Een aanvraag voor subsidie praktijkleren voorbereiden

Een aanvraag voor subsidie praktijkleren begint bij de administratie van de leerplaats. Je moet kunnen uitleggen welke opleiding iemand volgt, welke periode bij de aanvraag hoort en welke begeleiding daadwerkelijk is gegeven. Regel daarnaast tijdig wie namens de juiste onderneming mag indienen. Een opgeslagen concept is nog geen aanvraag.

Stand op 9 oktober 2026: de reguliere aanvraagronde is gesloten. RVO noemt als volgende openstelling 2 juni 2027 om 09.00 uur tot en met 17 september 2027 om 17.00 uur, voor studiejaar 2026–2027. Je kunt het dossier nu opbouwen. De volgende ronde is geen herkansing voor een gemiste aanvraag over het vorige studiejaar.

Deze gids gaat over de reguliere regeling in Europees Nederland. Voor andere regelingen, zoals praktijkleren in de derde leerweg, gelden eigen voorwaarden en aanvraagmomenten.

Begin met de categorie, de aanvrager en het studiejaar

Maak eerst een lijst van de leerplaatsen die je wilt controleren. Noteer per persoon de onderwijscategorie, opleiding en leerweg, de betrokken school of kennisinstelling, het studiejaar en de onderneming die de begeleiding of subsidiabele kosten voor haar rekening neemt. Laat de school onduidelijke opleidingsgegevens bevestigen. Alleen het woord ‘stagiair’ of ‘leerling’ in je personeelsbestand zegt onvoldoende.

Niet iedere opleiding valt onder deze regeling. Gebruik het overzicht van de onderwijscategorieën bij praktijkleren om de juiste route te kiezen. Voor mbo is bijvoorbeeld de beroepsbegeleidende leerweg relevant; een gewone bol-stage valt er niet onder. Bij hbo moet je onder meer de opleidingsvariant en de voorwaarden voor de betreffende opleiding controleren. Promovendi en technologisch ontwerpers in opleiding hebben een andere onderbouwing dan een praktijkleerplaats.

Controleer vervolgens het KVK-nummer waaronder je aanvraagt. Verschillende ondernemingen met elk een eigen KVK-nummer hebben afzonderlijke aanvragen nodig. Meerdere vestigingen onder hetzelfde KVK-nummer kunnen samen in één aanvraag. Bij vo en mbo controleer je ook of het leerbedrijf met het juiste KVK-nummer bij SBB geregistreerd staat. Los een fout in de bronregistratie op; pas je eigen dossier niet aan om een melding te laten verdwijnen.

Verdeel de controles en regel toegang vóór de aanvraagronde

Je hebt minimaal eHerkenning niveau 3 nodig, met de machtiging voor RVO-diensten op niveau eH3. Laat je een intermediair aanvragen, dan is een ketenmachtiging nodig. Hetzelfde speelt als één onderneming namens andere ondernemingen in de groep optreedt. Regel dit ruim vooraf: een ketenmachtiging kan enkele weken kosten.

Een boekhouder die je administratie kent, is niet vanzelf gemachtigd om deze aanvraag in te dienen. Spreek ook af wie de correspondentie bewaakt als die boekhouder de aanvraag verzorgt. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de onderbouwing en het bewaren van de administratie.

In een klein bedrijf kan één persoon meerdere rollen hebben. Laat de inhoudelijke telling toch door de praktijkbegeleider controleren voordat de indiener verklaringen afgeeft.

Bouw per leerplaats een herleidbaar dossier op

Voor de praktijkleerplaatsen bij vmbo, praktijkonderwijs, vso, mbo-bbl en hbo bestaat de kern uit een geldige, door de betrokken partijen ondertekende overeenkomst, bewijs van aanwezigheid en bewijs van begeleiding. Een schoolrooster bewijst niet dat de leerling op jouw werkplek aanwezig was. Een presentielijst bewijst op zichzelf niet wat er is geleerd.

Gebruik dit controleblad naast de bestaande administratie. Het hoeft geen tweede personeelsdossier te worden: een verwijzing naar een goed toegankelijk bestand is vaak praktischer dan steeds een nieuwe kopie.

De bewijsadministratie hoef je bij de reguliere aanvraag niet standaard mee te sturen. RVO kan die wel tijdens de beoordeling of achteraf opvragen. Voor promovendi en toio’s gebruik je de eigen categorievoorwaarden: daarbij zijn onder meer de overeenkomst met de kennisinstelling, de maanden en de contracturen relevant.

Beperk toegang tot de mensen die het dossier nodig hebben. Houd het BSN buiten een algemeen gedeelde voortgangslijst; gebruik het alleen waar de officiële aanvraag dat vraagt. Informeer de leerling of student vóór indiening welke persoonsgegevens je met RVO deelt en over diens privacyrechten.

Tel de juiste eenheid en controleer de grenzen van de periode

Bij praktijkleerplaatsen tel je weken waarin daadwerkelijk begeleiding is gegeven. Een hele week zonder begeleiding telt niet mee. Het aantal uren of dagen binnen een begeleide week bepaalt niet op zichzelf of die week meetelt; de toepasselijke urennorm voor de beroepspraktijkvorming moet wel zijn gehaald. Controleer daarom zowel de weektelling als de voorwaarden van de categorie.

Neem bij handmatige invoer niet automatisch de contractdata over. De begeleiding moet binnen de geldige overeenkomst en het relevante studiejaar vallen. Een latere feitelijke start of eerdere beëindiging beperkt de periode. Voor mbo kunnen gegevens uit het onderwijsregister worden aangevuld, maar ook die controleer je aan je eigen onderbouwing.

De wekenmethode geldt niet voor alles: bij promovendi en toio’s spelen maanden en arbeidsduur per week een rol. Een urenstaat van een onderzoeker kun je dus niet behandelen als een weektelling voor een mbo-leerling.

Fictief voorbeeld: een verschil tussen rooster en werkelijkheid

Een bedrijf controleert een afgebakende periode van twaalf kalenderweken binnen een geldige hbo-praktijkleerovereenkomst. Voor dit voorbeeld is aangenomen dat opleiding, variant en overige voorwaarden aan de regeling voldoen. In twee volledige weken was de student afwezig wegens vakantie; in één volledige week vond door afwezigheid evenmin begeleiding plaats. In de overige negen weken tonen aanwezigheid en begeleidingsverslagen daadwerkelijk begeleiding aan.

De dossierhouder noteert voor dit onderdeel 12 − 2 − 1 = 9 weken. Eén van die negen weken bevatte slechts twee begeleide werkdagen. Die week wordt niet naar een fractie omgerekend uitsluitend vanwege het lagere aantal dagen. De toepasselijke uren- en opleidingsvoorwaarden moeten wel zijn gecontroleerd. Het voorbeeld bewijst geen subsidierecht en geeft geen subsidiebedrag.

De praktische vervolgafspraak is concreet: de begeleider controleert de negen weken, HR bevestigt de drie volledig afwezige weken en de indiener bewaart de aansluiting tussen deze telling en de aanvraag. Een onverklaard verschil gaat terug naar de dossierhouder.

Controleer het concept en rond de indiening echt af

Ga tijdens de openstelling naar de officiële aanvraagroute van RVO. De publieke instructie beschrijft op hoofdlijnen het controleren van bedrijfs- en contactgegevens, het selecteren van leerbedrijven waar van toepassing, het toevoegen van deelnemers en de eindcontrole. Schermen en teksten kunnen per studiejaar veranderen.

1. Controleer aanvrager en correspondentie. Kloppen onderneming, contactpersoon en bankrekening? Is de contactpersoon ook bereikbaar na de zomervakantie?
2. Voer de gecontroleerde gegevens in. Gebruik bij meerdere deelnemers alleen de actuele xlsx-bestanden voor de juiste categorie. RVO stelt die voor de volgende ronde vanaf 2 juni 2027 beschikbaar. Een bestand uit een eerdere ronde is geen actuele invoertemplate.
3. Onderzoek meldingen. Vergelijk een ontbrekende of afwijkende onderwijsregistratie met de overeenkomst en de informatie van school. Handmatig kunnen invullen is geen bewijs dat de leerplaats voldoet.
4. Laat het concept nalezen. Vergelijk het te downloaden concept met je dossier: deelnemers, categorieën, periodes, tellingen en eventuele dubbele invoer. Los ontbrekende verplichte gegevens op.
5. Dien in en controleer ontvangst. Geef de vereiste verklaringen pas af na deze controle. Bewaar de ingediende aanvraag, het zaaknummer en de ontvangstbevestiging. Een concept-pdf is geen bewijs van indiening.

RVO stuurt een notificatiemail naar de gekozen contactpersoon. Bij indiening door een intermediair kan die bij de intermediair terechtkomen. Ontbreekt de bevestiging, controleer dan ook de ongewenste mail en neem contact op met RVO. Wacht daarmee niet tot na de sluiting.

Een ontbrekend gegeven is niet hetzelfde als later opgevraagd bewijs

Stuur niet bewust een onvolledige aanvraag in om alvast binnen de termijn te zitten. Als RVO je wegens onvolledigheid op grond van de Algemene wet bestuursrecht laat aanvullen, geldt volgens de regeling de ontvangstdatum van de aanvullende informatie als ontvangstdatum van de aanvraag. Dat kan gevolgen hebben voor de deadline.

Dat verschilt van een verzoek om bewijsstukken bij een al ingediende aanvraag. Voor het later opvragen van die administratie bevat de regeling een afzonderlijke bepaling. Je hoeft dus niet alle bewijsstukken standaard bij te voegen, maar je moet wel een volledige aanvraag indienen en de onderbouwing beschikbaar hebben.

Ontdek je na indiening een fout, meld die dan direct bij RVO met het zaaknummer en de juiste gegevens. Vraag hoe je de correctie voor jouw aanvraag moet doorgeven. Ga niet uit van een onbeperkte herstelmogelijkheid na sluiting en dien niet zonder afstemming een tweede aanvraag voor dezelfde leerplaats in.

Houd het dossier beschikbaar na de aanvraag en betaling

Wijs iemand aan die aanvullende vragen bewaakt en de beschikking controleert. De regeling noemt een beslistermijn van dertien weken na 17 september. RVO communiceert op de algemene informatiepagina daarnaast een planning tot uiterlijk 30 december. Blijft een besluit uit, vraag RVO naar de status van jouw zaak; plan noodzakelijke uitgaven niet op een veronderstelde betaaldag.

Controleer in de beschikking welke leerplaatsen, periodes en bedragen zijn meegenomen. Het definitieve bedrag hangt mede af van het budget en de goedgekeurde aanvragen binnen de categorie. De beschikking is direct de vaststelling; je hoeft daarvoor niet nog een afzonderlijke vaststellingsaanvraag te doen. Na een positieve beslissing noemt RVO betaling binnen twee weken.

Ook na betaling kan RVO de administratie controleren en onterecht ontvangen subsidie terugvorderen. Bewaar de verplichte stukken vijf jaar na het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt. Leg bij de dossieroverdracht vast waar het bewijs staat en wie het kan vinden als een begeleider of administrateur vertrekt. Een overboeking sluit het dossier dus niet af.

Veelgestelde vragen