Een aanvraag voor loondispensatie voorbereiden

Loondispensatie aanvragen doe je als werkgever bij UWV. Bereid eerst de regeling, de informatie over het werk en de toegang tot het werkgeversportaal voor. Spreek vervolgens af wie de aanvraag bewaakt en wie het besluit naar een juiste loonbetaling vertaalt. Een verzonden formulier is nog geen toestemming om minder loon te betalen.

Deze gids helpt je een aanvraag en het vervolg te organiseren. De uitgebreide voorwaarden, het verschil met loonkostensubsidie en de gevolgen voor het loon staan in de uitleg over loondispensatie.

Controleer eerst welke aanvraagroute past

Voor de gewone route gaat het om een werknemer met een Wajong-uitkering. UWV beoordeelt of de arbeidsprestatie door ziekte of een beperking naar verwachting minstens zes maanden duidelijk verminderd is en of de loonwaarde onder het wettelijk minimumloon ligt. Een Wajong-uitkering alleen is dus niet voldoende.

Let op bij IVA en Wajong zonder arbeidsvermogen. Op 9 oktober 2026 is er ook een tijdelijke route. Hiervoor noemt UWV 31 oktober 2026 als laatste aanvraagdag en 21 april 2028 als uiterste einddatum van de loondispensatie. Deze data gelden niet als algemene einddata voor alle gewone Wajong-aanvragen. Gebruik je deze gids na de aanvraagdeadline, controleer dan eerst of er nog een actuele mogelijkheid bestaat.

Bespreek bij twijfel met UWV welke route bij de werknemer past. Zet een subsidie voor begeleiding of een werkplekaanpassing niet vanzelf bij dezelfde aanvraag: ook als voorzieningen via hetzelfde portaal lopen, zijn het afzonderlijke beoordelingen.

Bespreek de aanvraag vooraf met de werknemer

UWV verlangt dat je de werknemer vertelt dat je loondispensatie gaat aanvragen en waarom. Leg uit dat UWV het werk onderzoekt en een besluit neemt. Beloof geen vooraf gekozen loonwaardepercentage of gegarandeerd totaalinkomen.

Een bruikbare opening is: “Ik wil met UWV laten beoordelen of loondispensatie bij deze functie van toepassing is. We beschrijven wat je doet en welke ondersteuning je gebruikt. UWV spreekt ook met jou. Zodra er een besluit ligt, bespreken we wat dit voor de loonbetaling betekent.”

Maak ruimte voor het eigen beeld van de werknemer. Misschien noemt die onduidelijke instructies, een onhandige taakverdeling of een hulpmiddel dat nog niet werkt. Dat is relevante informatie over het werk, geen reden om de reactie weg te laten omdat zij niet bij de eerste werkgeversinschatting past.

De werknemer kan vragen over de eigen uitkering met UWV bespreken. Zorg dat de benodigde looninformatie beschikbaar komt, maar bereken niet zelf een beloofde aanvulling op het salaris. De aanvraag door de werkgever neemt de persoonlijke informatieverplichtingen van de werknemer tegenover UWV niet over.

Verdeel het werk vóór je het formulier opent

Wijs één dossierhouder aan, bijvoorbeeld de eigenaar of HR-medewerker. Die houdt de aanvraag, vragen en termijnen bij. De salarisadministrateur bewaakt de loonverwerking; de werknemer levert het eigen beeld van het werk en bespreekt de persoonlijke uitkeringssituatie met UWV.

In een klein bedrijf kan één persoon meerdere rollen hebben. Leg toch vast wie de tweede controle doet voordat een loonaanpassing wordt verwerkt. Spreek ook vervanging af bij afwezigheid van de dossierhouder.

Welke gegevens en stukken leg je klaar?

De openbare UWV-pagina bij het formulier noemt je loonheffingennummer en het burgerservicenummer van de werknemer. Controleer daarnaast vooraf de functie, contracturen, loonafspraken en contactgegevens, zodat tegenstrijdige gegevens niet pas tijdens de behandeling opvallen.

Maak voor het onderzoek een korte werkbeschrijving: welke taken voert de medewerker uit, wat is bij vergelijkbaar werk gebruikelijk en welke instructies, hulpmiddelen of begeleiding zijn aanwezig? Beschrijf concrete waarnemingen. Schrijf bijvoorbeeld wanneer extra uitleg nodig is, in plaats van zelf een medische verklaring of definitief productiviteitspercentage te bedenken.

Het actuele formulier bepaalt welke informatie je moet insturen. Het onderstaande werkblad is een voorbereiding, geen officiële bijlagenlijst. De openbare aanvraagpagina bedient meerdere voorzieningen. De daar genoemde voorbeelden van offertes, facturen en arbodocumenten horen bij de vergoeding voor een werkgeversvoorziening; ze zijn niet automatisch verplichte bijlagen bij loondispensatie.

Voeg geen volledig medisch dossier toe als algemene onderbouwing. Als onduidelijk is welke persoonlijke informatie UWV nodig heeft, vraag dan om uitleg over de juiste aanleverroute. Laat de werknemer medische vragen zo nodig rechtstreeks met UWV afhandelen. Beperk het gedeelde werkgeversdossier tot informatie die voor aanvraag, beoordeling en loonverwerking nodig is.

Aanvragen via het UWV-werkgeversportaal

Gebruik de officiële route Aanvragen voorziening werkgever. Het formulier is bedoeld voor onder meer loondispensatie en een vervolg daarop. Controleer dat je de juiste voorziening en de juiste werkgever selecteert.

Voor het werkgeversportaal heb je eHerkenning op minimaal niveau EH3 nodig, plus een machtiging voor de betreffende dienst. Test de toegang vooraf. eHerkenning is persoonsgebonden: laat een collega of administratiekantoor via de passende eigen bevoegdheid werken en deel geen inlogmiddel.

1. Controleer de invoer. Laat werknemer- en werkgeversgegevens, functie, uren en beschrijving van het werk op elkaar aansluiten.
2. Volg de actuele vragen. Verzamel de informatie die het formulier voor deze aanvraag vraagt. Markeer een onduidelijk punt voor navraag, in plaats van het met een aanname in te vullen.
3. Bewaar tussentijds waar nodig. UWV adviseert bij een pauze van meer dan zestig minuten het formulier op te slaan. Een opgeslagen concept is nog geen ingediende aanvraag.
4. Verzend en leg de ontvangst vast. Bewaar de bevestiging en het kenmerk dat UWV verstrekt. Noteer de verzenddatum en de door UWV bevestigde ontvangst.

Krijg je geen duidelijk bewijs dat de aanvraag is ontvangen, controleer dit dan bij UWV. Zeker rond de tijdelijke aanvraagdeadline wil je niet achteraf ontdekken dat alleen een concept is bewaard.

Gebruik één werkblad voor het vervolg

Bewaar naast de aanvraag het volgende overzicht. Vul de datums zelf in; het zijn geen door UWV voorgeschreven formulieronderdelen.

Wat gebeurt er na de aanvraag?

UWV onderzoekt de situatie. Volgens de openbare uitleg komt een arbeidsdeskundige bijna altijd naar de werkplek, spreekt met werkgever en werknemer en bekijkt hoe het werk wordt uitgevoerd. Zorg voor een herkenbare werkdag en leg uit als iets ongebruikelijks de waarneming beïnvloedt.

Vraagt UWV om aanvullende informatie, noteer dan precies wat ontbreekt. Verdeel de vraag: de leidinggevende beschrijft het werk, de salarisadministratie controleert loon- en contractgegevens en de werknemer beantwoordt persoonlijke vragen via de afgesproken route. Controleer vóór verzending of het antwoord de gestelde vraag werkelijk oplost.

Kun je de gevraagde informatie niet op tijd leveren, neem dan vóór de opgegeven reactiedatum contact op. Vraag wat mogelijk is en wat dit betekent voor de behandeling. Ga niet uit van een stilzwijgende verlenging of van automatische goedkeuring wanneer UWV nog niets heeft laten horen.

UWV vermeldt momenteel dat de werkgever binnen acht weken na ontvangst een brief over de aanvraag krijgt. Gebruik de ontvangstdatum om de voortgang te volgen. Is er nog geen besluit of noemt UWV een afwijkende planning, vraag dan naar de status en leg het antwoord vast. De acht weken zijn geen toestemming om na die periode alvast een lager loon te betalen.

Controleer het besluit vóór de loonaanpassing

Laat de dossierhouder en salarisadministrateur samen controleren of het besluit bij de juiste werknemer, werkgever en onderzochte werkzaamheden hoort. Bekijk vervolgens de geldigheidsperiode en welk percentage op welke loonbasis wordt toegepast. Een percentage arbeidsprestatie is niet zonder meer hetzelfde als een percentage van het minimumloon.

Voor de gewone Wajong-route bepaalt het Besluit loondispensatie Wajong dat de toestemming ingaat op de eerste dag van de maand waarin zij is aangevraagd. Dat maakt de aanvraagmaand relevant, maar geeft je geen zelfstandig recht om eerdere loonbetalingen te verlagen. Laat de ingangsdatum in het UWV-besluit en de gevolgen voor al verwerkte loonperioden beoordelen door de salarisadministrateur, in samenhang met de arbeidsvoorwaarden.

Geef de administratie een concrete opdracht: welk besluit wordt verwerkt, vanaf wanneer, tot wanneer en welke controle moet plaatsvinden? Een losse mededeling als “UWV heeft 60% vastgesteld” is onvoldoende. Bespreek daarna met de werknemer wat op de loonstrook verandert en welke looninformatie nodig is voor vragen aan UWV over de uitkering.

Is de aanvraag afgewezen, dan kun je de gevraagde loondispensatie niet toepassen. Is een toekenning of afwijzing onduidelijk, vraag toelichting en volg bij verschil van mening de bezwaarroute en termijn in de brief. Wacht met een noodzakelijke formele stap niet op de uitkomst van een informeel gesprek.

Fictief voorbeeld: een ontbrekend urenoverzicht

Een kleine technische groothandel wil voor medewerker Amir loondispensatie aanvragen. In deze verzonnen situatie is de gewone Wajong-route met UWV besproken. Amir werkt twintig uur per week aan ordervoorbereiding. Eigenaar Ellen houdt het dossier bij; de externe salarisadministrateur controleert de loonverwerking.

Ellen bespreekt de aanvraag met Amir en maakt samen met hem een werkbeschrijving. Na verzending vraagt UWV om verduidelijking van de uren en taken. In een ouder overzicht staat achttien uur, terwijl het actuele contract twintig uur vermeldt.

• Ellen noteert de aanvullende vraag en reactiedatum in het werkblad en zoekt uit op welke periode het oude overzicht ziet.
• Amir en de leidinggevende controleren of de huidige taakbeschrijving aansluit op het werk dat daadwerkelijk wordt gedaan.
• De salarisadministrateur bevestigt de actuele contractgegevens. Ellen stuurt de gevraagde verduidelijking via de door UWV aangegeven route en bewaart het verzendbewijs.
• Na het onderzoek volgt geen vooraf ingevulde uitkomst: pas bij ontvangst controleren zij het besluit en wat dit voor de loonverwerking betekent.

De fout in het overzicht is zo opgelost zonder dat iemand alvast een korting in de salarissoftware zet. Of UWV de aanvraag toekent en voor welke periode, staat in deze casus bewust niet vast.

Bewaak wijzigingen en de einddatum

Plan bij een toekenning meteen een controlemoment vóór het einde van de geldigheidsperiode. Bespreek dan of een vervolg nodig en mogelijk is. Aanvragen en verlengen verlopen via dezelfde openbare formulierroute, maar een lopende vervolgaanvraag betekent niet vanzelf dat de oude toestemming doorloopt.

Veranderen werkzaamheden, uren of andere relevante omstandigheden, laat de dossierhouder dit met UWV afstemmen via de actuele wijzigingsroute. Werk het besluit, de salarisinstructie en het vervolgwerkblad gezamenlijk bij zodra duidelijk is wat moet veranderen. Zo kan de administratie zien op welk besluit de loonbetaling berust.

Veelgestelde vragen