Een PSO-audit voorbereiden: gegevens, werkvloer en herstelacties

Een PSO-audit voorbereiden begint bij een eenvoudige vraag: kan een collega die de aanvraag niet heeft ingevuld terugvinden waarop ieder gegeven berust? Als dat lukt, houd je tijdens het onderzoek ruimte over om toe te lichten hoe jouw organisatie mensen passend werk en begeleiding biedt.

De onafhankelijke certificerende instelling onderzoekt de aanvraag; PSO Nederland beoordeelt daarna de auditresultaten en besluit over het keurmerk. Een gunstige voorlopige score is dus nog geen certificaat. Hieronder lees je hoe je de gegevenscontrole, de gesprekken en eventuele herstelacties voorbereidt. Inhoud gecontroleerd op 20 oktober 2026.

Leg eerst vast welke aanvraag wordt onderzocht

Zet bovenaan je interne werkoverzicht de aanvragende rechtspersoon, de meegenomen organisatieonderdelen, het peiljaar, de definitieve aanvraagdatum en de toepasselijke handleiding. Voeg de verantwoordelijke contactpersoon toe. Laat HR en financiën bevestigen dat hun overzichten op diezelfde afbakening berusten. Daarmee voorkom je bijvoorbeeld dat de personeelslijst één bv beschrijft terwijl de inkooplijst het hele concern omvat.

Voor aanvragen en hercertificeringen die op of na 1 oktober 2026 definitief zijn gemaakt, geldt PSO-handleiding 2.6. Twee wijzigingen verdienen aandacht wanneer je een oud werkbestand hergebruikt: bij flexibele arbeid gaat het om gewerkte en gefactureerde uren, en factuurbedragen voor de indirecte bijdrage worden door alle organisaties exclusief btw opgevoerd. De eerdere btw-uitzondering voor niet-btw-plichtige organisaties is vervallen.

Haal de handleiding en bijbehorende hulpmiddelen uit de actuele PSO-documentatie. De keuze voor een niveau, de aanvraag en de kosten behandelen we bij PSO-certificering. Hier gaat het om de voorbereiding van de toets zelf.

Test of iemand anders de invoer kan volgen

Maak van je voorbereiding een overdrachtstest. Laat iemand met passende toegang een ingevoerd gegeven terugzoeken, zonder dat de invuller ernaast zit. Begin bijvoorbeeld met een medewerker, een inkoopbedrag en de bedrijfsomvang. Dit is een eigen controle op de vindbaarheid; het is geen vervanging van de steekproef die de auditor bepaalt.

Gebruik voor iedere controle dezelfde vijf vragen:

1. Wat staat er in de aanvraag? Noteer de regel of het veld en de ingevoerde waarde.
2. Waar komt die waarde vandaan? Wijs de bron aan, inclusief periode en organisatieonderdeel.
3. Welke bewerking is gedaan? Maak een optelling, selectie of omrekening zichtbaar, zodat een ander die kan volgen.
4. Past het bewijs bij deze invoer? Een document kan echt zijn en toch over een andere periode of rechtspersoon gaan.
5. Wie lost een verschil op? Benoem een collega en een datum; laat een vraag niet staan als ‘nog uitzoeken’.

Een werkoverzicht met verwijzingen is meestal handiger dan een tweede verzameling volledige dossiers. Onderstaand overzicht is een praktische indeling voor jouw voorbereiding, geen aanvullende PSO-norm of uitputtende documentenlijst.

Loopt de test vast op een onduidelijke bestandsnaam? Verbeter de verwijzing. Komt een berekening anders uit? Onderzoek de invoer en de gebruikte regel. Verschijnt hetzelfde verschil bij meerdere posten, controleer dan de hele betrokken groep. Alleen het eerste gevonden geval oplossen laat de oorzaak bestaan.

Bereid ook de toelichting op de werkvloer voor

PSO kijkt naast de cijfers naar bestuur en beleid, passend werk, inclusie, functioneren en ontwikkeling, en begeleiding. Zorg daarom dat de voorbereiding verder gaat dan HR en de spreadsheet. Bij een tredeaanvraag hoort een kwalitatieve vragenlijst; bij de Aspirant-status hoort een Plan van Aanpak.

Een bruikbare voorbereiding is om per onderwerp één concrete situatie te bespreken met degene die ervoor verantwoordelijk is. Bijvoorbeeld: een medewerker raakt het overzicht kwijt wanneer taken tussendoor wisselen. Welke afspraak is daarover gemaakt, wie voert die uit en hoe wordt nagegaan of die helpt? Een aangepaste werkinstructie, een werkafspraak en de uitleg van de medewerker kunnen samen een duidelijker beeld geven dan een algemene zin over inclusief werkgeverschap.

Gebruik zulke gesprekken om ontbrekende uitvoering op te merken. Als op papier een vaste begeleider staat, maar niemand weet wie bij diens afwezigheid helpt, is dat een vraag voor de organisatie. Los die vraag op en leg de werkelijke afspraak vast. Schrijf geen historische gespreksverslagen alsof ze destijds zijn gemaakt.

Vertel medewerkers wat het doel van de audit is, wanneer een gesprek plaatsvindt en bij wie ze met praktische vragen terechtkunnen. Laat hen hun eigen ervaringen vertellen. Antwoorden instuderen maakt het moeilijker om te begrijpen wat goed gaat en wat nog aandacht vraagt.

Voorbeeld: drie verschillen vragen om drie andere acties

In dit fictieve voorbeeld doet een dienstverlener een interne controle voordat de audit plaatsvindt. Het team vindt een verkeerd bedrag, een onvindbaar document en een begeleidingsafspraak die in de praktijk niet wordt uitgevoerd. Het is verleidelijk om alles als ‘dossier nog aanvullen’ te registreren. Dan blijft onduidelijk wat er werkelijk moet gebeuren.

Gebruik hiervoor één actielijst met het soort verschil, de eigenaar, de concrete actie en de sluitingscontrole. Het onderscheid helpt bij de planning: een verkeerd gekopieerd bedrag kan snel zijn hersteld, terwijl een ontbrekende werkwijze tijd vraagt om werkelijk te functioneren. ‘Afgerond’ betekent intern dat de actie is gecontroleerd; het betekent niet dat de auditor de onderbouwing al heeft geaccepteerd.

Regel mensen, locaties en toegang vóór de auditdag

Je kunt vooraf vragen welke personeelsdossiers en leveranciers worden getoetst. Volgens handleiding 2.6 kan de auditor die informatie drie weken vóór de audit verstrekken. De auditor levert de agenda en het auditplan uiterlijk één week vooraf. Gebruik die planning om mensen en stukken beschikbaar te maken; wacht er niet op met het controleren van de aanvraag.

Ga uit van een audit op locatie. De richtlijn voor remote auditen noemt onder meer een fysiek locatiebezoek, gesprekken op de werkplek en een rondgang. Onder omschreven omstandigheden zijn uitzonderingen mogelijk; de certificerende instelling besluit daarover. Bespreek afwijkende werksituaties, zoals medewerkers zonder vaste werkplek, bij het plannen.

Loop de agenda vervolgens praktisch na. Zijn de gesprekspartners daadwerkelijk aanwezig? Kan de auditor de afgesproken werkplek bezoeken? Is er een rustige ruimte voor gesprekken? Kan de bevoegde dossierbeheerder bij de benodigde administratie, ook wanneer de vaste HR-collega ziek is? Een korte toegangscontrole vooraf voorkomt dat de audit begint met wachtwoorden of ontbrekende autorisaties.

Houd de interne vindplaatsenlijst beperkt tot mensen die deze nodig hebben. Spreek met de certificerende instelling af welke stukken zij wil inzien en hoe dat veilig gebeurt. De geanonimiseerde invoer in MijnPSO en het dossieronderzoek zijn verschillende onderdelen; stuur daarom niet uit voorzorg volledige personeelsdossiers naar iedere betrokkene. PSO Nederland verwijst hiervoor naar een afzonderlijke privacyhandreiking. Voor de bredere afweging rond personeelsgegevens bij social return kun je ook privacy en SROI raadplegen.

Leg na de audit vast wat er met een bevinding gebeurt

De auditor verwerkt correcties in een kopie van de rekentool. Daardoor kan de uitkomst veranderen. Bespreek per bevinding op welke invoer zij betrekking heeft, welke onderbouwing ontbreekt of afwijkt en wat de vervolgstap is. Bewaar de oorspronkelijke invoer en de verklaring van het verschil, zodat je later begrijpt waarom een uitkomst is aangepast.

Noteer bij een vervolgactie wat wordt aangeleverd, door wie en op welke afgesproken datum. Is de feitelijke situatie anders dan beschreven, meld dat duidelijk. Een nieuw document kan een bestaande situatie verduidelijken; het maakt een ontbrekende werkwijze uit het verleden niet alsnog uitgevoerd.

PSO Nederland noemt vanaf de audit een gemiddelde certificeringsdoorlooptijd van twee tot vier weken. Gebruik dat als planningsinformatie, niet als toezegging voor een aanbestedingsdeadline. Houd ruimte voor aanvullende vragen en het besluit. Als je ook de aanvullende erkenning wilt gebruiken, controleer dan afzonderlijk de voorwaarden van PSO 30+.

Verwerk de uitkomst ten slotte in je gewone administratie. Als een verschil ontstond doordat HR en inkoop verschillende organisatieoverzichten gebruikten, spreek dan af wie die afbakening voortaan beheert. Daarmee wordt een volgende voorbereiding minder afhankelijk van het opnieuw uitzoeken van dezelfde vraag.

Veelgestelde vragen