Het rooster hangt bij de koffieautomaat, de uitleg staat op een gedeelde schijf en iedereen mag mee naar de teamlunch. Toch kan een medewerker belangrijke informatie missen, een instructie niet gebruiken of niet bij het overleg aansluiten. Een voorziening kan aanwezig zijn zonder in de praktijk voor iedereen te werken.

Een inclusieve werkvloer vraagt daarom om kijken naar gewone handelingen: binnenkomen, een opdracht begrijpen, hulp vragen, pauzeren en iets nieuws leren. Loop die handelingen samen met medewerkers na. Noteer de belemmering, spreek een aanpassing af en controleer later opnieuw de handeling. Hieronder vind je een rondgang en een fictief ingevuld actieoverzicht voor een kleine werkgever.

Begin bij een echte werkdag

Kies een werkplek en een moment waarop het werk daadwerkelijk gebeurt. Een rondgang op dinsdagmiddag vertelt weinig over de vroege dienst, de zaterdagbezetting of thuiswerkdagen. Bekijk dus eerst welke situaties je wilt onderzoeken en welke je later nog moet bekijken. Voor de bredere aanpak van werving, begeleiding en behoud kun je verder met inclusief werkgeverschap.

Laat de rondgang begeleiden door iemand die acties kan regelen. Nodig enkele medewerkers met verschillende taken en werktijden uit en bied anderen een manier om apart iets aan te kaarten. Eén deelnemer spreekt niet namens alle collega’s met vergelijkbare omstandigheden. Vraag ook niet iemand een beperking na te bootsen: laat medewerkers vertellen wat in hun eigen werk wel en niet lukt.

Spreek vooraf af dat je het werkproces onderzoekt. Het is geen beoordeling van de medewerker. Vraag bijvoorbeeld: ‘Waar moet je wachten, iets navragen of een omweg maken om je werk te kunnen doen?’ Vraag vervolgens om een concreet moment of een demonstratie met niet-vertrouwelijke gegevens. Een handeling die vandaag lukt, bewijst nog niet dat zij in iedere dienst of voor iedere medewerker bruikbaar is.

Loop langs acht momenten op de werkvloer

Gebruik de onderstaande vragen als vertrekpunt. Noteer per onderdeel werkt in de bekeken situatie, belemmering gevonden, nog niet onderzocht of niet van toepassing, met reden. Geef geen totaalscore: een goed bereikbare kantine compenseert geen onbruikbare veiligheidsinstructie.

Moment Wat onderzoek je? Wat bekijk of probeer je?
1. Binnenkomen en beginnen Kan de medewerker op de afgesproken starttijd naar de werkplek en bij de benodigde spullen of systemen? Volg de gebruikelijke route vanaf de ingang. Controleer toegang, doorgangen, verlichting en het aanmelden met een eigen account. Bekijk ook wie bereikbaar is als iets niet werkt.
2. Instructie krijgen Is duidelijk wat de taak is, welke risico’s erbij horen en wanneer hulp nodig is? Pak één actuele instructie. Laat de medewerker in eigen woorden uitleggen wat de volgende stap is. Onderzoek waar de uitleg tekortschiet; gebruik dit niet als verrassingstoets.
3. Informatie vinden Bereikt een roosterwijziging of nieuwe werkwijze ook iemand die gisteren vrij was? Zoek samen de laatste versie en de wijziging. Controleer of informatie alleen mondeling, op papier, als afbeelding of in een ontoegankelijk bestand beschikbaar is.
4. Samenwerken en hulp vragen Weet iedereen wie helpt, ook als de vaste collega afwezig is? Neem een recente overdracht door. Kijk of afkortingen, impliciete afspraken of meerdere berichtenkanalen onduidelijkheid veroorzaken. Vraag of een vraag stellen in de praktijk ruimte krijgt.
5. Pauzeren en voorzieningen gebruiken Zijn de pauzeplek, het toilet en andere benodigde voorzieningen bruikbaar en bereikbaar? Bekijk de route én het feitelijke gebruik. Staat er opslag in de weg? Kan iemand rustig pauzeren zonder te moeten uitleggen waarom? Is deelnemen aan een sociale activiteit een keuze?
6. Overleggen Kan iedereen die bij een besluit betrokken moet zijn de informatie ontvangen en bijdragen? Bekijk tijdstip, agenda, beurtverdeling en het vastleggen van besluiten. Probeer bij hybride overleg geluid en deelname vanaf de plek van de deelnemer op afstand.
7. Leren en oefenen Kunnen medewerkers een leerkans vinden en gebruiken binnen de gemaakte werkafspraken? Bekijk een recente training of oefentaak. Controleer aankondiging, selectie, tijdstip, uitleg en begeleiding. Vraag ook wie daardoor niet kon deelnemen.
8. Afronden en veilig wegkomen Is duidelijk hoe je werk overdraagt, afsluit en bij een noodsituatie handelt? Loop de gewone afsluitroute na. Leg vragen over alarmering, vluchten en hulp voor aan de preventiemedewerker of bhv-organisatie; organiseer geen geïmproviseerde veiligheidstest.

Vraag bij een knelpunt door naar het gewenste resultaat. ‘Ik mis de roosterwijziging’ vraagt iets anders dan ‘ik kan het roostersysteem niet bedienen’. Bij de eerste situatie kan een vaste melding helpen; bij de tweede moet je onderzoeken of de bediening of een andere bruikbare toegang kan worden aangepast. Alleen dezelfde informatie nogmaals versturen lost het probleem niet vanzelf op.

Maak instructies en overleg bruikbaar in het werk

Begin bij materiaal dat je toch al gebruikt. Deel een lange taak op in herkenbare stappen, licht onbekende termen toe en zet bij een wijziging wat er verandert en vanaf wanneer. Combineer waar nuttig tekst, afbeeldingen en uitleg, maar controleer met de gebruiker of die vorm werkelijk helpt. Een afbeelding zonder uitleg of een filmpje zonder bruikbaar alternatief kan opnieuw een belemmering vormen.

Voor veilig en gezond werken moet de werkgever passende voorlichting en instructie geven over risico’s en maatregelen. Die instructie moet aansluiten op het werk en de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Ga daarom bij veiligheidsinformatie verder dan ‘het document is verstuurd’. Controleer of de medewerker ermee kan werken, laat noodzakelijke uitleg verzorgen en herhaal die bij relevante veranderingen. Deze rondgang vervangt de RI&E, deskundige beoordeling of benodigde instructie niet.

Probeer bij een overleg een agenda vooraf, ruimte om vóór het gesprek een punt aan te leveren en een korte vastlegging van besluiten achteraf. Vraag niet iedereen verplicht op dezelfde manier te spreken. Controleer wel of een alternatief werkelijk invloed op het besluit mogelijk maakt. Achteraf een verslag sturen is te laat als iemand vooraf had moeten kunnen meedenken. Voor apparatuur, accounts en begeleiding bij een hybride start sluit dit aan op onboarding op afstand.

Voorbeeld: van rondgang naar vijf concrete acties

Fictieve situatie. Een onderdelenhandel heeft tien medewerkers, verdeeld over balie, magazijn en administratie. De eigenaar loopt mee met een vroege dienst en bekijkt later een werkoverleg. Twee collega’s geven daarnaast afzonderlijk feedback. Onderstaande bevindingen zijn verzonnen om te laten zien hoe je van een waarneming naar een controleerbare actie komt.

Waargenomen belemmering Afgesproken actie Eigenaar en moment Hoe wordt de actie gecontroleerd?
De gewijzigde dienstindeling staat alleen op papier bij de balie. Een medewerker begint rechtstreeks in het magazijn en ziet de wijziging pas na de start. Zet de actuele indeling op één afgesproken, voor betrokkenen toegankelijke plek. Stuur bij een wijziging een melding via het afgesproken werkkanaal. Planner, vóór het volgende rooster. Vraag bij de eerstvolgende wijziging in beide diensten of de juiste versie vóór de taakverdeling beschikbaar was.
De retourinstructie bestaat uit een foto van een klein beschreven formulier. Tijdens het werk moeten medewerkers steeds inzoomen. Maak een leesbare tekstversie met dezelfde stappen en een duidelijk versienummer. Laat balie en magazijn die bij een voorbeeldretour proberen. Verantwoordelijke retouren, binnen een week. Laat de betrokken medewerkers de aangepaste instructie gebruiken. Noteer welke stap nog extra uitleg vraagt.
Dozen versmallen de route naar de pauzetafel. De plek is buiten de lunch een tijdelijke opslagruimte geworden. Verplaats de dozen naar een geschikte opslagplek en spreek af dat de route vrij blijft. Laat beoordelen of ook een veiligheidsmaatregel nodig is. Magazijncoördinator, dezelfde dag. Controleer de route opnieuw tijdens een drukke levering, met de medewerker die het knelpunt meldde.
Besluiten over de taakverdeling vallen tijdens een lunchoverleg. Een betrokken parttimer werkt dan niet. Plan het besluitmoment binnen overlappende werktijden. Deel de voorstellen vooraf en spreek af hoe afwezige betrokkenen hun reactie kunnen geven. Eigenaar, vóór het volgende overleg. Controleer na twee overleggen of reacties vóór het besluit zijn besproken en of de nieuwe tijd geen andere deelnemers uitsluit.
Oefenen met de nieuwe bestelsoftware gebeurt spontaan als de ervaren collega tijd heeft. De vroege dienst heeft daardoor nog niet geoefend. Plan begeleide oefentijd binnen de betreffende diensten en wijs een vervanger voor de begeleider aan. Teamcoördinator, binnen twee weken. Bekijk met iedere deelnemer welke taken zelfstandig lukken en welke begeleiding nog nodig is.

Dit overzicht bevat geen namen van melders, diagnoses of verklaringen over iemands privéleven. Voor de uitvoering is de belemmering in het proces voldoende. Een individuele afspraak kan daarnaast nodig zijn, maar hoort alleen toegankelijk te zijn voor degenen die die informatie nodig hebben.

Bespreek individuele aanpassingen apart

Een gezamenlijke verbetering helpt niet altijd iedereen. Bied daarom een vertrouwelijk gesprek aan over wat iemand nodig heeft om het werk te doen. Vraag bijvoorbeeld: ‘Bij welke handeling loop je vast, wat zou helpen en hoe kunnen we dat proberen?’ Maak van een teamrondgang geen gesprek over diagnoses of medische voorgeschiedenis.

Bij een handicap of chronische ziekte kan de werkgever verplicht zijn een doeltreffende aanpassing te treffen als de medewerker daarom vraagt en die nodig heeft. De uitzondering is een aanpassing die een onevenredige belasting vormt. Onderzoek daarom met de medewerker de behoefte, de mogelijkheden en eventuele alternatieven. De uitkomst hangt af van de concrete situatie; een standaardlijst met voorzieningen beslist dit niet.

Registreer niet voor de zekerheid gezondheidsinformatie. Dat iemand zelf een diagnose noemt, geeft de werkgever niet automatisch het recht die vast te leggen of te delen. Bij vragen over gezondheid en inzetbaarheid hoort de bedrijfsarts betrokken te worden. Houd in de algemene actielijst het werkprobleem en de oplossing bij, bijvoorbeeld ‘afgesproken instructie ook schriftelijk beschikbaar’, zonder een medische verklaring erbij.

Bespreek met de medewerker welke praktische informatie collega’s nodig hebben om een afspraak uit te voeren. Soms volstaat: ‘Dit is de afgesproken taakverdeling.’ Vraag de medewerker niet een persoonlijke situatie aan het hele team uit te leggen om een aanpassing te mogen gebruiken.

Geef iedere bevinding een eigenaar en een vervolg

Pak een direct veiligheidsprobleem meteen op via de verantwoordelijke voor veilig werken. Wacht daarmee niet op een complete actielijst. Onderzoek daarna belemmeringen waardoor iemand een noodzakelijke taak of voorziening niet kan gebruiken. Plan overige verbeteringen op een haalbaar moment. Is een oplossing nog niet beschikbaar, spreek dan een passende tijdelijke werkwijze af en beoordeel ook daarvan de veiligheid en bruikbaarheid.

Maak iedere actie klein genoeg om uit te voeren: wat verandert, wie regelt het, wanneer is het gereed en met wie controleer je het resultaat? ‘Communicatie verbeteren’ is geen uitvoerbare actie. ‘De planner stuurt bij iedere roosterwijziging een melding en controleert de eerste twee keer of beide diensten de juiste versie hebben’ is dat wel.

Loop na de wijziging opnieuw door de betreffende handeling. Vraag of het probleem kleiner is geworden, wat nog niet lukt en of de oplossing een nieuw probleem oplevert. Een stillere pauzeplek helpt bijvoorbeeld weinig als die tegelijk als vergaderruimte wordt gebruikt. Sluit een actie pas af wanneer de uitvoering én het gebruik zijn bekeken; houd een onopgeloste belemmering zichtbaar.

Blijkt het probleem vooral te zitten in wie wordt gehoord, wie een kans krijgt of hoe gedrag wordt uitgelegd? Gebruik dan ook de aanpak voor vooroordelen bij werving en samenwerking. Een aangepaste ruimte of duidelijker document lost een terugkerend patroon in beslissingen niet vanzelf op.

Een werkblad voor je eerste rondgang

Je kunt onderstaande velden overnemen in een eenvoudig werkdocument. Bewaar het op een plek waar de uitvoerders bij kunnen, beperk toegang tot eventuele afzonderlijke persoonlijke afspraken en voorkom dat medische informatie in het gedeelde overzicht terechtkomt.

  • Bekeken situatie: locatie, taak, dienst of werkmoment en datum.
  • Handeling: wat probeert de medewerker te doen?
  • Waarneming: wat lukt, waar ontstaat een belemmering en wat is nog niet onderzocht?
  • Gewenst resultaat: wat moet na de aanpassing mogelijk zijn?
  • Actie en eigenaar: wat wordt veranderd en wie regelt dat?
  • Planning: gereed op, eventuele tijdelijke oplossing en datum van de controle.
  • Uitkomst: met betrokkenen opnieuw geprobeerd, resterend knelpunt en vervolgafspraak.

Herhaal relevante onderdelen als taken, systemen, roosters of de inrichting veranderen, en wanneer een medewerker een nieuwe belemmering meldt. Je hoeft niet te wachten op een jaarlijkse evaluatie om een kapotte toegangsvoorziening, gemiste instructie of onwerkbaar overlegmoment aan te pakken.

Veelgestelde vragen

Hoe begin je als kleine werkgever met een inclusieve werkvloer?

Kies één werkplek en een gewone dienst. Loop samen met medewerkers na waar zij wachten, informatie missen of een omweg nodig hebben. Leg een paar concrete verbeteringen vast met een eigenaar en een controlemoment. Bekijk daarna ook andere diensten en situaties die in de eerste rondgang niet aan bod kwamen.

Moet iedere medewerker dezelfde aanpassing krijgen?

Nee. Een algemene verbetering kan voor veel medewerkers helpen, terwijl iemand daarnaast een individuele aanpassing nodig heeft. Onderzoek wat de betreffende medewerker nodig heeft om het werk te kunnen doen. Bij handicap of chronische ziekte gelden specifieke verplichtingen rond doeltreffende aanpassingen, met een uitzondering bij onevenredige belasting.

Mag je medewerkers vragen welke beperking zij hebben?

Maak een werkplekscan geen medische inventarisatie. Vraag welke werkhandeling lastig is en welke ondersteuning zou helpen. Leg niet zomaar diagnoses vast, ook niet als iemand die zelf noemt. Voor gezondheidsvragen en de beoordeling van inzetbaarheid betrek je de bedrijfsarts.

Bewijst een ingevulde scan dat de werkvloer toegankelijk is?

Nee. Deze scan is een praktisch hulpmiddel en geen juridische keuring, toegankelijkheidscertificaat of vervanging van de RI&E. De uitkomst geldt voor de bekeken handelingen en omstandigheden. Voor specifieke bouwkundige, veiligheidskundige of individuele vragen kan deskundige beoordeling nodig zijn.

Hoe controleer je of een verbetering helpt?

Laat betrokken medewerkers de handeling opnieuw uitvoeren in het gewone werk. Controleer of het oorspronkelijke knelpunt is verminderd en of geen nieuw probleem ontstaat, ook bij een andere dienst of druk moment als dat relevant is. Leg vast wat nog moet gebeuren en wie daarop terugkomt.

Bronnen en controle

Inhoud gecontroleerd op 9 oktober 2026 aan de hand van onderstaande bronnen. Regels en informatie kunnen veranderen.

Bekijk de bronnen (5)