Wie in het mkb met tijdelijke contracten werkt, heeft rond de jaarwisseling vaak een stapel contracten die op 31 december aflopen. Voor elk contract van zes maanden of langer geldt dan een vaste plicht: je laat de medewerker uiterlijk een maand voor de einddatum schriftelijk weten of het contract stopt of doorloopt. Voor een einddatum van 31 december betekent dat dat je brief er eind november moet liggen. Wie op 30 november of eerder aanzegt, zit veilig; wie wacht tot de kerstplanning rond is, is te laat.

Deze plicht heet de aanzegplicht en staat in artikel 7:668 van het Burgerlijk Wetboek. Hieronder lees je voor welke contracten hij geldt, wat er misgaat in de praktijk en wat een vergissing je kost.

Voor welke contracten je moet aanzeggen

De aanzegplicht geldt voor arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd van zes maanden of langer die eindigen op een vaste kalenderdatum. In de praktijk gaat het vooral om halfjaar- en jaarcontracten. Ondernemen met Personeel zet de regels op een rij: is het contract korter dan zes maanden, of eindigt het op een moment dat geen datum is, zoals bij een projectcontract dat afloopt bij oplevering van het project, dan hoef je niet aan te zeggen. Een uitzondering geldt ook als de werkgever failliet is, uitstel van betaling heeft gekregen of onder de schuldsanering valt.

De aanzegging moet twee dingen duidelijk maken. Je zegt of het contract wordt voortgezet. En kies je voor verlenging, dan noem je meteen de voorwaarden waaronder dat gebeurt, zoals de duur van het nieuwe contract. Een brief die alleen zegt dat je “nog terugkomt op de verlenging” voldoet daar niet aan.

Twijfel je nog of een nieuw tijdelijk contract wel de beste keuze is, dan helpt het stuk over kiezen tussen een tijdelijk of vast contract. Houd daarbij de ketenregeling in het oog. Wie meer dan drie tijdelijke contracten achter elkaar geeft, of samen langer dan drie jaar, heeft een vast dienstverband.

Waar het in de praktijk misgaat

De fout die het vaakst voorkomt, is mondeling aanzeggen. Een leidinggevende vertelt in een gesprek in oktober of november dat het contract niet wordt verlengd, en daar blijft het bij. Dat is niet genoeg. De Hoge Raad oordeelde op 7 oktober 2022 (ECLI:NL:HR:2022:1374) in een zaak van een betonleverancier die een algemeen medewerker mondeling had laten weten dat zijn contract stopte. De werknemer had per de einddatum zelfs al een andere baan. Toch moest de werkgever de vergoeding betalen. De regel is dwingend recht en de vergoeding is volgens de Hoge Raad juist bedoeld als prikkel om de schriftelijke aanzegging na te leven. Dat de werknemer al wist waar hij aan toe was, doet er dus niet toe.

Een tweede valkuil is het moment. Een maand voor 31 december klinkt ruim, maar in november lopen beoordelingsgesprekken, de jaarplanning en de drukte voor de feestdagen door elkaar. Wie de beslissing over verlenging uitstelt tot de laatste week, haalt de termijn makkelijk niet. Leg de beslissing daarom vast in het gesprek dat je toch al voert, en stuur de brief direct daarna. Let ook op wat je in een evaluatie of gespreksverslag belooft: een toezegging over verlenging kan je binden, zoals bleek in de uitspraak over een verlenging die in een evaluatieverslag was toegezegd.

Een derde punt is het bewijs. Schriftelijk aanzeggen kan per brief of per e-mail, maar bij een geschil moet jij kunnen laten zien dat de medewerker het bericht op tijd heeft ontvangen. In de zaak bij de Hoge Raad lukte dat de werkgever niet. Laat de medewerker voor ontvangst tekenen of vraag om een bevestiging per e-mail, en bewaar dat bij het personeelsdossier.

Tot slot het doorwerken zonder afspraak. Loopt het contract af en werkt de medewerker in januari gewoon door zonder dat er iets is vastgelegd, dan geldt het contract als voortgezet voor dezelfde duur, met een maximum van een jaar, op dezelfde voorwaarden. Dat is zelden wat een werkgever voor ogen had.

Wat te laat of niet aanzeggen kost

Zeg je niet aan, dan heeft de medewerker recht op een vergoeding van een maandloon bruto. Zeg je wel aan maar te laat, dan betaal je naar rato. Wie twee weken te laat is, betaalt twee weken loon. Die vergoeding staat los van de vraag of het contract wordt verlengd. Ook als je de medewerker te laat een nieuw contract aanbiedt, kan hij er aanspraak op maken, al zal dat in de praktijk minder vaak gebeuren. De medewerker moet de vergoeding wel binnen twee maanden na de einddatum van het contract claimen.

Voor een mkb’er met een paar tijdelijke krachten die allemaal op 31 december aflopen, kan dat bij elkaar flink oplopen. En het komt bovenop andere kosten van het einde van een contract. Besluit jij om een tijdelijk contract niet te verlengen, dan heeft de medewerker in de regel ook recht op een transitievergoeding. Hoe dat uitpakt bij korte inzet lees je in het stuk over de transitievergoeding na seizoenswerk.

Zo regel je het voor 31 december

Begin met een overzicht van alle contracten die tussen nu en eind januari aflopen, met per contract de looptijd en de einddatum. Alles van zes maanden of langer met een vaste einddatum moet je aanzeggen. Voor 31 december betekent dat een brief die uiterlijk op 30 november bij de medewerker is, en voor contracten die in januari aflopen schuift die grens gewoon mee.

Neem per medewerker een besluit en zet het op papier: stoppen, verlengen voor een bepaalde duur of een vast contract. Vermeld bij verlenging de nieuwe einddatum en eventueel gewijzigde voorwaarden. Laat de brief tekenen voor ontvangst. Zo voorkom je dat een gesprek dat goed bedoeld was, je in januari een maandloon per medewerker kost.