Loonkostenvoordeel bij herplaatsing: wat moet je controleren?

Een medewerker hervat na langdurige ziekte een deel van zijn eigen werk. Of jullie spreken af dat hij in een andere functie verdergaat. In beide situaties kan het LKV herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer relevant zijn. Een volledig nieuwe functie is dus geen vereiste. Wel moet de medewerker aan de wettelijke doelgroepvoorwaarden voldoen en moet er een geldige doelgroepverklaring zijn.

De belangrijkste controle is de tijdlijn: wanneer werd het werk hervat, wanneer ontstond het WIA-recht en vanaf welke datum loopt de verklaringtermijn? Die data kunnen verschillen. Deze verdieping behandelt de regels in 2026, gecontroleerd op 9 oktober 2026. Voor de andere routes en de algemene jaarkalender kun je de hoofdgids loonkostenvoordeel gebruiken.

Wanneer kan herplaatsing recht geven op LKV?

Deze route gaat over hervatting van eigen arbeid, geheel of gedeeltelijk, of het gaan werken in een andere functie bij dezelfde werkgever. Je hoeft de arbeidsovereenkomst daarvoor niet eerst te beëindigen en opnieuw aan te gaan. De zesmaandsvoorwaarde voor een nieuwe werknemer uit de andere LKV-route mag je niet op deze herplaatsingsroute plakken.

Controleer vervolgens of sprake is van een van de volgende uitkeringssituaties:

• WIA-recht bij hervatting: de medewerker heeft recht op een WIA-uitkering op het moment dat hij het werk hervat of een andere functie gaat vervullen.
• Werkhervatting vóór het WIA-recht: de medewerker werkt al tijdens de wachttijd en krijgt daarna recht op WIA. De regeling voor deze situatie geldt als de eerste WIA-uitkeringsdag op of na 1 januari 2025 ligt.
• Een specifieke oudere WAO- of WAZ-situatie: de medewerker was vóór 1 januari 2006 arbeidsgehandicapt volgens de toenmalige Wet REA vanwege zo’n uitkering en zou nog aan die oude kwalificatie voldoen. Laat UWV dit controleren; alleen een vroegere WAO- of WAZ-uitkering noemen is onvoldoende.

Een naar aard en doel overeenkomende wettelijke uitkering uit een ander EU- of EER-land of Zwitserland kan eveneens relevant zijn. Dat vergt beoordeling en bewijs bij UWV. Voor deze buitenlandse situatie verwijst UWV naar een telefonisch aan te vragen papieren formulier; het gewone digitale aanvraagformulier is hiervoor niet geschikt.

Daarnaast moet de medewerker verzekerd zijn voor een of meer werknemersverzekeringen en de AOW-leeftijd nog niet hebben bereikt. Deze LKV-route geldt niet voor een WSW-dienstbetrekking of voor beschut werk op grond van de Participatiewet. Controleer ook of de maximale duur voor deze medewerker niet al is benut.

Een andere taakverdeling, een aangepast rooster of terugkeer na ziekte bewijst op zichzelf geen recht. Ook een WIA-beoordeling met minder dan 35% arbeidsongeschiktheid zonder WIA-recht geeft niet automatisch toegang tot deze herplaatsingsroute. De bijzondere voorwaarden bij een nieuwe werkgever zijn een andere beoordeling.

Bepaal eerst het startmoment, daarna de termijn

Ontvangstdatum en ingangsdatum zijn verschillende dingen. Een WIA-besluit kan later aankomen dan de datum waarop het recht ingaat. De latere ontvangst kan voor de aanvraagtermijn van de doelgroepverklaring relevant zijn, maar maakt van de ontvangstmaand niet vanzelf de eerste LKV-maand.

Ontbreekt het WIA-besluit terwijl de oorspronkelijke termijn nadert, neem dan direct contact op met UWV over de aanvraag. Bewaar de ontvangstgegevens van een latere toekenning en dien de verklaringaanvraag zo snel mogelijk in. Gebruik de bijzondere ontvangsttermijn niet als reden om alle dossiers standaard te laten liggen. Bij een afwijkende tijdlijn wil je weten welke datum UWV hanteert, voordat je de loonaangifte verwerkt.

Fictief voorbeeld: twee tijdlijnen voor werkhervatting en LKV

Onderstaande twee situaties zijn verzonnen om de datumcontrole te laten zien. We nemen aan dat de overige voorwaarden zijn vervuld. De uitkomst voor een echt dossier moet blijken uit de doelgroepverklaring en de verdere beoordeling.

De medewerker in situatie B hoefde niet pas na de WIA-toekenning te beginnen met werken om voor deze route in aanmerking te kunnen komen. Het werk en de re-integratie organiseren jullie op inhoudelijke gronden. De administratie volgt de werkelijke gebeurtenissen; pas startdata niet aan om een gunstiger LKV-periode te maken.

Herplaatsingsblad voor HR en salarisadministratie

Maak bij de eerste relevante werkhervatting één kort overzicht. Zo voorkomt een overdracht tussen leidinggevende, HR en salarisadministrateur dat iedereen op een ander startmoment rekent.

• Wat is hervat? Eigen werk geheel of gedeeltelijk, of een andere functie bij dezelfde werkgever. Vermeld de feitelijke datum en verwijs naar de vastgelegde werkafspraak.
• Welke tijdlijn geldt? Einde van de toepasselijke wachttijd of verlengde periode, ingang van het uitkeringsrecht en, als die later ligt, ontvangst van de toekenning.
• Welke aanvraagtermijn is gekozen? Noteer begin, uiterste datum en onderbouwing. Bij twijfel: naam van de verantwoordelijke voor navraag en wanneer die navraag moet zijn afgerond.
• Wie vraagt aan? De medewerker zelf of een specifiek gemachtigde. Leg de afgesproken actiedatum en het verzendbewijs vast.
• Wat is toegekend? Verwijs naar de doelgroepverklaring, de juiste werkgever, de LKV-soort en de geldigheidsperiode. Noteer eventuele verschillen met het oorspronkelijke overzicht.
• Wat moet salarisverwerking doen? Vermeld de eerste en laatste aangiftetijdvakken, ontbrekende eerdere aanvragen, benodigde correcties en wie die controleert.

Bewaar de doelgroepverklaring bij de loonadministratie. Voor het werkblad volstaan administratieve data en verwijzingen naar de benodigde stukken; kopieer geen medisch dossier of diagnose in dit overzicht. Geef de leidinggevende de informatie die nodig is voor de werkafspraken, zonder alle LKV-documenten door het team te verspreiden.

Van verklaring naar loonaangifte

De medewerker vraagt de doelgroepverklaring bij UWV aan. Met een machtiging kan iemand dit namens de medewerker doen. De medewerker is niet verplicht een verklaring aan te vragen. Spreek daarom duidelijk af welke medewerking nodig is en wie de voortgang bewaakt.

De verzenddatum van de aanvraag telt. Een aanvraagbevestiging is nog geen toegekende verklaring. Pas als jij de kopie van de benodigde doelgroepverklaring hebt, vraag je dit LKV aan in de loonaangifte. Geldt de verklaring voor eerdere tijdvakken, laat die dan corrigeren. Wachten op de verklaring verlengt de maximale LKV-duur niet.

Staan er verkeerde data of andere onduidelijkheden in de verklaring, laat de aanvrager die bij UWV aankaarten. Verander de ingangsdatum niet alleen in je eigen overzicht. Is de aanvraag afgewezen, volg dan de bezwaarroute en termijn in de beslissing; een vinkje in de loonaangifte vervangt de verklaring niet.

Voor LKV over 2026 moeten de relevante aanvragen via de aangiften en correcties uiterlijk op 1 mei 2027 zijn gedaan om in de definitieve berekening mee te tellen. Dat is een andere termijn dan de drie maanden voor de doelgroepverklaring. Een tijdige loonaangiftecorrectie herstelt een te laat aangevraagde verklaring niet.

Hoe lang loopt het voordeel en wat controleer je daarna?

Het LKV herplaatsen bedraagt in 2026 € 3,05 per verloond uur, tot maximaal € 6.000 per werknemer per kalenderjaar. De wettelijke duur is maximaal één aaneengesloten jaar vanaf het toepasselijke startmoment. Begint of eindigt die periode midden in een aangiftetijdvak, dan kent de wet een uitbreiding tot het betreffende hele tijdvak. Laat daarom de laatste geldige aangifteperiode door de salarisadministrateur bepalen.

Een jaarmaximum is geen vast bedrag voor iedere herplaatsing. Het aantal verloonde uren, de periode waarin recht bestaat en eventuele samenloop bepalen de uitkomst. Het bereiken van de AOW-leeftijd en het einde van de dienstbetrekking vragen eveneens een controle van het laatste tijdvak.

Een tijdelijke onderbreking verlengt de oorspronkelijke periode niet. Ook een volgende wijziging van taken of functie begint niet vanzelf een nieuw jaar LKV herplaatsen. Controleer bij de voorlopige berekening of de juiste periode en verloonde uren zijn meegenomen en plan al bij de start een eindcontrole. Zo blijft het dossier ook na de eerste succesvolle aanvraag kloppen.

Veelgestelde vragen