Ondernemers kennen de principes van loontransparantie goed, maar haken af zodra het op de uitvoering aankomt. Dat blijkt uit een proefexamen van Van Spaendonck op 29 oktober, waar HR Praktijk over schreef. Bijna 120 ondernemers en HR-professionals maakten twaalf meerkeuzevragen en scoorden gemiddeld 72 procent. Zo weet 98 procent dat je werknemers niet meer mag verbieden over hun salaris te praten. Maar bij vier van de twaalf vragen gaf minder dan 60 procent het goede antwoord. Daar, en bij wat juristen als aandachtspunt noemen, zitten de fouten die je kunt voorkomen. Wij zetten ze op een rij.

Eerst de stand van zaken, want die is onderdeel van het probleem. De regering ging in september nog uit van 1 januari 2027, maar het Kamerdebat staat volgens Dirkzwager gepland in week 2 van 2027. Die datum is dan niet haalbaar, zoals we ook schreven in ons stuk over de vertraging. Het wetsvoorstel kent geen algemeen overgangsrecht, dus de meeste regels gelden meteen zodra de wet ingaat. Uitstel is daarmee geen reden om te wachten met het onderstaande.

De zeven fouten om nu te voorkomen

1. Denken dat het salaris altijd in de vacature moet

43 procent van de deelnemers dacht dat dit verplicht is. Volgens het artikel volstaat het om het startsalaris of de bandbreedte te melden vóór de salarisonderhandeling. Je mag het natuurlijk wel in je vacaturetekst zetten, en dat is vaak het eenvoudigst. Wat je moet regelen, is wie dit in het proces meldt en op welk moment, zodat het niet aan de recruiter van die dag hangt.

2. Nog vragen naar het huidige salaris

Dat mag straks niet meer. In veel sollicitatiegesprekken is het een vaste vraag, dus haal hem uit je gespreksformulier en vertel iedereen die sollicitanten spreekt dat hij weg is. Dat raakt ook hoe je het salarisgesprek voert. Dat een hoger eerder salaris een loonverschil niet zomaar verklaart, zagen we al in een recente uitspraak.

3. Uitzendkrachten buiten beschouwing laten

Een derde van de deelnemers dacht ten onrechte dat uitzendkrachten buiten de regels vallen. Marc van Gaal van HR- en salarisplatform Loket was daar duidelijk over: “Uitzendkrachten zijn gewoon werknemers.” Ze tellen dus mee bij de inlener, ook voor de grens van 100 werknemers, terwijl zzp’ers zonder arbeidsovereenkomst er niet onder vallen. Tel daarom opnieuw, met je flexkrachten erbij, en lees wat je met je leverancier moet afspreken.

4. Denken dat je te klein bent

87 procent weet dat de wervingsregels voor alle werkgevers gelden, maar het misverstand zit een laag dieper. Onder de 100 werknemers vervalt alleen de rapportage. Grant Thornton wijst erop dat juist individuele informatieverzoeken dan het risico vormen. Vanaf 50 werknemers komt er volgens hun overzicht bovendien extra transparantie over de criteria voor beloning, afhankelijk van de definitieve Nederlandse invulling.

5. De rapportagedata door elkaar halen

Voor ruim vier op de tien deelnemers was de gefaseerde invoering niet duidelijk. Volgens Dirkzwager rapporteren werkgevers met 150 of meer werknemers in Nederland voor het eerst op 7 juni 2028, over 2027. Voor 100 tot 149 werknemers noemt de richtlijn 7 juni 2031. Bouw je rapportage en software nog niet helemaal uit, adviseert het kantoor, want de uitvoeringsregels zijn nog niet definitief. De brondata in kaart brengen kan wel alvast.

6. Geen antwoord klaar hebben op de vraag van een medewerker

Grant Thornton noemt dit het grootste risico voor kleinere bedrijven, meer dan het rapporteren. Een medewerker vraagt om informatie over beloning en je moet zorgvuldig, consequent en op tijd antwoorden. Het huidige kader gaat uit van twee maanden. Bij het proefexamen kwam daar nog een lastige vraag bij: wat doe je als er maar één of twee mensen een functie hebben en je hun privacy wilt beschermen? Spreek nu af wie zulke vragen beantwoordt en vraag je adviseur om die situatie alvast mee te nemen.

7. Beloning uitleggen met “dat is zo gegroeid”

94 procent weet dat functies gewaardeerd moeten worden op vaardigheden, inspanning en verantwoordelijkheid. De vertaling naar het eigen bedrijf is het probleem, want veel beloningsafspraken zijn onder druk van de krapte of in een onderhandeling ontstaan. Daar loopt je functiewaardering vast, zeker met verouderde functieomschrijvingen. Dit is geen onderdeel waar je een extern systeem voor nodig hebt om te beginnen. Het begint met opschrijven wat je nu doet.

De checklist voor de komende weken

Dit kun je doen zonder de definitieve wet af te wachten:

  • Gespreksformulier aanpassen: de vraag naar het huidige salaris eruit, en het moment om de salarisschaal te melden erin.
  • Koppen tellen: wie telt mee voor de grens van 50 en 100, inclusief uitzendkrachten. Heb je meerdere bv’s, zoek dan uit hoe dat voor jou uitpakt.
  • Functies groeperen: welke functies zijn gelijk of gelijkwaardig, op basis van objectieve criteria.
  • Afwijkingen vastleggen: waar wijkt iemands loon af en waarom, en is die reden nog steeds goed.
  • Eén loket aanwijzen: wie beantwoordt een informatieverzoek, en hoe bewaak je de termijn.
  • Brongegevens vinden: waar staan bonussen, toeslagen en andere looncomponenten.
  • De OR meenemen: Dirkzwager noemt de rol van de ondernemingsraad of andere vertegenwoordiging als apart aandachtspunt.

Over de bredere stappen schreven we eerder in ons overzicht voor werkgevers. Wat dit proefexamen toevoegt, is de waarschuwing dat je de wet zowel te streng als te ruim kunt lezen. De Arbeidsinspectie kan straks optreden met een waarschuwing, dwangsom of boete, dat weet 86 procent. Check dus nu één keer of jouw eigen aannames kloppen. Daarvoor hoef je niet op de Tweede Kamer te wachten.