Wie voor het eerst iemand in dienst neemt, moet zich bij de Belastingdienst aanmelden als werkgever. Tot deze maand kon dat alleen met een papieren formulier dat je per post opstuurde. Sinds 1 oktober 2026 vul je de melding online in, en de Belastingdienst wijst er nu nadrukkelijk op dat dat de standaardroute is. De pdf blijft alleen over voor een paar uitzonderingen.

Dat klinkt als een kleine administratieve verandering, maar voor een mkb’er die zijn eerste medewerker aanneemt is het de eerste stap van het hele werkgeverschap. Zonder loonheffingennummer kun je geen loonaangifte doen, en zonder loonaangifte kun je ook geen loonkostenvoordeel ontvangen.

Waarom het papieren formulier verdwijnt

De aanleiding is een advies van het Adviescollege toetsing regeldruk (ATR) uit december 2025. Dat college vond de verplichte papieren aanmelding foutgevoelig en traag. Staatssecretaris Eerenberg van Financiën schreef in mei aan de Tweede Kamer dat werkgevers zich vanaf 1 oktober 2026 digitaal zouden kunnen aanmelden, meldde Salaris Vanmorgen toen. Die belofte is nu ingelost.

Het ATR vroeg ook of de Belastingdienst een loonheffingennummer automatisch kon toekennen, zonder aanvraag. Dat gaat niet gebeuren. Volgens het kabinet zijn er nog handmatige controles nodig, onder meer omdat elke werkgever in een sector wordt ingedeeld en omdat aan het nummer de plicht hangt om aangifte te doen. Je moet dus zelf in actie komen.

Het voordeel van het online formulier zit vooral in de kwaliteit. Een verplicht veld kun je niet meer overslaan, en dat was precies waar papieren aanvragen vaak op vastliepen. Volgens dezelfde Kamerbrief kreeg een werkgever in ongeveer 95 procent van de gevallen al binnen acht werkdagen een loonheffingennummer. De verwachting is dat dat met het digitale formulier sneller gaat.

Zo meld je je online aan

Je vindt het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding werkgever op de formulierenpagina van de Belastingdienst. Je logt in met DigiD of met eHerkenning en vult de melding daarna online in en verstuurt hem. Een eenmanszaak kan dus met de eigen DigiD aan de slag. Heb je een bv, regel dan op tijd eHerkenning, want dat heb je ook voor de loonaangifte nodig.

Leg vooraf je gegevens klaar, zoals je KVK-nummer, de startdatum van de eerste medewerker en de rechtsvorm van je onderneming. Neem je de activiteiten van een andere werkgever over, of verandert je onderneming van rechtsvorm, dan moet je tijdens het invullen ook het formulier Melding Loonheffingen Overdracht van activiteiten uploaden. Dat formulier vul je eerst in en sla je op. Ondertekenen is niet nodig.

De pdf gebruik je alleen nog als je de aanmelding samen met een ander formulier moet opsturen. Is je onderneming in het buitenland gevestigd, dan geldt een apart formulier, Aanmelding Onderneming buitenland.

Wanneer je je moet aanmelden

De Belastingdienst wil dat je je aanmeldt zodra je weet wanneer je eerste medewerker begint, en uiterlijk op de dag dat die persoon start. Wacht je tot de eerste loonstrook, dan ben je te laat. Mijn advies is om de aanmelding te doen op het moment dat de arbeidsovereenkomst getekend is. Dan heb je de startdatum zeker en zit er voldoende tijd tussen.

Die tijd heb je nodig, want na de aanmelding volgen nog een paar brieven. Meestal krijg je binnen een week je loonheffingennummer en de aangiftebrief met de tijdvakken waarover je aangifte doet. Betaal je premies werknemersverzekeringen, dan deelt de Belastingdienst je in bij een sector. Die brief komt binnen maximaal acht weken, meestal binnen drie. Daarna volgt binnen vier weken de brief met je percentage voor de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas. Dat percentage heb je nodig om de premie in je aangifte goed te berekenen, dus je salarisverwerker zal ernaar vragen.

Waarom dit vooral telt bij inclusief aannemen

Neem je als eerste medewerker iemand aan met een afstand tot de arbeidsmarkt, dan hangt er meer aan een snelle aanmelding. Het loonkostenvoordeel vraag je aan via de aangifte loonheffingen, en daarvoor heb je eerst een loonheffingennummer nodig. Daarnaast moet je de doelgroepverklaring binnen drie maanden na de start bij UWV aanvragen. Wie de aanmelding als werkgever laat liggen, verliest op beide fronten tijd.

Ben je nog aan het uitzoeken wat er verder komt kijken bij een eerste aanstelling, van contract tot verzekeringen, dan helpt onze checklist voor je eerste werknemer. Daarin zie je ook dat de aanmelding bij de Belastingdienst maar één van de stappen is. Wel een stap die je nu in een kwartier achter je bureau zet, in plaats van met een envelop en een week wachten op de post.