Controleren of een medewerker in het doelgroepregister staat

Je kunt als werkgever bij UWV controleren of een werknemer of sollicitant in het doelgroepregister staat. Dat doe je via het werkgeversportaal, met de juiste machtiging en gegevens. De uitkomst kan nodig zijn voor de banenafspraak of het beoordelen van een regeling. Het is geen medische keuring en geen beoordeling van de geschiktheid voor een functie.

Een zorgvuldige controle eindigt daarom niet bij ‘gevonden’. Je legt vast wanneer en waarvoor je hebt gecontroleerd, wat de uitkomst was en welke vervolgstap nog nodig is. Hieronder staat een werkvolgorde, met een klein voorbeeldlog dat je kunt aanpassen aan je eigen administratie.

Bepaal eerst waarvoor je de registratie nodig hebt

Formuleer het doel in één zin. Bijvoorbeeld: ‘We controleren de registratie van deze medewerker om te beoordelen of het dienstverband voor een specifieke werkgeversregeling in aanmerking kan komen.’ Benoem de regeling of administratieve vraag en wie de uitkomst nodig heeft. Verzamel geen registergegevens alleen omdat het portaal toegankelijk is.

Controleer personen voor wie je in jouw rol als werkgever een concrete reden hebt: een werknemer, sollicitant of relevante ingeleende medewerker. Het register is geen openbare kandidatenbank waarin je willekeurige personen kunt doorzoeken. Ook een controle van eigen werknemers vraagt een afgebakend doel en passende toegang.

Leg aan de betrokkene uit waarom je controleert en hoe je de uitkomst gebruikt. Het gesprek over benodigde instructies, hulpmiddelen of begeleiding staat hier los van. Voor de betekenis van registratie en de afzonderlijke regelingen kun je verder met het doelgroepregister uitgelegd voor werkgevers.

Regel de juiste toegang en houd de benodigde gegevens bij de hand

UWV gebruikt voor de werkgeversroute eHerkenning. De persoon die controleert, moet voor de betreffende dienst gemachtigd zijn. Het inlogmiddel is persoonsgebonden: leen dus geen account van een collega. Laat de beheerder van eHerkenning binnen je organisatie de benodigde machtiging regelen.

Een loonheffingennummer hoort bij een werkgever of administratie; het is geen persoonlijk nummer van een medewerker. Houd dat verschil in gedachten wanneer je de uitkomst aan een persoon koppelt. Voor één persoon kan de BSN-route passend zijn, mits je dat nummer rechtmatig gebruikt.

Mag je een sollicitant om het BSN vragen?

Normaal gesproken mag je het BSN pas vragen wanneer iemand in dienst treedt. Voor deze controle bestaat een specifieke uitzondering: je mag het BSN van een sollicitant vragen om bij UWV te controleren of die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten valt.

Maak daarvan geen verplicht standaardveld voor iedere sollicitatie. Leg het concrete doel uit en bied een veilige aanleverroute. Vraag voor deze controle geen kopie, scan of foto van een identiteitsbewijs. De regels voor identiteitscontrole bij indiensttreding zijn een afzonderlijke werkgeversplicht.

Een mogelijke uitleg aan de sollicitant is: ‘Voor deze vacature onderzoeken we of de banenafspraak van toepassing is. Met je BSN kunnen we je registratie bij UWV controleren. Daarvoor gebruiken we [beveiligde aanleverroute]. Alleen [bevoegde functie] verwerkt de controle. We vragen hiervoor geen medische informatie of kopie van je identiteitsbewijs.’ Pas deze tekst aan het werkelijke doel en je privacy-informatie aan.

Zo voer je de controle via UWV uit

1. Open de officiële werkgeversroute. Ga naar Staat mijn werknemer in het doelgroepregister?. Op die pagina staat de toegang ‘Werknemer opzoeken’ naar het werkgeversportaal.
2. Log in met je eigen bevoegde toegang. Controleer namens welke organisatie je handelt. Ontbreekt de machtiging, laat die herstellen voordat je gegevens raadpleegt.
3. Gebruik de gegevens voor de juiste persoon of werkgever. Volg de aanwijzingen in het portaal. Vergelijk ingevoerde gegevens met de rechtmatig beschikbare administratie, zodat een typefout of verkeerde werkgever niet als inhoudelijke uitkomst wordt behandeld.
4. Lees de uitkomst voordat je iets concludeert. Een foutmelding, ontbrekende toegang of afgebroken controle is geen bevestiging dat iemand niet geregistreerd staat.
5. Leg het noodzakelijke resultaat vast. Noteer doel, controledatum, bron, uitkomst en verantwoordelijke. Houd een nog open vraag zichtbaar en bepaal wie die afhandelt.

Bij de hier beschreven raadpleging ziet de werkgever volgens de UWV-uitleg of iemand geregistreerd staat, niet waarom of sinds wanneer. Noteer je controledatum daarom niet als ingangsdatum. Sinds 1 januari 2026 kan UWV een werkgever wel meedelen gedurende welke periode in het lopende of voorgaande kalenderjaar iemand geregistreerd was. Heb je die periode voor een regeling nodig, vraag UWV hoe je die informatie ontvangt. Leid een eerdere registratiedatum niet zelf af uit een huidige vermelding.

Geen toegang? Dit zijn passende vervolgroutes

Laat een gemachtigde intermediair controleren

Een administratiekantoor of andere intermediair kan namens jouw organisatie handelen als de juiste machtiging is geregeld. UWV beschrijft hiervoor een ketenmachtiging via eHerkenning. Spreek af welke dienst en welke opdracht zijn toegestaan, wie de uitkomst ontvangt en hoe gegevens worden beschermd. Een algemene afspraak ‘jullie doen onze administratie’ vervangt de noodzakelijke portaalmachtiging niet.

Gebruik de UWV-uitleg over machtigen om de juiste toegang te regelen. Bij het einde van de opdracht of een functiewisseling moeten machtigingen worden aangepast of ingetrokken. Geef geen wachtwoord of inlogcode door.

De medewerker kan de eigen registratie bekijken

De medewerker kan via Sta ik in het doelgroepregister? zelf inloggen op Mijn UWV met DigiD. Dat kan helpen wanneer jullie een verschil in informatie willen uitzoeken. Laat de medewerker de eigen omgeving bedienen; vraag niet om diens DigiD of om toegang tot alle persoonlijke UWV-gegevens.

Een mededeling van de medewerker en een door jou uitgevoerde werkgeverscontrole zijn verschillende bronnen. Noteer eerlijk welke je hebt. Vraag bij een concrete regeling welk bewijs nodig is; veronderstel niet dat een losse mededeling altijd voldoende is. Een volledige uitkeringsbrief met medische bijlagen is voor het vastleggen van alleen registerstatus niet nodig.

Vraag UWV om hulp bij toegang of een onduidelijke uitkomst

Bij problemen met je inlogmiddel of machtigingen kan de eHerkenningbeheerder of leverancier helpen. Bij een vraag over het werkgeversportaal of de registratie gebruik je de contactroute van UWV. Beschrijf of het gaat om toegang, een technische fout of een inhoudelijk verschil. Vraag via welke beveiligde route je eventuele persoonsgegevens moet aanleveren.

Noteer bij een storing ‘controle nog niet afgerond’ en plan een nieuw moment. Zoek geen omweg via het account van een ander en verstuur niet alvast een lijst BSN’s naar een algemeen e-mailadres.

Wat doe je met de uitkomst?

Bij nieuwe registraties kan verwerking een aandachtspunt zijn. UWV vermeldt bijvoorbeeld dat nieuwe personen uit de in 2026 toegevoegde groepen maandelijks achteraf worden opgenomen: mensen met Wajong zonder arbeidsvermogen die bij een reguliere werkgever werken en mensen met IVA die met loondispensatie werken. Dat betekent niet dat iedere ontbrekende vermelding door vertraging wordt veroorzaakt. Laat de oorzaak bevestigen.

Voeg iemand niet zelf aan je administratie toe als ‘zeker geregistreerd’ omdat je denkt dat de persoon aan de voorwaarden voldoet. Een aanvraag, een verwachte registratie en een bevestigde registratie blijven verschillende statussen. Beperk de gevolgen van onzekerheid tot de administratieve vraag die nog openstaat: een ontbrekende vermelding bewijst niet dat iemand geen ondersteuning nodig heeft of ongeschikt is voor het werk.

Een klein controlelog zonder medische bijlagen

Onderstaand log is een fictief voorbeeld voor één eigen werknemer. De veldnamen zijn een voorstel voor je eigen administratie, geen letterlijke velden uit het UWV-portaal. Gebruik een bestaand dossiernummer om dubbele opslag van identificerende gegevens te beperken. Ook een dossiernummer blijft een persoonsgegeven als het naar de medewerker terugleidt.

Zet het BSN niet nogmaals in dit log als je voor het volgen van de controle met de dossierverwijzing kunt volstaan. Bepaal per toepassing of een beperkt bewijsstuk nodig is en waar het veilig wordt bewaard. Bewaar niet standaard een schermkopie van een hele portaalpagina, een volledige UWV-beslissing of een medisch verslag.

Twee andere fictieve uitkomsten: voor sollicitantdossier S-018 mislukt het inloggen. De notitie luidt ‘controle niet uitgevoerd; beheerder herstelt machtiging’, niet ‘staat niet in register’. Bij personeelsdossier P-031 wijkt de actuele controle af van een eerdere mededeling. De notitie benoemt dat verschil en de vraag aan UWV; de dossierhouder vult geen vermoedelijke diagnose of uitschrijfreden in.

Beperk toegang en houd de controle bruikbaar

Laat alleen mensen met een taak in deze controle of de betreffende regeling de gegevens gebruiken. De leidinggevende heeft voor het inwerken doorgaans de praktische werkafspraken nodig. Deel een registerstatus of BSN niet met het hele team en neem die niet op in een openbare of breed gedeelde planning.

Er is geen algemene AVG-bewaartermijn die voor ieder controlelog hetzelfde is. Onderbouw hoe lang de gegevens voor jouw doel nodig zijn en houd rekening met een eventuele wettelijke bewaarplicht. Maak onderscheid tussen een sollicitant die niet in dienst komt en een werknemer voor wie je een regeling moet verantwoorden. Alleen toestemming om een cv langer te bewaren is geen reden om ook alle extra controlegegevens te blijven opslaan.

UWV werkt de registratie regelmatig bij. Kies daarom een passende hercontrole als je de uitkomst opnieuw nodig hebt of als een relevante wijziging of twijfel ontstaat. Maak geen garantie voor het hele dienstverband van één controle, maar verzamel ook niet zonder doel telkens nieuwe kopieën. Leg de verantwoordelijkheid voor opvolging vast in je personeelsadministratie.

Veelgestelde vragen