Een SROI-plan van aanpak schrijven dat je kunt uitvoeren

Een SROI-plan van aanpak moet bruikbaar zijn voor degene die het werk straks organiseert. Die moet kunnen zien welke bijdrage is afgesproken, wie haar uitvoert, wanneer de voorbereiding klaar moet zijn en welk besluit nog ontbreekt. ‘Wij zetten ons in voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt’ geeft daarvoor te weinig houvast.

Hieronder bouw je zo’n plan op, met een invulmodel en een fictief ingevuld voorbeeld. Het model is een redactioneel hulpmiddel voor contractuele social return. Gebruik het voorgeschreven format van jouw opdrachtgever als dat er is en neem aanvullende eisen uit de uitvraag over. Inhoud gecontroleerd op 17 oktober 2026.

Bepaal eerst waarvoor je het plan indient

Een plan bij een inschrijving heeft een andere functie dan een uitvoeringsplan na gunning. Bij de inschrijving moet je de gestelde vraag beantwoorden en voldoen aan de beoordelings- en vormvereisten. Na gunning werk je de geldende afspraken uit naar mensen, middelen en planning. Je begint dan met wat al is toegezegd, ook wanneer die toezegging in de offerte of een eerder plan staat.

De voorbeeldbestekteksten van WSP Drenthe laten dat verschil zien: er staan modellen voor een plan bij de inschrijving én voor een concept dat na gunning wordt uitgewerkt. Sommige voorbeelden stellen eisen aan anonimiteit en omvang. Dat zijn voorbeelden; voor jouw indiening gelden de stukken van jouw aanbesteding. Een algemeen sjabloon is dus geen garantie dat je aan de uitvraag voldoet.

Controleer de termijn en het beginmoment afzonderlijk. Utrecht vraagt bijvoorbeeld binnen een week een afspraak met de adviseur en vervolgens binnen drie weken na het gesprek een plan. In de uitvoeringsvoorwaarden van Zuidoost-Brabant 2026 kan een plan op verzoek van de coördinator onderdeel zijn van de praktische afstemming. Er is daarmee geen universele regel ‘iedereen moet binnen drie weken een plan inleveren’.

Zet bovenaan je werkdocument: voor welke opdracht, voor welk besluit en voor welke datum? Is het een inschrijvingsdocument, los onduidelijke eisen tijdig op via de formele vragenroute. Een zelf toegevoegd voorbehoud of een open gelaten verplichte toezegging kan gevolgen hebben voor je inschrijving. Gebruik interne onzekerheden daarom om je voorbereiding te sturen; behandel ze niet als vanzelfsprekend toegestane voorwaarden van je aanbod.

Verzamel de invoer voordat je gaat schrijven

Leg de contractstukken, social-returnbijlage, toepasselijke waarderingstabel en eventuele toezeggingen uit je inschrijving naast elkaar. Schrijf de versie en de relevante bepaling erbij. Voor de omvang van de opgave kun je gebruikmaken van de uitleg over het SROI-percentage en de grondslag. Neem de uitkomst met haar onderbouwing over in het plan.

Vraag vervolgens de mensen die moeten uitvoeren wat daadwerkelijk beschikbaar is. Heeft de werkbegeleider ruimte in het rooster? Kan de leverancier in de gewenste periode leveren? Wie controleert vóór de start of de kandidaat of activiteit mag meetellen? Een instemmend gesprek met de directie beantwoordt die uitvoeringsvragen nog niet.

De gekozen activiteit hoeft hier niet opnieuw uitgebreid te worden verdedigd. Als de keuze nog openstaat, gebruik dan eerst de keuzehulp voor een passende SROI-invulling. Het plan beschrijft vervolgens wat je met die keuze gaat doen. Houd de onderliggende waarderingsberekening apart en verwijs ernaar; de lezer moet de planning kunnen volgen zonder telkens een bouwblokkentabel te reconstrueren.

Invulmodel: maak van iedere belofte een uitvoerbare afspraak

Kopieer onderstaande onderdelen naar je werkdocument. Vul de basis één keer in en maak daarna voor elke activiteit een eigen kaart. Gebruik bij een kleine opdracht gewoon de namen van de betrokken collega’s. Heb je geen aparte HR- of projectafdeling, dan kan één persoon meerdere rollen hebben; maak wel zichtbaar welke taken die persoon moet kunnen combineren.

1. Basis van het plan

2. Activiteitenkaart — herhaal voor elke bijdrage

3. Besluiten en onderhoud van het plan

Maak onder de activiteitenkaarten een korte actielijst met vier velden: open vraag, actiehouder, uiterste datum en besluit met vindplaats. Zet er ook in wie het plan bijwerkt en wie de nieuwe versie ontvangt. Een antwoord als ‘klinkt goed’ sluit een vraag over waardering of meetelperiode niet zonder meer af; leg vast wat daadwerkelijk is bevestigd.

Spreek ten slotte af op welke momenten je de haalbaarheid opnieuw bekijkt. Koppel dat aan de activiteiten: vóór een start, bij een gewijzigde planning en ruim voordat een alternatief niet meer uitvoerbaar is. De frequentie en vorm van de formele rapportage neem je over uit de afspraken. Dit plan hoeft de latere rapportage niet alvast te bevatten.

Maak capaciteit, risico en bewijs concreet

Bij capaciteit is ‘HR regelt de begeleiding’ te ruim. Schrijf op welke collega beschikbaar is, welke tijd daarvoor in het rooster staat en wie overneemt. Laat die collega de afspraak controleren. Een partnernaam opnemen is evenmin een bevestigde samenwerking: noteer wat de partner heeft toegezegd en welk onderdeel nog moet worden afgesproken.

Een risico beschrijft pas een bruikbare actie als er een herkenbaar beslismoment bij staat. ‘Mogelijk onvoldoende kandidaten’ wordt bijvoorbeeld: ‘Als op [datum] nog geen passende kandidaat beschikbaar is, bespreekt [verantwoordelijke] binnen [termijn] de gevolgen voor de start en legt hij een uitvoerbaar alternatief voor.’ Kies die datum door terug te rekenen vanaf de laatst haalbare start. Een alternatief dat voorbereiding vraagt, kun je niet tot de laatste contractweek uitstellen.

Houd de gevolgen voor de persoon en voor de SROI-planning uit elkaar. Als een medewerker uitvalt, staat passende ondersteuning voorop. Controleer daarnaast wat de gewijzigde inzet betekent voor de afgesproken bijdrage. Schrijf geen automatische beëindiging van een arbeids- of leerafspraak in je plan zodra die inzet minder SROI-waarde oplevert.

Maak bij bewijs duidelijk welke handeling wordt onderbouwd. ‘Administratie bewaart alles’ zegt niet of de noodzakelijke overeenkomst, doelgroepbeoordeling of leveringsspecificatie beschikbaar komt. De uitvoeringsvoorwaarden van Zuidoost-Brabant noemen bijvoorbeeld per activiteit verschillende bewijsstukken en bieden de mogelijkheid om toelichting op de informatievraag te vragen. Stel jouw lijst dus samen aan de hand van de toepasselijke eisen. Verzamel niet uit voorzorg alle persoonlijke documenten die een deelnemer heeft.

Een plan kan wel voldoende verwachte waarde bevatten en toch onuitvoerbaar zijn. Controleer daarom de kosten en de tijdsinzet afzonderlijk met de mensen die daarover beslissen. De SROI-waardering is geen budget waarmee vanzelf loon, begeleiding of een aankoop wordt betaald.

Fictief mini-plan: een onderhoudsbedrijf

Alle namen, data, bedragen en afspraken hieronder zijn fictief. Dit voorbeeld laat de invulling van het werkdocument zien; het is geen gemeentelijk format en bevat geen geldende bouwbloktarieven. Het fictieve contract loopt van 1 januari tot en met 30 juni 2027 en verlangt € 12.000 aan SROI-waarde. De berekeningen en voorwaarden staan in een afzonderlijke, eveneens fictieve bijlage.

Plan versie 1, 1 december 2026 — concept voor beoordeling. De projectleider is intern verantwoordelijk; de bedrijfsleider vervangt hem. De opdrachtgever beoordeelt het voorstel. Het bedrijf wil één passende ondersteunende werkplek organiseren en een al benodigde levering sociaal inkopen. De verwachte waarden hieronder vormen samen het doel, maar zijn nog geen gerealiseerde prestaties.

Dit concept is nog niet klaar om als volledig bevestigd uitvoeringsplan te behandelen. De kandidaat, begeleidingsruimte en leverancierswaardering bevatten open beslispunten. Na beoordeling verwerkt de projectleider de uitkomsten in versie 2, met verwijzingen naar de besluiten. Valt een onderdeel af, dan blijft het gat zichtbaar totdat een toegestaan alternatief is uitgewerkt. Een extra activiteit zonder beschikbare uitvoerder invullen maakt het plan niet completer.

Laat de uitvoerders het plan controleren vóór indiening

Geef iedere actiehouder zijn eigen activiteitenkaart. Vraag of hij de taak, datum en benodigde capaciteit herkent en of hij het genoemde bewijs kan leveren. Lees daarna het hele plan vanuit het perspectief van de beoordelaar: is duidelijk wat nog een voorstel is, wat al is afgesproken en welke reactie je vraagt?

• Aansluiting op de opdracht: de verplichting en eerdere toezeggingen zijn juist overgenomen; het plan beantwoordt de gevraagde onderdelen.
• Uitvoerbaarheid: partners, begeleiding en middelen zijn gecontroleerd; open punten hebben een verantwoordelijke en een tijdig beslismoment.
• Onderbouwing: de waarderingsberekening sluit aan op de activiteiten en periode; verwachtingen zijn herkenbaar als verwachtingen.
• Indiening: format, eventuele anonimiteit, omvang, bijlagen en indieningsroute voldoen aan de werkelijke uitvraag.

Dien de versie in via de voorgeschreven route en bewaar de reactie bij die versie. Verwerk voorwaarden van de opdrachtgever in zowel het plan als de interne werkafspraken. Een akkoord op het plan is het vertrekpunt voor uitvoering; de activiteiten moeten daarna nog plaatsvinden en worden onderbouwd.

Laat wijzigingen zichtbaar: noteer wat verandert, waarom, wat dat betekent voor de planning en waarde en welk besluit nodig is. Overschrijf een eerdere toezegging niet zonder die wijziging af te stemmen. Voor het organiseren van de uitvoering na deze planfase kun je verder met je SROI-verplichting na gunning uitvoeren.

Veelgestelde vragen