Wat controleer je bij ziekte van een medewerker met loonkostensubsidie?

Een medewerker voor wie je loonkostensubsidie ontvangt, meldt zich ziek. Dan lopen drie zaken naast elkaar: de loonbetaling aan de werknemer, de gemeentelijke subsidie en een eventuele Ziektewet-uitkering via de no-riskpolis. De bedragen kun je niet zonder meer bij elkaar optellen. De meldingen hebben bovendien verschillende doelen en termijnen.

Deze werkwijze gaat over een werknemer in dienst met loonkostensubsidie op grond van de Participatiewet. Controleer eerst of de no-riskpolis voor deze werknemer geldt. Alleen een LKS-beschikking, en zeker een forfaitaire start, is geen reden om zonder controle een Ziektewet-uitkering als zekere inkomsten in te boeken.

Pak bij de ziekmelding twee dossiers erbij

Gebruik de LKS-beschikking voor de subsidiegegevens en je verzuimadministratie voor de ziekmelding. Controleer de naam van de werknemer, werkgever, eerste ziektedag en het lopende dienstverband. Leg vervolgens vast welke no-riskinformatie beschikbaar is en of die op de eerste ziektedag van toepassing is.

De no-riskpolis geldt voor verschillende groepen, met verschillende voorwaarden en looptijden. Een controle van het doelgroepregister kan daarbij helpen, maar de registeruitkomst is geen volledige beoordeling van iedere regeling. Vraag UWV om duidelijkheid als de gegevens niet aansluiten.

Na een dienstverband van twee maanden of langer moet een werknemer op jouw vraag vertellen of de no-riskpolis geldt. Die hoeft niet te vertellen waarom. Is de status onduidelijk of ontbreken documenten, laat de werknemer dan bij UWV navragen welke no-riskbescherming geldt en welke bevestiging daarvoor beschikbaar is. Bespreek vervolgens de status en geldigheidsperiode met de werknemer. Ga niet zelf op zoek naar een diagnose om de aanspraak te bewijzen.

Is de status nog onduidelijk, wijs dan direct iemand aan die dit uitzoekt en bewaak de meldtermijn. De loonbetaling en de begeleiding bij ziekte wachten niet op de uitkomst van die administratieve controle.

Wat loopt door en wat past UWV aan?

Bij de samenloop van LKS en een Ziektewet-uitkering op grond van de no-riskpolis geldt sinds 1 januari 2022 de volgende werkwijze:

• Jij betaalt het verschuldigde loon bij ziekte. De hoogte volgt uit de toepasselijke wet, cao en arbeidsafspraken. De subsidie maakt ziekte niet tot onbetaald verlof.
• De gemeentelijke loonkostensubsidie loopt door tijdens ziekte. De oude werkwijze waarbij die vanwege de no-riskuitkering werd gestopt en later hervat, geldt voor nieuwe ziektegevallen niet meer.
• UWV houdt rekening met LKS in de Ziektewet-uitkering. Daardoor ontvang je niet zonder meer de volledige Ziektewet-uitkering boven op de subsidie.

Het doorlopen bij ziekte betekent niet dat het bedrag onder alle omstandigheden onveranderlijk blijft. Het einde van het dienstverband, gewijzigde contracturen of een andere relevante wijziging kan wel gevolgen hebben. Houd de LKS-beschikking en subsidievoorwaarden daarom actueel.

De verrekening is een percentageberekening

Volgens artikel 29e van de Ziektewet vermenigvuldigt UWV het ziekengeld bij deze samenloop met de vastgestelde loonwaarde. Er zijn twee belangrijke regels voor die factor:

• Bij een vastgestelde loonwaarde lager dan 30% wordt voor deze berekening 30% gebruikt.
• Bij forfaitaire LKS zonder vastgestelde loonwaarde wordt voor deze berekening 50% gebruikt.

Die tweede regel schept op zichzelf geen recht op een no-riskuitkering. Eerst moet vaststaan dat de werknemer recht heeft op het betreffende ziekengeld. Trek dus niet zelf het maandelijkse LKS-bedrag in euro’s af van een geschatte Ziektewet-uitkering. Vraag bij een afwijking welke periode, loonwaarde en uitkeringsgrondslag UWV heeft gebruikt.

Houd in de financiële administratie het loon bij ziekte, de ontvangen LKS en de vastgestelde Ziektewet-uitkering afzonderlijk zichtbaar. Controleer ook waar de uitkering wordt uitbetaald en hoe de salarisadministratie die verwerkt. Geen van deze bedragen is automatisch gelijk aan je totale kosten, inclusief premies, vervanging of begeleiding.

Wie doet wat, en wanneer?

Wijs één dossierhouder aan die controleert of onderstaande acties zijn uitgevoerd. Die hoeft niet alles zelf te doen. De termijnen van zes weken en twee dagen hieronder komen uit de UWV-uitleg; ‘direct controleren’ en ‘bij iedere loonrun’ zijn praktische werkafspraken.

Via de UWV-route voor een Ziektewet-uitkering meld je de werknemer ziek met de Verzuimmelder in het werkgeversportaal of via een geschikte Digipoort-koppeling. Bij de no-riskmelding beoordeelt UWV of de polis inderdaad van toepassing is. Verzin geen ontbrekende gegevens om de aanvraag af te ronden; neem bij twijfel tijdig contact op.

Al beter vóór je hebt gemeld? Is de werknemer binnen die zes weken hersteld en had je nog geen ziekmelding gedaan, dan doe je de ziek- en betermelding tegelijk. De zes weken zijn geen advies om met alle korte ziektegevallen te wachten. Spreek een eerdere interne controle af zodat de wettelijke melding niet wordt vergeten.

Ontvangt de werknemer al een gedeeltelijke Ziektewet-uitkering en wordt die opnieuw volledig ziek, dan moet je dit volgens UWV binnen twee dagen na de melding van de werknemer doorgeven. Laat zo’n wijziging niet liggen tot de volgende loonrun.

Moet je de gemeente ook informeren?

Voor de samenloop met de no-riskpolis hoef je niet meer de oude gemeentelijke ziek- en betermelding te doen om de LKS te laten stoppen en hervatten. Dat staat los van wijzigingen die relevant blijven voor het dienstverband of de subsidie. Een einde contract of structurele wijziging van uren moet dus niet uit beeld verdwijnen.

Lees welke informatie je gemeentelijke beschikking en contactafspraken verlangen. Rotterdam noemt bijvoorbeeld uitdiensttreding, contractverlenging en verandering van functie of werkuren als door te geven wijzigingen. Die lokale voorbeelden zijn geen landelijke meldtermijn. Vraag bij een onduidelijke of kennelijk oude instructie welke actuele verplichting geldt en leg het antwoord vast.

Gebruik de gemeentelijke contactpersoon ook wanneer de bij UWV gebruikte loonwaarde afwijkt van het geldende LKS-besluit. UWV moet de uitkeringsberekening kunnen controleren; de gemeente moet zo nodig haar subsidiegegevens corrigeren. Pas niet alleen je eigen spreadsheet aan terwijl de gegevens bij de uitvoerders onjuist blijven.

Fictief dossier: ziekmelding, herstel en een afwijkend percentage

Een klein bedrijf ontvangt LKS voor medewerker Noor. In dit fictieve voorbeeld is de loonwaarde vastgesteld op 60% en is de toepasselijkheid van de no-riskpolis eerder gecontroleerd. Noor meldt zich dinsdag 13 oktober 2026 ziek. HR noteert de datum en benodigde werkoverdracht, informeert de arbodienst en laat de bevoegde salarisadministrateur de UWV-melding doen. De ontvangstbevestiging komt bij het dossier.

Noor meldt zich vrijdag 16 oktober volledig hersteld. De salarisadministrateur geeft dit diezelfde dag door aan UWV. Het bedrijf stopt de LKS niet vanwege deze ziekteperiode. De loonbetaling wordt volgens de geldende ziekteafspraken verwerkt.

Later ziet de dossierhouder dat de UWV-specificatie voor de betreffende periode uitgaat van 40% loonwaarde, terwijl in de geldende gemeentelijke beschikking 60% staat. Dat is een concrete controlevraag: is een verkeerd percentage of een andere geldigheidsperiode gebruikt? De dossierhouder vraagt beide instanties de relevante gegevens te controleren. Die neemt niet aan dat het subsidiepercentage en het loonwaardepercentage hetzelfde zijn.

Een bruikbare dossiernotitie is: ‘UWV-gegevens wijken af van LKS-beschikking; vraag op [datum] voorgelegd aan UWV en gemeentelijk contactpersoon; opvolging door [functie] op [datum].’ De notitie bevat geen medische oorzaak. Pas na toelichting of een gecorrigeerd besluit verwerkt de administratie de bevestigde uitkomst. Deze casus voorspelt geen recht op een nabetaling of een bepaald bedrag.

Houd de medische begeleiding en betaalcontrole gescheiden

Vraag bij de ziekmelding niet wat de werknemer precies heeft of waardoor de ziekte is ontstaan. Registreer ook geen spontaan vertelde diagnose in het LKS-overzicht. Voor de administratie zijn bijvoorbeeld de eerste ziektedag, noodzakelijke bereikbaarheid, verwachte duur en lopende werkafspraken relevant. De bedrijfsarts beoordeelt de medische kant en adviseert over mogelijkheden voor werk.

De leidinggevende en salarisadministrateur hebben geen volledig medisch dossier nodig om ziekmelding en betalingen af te handelen. Beperk het controleoverzicht tot de noodzakelijke gegevens, besluiten en acties en geef alleen betrokken functionarissen toegang. Bewaar het in de bestaande personeels- en verzuimadministratie; maak geen extra breed gedeelde lijst met BSN’s en ziekteoorzaken.

De no-riskpolis neemt de samenwerking aan re-integratie niet weg. Zolang de werknemer bij je in dienst is, blijven werkgever en werknemer aan herstel en passend werk werken volgens de geldende verplichtingen. Volg het advies van de bedrijfsarts en de gewone verzuimstappen. Gebruik de administratieve loonwaarde niet als medische beoordeling van hoeveel iemand tijdens ziekte kan werken.

Wat als het contract eindigt tijdens ziekte?

Behandel ziek uit dienst als een afzonderlijke gebeurtenis. Ontvangt de werknemer al een Ziektewet-uitkering, dan geef je aan UWV door dat het dienstverband stopt. Is nog een ziekmelding voor ziek uit dienst nodig, dan noemt UWV de laatste dag van het dienstverband als meldmoment; valt die in het weekend of op een officiële feestdag, dan moet de melding de eerstvolgende werkdag binnen zijn. Controleer ook welke stukken nodig zijn via de route ziek uit dienst.

Informeer daarnaast de gemeente over het einde van het dienstverband volgens de LKS-afspraken. UWV stuurt zelf een bericht aan de gemeente wanneer een werknemer uit de gemeentelijke doelgroep Participatiewet ziek uit dienst gaat én de gemeente in de afgelopen twee jaar LKS voor die werknemer heeft betaald. Dat specifieke UWV-bericht is geen algemene vervanging van jouw eigen contractmutatie.

Sluit het administratieve dossier pas af wanneer de benodigde meldingen zijn bevestigd, de loonafrekening klopt en de besluiten en betalingen over dezelfde periode zijn gecontroleerd. Een nog open vraag over een uitkeringsbedrag hoort met een verantwoordelijke en vervolgdatum in het overzicht te blijven staan.

Veelgestelde vragen