Hoe wordt de hoogte van loonkostensubsidie bepaald?

Een loonwaarde van 60% betekent niet dat je 40% van de volledige salarisfactuur terugkrijgt. De gemeente berekent loonkostensubsidie met een wettelijke referentiebasis, het aantal contracturen en een vaste vergoeding voor werkgeverslasten. Je werkelijke salaris, pensioenpremie en begeleidingskosten kunnen daarvan afwijken.

Hieronder reken je beide kanten afzonderlijk door: eerst de subsidie, daarna het bedrag dat je als werkgever zelf moet begroten. Het gaat om loonkostensubsidie op grond van de Participatiewet. Wil je eerst weten voor wie de regeling bedoeld is, lees dan de algemene uitleg over loonkostensubsidie.

Welke gegevens heb je nodig?

Vraag je gemeentelijke contactpersoon om de rekenbijlage bij de beschikking. Leg die naast het loonwaarderapport, de arbeidsovereenkomst en een kostenberekening van je salarisadministrateur. Met een geschat productiviteitspercentage kun je een begrotingsscenario maken, maar geen subsidie vaststellen.

Waarom gebruik je een referentiemaandloon?

Voor het salaris van een werknemer geldt het wettelijke minimumuurloon, naast eventuele hogere loonafspraken. De subsidie gebruikt een andere basis: het minimumloon per maand dat in de sociale zekerheid wordt gebruikt, ook wel het referentiemaandloon. Vermenigvuldig daarom niet zelf het actuele minimumuurloon met de gewerkte uren om de subsidiegrondslag te bepalen.

De basis voor loonkostensubsidie gaat uit van 36 uur per week. Bij 24 contracturen gebruik je de factor 24/36. Bij 40 contracturen kan dat 40/36 zijn. De arbeidsduur die voor de subsidie meetelt is wel begrensd tot wat in een overeenkomstige dienstbetrekking normaal als voltijd geldt. Extra overwerk vergroot de subsidie dus niet vanzelf.

Onder 21 jaar speelt de leeftijd een rol. Voor bepaalde BBL-leeftijden geldt bovendien een afwijkende basis. Laat de gemeente de juiste invoer bevestigen. Houd ook de peildatum zichtbaar: een bedrag dat bij een eerdere periode hoorde, is niet automatisch geschikt voor een nieuwe berekening.

Hoe loopt de berekening met loonwaarde?

De loonwaarde beschrijft de arbeidsprestatie in de betreffende functie volgens de daarvoor geldende meetmethode. Het is geen percentage van iemands waarde als medewerker en ook geen arbeidsongeschiktheidspercentage. Voor de berekening gebruik je de vastgestelde uitkomst; je bepaalt die niet zelf op basis van een diagnose of een algemene indruk.

Bij de gebruikelijke situatie met 8% vakantiebijslag verloopt de berekening als volgt:

1. Bepaal het te compenseren percentage: 100% min de vastgestelde loonwaarde, met een maximum van 70%.
2. Bereken de basis voor de contracturen: referentiemaandloon × meetellende contracturen per week / 36.
3. Verwerk de vakantiebijslag: vermenigvuldig die basis met 1,08.
4. Bereken de subsidie zonder werkgeverslasten: vermenigvuldig met het percentage uit stap 1.
5. Voeg de vergoeding voor werkgeverslasten toe: in 2026 is dat 25% van het bedrag uit stap 4. Vermenigvuldigen met 1,25 geeft het totaal.

Als compacte controleformule: subsidie per maand = compensatiepercentage × referentiemaandloon × uren/36 × 1,08 × 1,25. Dit is de uitwerking voor 8% vakantiebijslag en een volledige subsidie-maand. Laat afwijkende vakantiebijslag, een gedeeltelijke maand of wisselende uren door de gemeente uitwerken.

De 70%-grens geldt voor de compensatie over de wettelijke basis inclusief vakantiebijslag. De vergoeding voor werkgeverslasten komt daar nog bij. Het is dus geen maximum van 70% van jouw totale personeelskosten. De vaste opslag van 25% is evenmin een vergoeding van alle premies die jij daadwerkelijk betaalt.

Rekenvoorbeeld: 24 uur en een loonwaarde van 60%

Fictief voorbeeld. Een werkgever rekent voor medewerker Sam met 24 contracturen per week, een vastgestelde loonwaarde van 60% en 8% vakantiebijslag. De gebruikelijke voltijdse werkweek is 36 uur. Alleen om de stappen eenvoudig te laten zien nemen we een verzonnen referentiemaandloon van € 2.400. Dit is geen actueel wettelijk bedrag en het voorbeeld is geen toekenning.

De € 864 bevat in dit voorbeeld al de vakantiebijslagcomponent én de vergoeding voor werkgeverslasten. Daar tel je niet nog eens 8% of 25% bovenop. Rond bij je eigen controle bij voorkeur pas het eindbedrag af; tussentijds afronden kan kleine verschillen geven.

Verandert alleen de vastgestelde loonwaarde naar 70%, dan wordt het compensatiepercentage 30%. Dezelfde rekensom levert € 648 per maand op. De subsidie daalt dan € 216. Dat is een begrotingsscenario; een aanpassing volgt uit de gemeentelijke vaststelling, niet uit jouw eigen herberekening.

Wat betaal je daarna werkelijk zelf?

Je blijft het afgesproken loon betalen, met inachtneming van wet en cao. De subsidie gaat naar jou als werkgever en is geen korting op het loon van Sam. Een hoger cao-loon, een toeslag of een eindejaarsuitkering leidt niet automatisch tot een hogere loonkostensubsidie.

Maak daarom een tweede berekening met je eigen kosten. We voegen aan de fictieve casus de volgende afzonderlijke begrotingsaannames toe:

• Brutoloon voor de afgesproken 24 uur: € 1.800 per maand.
• Reservering vakantiebijslag van 8%: € 144 per maand.
• Werkelijke werkgeverspremies en werkgeversdeel pensioen volgens een fictieve salarisberekening: € 540 per maand. Dit bedrag bevat geen vakantiebijslag.
• Aanvullend begrote begeleidingstijd: € 200 per maand, nog niet opgenomen in de vorige posten.

De totale begroting is dan € 1.800 + € 144 + € 540 + € 200 = € 2.684 per maand. Na aftrek van de berekende € 864 subsidie resteert € 1.820. Met de loonwaarde van 70% uit het alternatieve scenario zou dat € 2.036 zijn.

Dit is een kostenraming na subsidie, geen fiscale nettowinstberekening. Apparatuur, huisvesting, administratie of andere extra kosten voeg je toe voor zover ze voor jouw beslissing relevant zijn. Kosten die al in een andere begrotingspost staan tel je niet opnieuw mee. Begroot andere mogelijke tegemoetkomingen apart en trek ze pas af wanneer het recht en de samenloop zijn gecontroleerd.

Houd daarnaast rekening met het betaalmoment. Een maandelijkse kostenreservering is iets anders dan een bankbetaling: vakantiebijslag betaal je mogelijk later uit en de subsidie kan op een ander moment binnenkomen dan de loonbetaling. De personeelsadministratie moet beide stromen kunnen volgen.

Wat verandert bij forfaitaire loonkostensubsidie?

De gemeente kan in overleg met de werkgever voor maximaal de eerste zes maanden van het dienstverband forfaitaire loonkostensubsidie inzetten. De basis is dan 50% in plaats van een compensatiepercentage uit een vooraf vastgestelde loonwaarde. De vakantiebijslag, urenverhouding en vergoeding voor werkgeverslasten worden ook verwerkt. Deze mogelijkheid is geen automatische aanspraak op zes maanden subsidie voor iedere nieuwe werknemer.

Met de fictieve invoer van Sam zou de forfaitaire berekening € 2.400 × 24/36 × 1,08 × 50% × 1,25 = € 1.080 per maand opleveren. Dat zegt niet dat Sams loonwaarde 50% is. Voor de periode daarna stelt de gemeente de loonwaarde vast. Komt die in het voorbeeld op 60%, dan is het volgende berekende bedrag € 864. Begroot de eerste periode daarom niet alsof hetzelfde bedrag onbeperkt doorloopt.

Controleer de beschikking en plan het vervolg

Een rekentool geeft een indicatie; de gemeentelijke beschikking bepaalt de toekenning in jouw situatie. Je kunt de invoer narekenen met de rekentool loonkostensubsidie van Samen voor de Klant. Kies de juiste periode en lees de bijbehorende gebruiksaanwijzing. Leg een afwijking voor aan je contactpersoon in plaats van zelf de uitbetaling te corrigeren.

Gebruik dit korte controleblad voordat je het bedrag definitief in de begroting verwerkt:

• HR of werkgever: functie, contracturen, leeftijd en ingangsdatum komen overeen met de documenten.
• Gemeentelijk contactpersoon: referentiebasis, loonwaarde of forfait, vakantiebijslag en werkgeverslasten zijn herleidbaar uit de berekening.
• Salarisadministratie: werkelijk loon, premies en reserveringen zijn afzonderlijk berekend; het subsidiebedrag is niet met het werknemersloon verrekend.
• Financieel verantwoordelijke: betaalmoment, eventuele verantwoording en verschil tussen raming en ontvangen bedrag worden gevolgd.
• Werkgever en contactpersoon: datum voor herbeoordeling en meldroute bij wijzigingen zijn vastgelegd.

De gemeente bepaalt in overleg met werknemer en werkgever wanneer de loonwaarde opnieuw wordt vastgesteld. Daarnaast kent de wet voor lopende loonkostensubsidie een jaarlijkse ambtshalve herberekening per 1 januari. Een wijziging van het minimumloon per juli betekent daarom niet dat je zonder controle een hogere juli-uitbetaling kunt inboeken.

Geef wijzigingen in uren, functie of dienstverband door volgens de afspraken in je beschikking en vraag wat die voor het bedrag en de ingangsdatum betekenen. Ontbreekt een rekenbijlage of klopt de invoer niet, vraag dan om toelichting of correctie. Blijft er verschil van mening over het besluit, let op de bezwaarroute en termijn die erin staan. Voor de volledige voorbereiding ga je naar loonkostensubsidie aanvragen bij de gemeente.

Veelgestelde vragen