Re-integratie in het tweede spoor zorgvuldig organiseren

Re-integratie in het tweede spoor is gericht op passend werk buiten de eigen organisatie. Dat kan nodig zijn als duurzame terugkeer bij de huidige werkgever onvoldoende perspectief biedt. Een traject bestaat uit meer dan een cv bijwerken en vacatures versturen: de zoekrichting moet aansluiten op de mogelijkheden van de medewerker, de begeleiding moet werkelijk worden uitgevoerd en de werkgever moet de voortgang blijven volgen.

Deze gids helpt je als werkgever om een externe zoekroute te organiseren en te beoordelen. Je leest wat een persoonsprofiel en zoekprofiel moeten opleveren, welke vragen je aan een re-integratiebureau stelt en wanneer je moet bijsturen. Het doel is een serieuze kans op passend werk, zonder een baan, herstel of goedkeuring door UWV vooraf te beloven.

Wanneer moet het tweede spoor beginnen?

Wacht niet automatisch tot iemand een jaar ziek is. De UWV-werkwijzer beschrijft dat een adequaat tweede-spoortraject moet starten zodra er geen zicht meer bestaat op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie. Het gaat om een onderbouwde beoordeling van de mogelijkheden, niet alleen om het ontbreken van een vacature of de wens om het dossier over te dragen.

De werkwijzer noemt uiterlijk zes weken na de eerstejaarsevaluatie als startmoment. Na die evaluatie kan het tweede spoor achterwege blijven wanneer er binnen drie maanden een concreet perspectief is op structurele hervatting in eigen, aangepast of ander passend werk binnen de organisatie. Een algemene verwachting dat het misschien beter gaat, is daarvoor geen concreet perspectief.

De inzet moet passen bij de re-integratiemogelijkheden. Bij geen benutbare of slechts zeer beperkte mogelijkheden vraagt de situatie een afzonderlijke beoordeling en opvolging door de bedrijfsarts. Stel als werkgever niet zelf vast dat iemand ‘te ziek voor spoor 2’ is, maar laat ook geen standaard sollicitatieprogramma uitvoeren dat niet op de vastgestelde mogelijkheden aansluit.

Het eerste en tweede spoor kunnen naast elkaar lopen. Blijf relevante interne mogelijkheden onderzoeken als bijvoorbeeld de belastbaarheid of het beschikbare werk verandert. De gids over re-integratie in het eerste spoor behandelt dat interne onderzoek. Hier gaat het om de organisatie van de externe route.

Stand bij controle op 30 oktober 2026: het overheidsvoorstel om kleine en middelgrote werkgevers onder voorwaarden vanaf het tweede ziektejaar alleen op het tweede spoor te laten richten, heeft nog geen bekende ingangsdatum. Het is geen bestaande toestemming om na één jaar het interne onderzoek af te sluiten.

Maak duidelijk wie wat organiseert

Werkgever en medewerker zijn samen verantwoordelijk voor de re-integratie. Als werkgever organiseer en financier je de benodigde begeleiding en blijf je verantwoordelijk voor de kwaliteit van de inspanningen. Een opdracht aan een bureau draagt die verantwoordelijkheid niet over. De medewerker werkt actief mee aan redelijke afspraken en brengt eigen voorstellen en vragen in.

De bedrijfsarts beoordeelt de functionele mogelijkheden en beperkingen. Een arbeidsdeskundige kan helpen beoordelen welke werkzaamheden daarbij passen. De uitvoerder van het tweede spoor vertaalt de uitgangspunten naar een externe zoekroute en begeleidt de activiteiten. Spreek af wie contact houdt met de medewerker, wie besluiten neemt en hoe nieuwe informatie bij de juiste persoon komt.

Een re-integratiebureau is niet in iedere situatie verplicht. Je kunt een traject in eigen beheer uitvoeren als je de vereiste begeleiding daadwerkelijk kunt bieden. UWV verwacht ook dan dat je de inzet van een intermediair aanbiedt en financiert wanneer de medewerker dat wenst. Beoordeel eerlijk of je tijd, arbeidsmarktkennis en passende expertise hebt; een eigenaar die af en toe een vacature doorstuurt, heeft daarmee nog geen volledig traject ingericht.

Bespreek vooraf wat de medewerker nodig heeft om mee te kunnen doen. Denk aan hulp bij digitale sollicitaties, begrijpelijke uitleg of een andere vorm van contact. Dat is een andere vraag dan welke standaardmodule het bureau toevallig aanbiedt. Laat de medewerker weten welke voortgangsinformatie naar de werkgever gaat en waar vragen of bezwaren terechtkunnen.

Van persoonsprofiel naar een onderbouwde zoekrichting

Het persoonsprofiel beschrijft de relevante uitgangspositie: werkervaring, vaardigheden, opleiding en de mogelijkheden en voorwaarden die uit het bedrijfsartsadvies volgen. Wensen en ambities horen in het gesprek, maar het profiel is geen vrij loopbaanonderzoek zonder relatie met passend werk. Een diagnose of uitgebreid privéverhaal is niet nodig om de werkgever een bruikbare zoekrichting te laten begrijpen.

Het zoekprofiel vertaalt die uitgangspositie naar onderbouwde branches, functies of werkzaamheden op de actuele arbeidsmarkt. ‘Administratief werk’ of ‘iets met mensen’ is te breed. De uitvoerder moet kunnen uitleggen welke werkzaamheden worden gezocht, waarom die aansluiten en wat nog moet worden onderzocht of geleerd.

Controleer ook of relevante cao- of brancheafspraken zijn meegenomen. Houd voorkeuren en noodzakelijke voorwaarden uit elkaar. Een voorkeur mag worden besproken en meegewogen; een beperking uit het advies mag niet verdwijnen omdat er anders weinig vacatures overblijven. Nieuwe informatie kan juist reden zijn om het profiel aan te passen.

Beoordeel de aanpak vóór je een traject inkoopt

Vergelijk bureaus op wat zij voor deze medewerker gaan doen. Een pakketduur, keurmerk of goed verzorgde offerte zegt op zichzelf niet of de uitvoering passend zal zijn. Vraag om een toelichting op de begeleider, arbeidsmarktbenadering, bereikbaarheid en rapportage. Een geanonimiseerd voorbeeldrapport kan helpen om te zien of het bureau alleen activiteiten opsomt of ook keuzes onderbouwt.

• Wie begeleidt de medewerker? Vraag welke relevante deskundigheid die persoon heeft, hoe contact plaatsvindt en wie overneemt bij afwezigheid.
• Hoe wordt de zoekrichting bepaald? Laat uitleggen hoe het bureau werkervaring, het actuele advies en concrete functies met elkaar vergelijkt.
• Wie benadert werkgevers? Maak onderscheid tussen toegang tot een vacaturebank, ondersteuning bij eigen sollicitaties en actieve bemiddeling door de begeleider.
• Welke ondersteuning is inbegrepen? Vraag naar voorbereiding, gesprekken, eventuele training, begeleiding bij een externe werkplek en de grenzen van de opdracht.
• Wanneer wordt bijgestuurd? Spreek af wat er gebeurt als de gekozen richting weinig mogelijkheden oplevert, de belastbaarheid verandert of de medewerker onvoldoende ondersteuning krijgt.
• Wat betaal je en waarvoor? Leg activiteiten, inbegrepen kosten, meerwerk, verlenging en afronding duidelijk vast. Een factuur is geen bewijs dat de inhoudelijke opdracht is uitgevoerd.
• Hoe worden gegevens behandeld? Bepaal welke gegevens nodig zijn, wie toegang krijgt en wat wel en niet in rapportages aan de werkgever staat.

Kies geen aanpak alleen omdat die het dossier ‘UWV-proof’ zou maken. Een bureau kan inspanningen zorgvuldig uitvoeren en vastleggen, maar kan niet vooraf garanderen hoe UWV de concrete situatie beoordeelt. Ook een plaatsingspercentage van een aanbieder vertelt zonder informatie over doelgroep, meetperiode en definitie weinig over de kans van deze medewerker.

Verbind iedere activiteit aan een volgende stap

Leg de route schriftelijk vast in een tweede-spoorplan dat aansluit op het Plan van aanpak. Daarin horen het persoonsprofiel, het beredeneerde zoekprofiel, de activiteiten met hun tijdsbeslag en rapportagemomenten. Bespreek met de medewerker wat wordt verwacht, welke ondersteuning beschikbaar is en hoe diens visie wordt verwerkt.

Een activiteit moet een herkenbare functie hebben. Een cv aanpassen helpt bijvoorbeeld om relevante ervaring zichtbaar te maken voor de gekozen zoekrichting. Een korte training kan zinvol zijn als een concrete vaardigheid ontbreekt. Werkgevers benaderen levert informatie over werk en mogelijke plaatsing op. Een reeks algemene tests zonder vertaling naar de arbeidsmarkt is nog geen externe zoekroute.

Voorbereiding en arbeidsmarktbenadering hoeven niet altijd na elkaar te wachten. Als bepaalde mogelijkheden al voldoende duidelijk zijn, kunnen passende contacten worden gelegd terwijl een andere vraag nog wordt onderzocht. Laat de uitvoerder uitleggen wat al kan en wat werkelijk eerst moet worden uitgezocht.

Er is geen bruikbaar standaardrooster dat je uit een algemeen artikel op iedere medewerker kunt toepassen. Stem de activiteiten af op het actuele advies en het overige re-integratietraject. Tel gesprekken, voorbereiding, reizen, sollicitaties en eventuele werkhervatting in samenhang mee. Het is niet zorgvuldig om een volledig zoekprogramma boven op bestaande afspraken te zetten zonder de gezamenlijke belasting te bespreken.

Spreek concrete acties en evaluatiemomenten af, maar behandel een vast aantal sollicitaties niet als bewijs van kwaliteit. Tien reacties op ongeschikte functies kunnen minder richting geven dan een zorgvuldig onderzocht contact dat duidelijk maakt welke aanpassing nodig is. Dat ontslaat niemand van actieve inzet; het vraagt om relevante en navolgbare activiteiten.

Voorbeeld: ‘administratief werk’ wordt een toetsbare zoekroute

Fictieve situatie. Een verkoopmedewerker van een kleine woonwinkel kan het oorspronkelijke werk niet duurzaam hervatten. Het interne onderzoek heeft onvoldoende perspectief opgeleverd. Voor deze casus veronderstellen we dat het actuele bedrijfsartsadvies ruimte biedt voor externe re-integratieactiviteiten onder individueel vastgestelde voorwaarden. Het voorbeeld stelt geen medische belastbaarheid of verplicht aantal uren vast.

De medewerker kent producten, kan klantvragen ordenen en heeft ervaring met het vastleggen van bestellingen. De eerste wens is ‘administratief werk’. De begeleider maakt daar geen definitieve functiekeuze van, maar onderzoekt met de medewerker drie richtingen:

De werkgever reserveert tijd om de bevindingen te bespreken en beslist tijdig over eventueel noodzakelijke aanvullende begeleiding. De medewerker levert voorbeelden van eerdere besteltaken aan en bereidt met ondersteuning vragen voor een werkgeverscontact voor. De begeleider onderzoekt functie-eisen en legt vast welke informatie nog ontbreekt. Zo komt niet al het onderzoekswerk bij de medewerker terecht.

Bij de eerstvolgende rapportage is ‘drie vacatures besproken’ onvoldoende. De werkgever wil weten welke richting verder kan, welke niet aansluit en welke open vraag nog een besluit verhindert. Blijkt gerichte systeeminstructie zinvol, dan moet duidelijk zijn voor welke werkzaamheden, wie die verzorgt en hoe zij in het traject past. Alleen een cursus inkopen is nog geen plaatsing.

De casus eindigt bewust zonder nieuwe baan of voorspeld herstel. De opbrengst is een beter onderbouwde zoekroute, met concrete vervolgstappen. Ook als een onderzochte optie afvalt, kan het onderzoek bruikbaar zijn: het voorkomt dat een ongeschikte richting zonder toelichting steeds opnieuw wordt aangeboden.

Volg de voortgang zonder een medisch dossier op te vragen

Laat rapportages antwoord geven op vier vragen: wat was afgesproken, wat is uitgevoerd, wat is daarvan geleerd en wat gebeurt hierna? Vraag bij vertraging waardoor de uitvoering vastloopt en wie het knelpunt oplost. ‘De medewerker is nog in oriëntatie’ is te vaag als diezelfde zin telkens terugkomt.

Blijf zelf contact houden. Als een medewerker meldt dat afspraken steeds vervallen of dat alleen een vacaturelijst wordt toegestuurd, hoef je niet op het eindrapport te wachten. Bespreek de uitvoering met het bureau en leg vast welke verbetering nodig is. Een nieuwe conclusie over belastbaarheid vraagt om beoordeling door de bedrijfsarts, niet om een eigen aanpassing door de leidinggevende.

Werkgever en medewerker bespreken volgens UWV minstens eenmaal per zes weken de re-integratievoortgang en passen het Plan van aanpak zo nodig aan. De rapportagemomenten van het bureau moeten daarop aansluiten. Dit is geen reden om een belangrijk knelpunt of gewijzigde mogelijkheid zes weken te laten liggen.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag de werkgever geen diagnose of oorzaak van ziekte registreren, ook niet omdat de medewerker daar spontaan over vertelt. Functionele mogelijkheden en beperkingen kun je bespreken nadat de bedrijfsarts die in kaart heeft gebracht. Houd werkgeversrapportages daarom bij noodzakelijke werkgerichte informatie, activiteiten, afspraken en voortgang. Een persoonlijke begeleidingssessie hoeft geen integraal gespreksverslag voor de opdrachtgever op te leveren.

Spreek met het bureau af hoe gegevens worden gedeeld en beperk de verspreiding. Een mogelijke nieuwe werkgever heeft geen volledig verzuimdossier nodig. Laat vooraf bepalen welke informatie voor een concreet contact of een werkafspraak noodzakelijk is en via welke route die wordt gedeeld. Gebruik geen algemene toestemming voor onbeperkt doorsturen van medische of persoonlijke informatie.

Wat als er een werkplek komt, of juist geen resultaat?

Een positieve reactie van een andere werkgever is een volgende stap, geen afgeronde re-integratie. Maak de werkzaamheden, omstandigheden, begeleiding en praktische afspraken concreet en laat de aansluiting op de mogelijkheden beoordelen. Een kennismaking is iets anders dan een aanbod; een tijdelijke werkplek is niet vanzelf duurzaam passend werk.

Een mogelijkheid is detachering: de medewerker blijft in dienst bij de huidige werkgever en werkt voor een bepaalde tijd bij een andere organisatie. Er kan ook een nieuw dienstverband ontstaan. Laat vóór de start duidelijk vastleggen welke vorm wordt gebruikt en wat dat betekent voor begeleiding, verantwoordelijkheden, loon en andere afspraken. De start van het tweede spoor beëindigt de bestaande arbeidsovereenkomst niet automatisch.

Levert een richting geen resultaat op, onderzoek dan waarom. Waren de functies ongeschikt, ontbrak een vaardigheid, zijn werkgevers werkelijk benaderd of was de begeleiding niet uitgevoerd? Betrek de medewerker bij de beoordeling. Pas profiel, activiteiten of ondersteuning aan wanneer de bevindingen dat vragen. De einddatum van een ingekocht pakket beëindigt niet vanzelf de re-integratieverplichtingen.

Bij een mislukt traject beschrijft UWV dat ten minste met de arbodienst of bedrijfsarts moet worden geëvalueerd. Zijn er nog mogelijkheden, dan moet worden bekeken hoe die alsnog benut kunnen worden. Geen baan vinden bewijst op zichzelf niet dat onvoldoende is gedaan; een dik dossier bewijst evenmin dat de inspanningen passend waren.

Bij een blijvend geschil over passend werk of voldoende inspanningen kunnen werkgever en medewerker, voor zover de situatie daarvoor in aanmerking komt, een deskundigenoordeel bij UWV aanvragen. Het is een advies, geen bindende uitspraak. Twijfelt de medewerker aan het bedrijfsartsadvies, dan bestaat daarnaast de afzonderlijke route van een second opinion. Een verschil van mening is geen reden om zonder beoordeling meteen een loonmaatregel te nemen.

Sluit iedere evaluatie af met een concrete vervolgstap en verantwoordelijke. De werkgever bewaakt dat de afgesproken begeleiding plaatsvindt, de medewerker actief kan deelnemen en nieuwe informatie werkelijk tot heroverweging leidt. Zo blijft het tweede spoor gericht op passend werk, ook wanneer de route minder rechtlijnig verloopt dan vooraf gehoopt.

Veelgestelde vragen