De rapportageplicht voor werkgebonden personenmobiliteit gaat omhoog van 100 naar 250 werknemers. Organisaties met minder dan 250 werknemers hoeven over 2026 en de jaren daarna niet meer te rapporteren over de zakelijke reizen en het woon-werkverkeer van hun personeel. Dat meldde Salaris Vanmorgen op 26 oktober. De voorhangprocedure in de Tweede Kamer is afgerond en de Raad van State gaf een blanco advies. Daarmee ligt de weg open voor de wijziging van het Besluit activiteiten leefomgeving.

Voor veel mkb-bedrijven tussen de 100 en 250 medewerkers is dat goed nieuws. Maar de wijziging werkt niet met terugwerkende kracht, en precies daar zit het punt waar je even bij stil moet staan.

Wat de rapportageplicht inhoudt

Sinds 2024 moeten organisaties met 100 of meer werknemers die bij de KvK staan ingeschreven, elk jaar opgeven hoeveel kilometers hun medewerkers zakelijk en woon-werk afleggen, uitgesplitst naar vervoermiddel en brandstof. Het doel is zicht krijgen op de CO2-uitstoot van werkgerelateerd reizen. Je dient de gegevens in via een online formulier op Mijn RVO, met eHerkenning op minimaal niveau eH2+. De omgevingsdienst in de regio van je hoofdkantoor houdt toezicht.

Het lastige deel zit in het verzamelen. Zakelijke kilometers staan vaak al in declaraties of de administratie van de leaseauto. Woon-werkverkeer niet. Wie op de fiets komt, met de trein reist of met de eigen auto rijdt zonder vergoeding, laat geen spoor na in de salarisadministratie. Veel werkgevers moesten daarom een enquête onder hun personeel houden. Uit eerder onderzoek bleek volgens Salaris Vanmorgen dat 55 procent van de salarisprofessionals de informatie van de overheid over deze plicht onvoldoende vond. Het kabinet noemt de moeite die het mkb met het verzamelen had nu ook als reden voor de verruiming.

Val jij eronder?

Het antwoord hangt af van het jaar waar je naar kijkt.

Over 2025 blijft alles bij het oude. RVO schrijft op de pagina over de rapportage dat alle organisaties met 100 of meer werknemers over 2025 rapportageplichtig blijven. De deadline daarvoor was 30 juni 2026. Heb je toen niet gerapporteerd, dan ben je dus te laat, ook al heb je minder dan 250 mensen in dienst. Het loket blijft volgens RVO open, dus je kunt de rapportage alsnog indienen. Lukt dat niet snel, neem dan contact op met de omgevingsdienst in je regio. Dat is beter dan wachten tot die bij jou aanklopt.

Over 2026 en later rapporteer je alleen nog als je organisatie 250 of meer werknemers heeft. Zit je daaronder, dan hoef je in 2027 niets in te dienen. Zit je er net boven of groei je snel, houd dan rekening met de grens. Hoe je werknemers precies telt, met uitzendkrachten, deeltijders en meerdere vestigingen of KvK-nummers, staat in de handreiking en de veelgestelde vragen op de RVO-site. Lees die na voordat je ervan uitgaat dat je eronder blijft, want een concern met meerdere werkmaatschappijen kan anders uitkomen dan je op basis van één loonlijst zou denken.

Wat je als werkgever bijhoudt

Moet je rapporteren, dan verzamel je per jaar het aantal kilometers per categorie. RVO onderscheidt onder meer woon-werkverkeer, de auto van de zaak, reizen via mobiliteitsdienstverleners en gedeclareerde kilometers. De handreiking Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit van december 2025 legt uit welke gegevens nodig zijn, en RVO biedt een Excel-werkblad dat je onder meer voor een enquête onder medewerkers kunt gebruiken. Voor uitzendbedrijven, de VVT en de gehandicaptenzorg zijn er aparte handreikingen.

Val je eronder vandaan, dan is het toch verstandig om de gegevens die je al hebt niet weg te gooien. Kilometers voor de auto van de zaak heb je sowieso nodig voor de bijtelling en straks voor de pseudo-eindheffing op de fossiele auto van de zaak. En wie vrijwillig rapporteert, mag dat. Volgens RVO kan de omgevingsdienst gegevens die vrijwillig zijn aangeleverd niet inzien.

Waarom grote werkgevers wel blijven rapporteren

Het kabinet houdt de plicht voor organisaties met meer dan 250 werknemers in stand. In de Kamerbrief van staatssecretaris Van der Burg staat dat die werkgevers de systemen in huis hebben om de gegevens relatief eenvoudig te verzamelen, en dat hun data nodig blijft voor de klimaatdoelen zonder dat er zwaardere maatregelen nodig zijn. Voor een mkb-bedrijf dat leverancier is van zo’n grote organisatie kan dat toch doorwerken. Grote opdrachtgevers vragen in aanbestedingen en duurzaamheidsrapportages steeds vaker naar de uitstoot in hun keten. Dan vragen ze jou om cijfers die je wettelijk niet meer hoeft te verzamelen. Wie een simpel overzicht van het reisgedrag van zijn personeel bijhoudt, staat bij zo’n vraag sterker, net als bij een treinstaking in de regio, als je snel wilt weten wie er afhankelijk is van het spoor.