Een SROI-verplichting: wat moet je na gunning regelen?

Je hebt een opdracht binnengehaald met een SROI-verplichting. Nu moet de belofte uit de offerte een uitvoerbare afspraak worden: wie organiseert de sociale bijdrage, welke inzet telt mee en hoe toon je die aan? Dat vraagt al bij de start aandacht. Een medewerker aannemen of een sociale leverancier betalen is op zichzelf nog geen volledige verantwoording.

Deze gids gaat over de uitvoering nadat de opdracht is verworven. De overeenkomst en de daarbij geldende stukken bepalen wat je moet leveren. Er is geen landelijk SROI-percentage of één vaste procedure voor alle opdrachtgevers. Voor de betekenis en mogelijke routes kun je eerst de uitleg over social return lezen. Hier vertaal je jouw verplichting naar het dagelijkse werk.

Neem de belofte over van degene die de offerte maakte

Organiseer bij de start een overdracht tussen de mensen die de opdracht hebben aangenomen en de mensen die haar uitvoeren. Pak de ondertekende overeenkomst, toepasselijke social return-bijlage, relevante antwoorden uit de aanbesteding en je eigen inschrijving erbij. Controleer ook een aangeboden plan: daarin kunnen toezeggingen staan boven op een minimumeis.

Lees niet alleen het percentage. Zoek uit wat de verplichting inhoudt: een bepaalde prestatie, een te realiseren waarde, concrete werkplekken, afspraken over inspanning of een combinatie. Welke werkzaamheden of resultaten heb je zelf toegezegd? Een intern besluit om liever iets anders te doen verandert de contractafspraak niet.

Leg per afspraak vast uit welk document en welke versie zij komt. Een nieuwe waarderingstabel op een website is niet vanzelf de tabel die bij jouw contract hoort. Spreken stukken elkaar tegen, controleer dan de afgesproken rangorde en vraag de opdrachtgever om verduidelijking. Bewaar de bevestiging bij het contract; laat de projectleider niet op basis van een losse samenvatting beginnen.

Neem meteen contact op met de aangewezen social return-adviseur of contractcontactpersoon. De termijn kan kort zijn. Zo verlangt de Wassenaarse beleidsregel van 2025 contact binnen zeven werkdagen na ontvangst van het definitieve gunningsbericht. De uitvoeringsvoorwaarden 2026 van Zuidoost-Brabant noemen zeven dagen na het sluiten van de overeenkomst. Dit zijn lokale voorbeelden, geen algemene deadline. Neem het precieze beginmoment uit jouw stukken over.

Zet de afspraken op één verplichtingenblad

Maak een kort werkblad dat bij ieder voortgangsgesprek op tafel kan. Het vervangt de overeenkomst niet: het verwijst ernaar en maakt zichtbaar wat de uitvoerders moeten regelen. Gebruik onderstaande vragen en vul ze in voor deze opdracht.

Een onbekend antwoord krijgt een actiehouder en datum. ‘Bouwblokken nog opzoeken’ is bijvoorbeeld een taak voor de dossierhouder vóórdat hij een bedrag aan een kandidaat toerekent. Zet geen gebruikelijk percentage of vermoedelijke vrijstelling in het blad omdat het vak anders leeg blijft.

Maak ook duidelijk wat een eenmalig bedrag betekent. Geldt de verplichting voor het hele contract, per jaar of op basis van de werkelijk afgenomen opdrachtwaarde? En wat gebeurt er met die basis als de opdracht groeit of wordt verlengd? Laat dit bevestigen voordat je de oorspronkelijke berekening doortrekt naar een nieuwe periode.

Verdeel uitvoering en beoordeling

Wijs binnen je bedrijf één verantwoordelijke aan die het geheel overziet. Deze persoon hoeft niet zelf kandidaten te begeleiden, facturen te verwerken en rapportages te schrijven. Hij moet wel kunnen zien of die werkzaamheden op elkaar aansluiten en wanneer de opdrachtgever een besluit moet nemen.

Een praktische verdeling is: de projectleider bewaakt de contractafspraak, HR controleert de route voor deelnemers, de werkbegeleider organiseert het dagelijkse werk en de administratie levert de onderbouwing. Bij een klein bedrijf kunnen rollen samenkomen. Leg dan nog steeds vast wie afwezigheid opvangt en wie vóór indiening de gegevens controleert.

Reserveer tijd voor begeleiding voordat iemand start. Beschrijf taken, instructie en een aanspreekpunt. Gebruik zo nodig een inwerkplan en maak de begeleiding op de werkvloer concreet. De contractuele meetelperiode vertelt niet automatisch wat een deelnemer nodig heeft om goed te kunnen werken.

Werkt een onderaannemer mee aan de invulling, spreek dan af welke prestatie hij levert, welk bewijs je krijgt en wanneer. Controleer of deze bijdrage bij jouw opdracht mag meetellen. Ga er niet van uit dat het uitbesteden van werk ook jouw verantwoordelijkheid tegenover de opdrachtgever overdraagt. Wassenaar vermeldt bijvoorbeeld uitdrukkelijk dat de opdrachtnemer bij onderaanneming eindverantwoordelijk blijft.

De social return-adviseur kan meedenken over kandidaten en uitvoering. Stel daarnaast vast wie de invulling mag accepteren en wie over een contractwijziging beslist. Een behulpzaam adviesgesprek is niet automatisch toestemming om een eerdere toezegging te vervangen. Laat afspraken terugkomen in het dossier en, waar nodig, in een formele wijziging.

Controleer de waardering voordat je gaat tellen

PIANOo beschrijft verschillende waarderingsmethoden: bouwblokken, werkelijke kosten en vaste tarieven voor aantoonbaar ingezette uren. De opdrachtgever bepaalt welke methode en voorwaarden gelden. Een SROI-waarde is daardoor niet zonder meer gelijk aan salaris, omzet, factuurbedrag of subsidie.

Controleer bij iedere gekozen activiteit drie dingen:

• Toelating: past deze deelnemer, leverancier of activiteit binnen de toepasselijke afspraken?
• Omvang: welke uren, periode, factuurposten of andere eenheden mogen meetellen?
• Waardering: welke rekenregel geldt voor juist die omvang, inclusief eventuele beperkingen of correcties?

Staat in jouw bouwblok een jaarbedrag bij een voltijds dienstverband, dan kun je dat niet zonder controle volledig opvoeren voor enkele maanden in deeltijd. Pas de voorgeschreven omrekening toe. Controleer bovendien of ondersteuning uit een andere regeling invloed heeft op de SROI-waarde. De Wassenaarse regeling bepaalt bijvoorbeeld dat ontvangen loonkostensubsidie voor een meetellende persoon in mindering komt op de bouwblokkenwaarde. Dat is een lokale bepaling; pas haar niet automatisch elders toe.

Bij sociale inkoop controleer je welke leverancier en welke levering worden geaccepteerd. Een offerte met de tekst ‘geschikt voor SROI’ vervangt die controle niet. Bij een ontwikkelactiviteit kan voorafgaande goedkeuring nodig zijn. In Zuidoost-Brabant geldt die bijvoorbeeld voor bepaalde scholings- en maatschappelijke activiteiten. Regel het vereiste akkoord vóór uitvoering, zodat een inhoudelijk nuttig initiatief niet later buiten de afspraken blijkt te vallen.

Houd naast de contractuele waardering een eigen kostenbegroting bij. Begeleiding, salaris en administratie kosten geld en tijd, ook als de rekenwaarde anders is. Laat het streven naar voldoende waarde niet bepalen dat iemand zonder passende taken of ondersteuning wordt geplaatst.

Bouw het bewijs tijdens de uitvoering op

Spreek bij de start per activiteit af welk bewijs nodig is en wie het verzamelt. De bewijsstukken verschillen. Bij een dienstverband kan het gaan om een arbeidsovereenkomst, aantoonbare doelgroep en inzet in de meetelperiode. Bij inkoop kunnen leveranciersgegevens en gespecificeerde facturen nodig zijn. Bij een leer- of ontwikkelactiviteit kan een overeenkomst, urenverantwoording of ander uitvoeringsbewijs worden gevraagd.

Gebruik de lijst van jouw opdrachtgever. De uitvoeringsvoorwaarden van Zuidoost-Brabant noemen bijvoorbeeld verschillende stukken voor dienstverbanden, inlening, stages, sociale inkoop en arbeidsontwikkeling. Een complete factuur bewijst niet hetzelfde als een getekende leerwerkovereenkomst. Vraag bij twijfel welk onderdeel van de prestatie nog onvoldoende wordt aangetoond.

Bewaar bij de registratie een verwijzing naar het contract, de activiteit, de periode en het gebruikte bewijs. Als dezelfde medewerker of leverancier voor meerdere opdrachten werkt, moet de toerekening navolgbaar blijven. Schuif niet zonder grondslag dezelfde inzet of factuurwaarde naar meerdere verplichtingen. Laat bij overlappende opdrachten bevestigen hoe de verdeling hoort te worden vastgelegd.

Lever persoonsgegevens aan via de afgesproken veilige route en beperk de toegang. Vraag welke informatie noodzakelijk is voor het aantonen van de doelgroep; verzamel geen medisch dossier om een SROI-regel te onderbouwen. Deelnemers moeten weten welke gegevens voor de verantwoording worden gedeeld. Gebruik voor gewone voortgangsoverleggen waar mogelijk dossiercodes in plaats van kopieën van persoonlijke bewijsstukken.

Maak in het overzicht zichtbaar welk werk nog moet gebeuren, welke uitvoering is onderbouwd en welke waarde de opdrachtgever al heeft bevestigd. Een akkoord op het plan bewijst nog niet dat het plan is uitgevoerd. Ook een upload in een registratiesysteem is geen inhoudelijke beoordeling. Volg vragen of afwijzingen op en bewaar de uitleg bij de betreffende registratie.

Reken vooruit naar het einde van de opdracht

Controleer niet uitsluitend wat je al hebt gerealiseerd. Beoordeel ook of de resterende activiteiten binnen de contractperiode nog voldoende bijdrage kunnen leveren. Zo zie je een probleem terwijl er nog tijd is om een passende oplossing te bespreken.

Fictieve rekensituatie. Een dienstverlener heeft volgens zijn verzonnen overeenkomst een vaste SROI-doelwaarde van € 18.000 voor de gehele opdracht. Onderstaande activiteiten en waarden zijn uitsluitend rekeninvoer. Het zijn geen gemeentelijke tarieven of echte goedkeuringen. In dit voorbeeld zijn de drie routes vooraf toegestaan en heeft de opdrachtgever de vermelde gerealiseerde waarde bevestigd.

De huidige afstand tot het doel is € 18.000 − € 12.000 = € 6.000. Als de resterende werkplekinzet daadwerkelijk € 3.000 oplevert, komt het bedrijf op € 15.000. Er blijft dan naar verwachting € 3.000 oningevuld. De geannuleerde activiteit laten staan in de oorspronkelijke planning zou dat probleem verbergen.

De projectleider bespreekt daarom tijdig een vervangende bijdrage met de opdrachtgever. Hij beschrijft de activiteit, doelgroep, uitvoeringsperiode en voorgestelde waardering en laat beoordelen of die vervanging is toegestaan. Tot dat is bevestigd, blijft het verwachte tekort zichtbaar. De berekening zegt niets over een boete en bewijst evenmin dat een andere activiteit automatisch voor € 3.000 mag worden opgevoerd.

Meld afwijkingen en laat de eindstand bevestigen

Meld een dreigende afwijking zodra die duidelijk wordt, volgens de afspraken van het contract. Denk aan uitval van een deelnemer, onvoldoende begeleidingscapaciteit, een geweigerde registratie of een gewijzigde looptijd van de opdracht. Wachten tot de slotfactuur maakt een oplossing vaak lastiger.

Geef bij zo’n melding de oorspronkelijke afspraak, de werkelijke stand en de gevolgen voor de resterende periode. Beschrijf wat je al hebt geprobeerd en wat nog haalbaar is. Vraag om een concrete reactie op het voorstel. ‘Geen kandidaten beschikbaar’ is zonder verdere onderbouwing geen bewijs dat je niets meer hoeft te doen.

Een tekort kan contractuele gevolgen hebben, waaronder een boete. De hoogte en voorwaarden volgen uit de toepasselijke afspraken; er is geen landelijk standaardtarief. Ga ook niet uit van een gegarandeerde hersteltermijn. De uitvoeringsvoorwaarden van Zuidoost-Brabant bevatten bijvoorbeeld een boetebepaling die bij onvolledige nakoming aan het einde zonder nadere ingebrekestelling kan gelden. Beoordeel jouw clausule en procedure, zo nodig met een jurist, voordat je op een waarschuwing of vrijstelling rekent.

Verwar een voorstel voor maatwerk niet met een besluit daarover. Een andere invulling, uitstel of aangepaste verplichting moet toegestaan zijn en door de juiste persoon worden vastgelegd. Een afgesproken resultaat wordt niet vanzelf een inspanningsverplichting omdat uitvoering moeilijker blijkt dan verwacht.

Loop bij afronding het verplichtingenblad nog één keer door. Kloppen de definitieve contractbasis en eventuele wijzigingen? Zijn open bewijsstukken beoordeeld en verschillen opgelost? Laat de eindstand en eventuele resterende acties volgens de afgesproken procedure bevestigen. Bewaar het relevante dossier met de toepasselijke bewaarafspraken; een intern vinkje ‘gereed’ vervangt de beoordeling van de opdrachtgever niet.

Bespreek daarnaast het vervolg voor de betrokken mensen en uitvoerders. Het afronden van de SROI-verantwoording beëindigt geen arbeidsovereenkomst of begeleiding. Juist die scheiding helpt om zowel de opdracht zorgvuldig af te sluiten als de werk- en ontwikkelafspraken na te komen.

Veelgestelde vragen