Wat mag je als werkgever vragen over gezondheid?

Een medewerker meldt zich ziek, een sollicitant vraagt om een aangepast gesprek of een collega wil andere werktijden. In alle drie de situaties wil je het werk goed organiseren. Welke informatie je daarbij mag vragen, verschilt per situatie.

Maak steeds onderscheid tussen een gesprek voeren, informatie uitvragen, iets vastleggen en gegevens doorgeven. Dat iemand je iets vertelt, betekent niet dat het ook in het personeelsdossier mag. En informatie die je voor een ziekmelding nodig hebt, hoort niet automatisch bij collega’s of in een selectiegesprek terecht te komen.

Bepaal eerst welk gesprek je voert

Een functietitel als HR-medewerker of casemanager verruimt de bevoegdheden van de werkgever niet vanzelf. Kijk naar de daadwerkelijke rol en taak. Laat iemand die namens de werkgever contact houdt niet alsnog de medische vragen stellen die de leidinggevende zelf niet mag stellen.

Bij een sollicitatie: vraag naar het werk, niet naar het ziekteverleden

Vraag een sollicitant niet welke aandoeningen die heeft, welke medicijnen die gebruikt of hoeveel ziektedagen er bij de vorige werkgever waren. Dit geldt ook voor schriftelijke vragenlijsten. Een vraag naar zwangerschap of kinderwens hoort evenmin in het gesprek.

Je mag de functie duidelijk beschrijven en vragen of de kandidaat de bijbehorende taken kan uitvoeren. Houd de eisen werkelijk relevant. Een voorbeeld: “Bij deze functie hoort telefonisch klantvragen afhandelen en de afspraak in ons systeem vastleggen. Kun je deze taken uitvoeren?” Bespreek een benodigde aanpassing zonder daar een verkapte medische vragenlijst van te maken.

Er kan een beperkte mededelingsplicht gelden wanneer een sollicitant door een ziekte of beperking belangrijke onderdelen van de functie niet kan uitvoeren. Dat is geen algemene plicht om iedere diagnose te melden en geen toestemming voor de werkgever om door te vragen naar de medische geschiedenis. Trek bij een geschil over verzwegen informatie geen automatische conclusie over ontslag of loon; laat de concrete situatie juridisch beoordelen.

Een aanstellingskeuring mag alleen onder bijzondere voorwaarden, bijvoorbeeld bij bijzondere eisen aan medische geschiktheid. Zij moet vooraf kenbaar zijn en vindt pas aan het einde van de selectie plaats, wanneer je de kandidaat wilt aannemen. De bedrijfsarts voert de medische beoordeling uit. De werkgever krijgt de toegestane geschiktheidsuitslag, geen diagnose of onderzoeksverslag. Laat beoordelen of een keuring voor de functie is toegestaan; gebruik haar niet om verzuimrisico’s van alle kandidaten te vergelijken.

Een afzonderlijke uitzondering is de toegestane controle bij UWV of een kandidaat tot de doelgroep van de banenafspraak behoort. Dat geeft geen toegang tot de medische reden. Gebruik daarvoor de gerichte route voor het doelgroepregister controleren.

Tijdens het werk: praktische afspraken mogen onderwerp van gesprek zijn

Je hoeft een gesprek over werkdruk, een onhandige werkplek of een aangepaste planning niet uit te stellen totdat iemand ziek wordt. Vraag welke werkafspraak aandacht nodig heeft en wat de medewerker voorstelt. Bijvoorbeeld: “Welke verandering in de planning wil je bespreken?” of “Wat hebben we nodig om dit hulpmiddel op je werkplek te kunnen gebruiken?”

Maak daarvan geen onderzoek naar aandoeningen, symptomen, medicatie of behandelaars. Vraag ook geen compleet behandelverslag als standaardvoorwaarde voor een werkplekaanpassing. Bij een formele voorziening of bijzondere situatie kan bepaalde informatie nodig zijn; bepaal dan eerst welke informatie, voor welk doel en bij welke bevoegde ontvanger die thuishoort.

De medewerker kan zonder toestemming van de werkgever bij de bedrijfsarts terecht met vragen over gezondheid in relatie tot het werk, ook vóór verzuim. Zorg dat de contactroute bekend is. Als medische beoordeling nodig is, laat je die daar plaatsvinden. De aanpak voor een individuele werkplekaanpassing helpt om de praktische uitvoering vervolgens te organiseren.

Wat mag je vragen bij een ziekmelding?

Houd de ziekmelding bij de noodzakelijke informatie voor het werk en de beoordeling van loondoorbetaling. De AP noemt:

• het telefoonnummer en het adres waarop de medewerker bereikbaar is;
• hoe lang de medewerker verwacht afwezig te zijn;
• welke werkzaamheden en afspraken moeten worden overgedragen;
• of er verband is met een arbeidsongeval;
• of sprake is van een verkeersongeval waarbij kosten op een aansprakelijke partij kunnen worden verhaald;
• of een vangnetregeling van de Ziektewet van toepassing is, met beperkingen aan welke vervolginformatie je mag verlangen.

De medewerker weet niet altijd hoe lang de afwezigheid zal duren. Noteer dan dat de duur nog onbekend is en spreek een nieuw contactmoment af. Vraag niet om een diagnose om die inschatting alsnog te maken.

Vragen als “Wat heb je precies?”, “Welke medicijnen slik je?” en “Wat heeft de specialist gezegd?” horen niet bij deze uitvraag. Ga ook niet zelf bepalen of iemand werkelijk ziek is of toch nog bepaalde uren of taken kan uitvoeren. De bedrijfsarts beoordeelt dat.

De beperkte vraag over de no-riskpolis

Voor de no-riskpolis geldt een specifieke regel. Als een werknemer twee maanden of langer in dienst is en je vraagt of de no-riskpolis geldt, moet de werknemer dat vertellen. De werknemer hoeft niet te zeggen waarom die onder de polis valt. Tijdens de sollicitatie bestaat die meldingsplicht niet.

Een gerichte formulering is: “Geldt voor jou een no-riskpolis? Je hoeft de medische reden niet te noemen.” Controleer de toepasselijkheid via de daarvoor bedoelde UWV-route. Trek uit de naam van een aandoening geen eigen conclusie over aanspraak. De uitzondering maakt andere medische vragen niet toegestaan. Voor andere vangnetgevallen geldt niet automatisch dezelfde antwoordplicht.

Na advies van de bedrijfsarts: vertaal mogelijkheden naar werk

De bedrijfsarts of arbodienst mag de werkgever de noodzakelijke informatie geven voor verzuimbegeleiding en re-integratie. Dat kan gaan om de verwachte duur van de afwezigheid, de belastbaarheid en gewenste werkaanpassingen. De werkgever ontvangt niet het volledige medisch dossier.

Volgens de AP mag je met een zieke werknemer over functionele beperkingen en mogelijkheden spreken nadat de bedrijfsarts die in kaart heeft gebracht. Daarna bespreek je bijvoorbeeld hoe de geadviseerde opbouw in het rooster past of welke taken binnen het advies kunnen worden verdeeld.

Staat er iets in het advies dat niet duidelijk is voor de uitvoering? Vraag om verduidelijking van de werkmogelijkheden. Vraag de medewerker niet om medische bewijsstukken om zelf te kunnen beslissen of het advies klopt. Bij veranderde mogelijkheden of verschil van inzicht volgt opnieuw de passende professionele route.

Ook de informatiestroom naar de bedrijfsarts heeft grenzen. Geef bij de ziekmelding alleen de noodzakelijke gegevens door. Stuur geen vrijwillig aan jou vertelde diagnose mee. De werknemer bespreekt medische informatie rechtstreeks met de bedrijfsarts. Als informatie van een behandelend arts nodig is, regelt de bedrijfsarts daarvoor de juiste route en toestemming.

Wat als iemand uit zichzelf over gezondheid vertelt?

Je mag een luisterend oor bieden. Een zorgvuldige reactie is bijvoorbeeld: “Dank je dat je dit vertelt. Je hoeft mij de medische details niet uit te leggen. Laten we afspreken wat er voor het werk en het contact nodig is.” Dit is een gesprekssuggestie, geen tekst die je verplicht moet gebruiken.

Bij een zieke werknemer mag je vrijwillig vertelde informatie over wat iemand mankeert niet vervolgens vastleggen, delen of gebruiken voor een eigen beoordeling van de inzetbaarheid. Een toestemmingsvakje lost dat niet op: door de afhankelijkheidsrelatie is toestemming van een werknemer doorgaans geen geschikte basis om dit te doen.

Er bestaan zeer beperkte uitzonderingen. De AP noemt bijvoorbeeld noodzakelijke informatie voor direct betrokken collega’s om in een noodsituatie te kunnen handelen bij een ernstige aandoening, met uitdrukkelijke toestemming. Laat zo’n concrete veiligheidsafspraak zorgvuldig via de bedrijfsarts of arbodienst organiseren. Dit is geen algemene toestemming om diagnoses in een teamoverzicht te zetten.

Informeer collega’s over wat zij voor het werk moeten weten, zoals afwezigheid, bereikbaarheid en vervanging. Laat de werknemer zelf bepalen of die persoonlijk meer wil vertellen. Een verzoek “zeg maar wat ik heb” maakt de werkgever niet automatisch bevoegd om medische gegevens te verspreiden. Houd de organisatorische mededeling beperkt.

Voorbeelden van gerichte vraagalternatieven

Het alternatief moet passen bij de fase. Een vraag die na advies van de bedrijfsarts bruikbaar is, kan bij de eerste ziekmelding juist te ver gaan.

Wat leg je vast en wie krijgt toegang?

Gegevens over gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens. Een algemeen belang bij een goed personeelsbeleid is geen vrijbrief om die te verzamelen. Naast een grondslag moet voor gezondheidsgegevens ook een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaan. Bepaal vóór registratie waarom het gegeven nodig is en welke regel de verwerking toestaat.

Beperk het werkgeversverslag tot noodzakelijke informatie en concrete afspraken. Ook een notitie zonder diagnosenaam kan gezondheidsinformatie bevatten. “Kan door ernstige pijn nauwelijks lopen” wordt niet onschuldig doordat je haar ‘praktische toelichting’ noemt. Een noodzakelijke afspraak over een toegewezen werkplek vraagt om een andere, beperkte beschrijving en passende toegang.

Houd gegevens beschikbaar voor de mensen die ze voor hun taak nodig hebben. Geef een planner bijvoorbeeld informatie over inzet en vervanging, geen inzage in het hele verzuimdossier. Verzamel informatie niet alvast voor mogelijk toekomstig gebruik en gebruik haar niet zonder beoordeling voor een ander doel.

Bepaal bewaartermijnen per soort gegeven en doel, rekening houdend met toepasselijke wettelijke verplichtingen. De AVG kent geen universele bewaartermijn voor ieder personeelsgegeven. Leg de keuze vast en verwijder gegevens wanneer bewaren niet meer nodig of toegestaan is. Een bewaartermijn voor het medische dossier van een arts geldt niet automatisch voor het werkgeversdossier.

Ontvang je toch een medisch verslag per e-mail, stuur het dan niet rond of door naar de arbodienst. Beperk verdere toegang en laat de verantwoordelijke voor privacy beoordelen hoe je de onnodig ontvangen informatie correct afhandelt en verwijdert. Verwijs de medewerker naar de medische contactroute. Bekijk ook de praktische inrichting van een personeelsdossier.

Een korte beslisroute vóór je een vraag stelt

1. Bepaal de situatie. Gaat het om selectie, dagelijks werk, een ziekmelding of re-integratie? Gebruik niet overal hetzelfde vragenformulier.
2. Noem het werkdoel. Welke concrete beslissing moet je nemen? Als het antwoord alleen uit nieuwsgierigheid interessant is, vraag er niet naar.
3. Controleer de inhoud. Vraag je naar een afspraak of naar een diagnose, behandeling, symptoom of medische beperking? Breng medische vragen bij de daarvoor bevoegde professional.
4. Controleer de fase. Wil je bij een zieke werknemer de mogelijkheden voor werk bespreken? Ga uit van wat de bedrijfsarts heeft vastgesteld.
5. Beoordeel registratie en delen apart. Wat moet je echt noteren, op welke basis, voor wie en voor hoelang? Een gevoerd gesprek is geen toestemming voor een uitgebreid verslag.
6. Maak de volgende stap concreet. Leg bijvoorbeeld overdracht, een contactmoment of uitvoering van het bedrijfsartsadvies vast. Laat open medische vragen bij de bedrijfsarts.

Fictief voorbeeld: medewerker Robin meldt zich ziek en biedt aan een uitslag van het ziekenhuis te mailen. De leidinggevende zegt dat het medisch verslag niet naar haar hoeft, vraagt welke klantafspraak moet worden overgenomen en spreekt een contactmoment af. In de notitie staan de noodzakelijke ziekmeldingsgegevens en overdracht. Later vertaalt zij het advies van de bedrijfsarts met Robin naar de planning. De uitslag van het ziekenhuis wordt geen bijlage bij het rooster.

Veelgestelde vragen