Een fout bij het loonkostenvoordeel herstellen

Een fout bij het loonkostenvoordeel herstel je via de route waar de fout is ontstaan. Een onjuiste doelgroepverklaring, een vergeten indicatie in de loonaangifte en een verkeerde definitieve beschikking vragen elk om een andere actie. Begin daarom met het bewijs en de verzonden gegevens, voordat je een correctie laat uitvoeren of bezwaar maakt.

Deze gids helpt je bij een concreet probleem in een LKV-dossier. Voor het gewone proces van bewijs naar aangifte en betaling gebruik je de uitleg over LKV aanvragen en administratief verwerken.

Leg eerst vast wat er precies afwijkt

‘We missen LKV’ is nog geen foutdiagnose. Noteer de werknemer, het aangiftejaar, het soort LKV, de betrokken tijdvakken en het document waarop je de afwijking ziet. Vermeld ook wanneer je de fout ontdekte. Het jaartal op een brief is niet automatisch het aangiftejaar: een beschikking uit 2026 kan over loon uit 2025 gaan.

Leg vervolgens drie zaken naast elkaar: het bewijs voor de regeling, de daadwerkelijk ingediende loonaangiften en de berekening of beschikking. Een instelling in je salarispakket laat niet altijd zien wat eerder is verzonden. Bewaar de oorspronkelijke gegevens voordat je iets laat aanpassen, zodat de oorzaak achteraf nog te reconstrueren is.

Beslisroute: welke fout moet je herstellen?

Loop onderstaande vragen in volgorde langs. Stop bij een fout om die uit te zoeken, maar blijf ook de deadlines van de andere stappen bewaken.

1. Klopt het bewijs voor de gekozen regeling? Controleer de doelgroepverklaring of toepasselijke registerroute. Ontbreekt bewijs of bevat een beslissing onjuiste gegevens, begin dan bij UWV en de aanvrager. Een salarisaanpassing kan dit probleem niet zelfstandig oplossen.
2. Kloppen de ingediende aangiften? Vergelijk werknemer, inkomstenverhouding, soort LKV, tijdvakken en verloonde uren. Zit de fout daarin, laat de salarisadministrateur gericht corrigeren. Controleer meteen of de uiterste LKV-datum nog niet is verstreken.
3. Zijn de aangiften juist, maar wijkt de voorlopige berekening af? Neem contact op met UWV met de onderbouwing. Maak geen onjuiste aangifte om een berekening passend te krijgen.
4. Is er al een definitieve beschikking van de Belastingdienst? Beoordeel het verschil en de bezwaarroute op die beschikking. Alleen bellen met UWV of een correctiebericht verzenden vervangt een noodzakelijk bezwaar niet.

Niet ieder lager bedrag is een fout. Denk aan het jaarmaximum, het einde van een recht of samenloop: bij meerdere toepasselijke LKV’s voor één werknemer wordt alleen het hoogste berekende voordeel betaald. Controleer zulke verklaringen voordat je gegevens wijzigt.

Houd drie verschillende termijnen uit elkaar

De datum van 1 mei is geen reden om met herstel te wachten. Laat een ontdekte fout direct beoordelen en reserveer tijd om te controleren of het bericht werkelijk is verzonden en ontvangen. Loopt tegelijk een bezwaar- of verklaringtermijn, zet die afzonderlijk in je agenda met een verantwoordelijke erbij.

Een ontbrekende of verkeerde doelgroepverklaring

Controleer eerst of voor het betreffende LKV wel een verklaring nodig is. Voor de huidige banenafspraakroute is sinds 2026 geen nieuwe doelgroepverklaring vereist; voor het LKV arbeidsgehandicapte werknemer en herplaatsen arbeidsgehandicapte werknemer wel. Oude dossiers kunnen onder overgangsrecht vallen. De gids over de doelgroepverklaring helpt om de juiste aanvraagroute en begindatum van de termijn vast te stellen.

Maak vervolgens onderscheid tussen een niet aangevraagde verklaring, een lopende aanvraag, een kwijtgeraakte kopie en een onjuiste beslissing. Zoek bij een lopende aanvraag het verzendbewijs, de ontvangstbevestiging en eventuele verzoeken om aanvullende informatie op. Is de verklaring al afgegeven maar ontbreekt je kopie, regel dan eerst die kopie. Vraag niet zonder onderzoek alles opnieuw aan.

Bij een fout in de verklaring neemt de werknemer of diens gemachtigde contact op met UWV. Is er een afwijzing of andere beslissing waarmee de betrokkene het oneens is, volg dan ook de bezwaarroute in die brief. Ga er niet van uit dat een verzoek om uitleg de bezwaartermijn stilzet. UWV biedt bij tijdgebrek een voorlopig bezwaar; controleer daarvoor de instructies voor de bezwaartermijn.

Wacht bij een verklaringplichtige regeling met de LKV-aanvraag in de loonaangifte tot je de vereiste kopie hebt. Controleer daarna de eerdere tijdvakken waarop de verklaring betrekking heeft. Dreigt de LKV-correctiegrens te verlopen terwijl de verklaring nog wordt behandeld, bespreek de situatie direct met UWV en je adviseur. Een lopende aanvraag of telefonisch contact geeft geen automatische verlenging.

Een fout in de loonaangifte

Geef de salarisadministrateur een concrete herstelopdracht: welke werknemer, welke regeling, welk tijdvak, welke waarde is aangegeven en wat moet die volgens het bewijs zijn? Zo voorkom je dat iemand alleen de instelling voor volgende maanden wijzigt.

De technische correctiemethode hangt onder meer af van de aangiftetermijn, het jaar en het gebruikte pakket. Laat de salarisadministrateur bepalen hoe de betreffende tijdvakken moeten worden gecorrigeerd. Vraag daarna om het verzonden aangifte- of correctieoverzicht en de ontvangststatus. ‘Aangepast in het systeem’ is nog geen bewijs van een ingediend correctiebericht.

Herstel alleen wat onjuist is. Ontbreekt de LKV-indicatie maar zijn de uren goed, voeg die uren dan niet nogmaals toe. Zijn juist de uren verkeerd, controleer ook of de fout andere onderdelen van de salarisverwerking raakt. Dat onderzoek staat los van de vraag of de LKV-deadline nog openstaat.

Wat verandert na 1 mei?

Voor de definitieve berekening van LKV over 2026 tellen aangiften en aanvullingen mee die uiterlijk op 1 mei 2027 zijn ingediend. Later verzonden correcties worden niet alsnog meegenomen om een gemist LKV-bedrag over dat jaar te verkrijgen. Zij kunnen wel in de polisadministratie worden verwerkt en van belang zijn voor andere processen.

Laat een onjuiste aangifte dus niet staan omdat het LKV-voordeel niet meer kan worden hersteld. En trek uit de grens van 1 mei niet de conclusie dat een te hoog toegekend bedrag onaantastbaar is. De wet kent onder voorwaarden herziening ten nadele van de werkgever bij een onjuiste toekenning. Laat onterecht aangevraagd of toegekend LKV daarom beoordelen, corrigeer de onjuiste gegevens en meld het probleem bij de bevoegde instantie.

Een verschil in de berekening of beschikking

Staan de juiste gegevens in de aangiften, zoek dan eerst uit welke gegevensversie in de berekening is gebruikt. De voorlopige berekening over 2026 is gebaseerd op aangiften en correcties die tot en met 31 januari 2027 zijn gedaan. Een daarna ingediende, tijdige correctie kan nog ontbreken in dat voorlopige overzicht. Controleer de verzenddatum voordat je opnieuw een correctie laat uitvoeren.

Blijft het verschil onverklaard, neem contact op met UWV. Noem de werknemer, het jaar, de betrokken tijdvakken, de soort afwijking en de relevante verzenddata. Vraag wat er nodig is om het verschil te onderzoeken en noteer de gemaakte afspraak. Ontbreekt op 15 maart de verwachte voorlopige berekening helemaal, neem dan eveneens contact op.

Bij een definitieve beschikking ligt de bezwaarroute bij de Belastingdienst. Bewaar de beschikking met bijlage en leg uit welke beslissing volgens jou onjuist is. Onderbouw dit bijvoorbeeld met de geldige verklaring, de juiste tijdvakken en de vóór de LKV-grens verzonden aangiftegegevens. Volg het adres of kanaal en de termijn op de beschikking; gebruik niet automatisch een algemeen bezwaarformulier tegen de betaling van loonheffingen.

Is de bezwaartermijn al verstreken, laat dan beoordelen of er in jouw situatie nog een rechtsmiddel mogelijk is. Een te laat bezwaar wordt niet vanzelf inhoudelijk behandeld. Bewaar bij een te laat ontvangen brief ook bewijs van de ontvangst. Bijzondere omstandigheden vragen om een beoordeling van het concrete dossier, niet om een belofte dat het recht alsnog wordt heropend.

Fictieve foutdiagnose: 102 uur in plaats van 120

Een verzonnen werkgever controleert op 12 april 2027 de voorlopige berekening over 2026 voor werknemer Mila. Er is € 54,90 minder LKV berekend dan verwacht. We nemen aan dat de werkgever voor heel 2026 recht heeft op LKV arbeidsgehandicapte werknemer, een tijdig aangevraagde geldige verklaring bezit, onder het jaarmaximum blijft en geen samenloop heeft.

De eerste gedachte is dat de verklaring verkeerd is verwerkt. De dossierhouder controleert die, maar vindt geen afwijking. Vervolgens vergelijkt de salarisadministrateur de uren: voor januari staat in de gecontroleerde loonadministratie 120 verloonde uren, terwijl in de aangifte per vergissing 102 staat. De overige tijdvakken en de LKV-indicatie zijn juist.

Wordt precies dezelfde fout pas op 11 mei 2027 ontdekt, dan is de administratieve fout nog steeds herstelbaar, maar de LKV-grens voor 2026 is verstreken. Een dan verzonden correctie levert niet via de gewone definitieve berekening alsnog die € 54,90 op. Was het juiste gegeven juist al vóór de grens ingediend en wordt het niet verwerkt, dan is dat een ander probleem: de werkgever moet zijn tijdige indiening aantonen en de passende contact- of bezwaarroute volgen.

Leg vast waarom het probleem is opgelost

Sluit een herstelactie niet af met alleen ‘geregeld’. Gebruik per fout dit korte werkblad:

• Afwijking: werknemer, jaar, tijdvakken, onjuist gegeven en juiste waarde.
• Oorzaak en bewijs: waar ontstond de fout en welk document toont de juiste situatie?
• Route en deadline: verklaring, aangiftecorrectie, UWV-contact of bezwaar; noteer iedere relevante uiterste datum afzonderlijk.
• Actiehouder: wie moet indienen, wie controleert en wanneer volgt terugkoppeling?
• Indiening: kopie van het ingediende bericht met datum en beschikbare ontvangstbevestiging.
• Uitkomst: herstel bevestigd, nog in onderzoek, bezwaar in behandeling of geen herstel van het LKV-bedrag mogelijk; vermeld de onderbouwing.

Controleer ten slotte of dezelfde fout ook bij andere werknemers of tijdvakken voorkomt. Een ontbrekende overdracht of verkeerde instelling kan meer dossiers raken. Pas de werkwijze aan en leg vast wie voortaan de controle uitvoert, zonder te doen alsof daarmee iedere toekomstige fout is uitgesloten.

Veelgestelde vragen