende stukken, minder subsidiabele uren of een correctie bij controle. Meld ook andere financiering en eventuele terugbetalingen.

Kun je geen passend project vinden, reserveer dan geen ESF-bedrag als zekere dekking. Een fonds kan wellicht andere ondersteuning bieden. Voor een bredere vergelijking van advies, coaching, scholing en veranderingen in het werk kun je verder met subsidie voor duurzame inzetbaarheid onderzoeken.

Organiseer het bewijs vanaf de eerste les

De hoofdaanvrager moet de projectadministratie kunnen verantwoorden. Als deelnemend bedrijf lever je daarvoor vaak stukken aan. Spreek vóór de start af welke medewerker bij jou het dossier bijhoudt en wie bij de projecthouder controleert of de aanlevering compleet is.

Een factuur alleen bewijst niet dat een medewerker aan de doelgroep voldoet of de lessen heeft gevolgd. Bij scholing door de eigen of een verbonden organisatie gelden andere verantwoordingsregels dan bij een onafhankelijke opleider. Laat de projecthouder bepalen welk bewijs en welke kostenberekening voor jouw opzet zijn voorgeschreven.

Ook voor een gemengde groep is een uitsplitsing nodig: kosten voor medewerkers die niet als ESF-deelnemer kwalificeren, mogen niet zonder meer in de projectdeclaratie terechtkomen. Geef wijzigingen daarom door wanneer ze ontstaan. Achteraf reconstrueren welke personen op welke dagen les hadden, maakt een controle onnodig moeilijk.

De administratie moet langdurig beschikbaar blijven; de Nederlandse regeling noemt in beginsel ten minste 31 december 2036. Leg met de projecthouder vast wie welke stukken bewaart en hoe controle mogelijk blijft. Gebruik voor persoonsgegevens de afgesproken beveiligde omgeving. Informeer medewerkers over de verwerking en vermijd onnodige bijzondere persoonsgegevens in uitgewisselde bestanden.

Voorbeeld: zes medewerkers willen digitaal bijleren

Een fictief productiebedrijf wil zes medewerkers met maximaal een mbo-3-opleiding een cursus digitale basisvaardigheden laten volgen. De werkgever vraagt zijn sectorfonds eerst of er een toegekend ESF+-project is waarin deze groep nog kan instromen. Daarna controleert de projecthouder de doelgroep, het cursusprogramma, de erkenning van de opleider en de beschikbare projectperiode.

Het bedrijf legt vervolgens vast wie de cursus betaalt, welke kosten namens het bedrijf worden gedeclareerd en hoe de eventuele subsidie wordt doorbetaald. Omdat de lessen gedeeltelijk onder werktijd vallen, worden ook de vereiste registraties voor loonverlet afgesproken. De opleider ontvangt vóór de eerste les de eisen voor aanwezigheid, certificaten en factuurspecificatie.

Deze voorbereiding bewijst nog geen recht op subsidie, maar voorkomt dat de werkgever na afloop alleen een verzamelfactuur heeft. Komt de groep niet in aanmerking of is er geen instroomruimte, dan kiest het bedrijf bewust een andere financiering of betaalt het de cursus zelf.

Wanneer kijk je naar SLIM?

Wil je vooral een leerplan, ontwikkeladvies of een structurele manier van leren in je mkb-bedrijf organiseren, onderzoek dan de reguliere SLIM-regeling. Voor specifieke opleidingen binnen aangewezen scholingspakketten bestaat de afzonderlijke SLIM-scholingssubsidie. Beide routes hebben hun eigen voorwaarden en aanvraagstatus.

Het verschil begint bij het plan: ESF+ Sectoren ondersteunt afgebakende deelnemers binnen een collectief project. Kies een regeling op basis van doelgroep, activiteit en uitvoerbaarheid. Vraag geen SLIM-subsidie aan voor een activiteit die je ook in een ESF+ Sectoren-project wilt laten financieren zonder de samenloop vooraf te laten beoordelen.

Veelgestelde vragen