Een medewerker vertelt dat ze al weken slecht slaapt en last heeft van haar knie, of meldt zich ziek en begint uit zichzelf over haar klachten. Als werkgever wil je betrokken zijn. Tegelijk mag je over gezondheid bijna niets vragen en nog minder vastleggen. Personeelsnet wees op 19 oktober 2026 op dat dilemma, naar aanleiding van onderzoek naar vrouwengezondheid. Twee op de drie vrouwen voelen zich niet prettig bij het bespreken van gezondheidsklachten op het werk. In dit stuk lees je hoe je zo’n gesprek wel voert, wat je mag vragen en noteren, en wat via de bedrijfsarts loopt.

Waarom het onderwerp nu speelt

Personeelsnet baseert zich op twee onderzoeken binnen de Nationale Werkagenda Vrouwengezondheid. Voor een onderzoek van KiesKompas deelden ongeveer 14.000 vrouwen hun ervaringen. Een tweede analyse keek naar ruim 5.000 meldingen van vrouwen met langdurige, onverklaarde klachten. Van die laatste groep voelt 86 procent zich niet serieus genomen. De onderzoekers vragen werkgevers om een werksfeer waarin mensen hun klachten durven te noemen.

Dat is een redelijke vraag, en hij geldt niet alleen voor vrouwen. Wie klachten verzwijgt tot het niet meer gaat, meldt zich later en langer ziek. Maar de oplossing is niet dat jij als werkgever meer gaat weten. De oplossing is dat je het gesprek over het werk voert en de medische kant bij de bedrijfsarts laat.

Wat je mag vragen en vastleggen bij een ziekmelding

De Autoriteit Persoonsgegevens is daar duidelijk over. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens, en wat iemand heeft en waardoor dat komt, hoort niet bij de informatie die je nodig hebt. Je mag er dus niet naar vragen. Bij een ziekmelding mag je volgens de toezichthouder wel vragen en registreren:

  • op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres de werknemer bereikbaar is;
  • hoe lang de werknemer denkt dat de ziekte duurt;
  • welke lopende werkzaamheden en afspraken er zijn;
  • of de ziekte samenhangt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval waarbij je de kosten kunt verhalen op de veroorzaker.

Daarnaast mag je bijhouden hoe vaak en hoe lang iemand ziek is. Dat is verzuimregistratie, geen medisch dossier.

Belangrijk is wat de AP zegt over informatie die je niet vraagt maar toch krijgt. Vertelt een werknemer uit zichzelf wat hij mankeert, dan mag je dat niet vastleggen, niet delen en niet gebruiken om te beoordelen of hij inzetbaar is. Ook toestemming van de werknemer verandert daar niets aan. Omdat hij financieel van je afhankelijk is, kan die toestemming volgens de AP nooit echt vrij zijn. Een luisterend oor bieden mag wel.

Er is een smalle uitzondering. Bij bijvoorbeeld ernstige diabetes of epilepsie kan het nodig zijn dat directe collega’s weten wat ze moeten doen als het misgaat. Dan mag het op basis van uitdrukkelijke toestemming, of de werknemer meldt het via de bedrijfsarts.

Zo voer je het gesprek zonder over de grens te gaan

Het verschil zit in de vraag die je stelt. “Wat heb je precies?” is een medische vraag. “Wat lukt er nu wel en niet in je werk?” is een vraag over het werk, en die mag je stellen. Personeelsnet raadt aan om samen te bespreken welke gevolgen klachten hebben voor het werk en welke steun mogelijk is, zoals tijdelijk andere taken of andere werktijden. Jij hoeft niet vast te stellen waar de klachten vandaan komen.

Een paar vragen die binnen de grens blijven, zijn welke taken nu zwaar vallen, of andere werktijden of een andere werkplek zouden helpen, wat iemand nodig heeft om aan het werk te blijven en wanneer jullie weer contact hebben. Merk je dat iemand toch over diagnoses of behandelingen begint, dan kun je dat aanhoren en het gesprek daarna terugbrengen naar het werk.

Waar het in de praktijk vaak misgaat, is het verslag. Wie na het gesprek een mail stuurt met “zoals besproken heb je last van je rug en sta je op de wachtlijst voor de fysio”, heeft gezondheidsgegevens vastgelegd. Noteer alleen de afspraken. Bijvoorbeeld dat de werknemer twee weken niet tilt, dat de planning wordt aangepast en dat jullie volgende week dinsdag weer bellen. Wat hij aan klachten vertelde, hoort er niet in. Dat er ook bij een ontslag een verkeerde mail duur kan uitpakken, zag je in onze bespreking van een zaak waarin één mail 5000 euro kostte.

Wat via de bedrijfsarts loopt

Wil je weten of iemand kort of lang uitvalt, en wat hij nog kan, dan vraag je dat aan de bedrijfsarts of arbodienst. Die mag je volgens de AP informeren over de verwachte duur en de belastbaarheid, zonder de diagnose te noemen. Controleren of iemand echt ziek is, doe je ook niet zelf. Dat laat je aan de arbodienst of bedrijfsarts over.

De bedrijfsarts is er niet pas na een ziekmelding. Personeelsnet wijst erop dat werknemers al eerder bij de bedrijfsarts terecht kunnen voor advies. Juist bij klachten die nog geen verzuim zijn, is dat de route. Laat je medewerkers weten hoe ze dat spreekuur bereiken, dan hoef jij niet de vertrouwenspersoon te spelen voor dingen die je niet mag weten. Meer over hoe ver de bedrijfsarts gaat, lees je in ons stuk over beter melden tegen het advies van de bedrijfsarts in.

Wat je collega’s vertelt

Collega’s willen vaak weten wat er aan de hand is. Je mag ze laten weten hoe lang de afwezigheid naar verwachting duurt. Wat er verder gedeeld wordt, bepaalt de werknemer. De AP raadt aan hem de open vraag te stellen wat hij wil dat je aan de naaste collega’s vertelt, en verder tegen het team te zeggen dat het aan hem is om meer te delen.

Er is één situatie waarin een werknemer je iets moet vertellen. Valt hij mogelijk onder de no-riskpolis of de compensatieregeling oudere werknemers, en vraag je daarnaar, dan moet hij dat melden als hij twee maanden of langer in dienst is. Dat staat in artikel 38b van de Ziektewet. Waarom hij eronder valt, hoeft hij niet te zeggen.

Voor de bredere vraag wat je in sollicitaties, bij aanpassingen en bij re-integratie mag weten, hebben we een overzicht in wat je als werkgever mag vragen over gezondheid. Het gesprek over klachten is daarvan het lastigste deel, omdat je betrokken wilt zijn. Dat kan prima, zolang je het over het werk hebt en niet over de diagnose.