Ziekte melden bij een werknemer met een no-riskpolis

Een werknemer met een no-riskpolis meldt zich bij jou ziek volgens de afspraken binnen je bedrijf. Daarna lopen twee zaken naast elkaar: je regelt de verzuimbegeleiding en je meldt de ziekte bij UWV voor de Ziektewet-uitkering. Een bericht aan je arbodienst komt niet vanzelf bij UWV terecht. Spreek daarom af wie beide meldingen verzorgt en wie controleert of ze zijn ontvangen.

Deze uitleg gaat over een werknemer die tijdens het dienstverband ziek wordt en onder de no-riskpolis valt. Twijfel je nog over de dekking, begin dan bij de voorwaarden en grenzen van de no-riskpolis. De meldroute vervangt die controle niet.

Welk meldmoment geldt in jouw situatie?

Voor de eerste no-riskziekmelding volgt UWV de praktische instructie: meld binnen zes weken nadat de werknemer ziek is geworden. Plan dit zodra je de benodigde gegevens hebt. Zes weken is geen wachttijd die je eerst moet volmaken. De wettelijke uiterste dag is de eerste dag na zes weken, gerekend vanaf de eerste werkdag waarop de werknemer door ziekte niet kon werken.

Bij herstel gaat het niet simpelweg om twee werkdagen. UWV noemt bijvoorbeeld: donderdag beter betekent uiterlijk zaterdag ontvangen; bij herstel op vrijdag geldt uiterlijk maandag. Regel de melding bij voorkeur direct. De wet koppelt de werkgeversmelding aan uiterlijk de tweede dag na de hersteldmelding door de werknemer. Zorg daarom dat de werknemer herstel snel doorgeeft en dat iemand ook bij afwezigheid van de vaste administrateur de melding kan verwerken.

Zet de noodzakelijke gegevens klaar

Maak één medewerker verantwoordelijk voor de UWV-melding, met een vervanger. Als een salarisbureau of andere dienstverlener dit uitvoert, leg dan vast wie de opdracht geeft en wie de ontvangst controleert. Alleen een e-mail met ‘wil jij dit regelen?’ is nog geen bevestiging dat UWV de melding heeft ontvangen.

Gebruik dit werkblad als controle voor je eigen administratie. Het is geen kopie van een UWV-formulier; welke velden UWV vraagt, controleer je in de gekozen officiële meldroute.

Bewaar gevoelige of identificerende gegevens in het daarvoor bestemde afgeschermde systeem. Zet geen BSN, medische brief of diagnose in een gedeelde takenlijst. Je hoeft voor een no-riskziekmelding niet zelf vast te stellen waardoor iemand ziek is. Ook wanneer de werknemer dat spontaan vertelt, hoort die informatie niet in jouw meldlog.

Gebruik de officiële meldroute en controleer de ontvangst

1. Geef de ziekmelding zo snel mogelijk door aan de bedrijfsarts of arbodienst. Start daarmee de afgesproken verzuimbegeleiding. Houd deze actie apart van de aanvraag van de Ziektewet-uitkering.
2. Open de UWV-route voor een Ziektewet-uitkering voor je werknemer. Je kunt melden via de Verzuimmelder in het werkgeversportaal. Gebruikt je organisatie Digipoort, dan kan het via de gekoppelde loonadministratie. Kun je geen van beide gebruiken, dan biedt UWV op die pagina een downloadformulier.
3. Geef bij de ziekmelding aan dat de no-riskpolis geldt. UWV beoordeelt de aanspraak. Controleer vóór verzending de eerste ziektedag, de juiste medewerker en of herstel of een contracteinde inmiddels bekend is.
4. Controleer dat de melding is verzonden en ontvangen. Bewaar de beschikbare bevestiging en volg een foutmelding op. Een opgeslagen concept is geen afgeronde melding.
5. Informeer de werknemer over het vervolg. UWV kan de werknemer benaderen voor de beoordeling, bijvoorbeeld met een vragenlijst. Spreek af dat berichten over herstel en gedeeltelijke werkhervatting direct bij de verantwoordelijke collega terechtkomen.

Is de no-riskstatus nog onduidelijk? Vraag de werknemer naar de mogelijke aanspraak, zonder naar de medische reden te vragen. De wettelijke informatieplicht op verzoek geldt pas na de eerste twee maanden van het dienstverband. Die twee maanden bepalen niet wanneer de no-riskdekking kan beginnen. Weet de werknemer het zelf niet, dan kan die bij UWV navraag doen. Sinds 1 januari 2026 kan de werkgever niet meer via de vroegere machtigingsroute rechtstreeks bij UWV de no-riskstatus opvragen.

Loopt een meldtermijn terwijl de status wordt uitgezocht, neem dan contact op met UWV over de juiste afhandeling. Geef geen onbevestigde informatie als vaststaand door. Noteer welke vraag je hebt gesteld en welke vervolgstap is afgesproken; wacht niet stilzwijgend op een document.

Het contract eindigt terwijl de werknemer nog ziek is

Controleer de einddatum meteen bij ontvangst van de ziekmelding. Eindigt het dienstverband binnen de eerste zes weken, dan kun je de eerste melding niet laten wachten tot het einde van die zes weken. Meld op de laatste dag van het dienstverband, met de genoemde weekend- en feestdaguitzondering.

Ontvangt de werknemer al een Ziektewet-uitkering, geef dan het einde van het dienstverband door als wijziging. Doe niet zonder meer een tweede eerste ziekmelding. Op de UWV-pagina over ziek uit dienst gaan staat de bijbehorende route en wanneer een re-integratieverslag of verkort verslag nodig kan zijn.

Fictief voorbeeld. Een medewerker met een geldende no-riskpolis wordt maandag 12 oktober 2026 ziek. Het tijdelijke contract eindigt vrijdag 16 oktober en de medewerker is dan nog ziek. De administratie zet 16 oktober als meldmoment klaar en meldt op die dag ziek uit dienst. De eerste ziektedag blijft 12 oktober. Het contracteinde vervroegt de melding; het verandert niet achteraf wanneer de ziekte begon. UWV moet de aanspraak op een uitkering nog beoordelen.

Je ontdekt de no-riskpolis pas na de gewone meldtermijn

Was niet duidelijk dat de werknemer aanspraak op ziekengeld kon maken en is daardoor de normale meldtermijn verstreken? Dan geldt de bijzondere regel van artikel 38b, tweede lid, van de Ziektewet: meld zo spoedig mogelijk en uiterlijk op de vierde dag nadat de aanspraak je redelijkerwijs duidelijk kon zijn. Het gaat niet automatisch om de datum waarop je uiteindelijk een formele brief ontvangt.

Leg daarom drie zaken naast elkaar: de oorspronkelijke ziekteperiode, wat je al wist of redelijkerwijs kon weten, en het moment waarop de mogelijke aanspraak duidelijk werd. Geef deze gegevens aan UWV door via de afgesproken route. Is de werknemer inmiddels hersteld, geef dan ook die einddatum van de ziekteperiode door.

Fictief voorbeeld. Een werknemer was ziek van 6 tot en met 16 juli 2026 en volledig hersteld op 17 juli. Op 7 oktober wordt voor het eerst redelijkerwijs duidelijk dat voor die ziekteperiode een no-riskaanspraak kan bestaan. De administratie neemt diezelfde dag contact op met UWV en verzorgt de melding volgens de gegeven instructie, met beide datums. Zij wacht niet tot de maandafsluiting. Of de bijzondere regel van toepassing is, hangt ook af van de vraag of de werkgever de aanspraak eerder had kunnen kennen.

De wet begrenst de terugwerkende kracht tot maximaal één jaar. Dat is geen algemene toestemming om een jaar te wachten. Ook voor een gewone te late ziekmelding bevat artikel 38a een regeling met maximaal één jaar terugwerkende kracht. Een overschreden termijn betekent dus niet automatisch dat iedere uitkering vervalt, maar te laat melden kan wel tot een boete leiden. Meld een gemiste periode alsnog en laat UWV beoordelen welke regel geldt; boek de vergoeding niet als zeker inkomen.

Na de melding blijft er werk over

Sluit het meldlog pas af nadat je de ontvangst, de beslissing en eventuele correcties hebt gecontroleerd. Vergelijk de gebruikte ziekte- en hersteldatums met je administratie. Bewaak daarnaast nieuwe wijzigingen: gedeeltelijk herstel, opnieuw volledig ziek worden en het einde van het dienstverband. Gebruik voor herstel de UWV-instructie voor beter melden met een werkgever.

De no-riskpolis neemt de verzuimbegeleiding tijdens het dienstverband niet over. Werkgever en werknemer blijven samen aan re-integratie werken, met de bedrijfsarts of arbodienst. Ontvang je ook gemeentelijke loonkostensubsidie, controleer dan de aparte samenloop bij ziekte en loonkostensubsidie. Een ingediende UWV-melding is op zichzelf geen bevestiging dat alle loon- en subsidiebedragen kloppen.

Veelgestelde vragen