Loonkostenvoordeel aanvragen en verwerken in de administratie

Een doelgroepverklaring in het personeelsdossier levert nog geen loonkostenvoordeel op. Daarvoor moet de salarisadministratie het juiste LKV aanvragen in de loonaangifte, over de juiste tijdvakken. Bij de banenafspraak begint die controle in 2026 doorgaans bij het doelgroepregister. Daarna moet iemand blijven volgen of bewijs, aangifte en uiteindelijke berekening op elkaar aansluiten.

Deze gids gaat over die administratieve uitvoering voor aangiftejaar 2026. De verschillende regelingen en de volledige jaarkalender staan in het overzicht van het loonkostenvoordeel. De aanvraag van het bewijsstuk zelf behandelen we bij de doelgroepverklaring.

Begin bij het bewijs voor de juiste regeling

Geef je salarisadministrateur niet alleen de opdracht ‘LKV aanzetten’. Vermeld om welk loonkostenvoordeel het gaat, welke periode is beoordeeld en waarop die beoordeling berust. Een verklaring voor de ene regeling is geen bewijs voor iedere andere regeling.

De registercheck is dus geen vervanging voor de verklaring bij het LKV arbeidsgehandicapte werknemer. Andersom hoef je voor een nieuwe, kwalificerende banenafspraakroute geen verklaring te verzamelen die niet meer wordt verlangd. Controleer twijfelgevallen met de verantwoordelijke voor het dossier voordat iemand een indicatie in de aangifte opneemt.

Maak de overdracht naar de salarisadministratie controleerbaar

Wijs één dossierhouder aan, bijvoorbeeld de eigenaar of HR-medewerker. Die verzamelt het bewijs en bewaakt open vragen. De salarisadministrateur verwerkt de opdracht en laat zien welke aangiften zijn verzonden. Spreek ook af wie de uitkomst controleert. Bij een klein bedrijf kan de eigenaar die tweede controle doen met een overzicht van het salarisbureau.

Gebruik per werknemer onderstaande overdracht. Het is een eigen werkblad, geen UWV-formulier en geen vervanging van de bewijsstukken.

Bewaar de doelgroepverklaring bij de loonadministratie. Verwijs in het werkblad naar de afgeschermde vindplaats, zodat niet steeds kopieën door allerlei mailboxen gaan. Voor deze verwerking hoeft het werkblad geen diagnoses, behandelgegevens of medisch dossier te bevatten.

Verwerk de aanvraag per aangiftetijdvak

Je hoeft niet tot het volgende kalenderjaar te wachten met aanvragen. Zodra je voor de verklaringplichtige regeling de kopie hebt en aan de voorwaarden voldoet, vraag je het LKV aan in de lopende loonaangiften. De betaling volgt later. Voor de huidige banenafspraakroute werk je vanuit de gecontroleerde registratie en voorwaarden.

1. Bepaal de relevante tijdvakken. Kijk naar de periode waarop het recht betrekking heeft, niet alleen naar de dag waarop het bewijs binnenkomt. Begint of eindigt het recht midden in een tijdvak, laat dan de toepasselijke tijdvakregel beoordelen; ga niet zelf naar kalenderdagen evenredig rekenen.
2. Laat de juiste indicatie verwerken. Hoe het verzoek in de software wordt ingevoerd, verschilt per pakket. Vraag je salarisadministrateur welke LKV-indicatie voor welke werknemer en periode wordt meegestuurd.
3. Controleer wat daadwerkelijk is aangegeven. Een instelling op de werknemerskaart bewijst nog niet dat die in de verzonden aangifte staat. Vergelijk de opdracht met het aangifteoverzicht en controleer de ontvangststatus.
4. Herstel eerdere tijdvakken waar nodig. Geldt een ontvangen verklaring ook voor al aangegeven tijdvakken, controleer dan of daarvoor correcties nodig zijn. Alleen de instelling voor volgende maanden aanpassen herstelt het verleden niet.
5. Leg vast wat is afgerond. Noteer de gecorrigeerde tijdvakken, verzenddatum en resterende vragen. Laat een afgewezen of niet verzonden bericht niet als ‘klaar’ staan.

Gebruik de verloonde uren uit de loonadministratie en controleer of ze juist in de aangifte terechtkomen. Een aanwezigheidsrooster is daarvoor niet zonder meer hetzelfde gegeven. Bij meerdere inkomstenverhoudingen voor dezelfde werknemer tellen de verloonde uren samen voor het LKV; je krijgt niet per inkomstenverhouding een nieuw jaarmaximum.

Controleer de voorlopige berekening vanuit je eigen dossier

Begin met de werknemers voor wie je LKV verwacht. Als je alleen de namen op het UWV-overzicht afvinkt, ontdek je een volledig ontbrekende werknemer mogelijk niet. Vergelijk vervolgens per werknemer de regeling, relevante tijdvakken, verloonde uren en het verwachte bedrag met de voorlopige berekening.

Over 2026 komt die berekening in 2027. De voorlopige berekening gebruikt aangiften en correcties die tot en met 31 januari 2027 zijn gedaan. Een later ingediende correctie kan daardoor nog ontbreken in dat overzicht. Controleer eerst de verzenddatum voordat je dezelfde correctie opnieuw laat uitvoeren.

Gebruik voor verschillen deze korte controle:

• Bewijs: klopt de verklaring of registratie voor dit dossier en deze periode?
• Aangifte: staan de juiste werknemer, inkomstenverhouding, LKV-indicatie en verloonde uren in de verzonden gegevens?
• Berekening: is rekening gehouden met de looptijd, het jaarmaximum en eventuele samenloop?
• Actie: wie lost het verschil op, via welk kanaal en met welk bewijs van afronding?

Bij recht op meerdere soorten LKV voor dezelfde werknemer kun je de toepasselijke verzoeken aangeven. Uiteindelijk wordt alleen het hoogste berekende LKV uitbetaald. Tel zulke bedragen dus niet bij elkaar op in je verwachting.

Fictief voorbeeld: twee maanden ontbreken

Onderstaand voorbeeld beschrijft een verzonnen controle in het voorjaar van 2027 over aangiftejaar 2026. Alle data en uren zijn fictief. We nemen aan dat werknemer Sam vanaf 1 juli 2026 aan alle voorwaarden voor het LKV arbeidsgehandicapte werknemer voldoet, dat de verklaring tijdig is aangevraagd en dat de werkgever de kopie op 20 augustus 2026 ontvangt. Het recht dekt juli tot en met december. Er is één inkomstenverhouding en geen samenloop met een ander LKV.

Sam heeft in elk van die zes maanden 100 verloonde uren. De salarisadministratie zet de indicatie pas vanaf september in de aangifte en vergeet juli en augustus te corrigeren. De uren zelf zijn wel juist aangegeven.

De dossierhouder koppelt het verschil aan juli en augustus. De salarisadministrateur corrigeert voor die twee tijdvakken de ontbrekende indicatie en controleert de verzending. De al juiste uren worden niet nogmaals toegevoegd. De controleur noteert de correctiedatum en vergelijkt de definitieve beschikking later met de verwachting van € 1.830. Dit is een administratief rekenvoorbeeld, geen toezegging over een werkelijk dossier.

Kies de herstelroute die bij het verschil past

Voor het LKV over 2026 moeten relevante aangiften en correcties uiterlijk op 1 mei 2027 zijn ingediend. Plan je interne controle eerder, zodat er tijd is voor herstel en controle van de verzending. Correcties die je daarna verzendt, kunnen nog wel in de polisadministratie worden verwerkt, maar tellen niet meer mee voor de definitieve LKV-berekening over 2026. Ook bezwaar tegen de beschikking maakt die late correcties niet alsnog tijdig.

Sluit het dossier pas na beschikking en betaling

Vergelijk de definitieve beschikking met je bijgewerkte controleblad. Leg per open verschil vast of het is opgelost, toegelicht of nog wordt betwist. Bewaar de beschikking en de onderliggende aansluiting, zodat je later kunt uitleggen waarom je een bepaald bedrag verwachtte en wat uiteindelijk is toegekend.

Houd in de financiële administratie een eigen raming, een toegekend bedrag en een ontvangen betaling uit elkaar. LKV is geen korting die je zelf alvast aftrekt van de af te dragen loonheffingen. De Belastingdienst betaalt na de beschikking; verrekening met een openstaande belastingschuld kan verklaren waarom niet hetzelfde bedrag op de bank verschijnt.

Draag bij een wisseling van salarisbureau ook lopende correcties en nog te controleren berekeningen over. Laat bij wijzigingen in werkgever, dienstverband of toepasselijke regeling opnieuw beoordelen wat dat voor het dossier betekent. Een instelling uit het oude salarispakket is daarvoor onvoldoende bewijs.

Blijf bovendien het aangiftejaar benoemen. Een beschikking of betaling in 2027 over loon uit 2026 blijft een afrekening over 2026. Voor nieuwe situaties in 2027 moet je de dan geldende regels opnieuw beoordelen; neem de inrichting van een oud dossier niet automatisch over.

Veelgestelde vragen