De doelgroepverklaring: doel, aanvraag en termijnen

Een doelgroepverklaring laat zien dat een werknemer voldoet aan de doelgroepvoorwaarden van een bepaald loonkostenvoordeel (LKV). De werknemer vraagt de verklaring aan bij UWV, of machtigt iemand om dat namens hem te doen. Daarna heeft de werkgever nog een eigen taak: het juiste LKV aanvragen via de loonaangifte.

De aanvraagtermijn is meestal drie maanden na indiensttreding of herplaatsing. Bij werkhervatting tijdens de WIA-wachttijd gelden andere aanknopingspunten. Bepaal daarom eerst welke regeling en welke begindatum bij de situatie horen. Een afspraak om de aanvraag later samen te bekijken, bewaart de termijn niet.

Wanneer is een doelgroepverklaring nog nodig?

Voor nieuwe aanvragen in 2026 is de verklaring nodig voor het LKV arbeidsgehandicapte werknemer en het LKV herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer. UWV beoordeelt of de werknemer aan de voorwaarden voldoet. Het hebben van een beperking of het hervatten van werk is op zichzelf geen bewijs dat dit LKV van toepassing is.

Voor de gewone route van het LKV doelgroep banenafspraak is sinds 1 januari 2026 geen nieuwe doelgroepverklaring meer nodig. Daar controleert de werkgever de registratie en overige voorwaarden. Oude verklaringen kunnen bij het overgangsrecht nog wel relevant zijn en moeten dan in de loonadministratie blijven. De afschaffing is dus geen reden om alle oude verklaringen te verwijderen.

Een doelgroepverklaring is bovendien iets anders dan opname in het doelgroepregister. De verklaring betreft een bepaalde LKV-route bij een werkgever; het register heeft een andere functie. Vraag niet beide documenten aan alleen omdat de namen op elkaar lijken.

Wie vraagt aan, en wat mag de werkgever doen?

De werknemer beslist of hij de doelgroepverklaring aanvraagt en aan de werkgever geeft. Hij is daartoe niet verplicht. Als werkgever kun je uitleggen waarvoor de verklaring dient, de juiste bedrijfsgegevens aanleveren en hulp aanbieden. Maak duidelijk wie welke stap uitvoert, zonder van de aanvraag een verplicht onderdeel van het dienstverband te maken.

De werknemer kan zelf digitaal aanvragen via UWV met DigiD. Lukt digitaal aanvragen niet, dan kan hij UWV bellen voor een papieren formulier. De werkgever kan ook als gemachtigde optreden. Gebruik daarvoor de officiële machtiging voor het aanvragen van een doelgroepverklaring LKV: de werknemer vult deel 1 in en de gemachtigde deel 2.

Een machtiging aan de werkgever is niet automatisch een machtiging aan diens salarisbureau. Wil de werknemer dat het bureau namens hem handelt, dan moet hij dat bureau specifiek machtigen. Een technische bevoegdheid om loonaangifte te doen, vervangt deze toestemming evenmin. De werknemer houdt zijn eigen DigiD; een gemachtigde volgt de daarvoor bedoelde aanvraagroute.

Volgens de actuele UWV-instructie kan een gemachtigde werkgever beide delen indienen via het werkgeversportaal of UWV Digipoort. Andere gemachtigden sturen de delen per post. Gebruik de route en het formulier op de UWV-pagina voor de doelgroepverklaring, zodat je niet met een oude versie werkt.

Wanneer begint de termijn van drie maanden?

De laatste rij is geen algemene uitstelregel voor iedere werknemer met een WIA-uitkering. De verruiming voor herplaatsing tijdens de wachttijd geldt voor situaties waarin de WIA-uitkering op of na 1 januari 2025 ingaat. Is de wachttijd of loondoorbetalingsperiode verlengd, gebruik dan niet zonder controle de oorspronkelijke datum na 104 weken.

Houd ook de aanvraagtermijn en de looptijd van het LKV uit elkaar. Dat een WIA-beslissing later wordt ontvangen, betekent niet dat vanaf die ontvangst vanzelf een nieuw volledig jaar LKV begint. Laat de periode in de doelgroepverklaring en de toepasselijke wettelijke ingangsdatum controleren.

Voor de doelgroepverklaring geldt geen verplichte wachttijd van twee maanden. Wacht dus niet standaard tot het einde van de proeftijd. Dat wordt soms verward met regels rond het vragen naar de no-riskpolis.

UWV noemt de verzenddatum van het formulier als aanvraagdatum. Bewaar daarom bewijs van de daadwerkelijke verzending. Een ingevuld formulier dat nog op een bureau ligt, een machtiging zonder ingediende aanvraag of een interne e-mail aan de salarisadministratie is niet hetzelfde.

Bereid de aanvraag voor met één overzicht

Gebruik dit als werkblad naast het actuele UWV-formulier. Het formulier bepaalt welke gegevens en bijlagen in de concrete situatie nodig zijn.

• Regeling: welk LKV wordt onderzocht en waarom is daarvoor een verklaring nodig?
• Aanvrager: vraagt de werknemer zelf aan of wie wordt met naam gemachtigd?
• Werkgever: correcte naam, adresgegevens en loonheffingennummer. Vraag die op bij de salarisadministratie.
• Datums: start dienstbetrekking of relevante werkhervatting; zo nodig einde en verlenging van de WIA-wachttijd en ontvangst van de WIA-toekenning.
• Benodigde bewijsstukken: uitsluitend wat UWV voor de gekozen route vraagt. Laat informatie voor UWV niet automatisch in het algemene personeelsdossier terechtkomen.
• Planning: wettelijke termijn, een eigen eerdere verzenddatum en de persoon die controleert dat daadwerkelijk is ingediend.
• Na verzending: verzendbewijs, ontvangstbevestiging, eventueel verzoek om aanvulling en de uiteindelijke beslissing.

Bij een relevante uitkering uit een ander EU- of EER-land of Zwitserland wijkt de aanvraagroute af: UWV verwijst hiervoor naar een papieren aanvraagformulier dat de werknemer telefonisch opvraagt. Er kan bewijs nodig zijn van het buitenlandse uitkeringsrecht in de relevante periode. Dat betekent niet dat iedere buitenlandse uitkering gelijkgesteld is aan een Nederlandse WIA-uitkering; de inhoudelijke voorwaarden blijven gelden.

Verzamel als werkgever geen medisch dossier om zelf te beoordelen of iemand bij de doelgroep hoort. Spreek af welke administratieve status je nodig hebt: aanvraag verzonden, aanvulling gevraagd, toegekend of afgewezen. Voor het aanvragen van LKV heeft de salarisadministratie bij deze routes de toegekende verklaring nodig, niet de achterliggende diagnose.

Fictieve tijdlijn: al aan het werk, WIA-beslissing later

Noor werkt bij een installatiebedrijf. Zij hervat tijdens haar WIA-wachttijd op 6 april 2026 een deel van haar eigen werk. De wachttijd eindigt in dit fictieve voorbeeld op 8 juni 2026, zonder verlenging. De WIA-toekenning wordt pas op 21 september 2026 ontvangen en kent een WIA-recht toe vanaf het einde van die wachttijd. Noor blijft bij dezelfde werkgever werken.

1. Bij de werkhervatting: HR legt de hervattingsdatum vast en plant een controle rond het einde van de wachttijd. Het bedrijf concludeert niet dat de driemaandstermijn automatisch al op 6 april begon.
2. Rond 8 juni: Noor en HR bespreken dat de WIA-beslissing ontbreekt. Zij controleren bij UWV hoe de doelgroepverklaring in deze situatie moet worden aangevraagd en leggen de afgesproken opvolging vast.
3. Op 21 september: na ontvangst van de toekenning controleren zij de toepasselijke route. De UWV-uitleg over drie maanden na ontvangst betreft juist de situatie waarin Noor tijdens de wachttijd al werkte en daarna WIA krijgt.
4. Op 24 september: in dit voorbeeld verstuurt Noor de aanvraag, ruim binnen drie maanden na ontvangst. Zij bewaart het verzendbewijs. De werkgever noteert dat de aanvraag loopt en wacht de beslissing af.
5. Na toekenning van de doelgroepverklaring: de salarisadministrateur controleert de vermelde periode en verwerkt het LKV voor de juiste tijdvakken. Hij laat het voordeel niet zonder controle pas op de ontvangstdatum van de WIA-brief beginnen.

Deze tijdlijn laat zien welke datums je moet onderscheiden. Zij voorspelt geen toekenning: UWV moet ook de overige voorwaarden beoordelen. Voor een werknemer die nieuw bij een andere werkgever begint, mag je deze uitzonderingsroute niet zomaar overnemen.

Na verzending: bevestiging, aanvulling en beslissing

UWV vermeldt voor de huidige aanvraagroute een ontvangstbevestiging binnen twee weken. De gepubliceerde beslistermijn is acht weken, of dertien weken wanneer informatie ontbreekt. Houd de berichten over de eigen aanvraag bij en reageer binnen de termijn die UWV geeft voor een aanvulling. Ontbreekt een bevestiging of bericht, neem dan contact op; een eigen aanname dat het formulier wel zal zijn ontvangen is geen dossiercontrole.

Bij toekenning zorgt de werknemer dat de werkgever een kopie krijgt, tenzij ontvangst daarvan al via de machtiging of aanvraag is geregeld. Controleer op de verklaring het soort LKV, de werkgever en de periode. Bewaar de verklaring bij de loonadministratie en geef de salarisadministrateur opdracht het voordeel in de juiste aangiftetijdvakken aan te vragen. Als de verklaring ook eerdere tijdvakken betreft, kan correctie van eerdere aangiften nodig zijn.

De werkgever hoort een afwijzing niet automatisch: die gaat naar de werknemer of diens gemachtigde. Spreek daarom vooraf een terugkoppeling over de aanvraagstatus af. Bij een onjuiste afwijzing volgt de werknemer of gemachtigde de bezwaarroute en termijn in de UWV-beslissing. Dat is een andere procedure dan bezwaar tegen de latere LKV-beschikking van de Belastingdienst.

Is de aanvraagtermijn mogelijk verstreken, controleer dan eerst of de juiste begindatum is gebruikt en welk bewijs van verzending bestaat. De gewone driemaandstermijn is strikt; reken niet op herstel via een latere loonaangifte. Leg een bijzondere situatie of verschil over de termijn direct aan UWV voor en bewaak een eventuele bezwaartermijn. Een nog lopende aanvraag of bezwaar is geen toegekende verklaring.

Veelgestelde vragen