Wat regel je als een werknemer met loonkostensubsidie verhuist?

Verhuist een werknemer voor wie je loonkostensubsidie ontvangt, meld dat dan bij de gemeente of uitvoeringsorganisatie die de subsidie betaalt. Controleer waar de werknemer naartoe verhuist én of het dienstverband hetzelfde blijft. Een verhuizing binnen Nederland heeft andere gevolgen voor de verantwoordelijke gemeente dan een verhuizing naar bijvoorbeeld België.

Het doel is dat duidelijk blijft wie vanaf welke datum betaalt, waar je wijzigingen meldt en wie de begeleiding regelt. Deze gids gaat over bestaande loonkostensubsidie op grond van de Participatiewet. Voor andere gemeentelijke loonsubsidies of UWV-loondispensatie kunnen andere regels gelden.

Welke gemeente is na de verhuizing verantwoordelijk?

Begin met onderstaande situaties. Kijk naar de woonplaats van de werknemer, niet alleen naar de vestigingsplaats van je bedrijf of de naam van de regionale uitvoeringsorganisatie.

De regel voor andere Nederlandse gemeenten geldt sinds 1 juli 2023. Oudere uitleg kan nog zeggen dat de oorspronkelijke gemeente altijd blijft betalen. Dat is voor een binnenlandse verhuizing niet meer het huidige uitgangspunt.

Voor verhuizing naar een andere EU-lidstaat, een andere staat van de Europese Economische Ruimte of Zwitserland bevat artikel 10d, tiende lid, van de Participatiewet juist een uitzondering. De oorspronkelijke gemeente blijft dan het bevoegde college voor de subsidie gedurende die dienstbetrekking. Dat is geen onbeperkte garantie voor elke latere baan of voor alle ondersteuning die de werknemer ontvangt.

Meld wat verandert en wat gelijk blijft

Wacht niet op een ontbrekende subsidiebetaling. Neem contact op zodra de verhuizing concreet is en volg de wijzigingsroute in de beschikking of het gemeentelijke portaal. Geef de relevante verhuisinformatie door en vermeld expliciet of functie, werkgever, uren en dienstverband veranderen.

Stem dit met de werknemer af. De werknemer regelt de eigen adresregistratie en geeft de actuele gegevens door aan de werkgever. Als werkgever controleer je daarnaast de subsidieadministratie. Ga er niet van uit dat een adreswijziging in de bevolkingsregistratie of salarissoftware alle afspraken over subsidie en begeleiding automatisch afhandelt.

Een bruikbare melding bevat:

• de betrokken werknemer en het kenmerk van de lopende subsidiebeschikking;
• de nieuwe woonplaats of het land, de verhuisdatum en de adresgegevens die de uitvoerder nodig heeft;
• welke onderdelen van het werk ongewijzigd blijven;
• eventuele veranderingen in uren, taken, werkgever of contractperiode;
• de vraag wie de overdracht of voortzetting coördineert en welke stukken nog nodig zijn.

Gebruik voor persoonlijke gegevens het kanaal dat de uitvoerder daarvoor aanwijst. Stuur niet uit voorzorg een compleet personeels- of medisch dossier naar meerdere algemene mailboxen.

Bij een andere Nederlandse gemeente: laat de overdracht aansluiten

Bij een gewone binnenlandse verhuizing hoeft de werknemer niet opnieuw als volledig onbekende kandidaat te worden behandeld. Het gaat om overdracht van een bestaande situatie. De oude en nieuwe gemeente moeten daarvoor informatie uitwisselen. Als werkgever lever je ontbrekende of gewijzigde gegevens aan en bewaak je of de uitvoering aansluit.

De Utrechtse uitvoeringspagina beschrijft bijvoorbeeld dat de oude gemeente de subsidie beëindigt, gegevens overdraagt en een brief stuurt, waarna de nieuwe gemeente een besluit neemt. Weener XL beschrijft eveneens dat de oude gemeente de nieuwe moet informeren. Dat zijn voorbeelden van uitvoering; het gebruikte portaal en de contactroute verschillen per gemeente.

Vraag bij de overdracht om duidelijkheid over vier punten:

1. Aansluitende periode: tot welke datum valt de subsidie onder de oude gemeente en vanaf welke datum onder de nieuwe?
2. Inhoudelijke gegevens: zijn de geldende beschikking, loonwaarde, contracturen en afspraken over herbeoordeling bekend bij de nieuwe contactpersoon?
3. Betaling en administratie: wanneer volgt de eerste betaling vanuit de nieuwe gemeente en welk kenmerk gebruik je voortaan?
4. Openstaande zaken: wie handelt een nog lopende wijziging, ontbrekende betaling of aanvullende vraag af?

Het uitgangspunt bij ongewijzigd werk is voortzetting op basis van de bestaande gegevens. Een verhuizing betekent niet op zichzelf dat je een nieuw loonwaardepercentage moet kiezen. Vraag hoe de bestaande rapportage en het geplande moment van herbeoordeling worden overgenomen. Als er ook inhoudelijk iets aan het werk verandert, meld je dat afzonderlijk.

Blijft dezelfde regionale uitvoeringsorganisatie betrokken, dan kan de overgang voor jou weinig zichtbaar zijn. Controleer toch of de verantwoordelijke gemeente, beschikking of betaaladministratie verandert. Dezelfde contactpersoon betekent niet vanzelf dat er administratief niets hoeft te gebeuren.

Een verhuiskaart voor werkgever en werknemer

Gebruik één overzicht voor de verhuisperiode. Onderstaande kaart is een eigen praktisch hulpmiddel, geen wettelijk verplicht formulier of universele bijlagenlijst. Vul bij ieder open punt een verantwoordelijke en reactiedatum in.

Leg de actuele beschikking en arbeidsovereenkomst klaar, plus de beschikbare loonwaarderapportage en afspraken over ondersteuning. Vraag de gemeenten welke gegevens zij zelf overdragen en wat zij nog van jou nodig hebben. Zo voorkom je dat de werkgever onnodig het volledige gemeentelijke dossier opnieuw samenstelt.

Controleer jobcoaching, vervoer en hulpmiddelen apart

Loonkostensubsidie en ondersteuning op de werkplek zijn niet één ondeelbaar besluit. Een verhuizing kan bijvoorbeeld de vervoersroute veranderen, terwijl de werkzaamheden hetzelfde blijven. Of dezelfde jobcoach kan praktisch blijven begeleiden, maar er moeten nieuwe financieringsafspraken komen.

Maak daarom per voorziening duidelijk wie die heeft toegekend. Dat kan de gemeente, een regionale uitvoeringsorganisatie of UWV zijn. Vraag die partij wat de verhuizing betekent. Leid uit voortzetting van de loonkostensubsidie niet automatisch af dat ook een vergoeding, aanbieder of voorziening ongewijzigd doorgaat.

Bespreek bij een jobcoach concreet wie de begeleiding uitvoert, welke afspraak over uren en duur geldt en of er een nieuwe bevestiging nodig is. Bij vervoer gaat het onder meer om het nieuwe traject en de bereikbaarheid van het werk. Werkplekgebonden hulpmiddelen kunnen fysiek blijven staan, terwijl de bijbehorende afspraken toch gecontroleerd moeten worden.

Gemeentelijke overdrachtslijsten nemen aanvullende voorzieningen daarom afzonderlijk op. Zo vraagt Werkzaak Rivierenland bij een overdracht door een gemeente ook een overzicht van jobcoaching, vervoer en andere voorzieningen. Die lokale lijst is geen landelijke opdracht aan iedere werkgever om precies dezelfde stukken in te sturen.

Wat als ook het werk of contract verandert?

Maak onderscheid tussen een verhuizing tijdens hetzelfde dienstverband en een combinatie met andere veranderingen. Een overstap naar een andere werkgever is geen eenvoudige adreswijziging in de bestaande beschikking. Bespreek met de bevoegde gemeente welke beoordeling en aanvraag bij de nieuwe dienstbetrekking horen. Gebruik daarvoor de route voor loonkostensubsidie aanvragen.

Bij dezelfde werkgever kunnen gewijzigde uren of wezenlijk andere taken gevolgen hebben voor het subsidiebedrag of de beoordeling van de loonwaarde. Meld beide veranderingen: de verhuizing én de wijziging in het werk. Laat de gemeente vaststellen wat moet worden aangepast; bereken niet zelfstandig een nieuw subsidiepercentage.

Loopt het contract af, komt er een periode zonder dienstverband of start later een nieuw contract, laat dan expliciet beoordelen hoe de subsidie verdergaat. De buitenlandse voortzettingsregel is gekoppeld aan dezelfde dienstbetrekking. Een verlofdag of tijdelijke afwezigheid is overigens niet hetzelfde als het eindigen van een arbeidsovereenkomst.

Fictief voorbeeld: van gemeente A naar gemeente B

Fatima werkt in dit verzonnen voorbeeld 24 uur per week bij een klein montagebedrijf. De werkgever ontvangt loonkostensubsidie van gemeente A. Fatima verhuist op 1 november 2026 naar gemeente B. Haar werkgever, taken en contracturen blijven gelijk. Er is ook gemeentelijk gefinancierde jobcoaching.

De werkgever noteert vóór de verhuizing drie afzonderlijke acties:

• Subsidie: de dossierhouder meldt de verhuizing bij gemeente A en vraagt wie met gemeente B de overdracht regelt. De administratie wil schriftelijk weten hoe de betaalperioden aansluiten.
• Beoordeling: de leidinggevende bevestigt dat het werk niet verandert. De dossierhouder vraagt of de bestaande loonwaarderapportage en afspraak voor herbeoordeling bij gemeente B bekend zijn.
• Jobcoaching: Fatima en de dossierhouder bespreken met de coach en betrokken uitvoerder hoe de begeleiding na 1 november wordt georganiseerd en betaald.

Bij de eerste controle na de verhuizing blijkt de subsidieoverdracht bevestigd, maar is over de jobcoaching nog geen duidelijk antwoord ontvangen. Dat punt blijft open op de verhuiskaart, met een genoemde contactpersoon en afgesproken vervolgdatum. De werkgever presenteert de subsidiebrief niet als bewijs dat alle ondersteuning geregeld is.

Zou Fatima in plaats daarvan naar België verhuizen terwijl dezelfde dienstbetrekking doorgaat, dan blijft gemeente A op grond van de wettelijke uitzondering verantwoordelijk voor de loonkostensubsidie. Ook dan moeten de adreswijziging en afzonderlijke voorzieningen worden afgestemd. Dit fictieve voorbeeld voorspelt geen besluit of gegarandeerd betaalmoment.

Als een betaling ontbreekt of gemeenten naar elkaar verwijzen

Controleer eerst op welke periode het ontbrekende bedrag betrekking heeft. Leg de oude beschikking, het nieuwe besluit, de verhuisdatum en de ontvangen betalingen naast elkaar. Vraag de betrokken contactpersonen om één afgestemde uitleg: welke gemeente behandelt deze periode en welke actie staat nog open?

Ontvang je over dezelfde periode van twee gemeenten subsidie, meld dat dan en vraag hoe dit wordt gecorrigeerd. Boek een dubbele ontvangst niet als extra voordeel. Maak van een vertraagde subsidiebetaling ook geen eigen aanpassing van het werknemersloon; de loonverplichtingen volgen uit het dienstverband.

Is er een besluit waarmee je het niet eens bent, volg dan de bezwaarroute en termijn in dat besluit. Een verzoek om uitleg vervangt die formele stap niet. Rond de verhuiskaart pas af wanneer de subsidieverantwoordelijkheid, de betalingen en de noodzakelijke ondersteuning ieder afzonderlijk duidelijk zijn.

Veelgestelde vragen