Een SROI-rapportage opstellen: van registratie tot eindstand

In je administratie staat € 24.000 aan social return. Maar gaat dat over de geplande inzet voor het hele contract, over werk dat al is uitgevoerd of over waarde die de opdrachtgever heeft geaccepteerd? Zonder periode en status kan hetzelfde bedrag vier verschillende dingen betekenen.

Een bruikbare SROI-rapportage laat zien wat er tot een afgesproken peildatum is gebeurd, hoe je dat onderbouwt en welke beoordeling nog openstaat. Dit artikel helpt je zo’n rapportage op te stellen, inclusief registratie, bewijs en correcties. Het gaat over contractuele social return bij een opdracht, niet over SROI als berekening van maatschappelijk rendement. Inhoud gecontroleerd op 17 oktober 2026.

Stel eerst vast waarover en wanneer je rapporteert

Neem de rapportageafspraken uit je contract en de bijbehorende uitvoeringsinstructie over. Noteer de verslagperiode, peildatum, uiterste inleverdatum, aanleverroute en beoordelaar. Een verslagperiode van juli tot en met september is iets anders dan een cumulatieve stand vanaf de start van het contract tot 30 september. Vermeld expliciet welke van de twee je gebruikt.

Vraag ook of je over uitgevoerde inzet rapporteert of daarnaast een verwachting voor de resterende looptijd moet geven. Zijn aantallen deelnemers, uren of een toelichting op resultaten afgesproken, voeg die toe. Een overzicht in euro’s vervangt zulke toezeggingen niet.

Er is geen algemeen verplicht kwartaalritme of registratiesysteem. Rijksinkoopsamenwerking meldt bijvoorbeeld dat haar afnemers geen eenduidig monitoringssysteem hebben; RIS gebruikt WIZZR bij de contracten waarvoor zij het contractmanagement uitvoert. De Noord-Hollandse instructie uit 2026 noemt standaard meetmomenten bij 25%, 50% en 75% van de looptijd, met ruimte voor andere afspraken. Neem dus de termijnen van jouw opdracht over en plan intern eerder een controle.

De taakverdeling en startafspraken staan uitgewerkt bij je SROI-verplichting uitvoeren. Hier richten we ons op het verslag dat daaruit volgt. Houd de vastgestelde doelwaarde en waarderingsregels bij de hand; voor het narekenen per activiteit gebruik je de uitleg over de bouwblokkenmethode.

Houd gepland, gerealiseerd, ingediend en geaccepteerd uit elkaar

Gebruik onderstaande begrippen als interne werkafspraak. Het zijn geen verplichte landelijke systeemlabels. Je opdrachtgever kan andere termen gebruiken; leg vast hoe die zich tot jouw overzicht verhouden.

Tel deze kolommen niet bij elkaar op. Dezelfde prestatie kan in meerdere kolommen voorkomen: eerst uitgevoerd, daarna ingediend en vervolgens geaccepteerd. Het zijn verschillende gezichtspunten op dezelfde bijdrage.

WIZZR beschrijft voordrachten met de statussen ter beoordeling, goedgekeurd en afgewezen. Bij goedkeuring verwerkt het systeem de waarde in de realisatie. Dat woord vraagt aandacht: in de Noord-Hollandse instructie wordt een kandidaat ingevoerd voor de toegestane verwachte inzetperiode, waarna WIZZR de waarde over die hele periode berekent. Een goedgekeurde voordracht kan daardoor ook toekomstige inzet omvatten. Controleer altijd de onderliggende periode voordat je een systeemstand presenteert als ‘uitgevoerd tot vandaag’.

Bewaar bij een goedkeuring daarom het bedrag, de gedekte periode en eventuele voorwaarden. Moet het officiële systeem met verwachte contractwaarde blijven werken, laat dat systeem dan volgens de instructie functioneren en licht in je rapportage afzonderlijk toe welk deel al is uitgevoerd.

Voorbeeld van een controleerbare rapportagestaat

Dit voorbeeld is volledig fictief. Het contract loopt van 1 januari tot en met 31 december en heeft een bevestigde doelwaarde van € 24.000. De cumulatieve peildatum is 30 september. De laatste drie bedragkolommen hieronder gaan uitsluitend over inzet die uiterlijk op die datum is uitgevoerd; de verwachting gaat over het hele contract. De bedragen zijn gekozen om de statusverschillen te laten zien en zijn geen gemeentelijke tarieven.

Het plan dekt op papier de doelwaarde. Op de peildatum is € 17.000 uitgevoerd en daarvan € 12.500 geaccepteerd. Er staat dus nog € 11.500 tot aan het doel open: € 7.000 toekomstige inzet, € 3.000 uitgevoerde maar nog niet ingediende waarde en € 1.500 ingediende waarde die nog beoordeeld moet worden. Die drie bedragen vragen verschillende acties.

Zet in je eigen actielijst bij iedere regel een verantwoordelijke en een concrete datum. Als de € 1.500 later wordt afgewezen, verander je de status en de verwachting. Een afgewezen bedrag blijft geen wachtende goedkeuring. Vergelijk de nieuwe eindverwachting opnieuw met het doel en bespreek tijdig een tekort.

Voor jouw eigen overzicht voeg je bovenaan contractnummer, verslagperiode, peildatum, versie en samensteller toe. Achter iedere prestatiecode bewaar je de rekenregel, uren of andere eenheid, meetelperiode en bewijsverwijzing. Zo kan de beoordelaar van het totaal terug naar de onderliggende invoer zonder dat je de hele rapportage vol persoonsgegevens zet.

Bepaal welk bewijs iedere opgevoerde prestatie nodig heeft

Een bewijsstuk moet een concrete vraag beantwoorden. Een arbeidsovereenkomst kan de afgesproken inzet tonen, maar bewijst niet op zichzelf dat de medewerker tot de toegestane doelgroep behoort. Een factuur kan een levering onderbouwen, maar zegt niet automatisch welk deel voor jouw contract meetelt.

Maak daarom per prestatie een korte bewijsregel: wat wordt aangetoond, met welk document, over welke periode en waar is het veilig beschikbaar? Gebruik de bewijsinstructie van jouw opdrachtgever. De uitvoeringsvoorwaarden 2026 van Zuidoost-Brabant noemen bijvoorbeeld verschillende documenten voor dienstverbanden, inlening, stages, inkoop en arbeidsontwikkeling. De volgende vragen helpen om die instructie te vertalen naar je dossier; het is geen algemene uploadlijst.

• Werk of een leerplek: is de doelgroep onderbouwd, ligt de arbeids- of leerafspraak vast en sluit de geregistreerde omvang aan op de meetelperiode?
• Sociale inkoop: is duidelijk welke leverancier welke prestatie leverde en op welke factuurposten de opgevoerde waarde berust?
• Scholing of een activiteit: is vereist voorafgaand akkoord aanwezig en blijkt uit de afgesproken onderbouwing wat daadwerkelijk is uitgevoerd?

Leg de datum en versie van bewijs vast. Verandert een overeenkomst of wordt een factuur gecrediteerd, dan moet je kunnen zien welke registratie daarop is gebaseerd. Bij een gedeeltelijke prestatie rapporteer je alleen het aantoonbare deel volgens de waarderingsregels. Een ontbrekend bewijsstuk los je niet op door de planningswaarde opnieuw als realisatie te kopiëren.

Bewaren en uploaden zijn verschillende handelingen

Controleer expliciet welke gegevens in het registratiesysteem moeten staan en welke stukken je alleen voor controle beschikbaar houdt. Noord-Holland verlangt in de instructie van 2026 dat onder meer doelgroepbewijs en overeenkomsten beschikbaar zijn, maar zegt ook dat je geen overeenkomsten met persoonsgegevens uploadt. De provincie schrijft voor kandidaten beperkte registratie voor. De aanleverinstructie van een andere opdrachtgever kan anders zijn; kopieer dus geen uploadlijst van een andere regio.

Gebruik in een intern voortgangsoverzicht bij voorkeur prestatiecodes en verwijzingen. Bewaar de bijbehorende stukken in het afgeschermde dossier of via de voorgeschreven beveiligde route, met toegang voor de mensen die ze voor hun taak nodig hebben. Een code maakt informatie niet vanzelf anoniem: als je de code aan een persoon kunt koppelen, moet je ook die gegevens zorgvuldig beschermen.

RVO legt uit dat je alleen noodzakelijke persoonsgegevens mag verwerken, toegang moet beperken en gegevens niet langer mag bewaren dan nodig. Informeer betrokkenen over het gebruik en delen van hun gegevens. Stel voor het dossier de toepasselijke bewaartermijnen vast; ‘voor SROI bewaren we alles zeven jaar’ is geen algemene regel. Laat bij onduidelijke of tegenstrijdige verzoeken de contactpersoon en je privacyverantwoordelijke bepalen welke gegevens nodig en toegestaan zijn voordat je stukken deelt.

Registreer één keer en controleer de aansluiting

Gebruik één bijgewerkt overzicht als vertrekpunt voor je periodieke rapportage. Geef iedere prestatie een vaste code en leg het verband met de registratie bij de opdrachtgever vast. Neem het officiële formulier of systeem als aanleverroute; je eigen rapportagestaat is de controle daarop. Zo voorkom je dat HR, inkoop en de projectleider ieder een ander totaal blijven aanpassen.

Controleer vóór indiening per regel de opdracht, verslagperiode, omvang, rekenregel en bewijsverwijzing. Wordt inzet over meerdere contracten verdeeld, leg dan vast welk deel bij elk contract hoort volgens de toegestane afspraken. Vergelijk de delen met de oorspronkelijke prestatie. Een factuur die in twee dossiers voorkomt, mag niet ongemerkt in beide totalen volledig terugkomen.

Noteer na indiening de datum, versie en ingediende waarde en bewaar de ontvangstbevestiging of registratieverwijzing. Neem daarna de beoordeling over: welk deel is geaccepteerd, waarover is een vraag gesteld en wat is afgewezen? Controleer ook of een akkoord de waardering, alleen de kandidaat of een voorgenomen activiteit betreft. De officiële WIZZR-instructie onderscheidt invoeren, voordragen en beoordelen; een opgeslagen invoerregel is nog geen bewijs dat de opdrachtgever iedere uitkomst heeft aanvaard.

Verwerk correcties zichtbaar, ook in eerdere perioden

Een gewijzigde urenomvang, eerdere uitdiensttreding, creditfactuur of verkeerd toegerekende periode kan een eerdere rapportage veranderen. Zoek eerst uit welke regels en totalen door de wijziging worden geraakt. Pas vervolgens de registratie aan volgens de procedure van de opdrachtgever en vermeld het effect in de volgende rapportage. Is een gesloten periode niet meer bewerkbaar, vraag de beoordelaar hoe je de correctie aanlevert.

Fictieve correctie: op een prestatie is eerder € 1.000 geaccepteerd. Na controle blijkt volgens de afgesproken waardering € 750 juist. Leg de oude waarde, de juiste waarde, de reden en de correctie van −€ 250 vast. Als de oorspronkelijke € 1.000 al in het vorige cumulatieve totaal zat, corrigeer je dat totaal één keer met −€ 250. Je voert niet tegelijk opnieuw € 750 als extra prestatie op.

Bewaar een wijzigingsspoor waarin de eerdere versie, de correctie en de reactie van de beoordelaar terug te vinden zijn. Houd noodzakelijke eerdere informatie binnen de geldende bewaar- en toegangsafspraken. Een intern gecorrigeerd bestand bewijst nog niet dat ook de officiële registratie is aangepast; controleer beide.

Sluit af met een beoordeelde eindstand

Start de eindcontrole vóór de contractuele rapportagedeadline. Neem de definitieve doelwaarde over, inclusief overeengekomen wijzigingen, en controleer of alle prestaties binnen de juiste periode zijn toegerekend. Zet niet-uitgevoerde verwachtingen apart en werk open correcties en bewijsverzoeken af.

Je eindrapportage bevat ten minste de onderdelen die jouw opdrachtgever verlangt. Een praktische eindcontrole is: sluiten de prestatieregels aan op de totalen, zijn de gebruikte bewijsstukken terug te vinden en kun je iedere open post verklaren? Vermeld bij een verschil of het gaat om nog te beoordelen waarde, een afwijzing of een werkelijk tekort. Deze situaties vragen om een verschillend besluit.

Vraag volgens de afgesproken procedure bevestiging van de eindstand en de resterende acties. In Zuidoost-Brabant kan ontbrekende informatie volgens de uitvoeringsvoorwaarden reden zijn om oplevering of acceptatie uit te stellen. Houd het dossier daarom open zolang een inhoudelijke vraag nog niet is afgehandeld. Archiveer na afronding de relevante rapportageversie, beoordelingen en noodzakelijke onderbouwing volgens de vastgestelde bewaarafspraken.

Veelgestelde vragen